Kurzanleitung. Arbeiten mit Word 2007 bei der Erstellung Wissenschaftlicher Arbeiten. Renate Vochezer

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1 Kurzanleitung Arbeiten mit Word 2007 bei der Erstellung Wissenschaftlicher Arbeiten Renate Vochezer

2 Inhaltsverzeichnis, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis...II Tabellenverzeichnis...II 1 Allgemeiner Hinweis zu dieser Anleitung Einrichten der Seiten sowie Kopf- und Fußzeilen Anlegen und Formatierung der Überschriften Einfügen und Formatierung eines Inhaltsverzeichnisses Abbildungen- und Tabellen Abbildungen anlegen und beschriften Quellenangaben in Abbildungen und Tabellen Tabellen anlegen und beschriften Diagramme aus Tabellen erstellen Abbildungs- und Tabellenverzeichnis anlegen Ergänzende Bemerkungen und Tipps Felder aktualisieren Querverweise einfügen Automatische Kopfzeilenbeschriftung Sonstige kleine Hilfen:...9 Abbildungsverzeichnis Abb. 1: Darstellung Menü...1 Abb. 2: Darstellung Karte...1 Abb. 3 Darstellung Kontextmenü...1 Abb. 4: Verknüpfung in der Kopf- und Fußzeile löschen...2 Abb. 5 Fenster für die Seitenzahlformatierung...3 Abb. 6: Überschriftenformat...4 Abb. 7: Überschriften formatieren...4 Abb. 8: Sonnenuntergang...6 Abb. 9: Tabelle markieren...7 Tabellenverzeichnis Tab. 1: Beispiel Tabelle...7

3 Allgemeiner Hinweis zu dieser Anleitung 1 Allgemeiner Hinweis zu dieser Anleitung Im Folgenden werden die Begriffe Menü, Karten und Kontextmenü benutzt. Menüs sind die obersten Registerebenen: Abb. 1: Darstellung Menü Karten sind die in den Menüs enthaltenen Menüuntergliederungen, wie z.b. beim Menü Start, die Karte Schriftart: Abb. 2: Darstellung Karte Kontextemenüs sind Spezialmenüs, die nur in bestimmten Ansichten erscheinen, z.b. wenn die Kopf- und Fußzeilen formatiert werden oder wenn eine Grafik bearbeitet wird (Bildtools). Die Bezeichnung der Kontextmenüs enden in der Regel mit tools. Abb. 3 Darstellung Kontextmenü Seite 1

4 Einrichten der Seiten sowie Kopf- und Fußzeilen 2 Einrichten der Seiten sowie Kopf- und Fußzeilen Bevor mit der Textverfassung einer schriftlichen Arbeit begonnen wird, sollten erst die Seiten für das Titelblatt und die Verzeichnisse eingerichtet werden. In diesem Beispiel hat jedes Verzeichnis eine andere Kopfzeile und die Seiten sind römisch nummeriert. Bitte grundsätzlich beachten: Immer wenn sich in den Kopf- und Fußzeilen was ändert, muss ein Abschnittswechsel eingefügt werden (s.u.). Ein Seitenwechsel reicht nicht aus. Folgende Schrittfolge wird empfohlen: 1. Erstellung des Titelblatts 2. Schritte um die Seite für das Inhaltsverzeichnis anzulegen: Wichtig: Reihenfolge einhalten a) Kopfzeile: 1. Mit dem Cursor an das Ende des Titelblatts klicken 2. Menü Seitenlayout Umbrüche Abschnittsumbrüche nächste Seite 3. Menü Einfügen Kopfzeile Kopfzeile bearbeiten (ganz unten) 4. Kontextmenü Kopf- und Fußzeilentools Karte Navigation Icon mit vorheriger verknüpfen deaktivieren (ansonsten erscheint der Text auch so auf der vorhergehende Seite) 5. Nun kann die Kopfzeile beschriftet werden (z.b. Inhaltsverzeichnis) 6. Unterstrich: Menü Start: Karte Absatz Icon Rahmen, auf Pfeil gehen und Unterstrich wählen Abb. 4: Verknüpfung in der Kopf- und Fußzeile löschen b) Fußzeile: 1. Kontextmenü Kopf- und Fußzeilentoos in die Fußzeile wechseln (oder per Doppelklick reinklicken, wenn man sich nicht Kopf- oder Fußzeile befindet) 2. Karte Navigation Icon mit vorheriger verknüpfen deaktivieren 3. Seitenzahl einfügen: Seitenzahl Seitenende wählen z.b. einfache Zahl (3) (= Seitenzahl rechts unten) wählen 4. Seitenzahl Seitenzahlen formatieren Zahlenformat römisch I wählen beginnen bei I wählen 5. ggf. kann vor die Zahl manuell das Wort Seite geschrieben werden. Seite 2

