Word 6. Formatvorlagen anwenden, bearbeiten und erstellen Version: Relevant für:

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1 Word 6 Formatvorlagen anwenden, bearbeiten und erstellen Version: Relevant für:

2 06-Word.docx Inhaltsverzeichnis 1 Hinweise 1.1 Zu diesem Lehrmittel Arbeitsdateien zum Lehrmittel Vorkenntnisse Darstellungen im Text Formatvorlagen 2.1 Das Konzept der Formatvorlagen Weitere Vorteile Formatvorlagen aus dem Katalog übernehmen Eine Formatvorlage zuweisen Optionen für den Formatvorlagenbereich Das Dialogfeld Formatvorlage übernehmen Nicht benötigte Formatvorlagen ausblenden Formatvorlagen bearbeiten 3.1 Formatvorlagen ändern Eigene Formatvorlagen 4.1 Formatvorlagentypen Eigene Formatvorlage erstellen Absatz Formatvorlage Zeichen Formatvorlage Verknüpfte Formatvorlage Überschriften nummerieren 5.1 Nummerierung anwenden Listen-Formatvorlagen 6.1 Liste mit mehreren Ebenen: Nummerierung Formatvorlagen für den Text der Listenebenen Formatvorlagen verbinden Änderungen an der Nummerierung vornehmen Änderungen am Text vornehmen Die nummerierte Liste anwenden Die Listennummerierung ändern Liste mit mehreren Ebenen: Aufzählung Bearbeiten der Aufzählung Tabellen-Formatvorlagen 7.1 Tabellenformatvorlage erstellen Tabellenformatvorlage bearbeiten... 26

3 1 Hinweise Lesen Sie zuerst die Hinweise auf dieser Seite durch, damit Sie den besten Nutzen aus diesem Lehrmittel ziehen können. 1.1 Zu diesem Lehrmittel Mit diesem Lehrmittel erhalten Sie etwas Anderes. Es ist zum praktischen Lernen erstellt worden. Sie finden hier kein Nachschlagewerk wie es sonst üblich ist. Es ist keine Anhäufung von Beschreibungen wie man etwas wo macht, ohne konkrete Beispiele dabei zu zeigen. Im Gegenteil. Es soll sie durch ein bestimmtes Thema führen und Sie bis zum Ziel begleiten. Damit dies gelingt, sind Sie gut beraten, das Lehrmittel Seite für Seite durchzuarbeiten. Ansonsten kann es sein, dass Ihnen nötige Informationen fehlen. Alles was zu dem besprochenen Thema neu ist, wird an der entsprechenden Stelle Schritt für Schritt beschrieben. Dabei kommen viele Bilder zum Einsatz, die Ihnen das Erklärte noch besser beschreiben sollen. Es ist dabei nicht immer möglich, alles von A bis Z zu beleuchten, denn das würde einerseits den Rahmen des Lehrmittels bei weitem sprengen und nicht weiter zum Verständnis beitragen. Der Inhalt des Lehrmittels deckt das Wissen für IKA (Information Kommunikation und Administration, DA (Direktionsassistenz) und für ECDL (European Computer Driving Licence) ab Arbeitsdateien zum Lehrmittel Zu diesem Lehrmittel benötigen Sie die entsprechenden Arbeitsdateien Sie finden Sie auf der Webseite in der Box zu Word 6. Die Inhalte werden teilweise in gepackter Form (ZIP) zur Verfügung gestellt. Sollten Sie mit dem Entpacken Probleme haben, finden Sie hier eine Anleitung wie ZIP-Dateien entpackt werden: Vorkenntnisse Damit Sie dieses Lehrmittel möglichst gewinnbringend anwenden können, sollten Sie folgende Lehrmittel vorgehend durchgearbeitet haben: Word 1, Word 2 und Word 4 Die oben erwähnten Lehrmittel und die entsprechenden Arbeitsdateien finden Sie unter: Darstellungen im Text Text welcher so dargestellt ist, weist auf weitere Informationen hin. Text welcher so dargestellt ist, weist auf wichtige Informationen hin. Dieser Text weist auf eine Aufgabe hin.

4 Formatvorlagen 2 Formatvorlagen Arbeitsdatei: 06-Word-File Formatvorlagen sind ein grosses und wichtiges Thema in Word. Ein kurzer Text kann man problemlos auch ohne Formatvorlagen schreiben. Das Erstellen von umfangreichen Dokumentationen, Geschäftsberichten oder wissenschaftlichen Arbeiten, ist ohne Formatvorlagen undenkbar. Nicht selten kommt es vor, dass viele Anwender einfach mal drauflos schreiben und sich dann wundern, wieso das Gestalten so mühselig und zeitaufwendig ist, wenn der Text optisch konsistent 1 sein soll. Wer Formatvorlagen ignoriert, weiss nicht, auf was er verzichtet. Doch was sind überhaupt Formatvorlagen? 2.1 Das Konzept der Formatvorlagen Exkurs: Mit Word werden hauptsächlich Texte formatiert. Der Begriff «Format» oder das Verb «formatieren» stehen in Word für das Gestalten von Texten. Ein Text wird also in Form gebracht. Wie der Name schon vermuten lässt, bündeln Formatvorlagen diverse Formatierungsmerkmale in einer einzigen Formatvorlage. Diese Merkmale können alles Mögliche umfassen: Zeichenformatierungen wie die Fett- oder Kursivsetzung oder eine Schriftfarbe, Absatzformatierungen wie Abstände, die Ausrichtung des Textes oder Aufzählungen und Rahmenlinien. Ist die Formatvorlage erst einmal erstellt, kann sie jeglichem Text zugewiesen werden. Müssen später, an diesen Texten Änderungen durchgeführt werden, geschieht dies über die jeweilige Formatvorlage. Die Texte übernehmen die Bearbeitungen automatisch. Formatvorlage - Zeichenformate - Absatzformate - Aufzählungen - Nummerierung - Rahmenlinien - Abbildung 1: Das Konzept der Formatvorlagen 1 Optisch konsistent: Eine einheitliche Gestaltung im ganzen Dokument 4 Das Konzept der Formatvorlagen

