Textbearbeitung mit WORD. Die wichtigsten Einstellungen für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten

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1 Textbearbeitung mit WORD Die wichtigsten Einstellungen für die Erstellung wissenschaftlicher Arbeiten Seminar Scientific Writing AG Paläomikrobiologie Katja Ziegelmüller 05. Juli 2007

2 Tipps für die Formatierung wissenschaftlicher Texte Allgemeines Layout Grundeinstellungen entsprechend der gewünschten Formatvorgaben vornehmen, z.b. Schrift & Schriftgröße (unter Format/Zeichen /Schrift) Blocksatz oder linksbündig Zeilenabstand (unter Format/Absatz /Zeilenabstand) Größe des Textfeldes (unter Datei/Seite einrichten ) Seitenzahlen einfügen (unter Einfügen/Seitenzahlen ) für Gliederungen und sonstige Verzeichnisse Überschriften entsprechend formatieren (s.2.) 2. Verzeichnisse erstellen Erstellen einer Gliederung Überschriften, die im Verzeichnis erfasst werden sollen, formatieren: markieren, unter Format/Formatvorlagen die Formatierung Überschrift 1 wählen und ggf. Schrift/Schriftgröße wählen, z.b. Times New Roman/16 (evtl. auch Abstände vor und danach formatieren unter Format / Abstand); Teilunterschriften als Überschrift 2 formatieren usw. unter Einfügen / Referenz / Index und Verzeichnisse / Inhaltsverzeichnis auswählen Entsprechende Layout-Einstellungen für die Verzeichnis-Ansicht einstellen (Seitenzahlen, Füllzeichen, angezeigte Ebenen (z.b. Überschrift 1, Überschrift 2 ect.), jede Ebene kann unter Optionen/Ändern formatiert werden Ergebnis: 1. Allgemeines Layout Verzeichnisse erstellen Text gliedern Kopfzeilen einfügen Einfügen von Tabellen und Abbildungen Sonstige Tricks... 5 Anmerkungen: Verzeichnis aktualisieren: Verzeichnis markieren, Verzeichnis Erstellung wiederholen, Soll das vorhandene Verzeichnis ersetzt werden? ok; oder rechte Maustaste: Felder aktualisieren Einträge im Verzeichnis ändern: es ist fast alles möglich! z.b. Zeile markieren und vollständig löschen, Überschriften kürzen, einzelne Wörter kursiv

3 Tipps für die Formatierung wissenschaftlicher Texte setzen ect. (Achtung: bei jeder Verzeichnis-Aktualisierung werden diese Änderungen aber wieder rückgängig gemacht / diese Schönheits -Aktionen erst nach Fertigstellung des Dokuments durchführen Erstellen eines Abbildungs-oder Tabellenverzeichnisses Allgemein: Tabellen erhalten eine Überschrift, Abbildungen eine Unterschrift Um die Verzeichnisse automatisch erstellen lassen zu können, müssen die Abbildungen und Tabellen definiert beschriftet werden: unter Einfügen/Referenz/Beschriftung evtl. Beschriftung definieren, also z.b. statt Abbildung nur Abb. oder statt Tabelle nur Tab. ; die restliche Formatierung wie Abstand zur Tabelle muß gesondert über Format/Absatz vorgenommen werden und kann dann mit dem Pinselsymbol in der Symbolleiste auf die weiteren Beschriftungen übertragen werden (Zeile markieren, Pinsel anklicken und Zeile markieren, auf die die Formatierung übertragen werden soll) 3. Text gliedern Unter Format/Nummerierungs-und Aufzählungszeichen /Nummerierung Layout auswählen und Anpassen (z.b. Textposition) Darauf achten, dass Liste fortführen aktiviert ist: so kann man die vorherige Überschrift als Vorlage kopieren und an entsprechender Stelle einfügen, sie wird automatisch mit der fortlaufenden Nummer versehen z.b. 1) Einleitung 2) Material und Methoden 3) Ergebnisse 4) Diskussion 5) Literatur 6) Anhang 4. Kopfzeilen einfügen Unter Ansicht/Kopf-und Fußzeile einfügen Auf den Seiten, auf den typischerweise KEINE Kopfzeile erscheinen soll, z.b. Titelblatt, Widmung, Verzeichnisse ect. Wie folgt vorgehen: In eine Kopfzeile klicken, Symbol Seite einrichten wählen, unter Layout/Kopf-und Fußzeile erste Seite anders aktivieren --> die Kopfzeile des Titelblattes/der ersten Seite ist damit gelöscht oder einfach nichts in die Kopfzeile schreiben