5 Formatvorlagen Ein klassisches Beispiel sind Überschriften: Wenn Sie einen Text schreiben, in den die Überschriften alle gleich aussehen sollen, weisen Sie den jeweiligen Absätzen die Formatvorlage zu, die die gewünschten Merkmale vereinigt. Anstatt x-mal zu klicken um alle Formatierungen wie Schriftgrad, Rahmenlinien, Abstände usw. einzurichten, klicken Sie nur einmal auf die entsprechende Formatvorlage für Ihre Überschrift. That s it. Mit dieser Technik verbinden Sie gleich zwei Vorteile. Sie erreichen so eine optische Konsistenz in ihren Dokumenten. Würden Sie manuell formatieren, müssen Sie oft im Dokument hin und her scrollen, um die gewünschten Formatierung zu finden und zu übertragen Weitere Vorteile Abgesehen von den bisher genannten Vorteilen, erweisen sich Formatvorlagen als vorteilhaft beim Erstellen von Inhaltsverzeichnissen, Abbildungsverzeichnissen, Querverweisen, automatischen Einträgen Kolumnen in der Kopf- oder Fusszeile. Auch diese Anleitung verwendet Formatlagen für die einheitliche Gestaltung des Textes. Ohne Formatvorlagen, wäre dies unmöglich. 2.2 Formatvorlagen aus dem Katalog übernehmen Word ist bereits mit vielen Formatvorlagen ausgerüstet. In der Registerkarte Start sind einige davon im Formatvorlagenkatalog aufgelistet. Gruppe Formatvorlagen, Formatvorlagenkatalog dieser Anleitung Formatvorlagenkatalog standardmässig Abbildung 2: Formatvorlagenkatalog in angepasster (oben) und in der standardmässigen Form (unten) Um den gesamten Inhalt des Katalogs sichtbar zu machen, klickt man auf den unteren Pfeil an dem Auswahlbalken der Gruppe. Im Formatvorlagenkatalog sind ausgewählte Formatvorlagen gesammelt. Formatvorlagen 5

6 Formatvorlagen Eine Formatvorlage zuweisen Öffnen Sie die Datei 06-Word-File. 1 Markieren Sie die erste rote Textzeile. 2 Klicken Sie im Register Start Gruppe Formatvorlagen auf die Formatvorlage Überschrift 1. 3 Wiederholen Sie diesen Vorgang für die alle roten Texte in dieser Datei. Weisen Sie allen Lila Texten die Formatvorlage Überschrift 2 mit der gleichen Vorgehensweise zu. Abbildung 3: Die Formatvorlagen Überschrift 1 und Überschrift 2 zuweisen Wie schon erwähnt, ist die Auswahl im Formatvorlagenkatalog nur eine Auswahl, die die gängigsten Formatierungswünsche abdeckt. Wenn sie noch mehr Vorlagen sehen wollen, klicken Sie auf das Symbol für ein Dialogfeld. Abbildung 4: Der Formatvorlagenbereich (rechts) 6 Formatvorlagen aus dem Katalog übernehmen

7 Formatvorlagen Darauf öffnet sich auf der rechten Seite des Bildschirms der Bereich Formatvorlagen. Hier werden Formatvorlagen für Zeichen und Absätze angezeigt. Um eine Formatvorlage aus dem Formatvorlagenbereich zuzuweisen, verfahren Sie ähnlich wie weiter oben beschrieben: 1 Markieren Sie den Text dem Sie die Formatvorlage zuweisen wollen. 2 Klicken Sie im Formatvorlagenbereich auf den Formatvorlagennamen. Haben Sie Mühe eine Formatvorlage zu finden, aktivieren Sie die Vorschau eventuell erleichtert., die Ihnen das Finden 2.3 Optionen für den Formatvorlagenbereich Bei ersten Start des Formatvorlagenbereichs, kann es sein, dass dieser frei im Word-Fenster schwebt. Sie können besser mit dem Vorlagenbereich verankern, indem Sie ihn an den linken (oder rechten) Bildschirmrand ziehen. Da es sehr viele Formatvorlagen gibt, kann die Liste im Vorlagenbereich sehr lang sein. Die Liste lässt sich aber eingrenzen. 1 Klicken Sie dazu auf Optionen unten rechts im Formatvorlagenbereich. 2 Im Dialog Optionen für Formatvorlagenbereich bestimmen Sie im Kombinationsfeld Anzuzeigende Formatvorlagen auswählen, welch Formatvorlagen im Formatvorlagenbereich angezeigt werden sollen. Empfohlen: Hier werden nur Formatvorlagen angezeigt, die Sie im Dialogfeld Formatvorlagen verwalten, festgelegt haben. (Siehe Seite 9 Kapitel 2.4 unten) Alle Formatvorlagen: Wenn Sie diese Option auswählen, werden sämtliche verfügbaren Formatvorlagen angezeigt. Abbildung 5: Formatvorlagenbereich anpassen Formatvorlagen 7

8 Formatvorlagen Die beiden anderen Optionen Verwendet und Im aktuellen Dokument, sind ein wenig irreführend, da auch andere Formatvorlagen angezeigt werden. In früheren Versionen wurden nur die entsprechenden ausgewählten Formatvorlagen angezeigt. Es scheint sich momentan (Stand Juli 2017) noch um einen Bug (Programmierfehler) zu handeln, oder eine von Microsoft gewollte Änderung. Eine zu empfehlende Option, im Dialogfeld Optionen für Formatvorlagenbereich, ist die Option Bei Verwendung der vorherigen Ebene nächste Überschrift anzeigen. Wird die Formatvorlage Überschrift 1 einmal im Dokument zugewiesen, wird automatisch die Formatvorlage Überschrift 2 im Formatvorlagenbereich angezeigt. Im Dialog für Optionen für den Formatvorlagenbereich, kann auch festgelegt werden, wie die Formatvorlagen aufgelistet werden sollen. Standardmässig ist Wie empfohlen ausgewählt. Dies entspricht der Reihenfolge wie sie im Dialogfeld Formatvorlagen verwalten in der Registerkarte Empfehlen eingestellt sind (Siehe Seite 9 Kapitel 2.4 unten). Wie die Formatvorlagen gelistet werden, ist aus meiner Sicht Geschmackssache. Probieren Sie es einfach mal aus, und finden Sie Ihre Lieblingseinstellung. Ich persönlich bevorzuge die Alphabetische Sortierung Das Dialogfeld Formatvorlage übernehmen Eine weitere Möglichkeit, Formatvorlagen zuzuweisen, ist das Dialogfeld Formatvorlagen übernehmen. 1 Klicken Sie auf den unteren Pfeil (siehe Abbildung 2 auf Seite 5) an dem Auswahlbalken der Gruppe Formatvorlagen. 2 Wählen Sie den Befehl Formatvorlagen übernehmen. Leider werden in diesem Dialog immer alle Formatvorlagen angezeigt. Daher empfiehlt es sich, die Option AutoVervollständigen für Formatvorlagennamen zu aktivieren. Somit können Sie die Namen der Formatvorlagen im Feld Formatvorlagenname eintippen, der dann automatisch vervollständigt wird. Abbildung 6: Das Dialogfeld Formatvorlagen übernehmen öffnen 3 Wählen Sie die Formatvorlage im Kombinationsfeld Formatvorlagenname aus und klicken Sie auf Erneut übernehmen. 8 Optionen für den Formatvorlagenbereich

9 Formatvorlagen Sie können dieses Dialogfeld während der ganzen Bearbeitungszeit geöffnet lassen. Mit der Schaltfläche Ändern, können Sie ausgewählte Formatvorlage bearbeiten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formatvorlagen, können Sie den Formatvorlagenbereich ein- bzw. ausblenden. Die Formatvorlage Standard: Wenn Sie ein neues Dokument in Word erstellen, wird dem Text automatisch die Formatvorlage Standard zugewiesen. Standardmässig basieren alle Formatvorlagen auf der Standard-Formatvorlage. Dies kann zu unschönen Nebenwirkungen führen. Später in dieser Anleitung lernen Sie, wie Sie dieses Problem umgehen können. 2.4 Nicht benötigte Formatvorlagen ausblenden Da die Menge der Formatvorlagen im Formatvorlagenbereich sehr gross ist, wollen wir uns nur die nötigsten Formatvorlagen anzeigen lassen. 1 Wechseln Sie gegebenenfalls zum Dokument 06-Word-File. 2 Klicken Sie im unteren Teil des Formatvorlagenbereichs auf das Symbol Formatvorlagen verwalten. 3 Wählen Sie im Dialogfeld Formatvorlagen verwalten die Registerkarte Empfehlen. Abbildung 7: Nicht benötigte Formatvorlagen ausblenden 4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Integrierte auswählen. 5 Scrollen Sie im Listenfeld mit den Formatvorlagen solange nach unten, bis Sie die Formatvorlage Überschrift 1 finden. 6 Klicken Sie mit gedrückter CTRL-Taste auf die Formatvorlage Überschrift 1. 7 Klicken Sie mit CTRL-Taste auf die Überschrift 2. 8 Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausblenden und bestätigen Sie mit OK. Formatvorlagen 9

10 Formatvorlagen bearbeiten Alle blau markierten Formatvorlagen sind jetzt ausgeblendet. Im Formatvorlagenbereich sind nur noch die Formatvorlagen Überschrift 1 und Überschrift 2 zu sehen. Alle Löschen ist keine Formatvorlage, sondern entfernt die zugewiesene Formatvorlage und setzt den Text wieder auf den Standard zurück. 3 Formatvorlagen bearbeiten Unsere beiden zugewiesenen Überschrift-Formatvorlagen entsprechen noch den Standard-Format von Word. Dies wollen wir nun ändern, indem wir die Formatvorlagen Überschrift 1 und Überschrift 2 bearbeiten. 3.1 Formatvorlagen ändern 1 Öffnen oder wechseln Sie zur Datei 06-Word-File. 2 Markieren Sie die erste Zeile im Dokument, welcher momentan die Formatvorlage Überschrift 1 zugewiesen ist. Es ist immer von Vorteil, wenn Sie beim Bearbeiten von Formatvorlagen, den entsprechenden Text markieren, welchem danach die Formatvorlage zugewiesen wird. 3 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Formatvorlage Überschrift 1 im Formatvorlagenbereich und wählen Sie danach im Kontextmenü den Befehl Ändern. 4 Im Textfeld Name könnten Sie den Namen der Formatvorlage ändern. Dies ist aber nur bei Formatvorlagen sinnvoll, welche Sie selbst erstellt haben. Achtung: Ändern Sie Namen von integrierten Formatvorlagen nicht! Abbildung 8: Das Dialogfeld Formatvorlagen ändern 10 Formatvorlagen ändern

11 Formatvorlagen bearbeiten 5 Im Kombinationsfeld Formatvorlage basiert auf, kann eine Formatvorlage ausgewählt werden, auf welcher die Formatvorlage Überschrift 1 basiert. Wir wählen hier den Eintrag (Keine Formatvorlage). Der Eintrag Formatvorlage basiert auf, kann man sich als Vererbung vorstellen. Ändern Sie die hier eingetragene Formatvorlage, werden die meisten Änderungen auf die momentan bearbeitete Formatvorlag übertragen. Beispiel: Ändern Sie in der Formatvorlage Standard die Schriftart, wird diese auch von der Formatvorlage Überschrift 1 übernommen. 6 Im Kombinationsfeld Formatvorlage für folgenden Absatz, bestimmen Sie welche Formatvorlage der nachfolgende Absatz erhält. Wir belassen hier Standard. Der Eintrag Formatvorlage für folgenden Absatz funktioniert nur, wenn Sie hinter den Absatz klicken und danach die ENTER-Taste drücken. Bei bereits bestehenden Texten funktioniert dies nicht. 7 Im Bereich Formatierungen können grundlegende Zeichen- und Absatzformate bestimmt werden. In der Vorschau sind die Änderungen sichtbar. Wir wählen hier folgende Einstellungen: Schriftart: Segoe UI Black Schriftgrad: 18 Pt Schriftfarbe: Schwarz, Text 1, heller 25 % Alle anderen Einstellungen werden über die Schalfläche Format können Sie folgende Einstellungen vornehmen: eingestellt. Klicken Sie auf diese Schaltfläche Schriftart: alle Zeichenformate, wie Fett, Kursiv, Zeichenabstand, Kapitälchen usw. Absatz: alle Absatzformate, wie Absatzabstände, Ausrichtung, Einzüge usw. Tabstopp: Positionen für Tabstopps. Rahmen: Rahmenlinien definieren Sprache: Die bevorzugte Sprache für den Text Positionsrahmen: Eine in etwas vergessene Möglichkeit, Texte oder Bilder zu positionieren Nummerierung: Nummerierungen und Aufzählungszeichen bestimmen Tastenkombinationen: Anstatt die Formatvorlage im Formatvorlagenbereich zu suchen, kann sie einfach per Tastenkombination einem Text zugewiesen werden. Texteffekte: Alle Texteffekte wie Schatten, Spiegelung usw. Wenn Sie Tastenkombinationen für eine Formatvorlage einsetzen wollen, achten Sie darauf, dass Sie keine bestehenden Kombinationen, wie CTRL + C usw. einsetzen. Ansonsten hat dies unter Umständen unangenehme Auswirkungen auf Ihr System. Ich verwende meistens Kombinationen wie ALT + F für die Formatvorlage Fett oder ALT + K für die Formatvorlage Kursiv. Formatvorlagen bearbeiten 11