4 Tipps für die Formatierung wissenschaftlicher Texte Text der Kopfzeile dem Inhalt anpassen Seiten, die die gleiche Kopfzeile erhalten, werden insgesamt als ein Abschnitt definiert, d.h. am Ende eines Abschnittes wird ein Abschnittsumbruch eingefügt: nach dem letzten Wort Einfügen/Manueller Umbruch /Abschnittsumbruch/nächste Seite auswählen; es erscheint die Zeile: :::::Abschnittswechsel (Nächste Seite):::::::::::::::::::::::: Kopfzeile anpassen: neue Kopfzeile einfügen, passenden Kopftext wählen (z.b. Einleitung ect.), automatische Seitenzahl einfügen lassen Kontrolle der Kopfzeilen nach Fertigstellung des Dokuments in Kopfzeile klicken, Symbol Vorherige/Nächste anzeigen wählen und Inhalt der Kopfzeile überprüfen Bei Problemen: - darauf achten, ob die Abschnitte über einen Abschnittsumbruch getrennt sind - darauf achten, dass die Verknüpfung der Kopfzeile mit der vorigen inaktiviert ist (hierfür in die Kopfzeile klicken, kontrollieren, ob rechts über der Kopfzeile Wie vorherige steht, ggf. Symbol Verknüpfung zum vorherigen anklicken damit ist die Verknüpfung ausgeschaltet und der Text kann neu gewählt oder die Kopfzeile leer gelassen werden 5. Einfügen von Tabellen und Abbildungen Allgemein: Tabellen erhalten eine Überschrift, Abbildungen eine Unterschrift Beschriftung einfügen unter: Einfügen/Referenz/Beschriftung Z.B. Excel-Tabellen einfügen a) Das Layout der Excel-Tabelle in Excel erstellen b) Tabelle markieren, kopieren, Word-Dokument/Fenster öffnen c) Tabelle einfügen: Bearbeiten/Inhalte einfügen /Bild(erweiterte Metadatei) d) Tabelle im Text fest verankern, d.h. Tabelle bewegt sich mit dem Text auf Tabelle rechte Maustaste Grafik formatieren / oder Tabelle markieren/format/grafik/layout, Umbruchart Mit Text in Zeile Probe Tag 1 Tag 2 Tag 3 A B C Abbildungen werden aus einem Verzeichnis heraus eingefügt Einfügen/Grafik/Aus Datei Abbildung verankern wie Tabelle verankern Beschriftung und Abbildungsverzeichnis erstellen wie bei Tabellen

5 Tipps für die Formatierung wissenschaftlicher Texte Sonstige Tricks Seitenzahlen formatieren a) Seiten OHNE Seitenzahlen, wie z.b. das Titelblatt in eine Kopfzeile klicken; Seitenzahlen formatieren (Seiten ohne Kopfzeilen erhalten KEINE Seitenzahlen!) b) oder allg. unter Einfügen/Seitenzahlen Seitenzahl auf erster Seite deaktivieren c) römische Zahlen einfügen alle Verzeichnisse erhalten i.d.r. römische statt arabische Zahlen die entsprechenden Seiten über Abschnittswechsel von den anderen trennen Seitenzahlen in der Kopfzeile formatieren oder unter Einfügen/Seitenzahlen /Format/Seitenzahlenformat unter Zahlenformat gewünschtes Format auswählen Seitenwechsel einfügen Unter Einfügen/Manueller Umbruch /Umbruch/Seitenumbruch Wann sinnvoll? Um Textabschnitte zu schützen, nach Ende eines Absatzes gegen Ende einer Seite Geschützte Leerzeichen und Bindestriche Zahlen mit Einheiten NIE trennen /automatisches Trennen bei Zeilenwechsel vermeiden: geschützte Zeichen verwenden; 1 mg, 3 g/l Geschütztes Leerzeichen: Strg+Shift+Leertaste Geschützter Bindestrich: Strg+Shift+Bindestrich Einfügen mathematischer Formeln/Gleichungen Einfügen/Objekt /unter neu erstellen Microsoft Formel-Editor 3.0 mit Hilfe des Formel-Editors kann jede beliebige Gleichung aufgestellt werden, dazu, Vorlage pro Zeichen/Term auswählen und bearbeiten (markieren/löschen/enter ect.) = (Gleichung 1) c V c V 2 Die Formatierung der Formel inkl. Schriftwahl, -größe, - f arbe, Abstand ect. kann unter Formatvorlage/Andere, Schriftgrad bzw. Format in der Menüzeile des Formel-Editors ausgewählt werden. Seiten, z.b. mit Tabellen im Querformat einfügen Das Ende einer Seite im Hochformat mit Einfügen/Manueller Umbruch /Abschnittsumbruch/nächste Seite definieren; die neue Seite im Querformat ausgeben: unter Datei/Seite einrichten /unter Seitenränder/Orientierung/Querformat anklicken Tabellen oder Seiten im Querformat mit Kopfzeile drucken Seite im Hochformat mit Kopfzeile ausdrucken, Tabelle auf Seite mit Querformat platzieren (Kopfzeile im Querformat löschen/einträge löschen) und auf Papier mit bestehender Kopfzeile ausdrucken Textabschnitte aus anderen Dokumenten kopieren und in eigenen Text einbauen: Text markieren, kopieren und einfügen unter Bearbeiten/Inhalte einfügen /Unformatierten Text

6 Tipps für die Formatierung wissenschaftlicher Texte Extras verwenden unter Extras gibt es jede Menge hilfreicher Werkzeuge z.b. Thesaurus: Wort für das ein Synonym gesucht werden soll markieren, Extras/Sprache/Thesaurus aufrufen, Synonym auswählen und einfügen z.b. Silbentrennung in wissenschaftlichen Texten sollten nur Wörter getrennt werden, die auch getrennt einen Sinn ergeben, z.b. UV-Tisch, Über-druck, Fluoreszenz-Farbstoff ect. Rechtschreib-und Grammatikprüfung vor Abgabe der Arbeit ist eine Rechtschreib-und Grammatikprüfung dringend zu empfehlen (Extras/Rechtschreibung und Grammatik )