12 Formatvorlagen bearbeiten Für unsere Überschrift ändern wir nun noch zwei Absatzformate: 1 Klicken Sie im Dialogfeld Formatvorlage ändern auf die Schaltfläche Format (siehe Abbildung 8) und wählen Sie den Eintrag Absatz. Danach erscheint das bekannte Dialogfeld Absatz. Sollten Sie noch nie mit Absatzformaten gearbeitet haben, sollten Sie zuerst die Anleitung Word 1 durcharbeiten. Sie finden Sie unter dem Link: 2 Bestimmen Sie den Absatzabstand vor mit 18 Pt. 3 Klicken Sie im Dialogfeld Absatz auf die Registerkarte Zeilen- und Seitenumbruch. 4 Aktivieren Sie im Abschnitt Paginierung, die Option Seitenumbruch oberhalb. 5 Bestätigen Sie zweimal mit OK. Abbildung 9: Absatzformate für die Formatvorlage Überschrift 1 festlegen Wenn Sie durch Ihr Dokument scrollen, sehen Sie, dass alle Texte welche die Formatvorlage Überschrift 1 zugewiesen bekommen haben, die Formate übernommen haben. Übung Bearbeiten Sie nun die Formatvorlage Überschrift 2 und weisen sie ihr, folgende Formatierungen zu: Formatvorlage basiert auf: Überschrift 1 Seitenumbruch oberhalb: deaktivieren Schriftart: Segoe UI Semibold Schriftgrad: 12 Pt. Schriftfarbe: Schwarz, Text 1, heller 25 % Absatzabstand vor: 12 Pt. Absatzabstand nach: 6 Pt. 12 Formatvorlagen ändern

13 Eigene Formatvorlagen Manchmal macht Änderungen am Text direkt im Text, anstatt die Formatvorlage zu bearbeiten. Dies passiert vor allem den Personen, die es sich bisher noch nicht zur Gewohnheit gemacht haben, mit Formatvorlagen zu arbeiten. 1 Wechseln Sie im Dokument 06-Word-File zur ersten Seite 2 Ändern Sie die Schriftfarbe direkt im Dokument für den zweiten Absatz in Blaugrau Text 2. Da diese Änderung momentan nur in dieser Überschrift geändert wurde, müssen wir die Formatvorlage noch aktualisieren. 3 Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Formatvorlage Überschrift 2 im Formatvorlagenbereich und wählen Sie den Eintrag Überschrift 2 aktualisieren, um der Auswahl zu entsprechen. Abbildung 10: Eine Formatvorlage aktualisieren 4 Eigene Formatvorlagen In Word kommen unterschiedliche Formatvorlagentypen zum Einsatz. Die drei wichtigsten wollen wir hier zuerst einmal rein theoretisch unterscheiden. 4.1 Formatvorlagentypen Word unterscheidet folgenden Formatvorlagentypen: Zeichen: Dieser Typ wird für einzelne Zeichen oder Wörter verwendet. Es stehen alle Formatierungen der Dialoge Schriftart, Rahmen und Schattierung, Sprache und Texteffekte zur Verfügung. Alle explizit festgelegten Zeichenformatierungen werden auf die markierten Zeichen übertragen. Absatz: Dieser Typ ist für absatztypische Formatierungen gedacht, also für alle Einstellungen, die sie in den Dialogen Absatz, Tabstopps, Rahmen und Schattierung, Positionsrahmen und Nummerierung und Aufzählungszeichen finden. Sie können und müssen auch Zeichenformatierungen (z. B. Schriftart) festlegen. Wenn Sie einem Absatz eine Absatzformatvorlage zuweisen, werden die festgelegten Zeichenformatierungen angewendet und vorhandenen Formatierungen überschrieben, allerdings bleiben eventuell zuvor zugewiesene Zeichenformatvorlagen weiterhin wirksam. Eigene Formatvorlagen 13

14 Eigene Formatvorlagen Verknüpft (Absatz und Zeichen): Dieser Typ bietet alle Formatierungsmöglichkeiten der Zeichen- und Absatzformatierung. Er verhält sich wie eine Zeichenformatvorlage, wenn Sie einzelne Zeichen oder Wörter markiert haben, und wie eine Absatzformatvorlage, wenn Sie einen gesamten Absatz inklusive der Absatzmarke markieren. Mit Formatvorlagen des Typs Tabellen können Sie Tabellen auf einen Schlag formatieren. Sie können für bestimmte Bereiche der Tabelle unterschiedliche Formatierungen festlegen (z. B. erste Zeile oder Ungerade Spalten). Die von Ihnen erstellten Tabellenformatvorlagen finden Sie auf der Registerkarte Tabellentools/Entwurf im Bereich Tabellenformatvorlagen. Sie werden also keine Tabellenformatvorlagen in Formatvorlagenbereich finden. Mit Formatvorlagen des Typs Liste können Sie für jede Ebene einer Liste gesonderte Formatierungen definieren. Neben den üblichen Zeichenformatierungen lassen sich z. B. auch Symbole und Bilder als Aufzählungszeichen festlegen. Die Listenformatvorlagen tauchen im Menüband Registerkarte Start Gruppe Absatz Listen mit mehreren Ebenen auf. Auch sie erscheinen nicht im Formatvorlagenbereich. 4.2 Eigene Formatvorlage erstellen Im nächsten Schritt erstellen wir die drei Formatvorlagentypen: Absatz, Zeichen und Verknüpft Absatz Formatvorlage Wechseln Sie im Dokument 06-Word-File zur ersten Seite und markieren Sie den ersten grünen Absatz inklusive der Absatzmarke. 1 Klicken Sie im Formatvorlagenbereich ganz unten, auf das Symbol Neue Formatvorlage. 2 Als Namen tippen Sie «_Bildunterschrift». 3 Den Formatvorlagentyp ändern Sie auf Absatz. 4 Die Formatvorlage basiert auf (Keine Formatvorlage). 5 Für den nachfolgenden Absatz soll noch die Formatvorlage Standard übernommen werden. Abbildung 11: Eine neue Formatvorlage erstellen 14 Eigene Formatvorlage erstellen

15 Eigene Formatvorlagen 6 Weisen Sie der Formatvorlage _Bildunterschrift folgende Formate zu: Schriftart: Segoe UI Schriftgrad: 9 Pt. Schriftschnitt: Kursiv Schriftfarbe: Schwarz, Text 1 Absatzabstand vor: 6 Pt. Absatzabstand nach: 12 Pt. 7 Speichern Sie die Formatvorlage indem Sie auf die Schaltfläche OK klicken und weisen Sie die Formatvorlage auch dem grünen Text des zweiten Bildes zu. Übung Erstellen Sie die Dokumentvorlage _Fliesstext im Dokument 06-Word-File und ändern sie wie folgt: Basiert auf: Keine Formatvorlage Schriftart: Segoe UI Schriftgrad: 10 Pt. Absatzabstand vor: 3 Pt. Absatzabstand nach: 3 Pt. Zeilenabstand: Mehrfach 1.2 Weisen Sie die Formatvorlage _Fliesstext allen schwarzen Texten auf den ersten beiden Seiten zu. (Nicht den Bildunterschriften zuweisen) Markieren Sie den hellblauen Text im Dokument 06-Wort-File. Erstellen Sie im Dokument 06-Word-File eine neue Formatvorlage mit dem Namen «_Teaser». Ändern Sie Einstellungen folgendermassen ab: Formatvorlagenname: _Teaser Formatvorlage basiert auf: _Fliesstext Formatvorlage für nachfolgenden Absatz: _Fliesstext Schriftart: Segoe UI Semibold Schriftgrad: 10 Pt. Schriftfarbe: Schwarz Text 1 Rahmen oben und unten: Breite: 1.5 Pt., Farbe: Schwarz, Abstand zum Text jeweils 4 Pt. Absatzabstand nach: 12 Pt Zeichen Formatvorlage Zeichenformatvorlagen werden hauptsächlich zur Hervorhebung von Begriffen oder wichtigen Wörtern eingesetzt. Damit Sie nachfolgend die Wörter besser finden, aktivieren wir zuerst die Zeilennummern. Klicken Sie dazu im Register Layout Gruppe Seite einrichten auf den Befehl Zeilennummern und aktivieren Sie den Eintrag Jede Seite neu beginnen. 1 Auf der zweiten Seite finden Sie in der Zeile 10 das Wort «Gedenkzustand» Markieren Sie es. 2 Klicken Sie im Formatvorlagenbereich auf das Symbol Neue Formatvorlage. 3 Als Namen tippen Sie «_Hervorhebung». 4 Für den Formatvorlagentyp wählen Sie Zeichen aus. Eigene Formatvorlagen 15

16 Eigene Formatvorlagen 5 Definieren Sie den Schriftschnitt Fett und als Schriftfarbe Orange, Akzent 2. Klicken Sie auf OK um die Formatvorlage zu speichern. Ändern Sie auf keinen Fall die Schriftart und die Schriftgrösse. Beide werden, wenn Sie die Einstellung so belassen, automatisch an den umgebenden Text angepasst. Testen Sie die Formatvorlage indem Sie folgende Wörter mit der Formatvorlage gestalten: Seite 2 Seite 2 Seite 2 Zeile 5: euphemistisch Zeile 6: Konto-Inaktivitätsmanager Zeile 14: Abschiedsnachrichten Verknüpfte Formatvorlage Verknüpfte Formatvorlagen verbinden die Absatz- und Zeichenformatvorlage. Das heisst, Sie können über die Markierung des Textes entscheiden, welche Formatierungen auf den Text durch die Formatvorlage übertragen wird. Markieren Sie ein oder mehre Wörter werden die Zeichenformate angewendet, markieren Sie den kompletten Absatz inklusive der Absatzmarke werden Absatz- und Zeichenformate zugewiesen. 1 Markieren Sie die Zeilen 32 bis 34, inklusive der Absatzmarke. 2 Klicken Sie im Formatvorlagenbereich auf das Symbol Neue Formatvorlage. 3 Als Namen tippen Sie «_Box». 4 Für den Formatvorlagentyp wählen Sie Verknüpft (Absatz und Zeichen) aus. 5 Den Schriftschnitt definieren Sie mit Fett. 6 Definieren Sie eine Hellblaue Rahmenlinie, mit einem Abstand von jeweils 4 Punkten vom Text. Legen Sie noch eine helle Schattierung für den Text fest. 7 Bestätigen Sie mit OK. 8 Markieren Sie ein oder zwei Worte, gemäss Abbildung unten, und weisen Sie der Markierung die Formatvorlage _Box zu. Abbildung 12: Eine Verknüpfte Formatvorlage Somit sehen Sie nun, wie Verknüpfte Formatvorlagen funktionieren. Wie die Abbildung oben zeigt, werden von dem Absatz alle Zeichen- und Absatzformte übernommen, und beim markierten Text, nur die möglichen Zeichenformate. 16 Eigene Formatvorlage erstellen

17 Überschriften nummerieren 5 Überschriften nummerieren Möchten Sie Überschriften nummerieren, ist dafür keine Anpassung der Formatvorlagen nötig. Dies erledigen wir, mit zweimal klicken. 5.1 Nummerierung anwenden 1 Klicken Sie auf die erste Überschrift 1 und wählen Sie in der Registerkarte Start Gruppe Absatz den Befehl Liste mit mehreren Ebenen. 2 Klicken Sie auf den Eintrag mit dem Überschriften-Nummerierungsformat. 3 Fertig. Alle Überschriften sind nun nummeriert. Abbildung 13: Überschriften nummerieren Überschriften nummerieren 17

18 Listen-Formatvorlagen 6 Listen-Formatvorlagen Listen bzw. Gliederungen bestehen aus mehreren Ebenen. Maximal können neun Ebenen abgebildet werden, allerdings verwendet man aus reiner Übersichtlichkeit schon, nur drei. Zuerst muss eine Listenformatvorlage erstellt werden. Sie ist nur für die Formate der Nummern zuständig. Danach ist für jede Ebene eine Absatzformatvorlage zu definieren. Sie sind für die Formate des Textes zuständig. Für eine Liste mit drei Ebenen müssen also 4 Formatvorlagen angefertigt werden. 6.1 Liste mit mehreren Ebenen: Nummerierung 1 Markieren Sie im Dokument 06-Word-File, auf Seite 5 die drei Zeilen unterhalb der Überschrift «3.2 Nummerierung». 2 Weisen Sie den drei Zeilen eine Liste mit mehreren Ebenen zu. Einzug verkleinern Einzug vergrössern Abbildung 14: Eine Liste mit mehrere Ebenen erstellen 3 Stufen Sie die zweite Zeile um eine Ebene (1 klicken) und die dritte Zeile um zwei Ebenen tiefer (2 klicken). Verwenden Sie dazu den Befehl «Einzug vergrössern» in der Registerkarte Start Gruppe Absatz, wie in der Abbildung Das Ergebnis sollte dann wie in der Abbildung 14 ( + ) aussehen. 5 Markieren Sie jetzt wieder, alle drei Zeilen der Nummerierung. 6 Erstellen Sie als erstes eine neue Formatvorlage vom Typ Liste und nennen Sie sie _Nummerierung. 18 Liste mit mehreren Ebenen: Nummerierung

19 Listen-Formatvorlagen Der Unterstrich vor dem Formatvorlagennamen, hilft beim schnelleren auffinden der Formatvorlage, da sie so immer im oberen Teil einer alphabetisch sortierten Liste erscheint. Des Weiteren, haben Sie gegebenenfalls keine Kollisionen mit integrierten Formatvorlagennamen. 7 Danach wechseln wir über die Schaltfläche Format zur Bearbeitung der Nummerierung. 8 Als Erstes legen wir die Abstände der Nummern fest. Da wir alle Abstände für alle Ebenen gleich einrichten, klicken Sie auf die Schaltfläche Für alle Ebenen festlegen. Geben Sie, im sich öffnenden Fenster, von oben nach unten, die folgenden Zahlen ein: 0.3 cm, 1.3 cm und 0 cm. 9 Bestätigen Sie mit OK. 10 Klicken Sie auf die Schaltfläche Schriftart und ändern Sie die Schriftfarbe auf Rot. 11 Wieder holen Sie diesen Schritt für die Ebene 2 und Ebene 3. Dazu müssen Sie auf die entsprechende Ebene im Dialogfeld Liste mit mehreren Ebenen ändern klicken. 12 Bestätigen Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Wir bearbeiten hier nur die ersten drei Ebenen. Wie sie in der Abbildung unten sehen, wären bis zu neun Ebenen möglich, ob da noch jemand den Überblick hat, ist allerdings fraglich. Abbildung 15: Eine Listenformatvorlage erstellen (Fortsetzung) Jetzt haben wir also das Nummerierungsformat (das Aussehen der Nummern) festgelegt. Wie schon erwähnt, ist von dieser Formatvorlage nichts im Formatvorlagenbereich zu sehen. Das ist aber nicht weiter schlimm. Fahren wir fort, mit der Gestaltung dessen, was hinter den Nummern steht. Listen-Formatvorlagen 19

20 Listen-Formatvorlagen Nun zeigt sich aber, dass nicht alle Listenebenen, unsere Änderungen übernommen haben. Dies muss natürlich noch genändert werden. 1 Markieren Sie die komplette Liste. 2 Klicken im Register Start Gruppe Absatz auf das Dropdown Liste mit mehreren Ebenen. 3 Klicken Sie auf die Liste _Nummerierung, welche Sie unterhalb der Kategorie Listenformatvorlagen finden. Abbildung 16: Die Formatvorlage zuweisen Formatvorlagen für den Text der Listenebenen Nun müssen wir noch drei Absatzformatvorlagen für die Texte der Gliederung erstellen. In Ihrem Dokument sollte nun eine nummerierte Liste mit jeweils einer der drei Ebenen verfügbar sein. 1 Markieren Sie in der nummerierten Liste die erste Ebene (Zeile mit der Nummer 1). 2 Erstellen Sie eine neue Formatvorlage mit dem Namen _Nummerierung-1. 3 Legen Sie die folgenden Zeichen- und Absatzformate fest. An den Einzügen (Links, Rechts) und Sondereinzügen (Erste Zeile und Hängend) dürfen Sie nichts ändern! Basiert auf keiner Formatvorlage. Zeichenformat: Schriftart: Segoe UI, Fett, Schriftgrösse 11 Pt. Absatzformat: Abstand vor: 6 Pt, «Keinen Abstand zwischen Absätzen gleicher Formatierung» aktivieren, Zeilenabstand: einfach. 4 Wiederholen Sie diese Schritte für die Ebene 2 und 3. Verwenden Sie folgende Namen für die Formatvorlagen: _Nummerierung-2 und _Nummerierung-3 20 Liste mit mehreren Ebenen: Nummerierung

21 Listen-Formatvorlagen 5 Legen Sie folgende Formate für die beiden Vorlage fest: Basiert auf: _Nummerierung_2: _Nummerierung_1 und Nummerierung_3: _Nummerierung_2 Zeichenformat: Schriftart: Segoe UI, nicht Fett, Schriftgrösse 9 Pt Absatzformat: Abstand vor: 0 Pt, «Keinen Abstand zwischen Absätzen gleicher Formatierung» aktivieren, Zeilenabstand: einfach Formatvorlagen verbinden Zum Schluss müssen die Formatvorlagen noch mit einander verbunden werden. Gehen Sie dazu, wie folgt vor: 1 Markieren Sie die komplette nummerierte Liste in Ihrem Dokument. 2 In der Registerkarte Start Gruppe Absatz, klicken Sie auf den Befehl Liste mit mehreren Ebenen. 3 Im sich öffnenden Dropdown, klicken Sie der rechten Maustaste auf die Liste unterhalb von Aktuelle Liste und danach auf den Befehl Ändern. Abbildung 17: Listennummern bearbeiten 4 Im Dialogfeld Formatvorlage ändern klicken Sie auf die Schaltfläche Format und danach auf Nummerierung. 5 Klicken Sie im Dialogfeld Liste mit mehreren Ebenen ändern auf die Schaltfläche Erweitern. 6 Damit wird das Dialogfeld auf der rechten Seite erweitert. 7 Markieren Sie die erste Ebene und wählen Sie unterhalb von Verbinden mit Formatvorlage, die Formatvorlage _Nummerierung-1 aus. 8 Wiederholen Sie den Schritt 8, für die Ebenen 2 und 3. 9 Bestätigen Sie mit OK Änderungen an der Nummerierung vornehmen Wenn Sie nun Änderungen an der Gestaltung der Nummerierung vornehmen möchten wählen Sie die Formatvorlage wie oben beschrieben aus und gestalten sie nach Ihren Wünschen. Listen-Formatvorlagen 21

22 Listen-Formatvorlagen Änderungen am Text vornehmen Wenn Sie Änderungen an der Formatierung des Textes vornehmen wollen, dann gehen Sie wie folgt vor: 1 Klicken Sie auf die entsprechende Zeile (Ebene) der nummerierten Liste. 2 Im Formatvorlagenbereich klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierte Formatvorlage. 3 Ändern Sie die Formatvorlage bezüglich Ihren Wünschen ab. Achten Sie aber darauf, dass Sie hier keine Änderungen an der Nummerierung, den Einzügen und Sondereinzügen vornehmen Die nummerierte Liste anwenden Geschafft. Nun können Sie Ihre Liste anwenden. Probieren Sie es aus. Schreiben Sie ein paar Zeilen untereinander und weisen Sie den Zeilen die Formatvorlagen _Nummerierung-1 bis _Nummerierung-3 zu Die Listennummerierung ändern Wenn Sie mehrere Listen in einem Dokument erstellen, kann es sein, dass Sie die Nummerierung neu beginnen wollen. Klicken Sie dann einfach auf die entsprechende Listennummer mit Rechts, und wählen Sie den Befehl «Neu beginnen mit 1.» oder wenn Sie die Nummerierung fortsetzen wollen verwenden Sie den Befehl «Nummerierung fortsetzen». 6.2 Liste mit mehreren Ebenen: Aufzählung Die Vorgehensweise ist ähnlich wie bei den nummerierten Listen. Hier wollen wir eine Liste mit unterschiedlichen Einzügen erstellen. 1 Markieren Sie drei Zeilen unterhalb der Überschrift 3.1 Aufzählung und weisen Sie den Absätzen eine Liste mit mehreren Ebenen zu. Abbildung 18: Eine Liste mit mehreren Ebenen: Aufzählung 2 Vergrössern Sie den Einzug der zweiten Zeile um eine Ebene und der dritten Zeile um zwei Ebenen. Verwenden Sie dazu den Befehl «Einzug vergrössern» aus Abbildung Erstellen Sie eine neue Formatvorlage mit dem Namen _Aufzählung. 4 Als Formatvorlagentyp legen Sie wiederrum Liste fest. 22 Liste mit mehreren Ebenen: Aufzählung

23 Listen-Formatvorlagen Abbildung 19: Formatvorlage für eine Liste mit mehreren Ebenen und Aufzählungszeichen 5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Format. 6 Wählen Sie die Ebene aus, welche Sie bearbeiten wollen. 7 Klicken Sie auf das Kombinationsfeld unterhalb von Zahlenformatvorlage für diese Ebene und wählen Sie ein Zeichen in der Liste aus, oder klicken Sie auf den Eintrag Anderes Zeichen, in welchem Sie sich ein Zeichen aussuchen. 8 Wählen Sie eine Farbe für das Aufzählungszeichen, indem Sie auf die Schaltfläche Schriftart klicken. 9 Bestimmen Sie als nächstes die Ausrichtung und den Texteinzug fest: Ebene 1: Ausrichtung: 0.3 cm Texteinzug: 0.9 cm Ebene 2: Ausrichtung: 0.9 cm Texteinzug: 1.5 cm Ebene 3: Ausrichtung 1.5 cm. Texteinzug: 2.1 cm 10 Bestätigen Sie 2-mal mit OK. 11 Weisen Sie Ihrer Liste, die soeben erstellte Listenformatvorlage zu, indem Sie im Register Start Gruppe Absatz im Pulldown Liste mit mehreren Ebenen, auf die soeben erstellte Listenformatvorlage klicken. 12 Sollte dies nicht funktionieren, gehen Sie wie folgt vor: Markieren Sie die Liste und klicken Sie im Formatvorlagenbereich auf Alle löschen. Weisen Sie die Formatvorlage wie unter dem Punkt 11 beschrieben, zu. Listen-Formatvorlagen 23

24 Listen-Formatvorlagen Die restlichen Schritte sind identisch mit denen aus der Nummerierung-Formatvorlage. Definieren Sie drei Formatvorlagen (_Aufzählung-1, _Aufzählung-2, _Aufzählung-3) für die verschiedenen Ebenen wie im Kapitel Formatvorlagen für den Text der Listenebenen beschrieben Bearbeiten der Aufzählung Hier gelten die gleichen Regeln zur Bearbeitung wie bei einer Nummerierten Liste. Die Aufzählungszeichen selbst bearbeiten Sie, wie im Kapitel auf Seite 21 beschrieben. Den Text für die Formatvorlage formatieren Sie wie im Kapitel auf Seite 22 beschrieben. Abbildung 20: Die fertige Aufzählungsliste mit Symbolen und Formatvorlagen gestaltet Man kann sich jetzt natürlich fragen, wieso soll ein so grosser Aufwand betrieben werden, für eine nummerierte Liste oder eine Aufzählung. Aus meiner Sicht ist das einfach zu beantworten: 1. Den Aufwand betreiben Sie nur einmal und können danach mit nur einem Klick, die Liste gestalten. 2. Die so erstellen Listen sind stabil. Sie ändern ihr Aussehen nicht mehr, kein Verrutschen mehr der Zahlen oder Aufzählungszeichen. 3. Die Listen sehen im ganzen Dokument immer gleich aus, sie erreichen so eine hohe Konsistenz. 4. Sie sparen sich enorm viel Zeit, bei der Erstellung und Bearbeitung Ihrer Dokumente. Dies gilt natürlich für alle Formatvorlagen, wie Sie sie bereits in dieser Anleitung kennengelernt haben. Damit die Formatvorlagen, auch in weiteren Dokumenten zur Verfügung stehen, muss eine Dokumentvorlage erstellt werden. Wie das geht lernen Sie in einer der Anleitung Word 11. Übung Auf den Seiten 3 bis 4 finden Sie ein Interview. Die gelben Texte sind die Fragen, die orangen Texte die Antworten. Erstellen Sie zwei neue Formatvorlagen im Dokument 06-Word-File. Beachten Sie, dass eine Frage und eine Antwort zusammengehören. Setzen Sie einen deutlichen Abstand von einem Frage-Antwort-Block zum nächsten. Des Weiteren achten Sie darauf, dass Frage und Antwort, immer auf der gleichen Seite stehen (Nicht vom nächsten Absatz trennen) Die erste Formatvorlage nennen Sie _Interview-Frage. Weisen Sie sie nach der Erstellung allen gelben Texten zu. Die Formatvorlage soll auf keiner Formatvorlage basieren. Die zweite Formatvorlage nennen Sie _Interview-Antwort. Weisen Sie sie nach der Erstellung allen orangen Texten zu. Die Formatvorlage soll auf keiner Formatvorlage basieren. 24 Liste mit mehreren Ebenen: Aufzählung

25 Tabellen-Formatvorlagen 7 Tabellen-Formatvorlagen Kommen wir noch zum letzten Formatvorlagentyp, den Tabellenformatvorlagen. Auch dieser Formatvorlagentyp ist später nicht im Formatvorlagenbereich sichtbar. Möchten Sie die Tabellenformatvorlage überarbeiten, müssen Sie dies in der Tool-Registerkarte Tabellentools Entwurf in der Gruppe Tabellenformatvorlagen tun. 7.1 Tabellenformatvorlage erstellen Im Dokument 06-Word-File finden Sie auf der letzten Seite eine Tabelle. 1 Markieren Sie die komplette Tabelle indem Sie auf den Tabellenmarkierer links oben in der Tabelle klicken (Das kleine Quadrat mit dem Vierfachpfeil) 2 Klicken Sie unten im Formatvorlagenbereich auf das Symbol Neue Formatvorlage. Abbildung 21: Eine neue Tabellenformatvorlage erstellen 3 Definieren Sie den Namen der Vorlage mit _Tabelle Als Formatvorlagentyp wählen Sie Tabelle. 5 Zuerst bestimmen wir die Formate für die ganze Tabelle, indem wir im Kombinationsfeld Formatierung übernehmen für, den Eintrag Gesamte Tabelle auswählen. Als Schriftart definieren wir die Segoe UI mit einer Schriftgrösse von 10 Pt. Die Rahmenbreite bestimmen Sie mit 1,5 Pt. Rahmenfarbe: Weiss Hintergrund 1, dunkler 25 %. Den Rahmen setzen mit Rahmenlinie aussen. 6 Wechseln Sie über die Schaltfläche Format ins Dialogfeld Tabelleneigenschaften. 7 Im sich öffnenden Dialogfeld Tabelleneigenschaften, klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen und definieren die folgenden Abstände: Standardzellenbegrenzungen für alle vier Seiten: 0,2 cm. 8 Bestätigen Sie 2 mit OK. Tabellen-Formatvorlagen 25

26 Tabellen-Formatvorlagen Bis jetzt haben wir die Formate für die ganze Tabelle grundsätzlich eingestellt. Als nächstes bearbeiten wir die Kopfzeile. 1 Ändern Sie den Eintrag hinter Formatierung übernehmen für auf Kopfzeile. 2 Die Füllfarbe ändern Sie auf Weiss Hintergrund 1, dunkler 25 %. 3 Für die Schrift legen Sie folgende Format fest: Schriftart: Segoe UI Semibold Schriftgrösse: 11Pt. Schriftfarbe: Weiss Schriftschnitt: Fett Schrifteffekt: Grossbuchstaben (Schaltfläche Format Schriftart Effekte Grossbuchstaben) Als nächstes bearbeiten wir die erste Spalte. 1 Ändern Sie den Eintrag hinter Formatierung übernehmen für auf Erste Spalte. 2 Für die Schrift legen Sie folgende Format fest: Schriftart: Segoe UI Semibold Schriftschnitt: Fett Als nächstes bearbeiten wir die Gerade und Ungerade gebänderte Spalten. 1 Ändern Sie den Eintrag hinter Formatierung übernehmen für auf Ungerade gebänderte Spalten. Legen Sie die Textausrichtung auf rechtsbündig fest. 2 Ändern Sie den Eintrag hinter Formatierung übernehmen für auf Gerade gebänderte Spalten. Legen Sie die Textausrichtung auf rechtsbündig fest. Als nächstes bearbeiten wir die Gerade und Ungerade gebänderte Zeilen. 3 Ändern Sie den Eintrag hinter Formatierung übernehmen für auf Ungerade gebänderte Zeilen. Legen Sie die Füllfarbe auf Weiss, Hintergrund 1, dunkler 15 % fest. 4 Ändern Sie den Eintrag hinter Formatierung übernehmen für auf Gerade gebänderte Spalten. Legen Sie die Füllfarbe auf Weiss, Hintergrund 1, dunkler 5 % fest. Wenn Sie jetzt auf OK klicken, werden Sie feststellen, dass der grösste Teile der Formate übernommen worden ist. Allerdings werden die Spalten 2 und 3 nicht rechtsbündig ausgerichtet. Damit auch dieses Format übernommen wird, müssen Sie folgendes tun: 1 Klicken Sie in die Tabelle. 2 Aktivieren Sie im Register Tabellentools Entwurf in der Gruppe Tabellenformatoptionen die Option Gebänderte Spalten Tabellenformatvorlage bearbeiten Wollen Sie die Tabellenformatvorlage ändern, gehen Sie wie folgt vor: 1 Klicken Sie in die Tabelle. 2 im Register Tabellentools Entwurf in der Gruppe Tabellenformatvorlagen klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Tabellenformatvorlage und wählen den Befehl Ändern. 3 Danach können Sie die Vorlage nach Ihren Wünschen ändern. 26 Tabellenformatvorlage erstellen