5 Anlegen und Formatierung der Überschriften Abb. 5 Fenster für die Seitenzahlformatierung Um die Seiten für das Abbildungsverzeichnis, Tabellenverzeichnis und Abkürzungsverzeichnis anzulegen, gehen Sie in den gleichen Schritten vor (erst Abschnittswechsel, dann Verknüpfung zur vorherigen Seite deaktivieren, dann Änderungen durchführen). Achtung: In der Fußzeile müssen Sie ggf. auf der 2. Verzeichnisseite (meistens Abbildungsund Tabellenverzeichnis) im Fenster Seitenzahlen formatieren den Button Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt aktivieren (ansonsten beginnt die Seite wieder mit römisch I). Auf der ersten Textseite kann, nachdem o.g. Schritte durchgeführt wurden, in die Kopfzeile nun die Überschrift der obersten Gliederungsebene (z.b. Einführung). Sie können dies automatisieren (siehe Abschnitt 6.3). Wenn Sie die Kopfzeilen je Kapitel manuell beschriften, müssen Sie hierzu auch wieder o.g. Schritte durchführen (Abschnittswechsel, Verknüpfung löschen) In der Fußnote muss die Seitenzahl mit arabisch 1 beginnen. Ab der Textseite müssen Sie in den Fußzeilen nichts mehr ändern. 3 Anlegen und Formatierung der Überschriften Hinweis: Im Folgenden wird immer wieder von Überschriftsebenen gesprochen. Die 1. Überschriftsebene steht für die oberste Gliederungsebene wie z.b. hier 2 Anlegen 2. Überschriftsebene steht für die 2. Gliederungsebenen wie z.b. 2.1 xxxxxx. usw. Um ein automatisches Inhaltsverzeichnis anzulegen (siehe nächstes Kapitel), müssen die Überschriften auch in den Überschriftsformaten (Überschrift 1, Überschrift 2.) angelegt werden. Anlegen und Formatieren der Überschrift: 1. Überschriftstext schreiben 2. Register Start Karte Absatz Liste mit mehreren Ebenen auswählen Seite 3

6 Anlegen und Formatierung der Überschriften 3. Überschriftenformat (Dezimalgliederung linksbündig) auswählen. Abb. 6: Überschriftenformat 4. Überschriften formatieren: auf eine zu ändernde Überschrift klicken Menü Start, Karte Formatvorlage (ggf. mit Pfeil aufblättern) auf entsprechende Formatvorlage klicken rechte Maustaste ändern. Es öffnet sich rechts das Fenster Formatvorlagen ändern Formatierung wie gewünscht vornehmen. Abb. 7: Überschriften formatieren 5. Für die Formatierung der anderen Überschriftsformatvorlagen gleich vorgehen. Hinweis: Sollen diese Formatierung in Zukunft auch für neue Dokumente übernommen werden, muss in dem Fenster Formatvorlage ändern jeweils unten das Feld Zur Vorlage hinzufügen angekreuzt werden. Für die ersten drei Überschriftsebenen sind von Word bereits sogenannte Shortcuts (Tastenkombination) voreingestellt. Wenn Sie gleichzeitig Alt und 1 drücken, wird der Text in der ersten Überschriftsebene formatiert, Alt+2 ist die zweite Überschriftsebene (z.b. 2.3) und Alt+3 die dritte Überschriftsebene (z.b ). Damit die Überschriften Abbildungsverzeichnis und Tabellenverzeichnis (ggf. noch Abkürzungsverzeichnis) auch im Inhaltsverzeichnis erscheinen, werden diese als Überschrift 1 formatiert. Die Zahl davor wird in der Überschrift mit der Zurücktaste entfernt und der Text linksbündig gesetzt. Seite 4

7 Einfügen und Formatierung eines Inhaltsverzeichnisses 4 Einfügen und Formatierung eines Inhaltsverzeichnisses Sofern die Überschriften korrekt formatiert sind (siehe oben), können Sie nun ein automatisches Inhaltsverzeichnis erstellen. 1. Menü Verweise (ganz links) Inhaltsverzeichnis auswählen. Im Fenster Inhaltsverzeichnis am besten gleich die Vorauswahl von 3 Ebenen anzeigen auf 5 erhöhen (so dass alle Untergliederungen angezeigt werden). 2. Formatierung des Inhaltsverzeichnisses: Leider ist das von Word voreingestellte Layout nicht sehr schön, da die Ziffern der Untergliederung nicht direkt unter dem 1. Buchstaben der oberen Gliederungsebene stehen: Beispiel: 1 Kapitel Untergliederung Untergliederung Besser: 1 Kapitel Untergliederung Untergliederung Diese Layout-Formatierung zu ändern ist relativ einfach. Hierzu muss zuerst das Lineal eingeblendet werden: Menü Ansicht Icon Lineal aktivieren. Dann können die Schieber im Lineal an die entsprechende Stelle geschoben werden. Das Tabstopphäckchen ergibt den Abstand zwischen der Zahl und dem Text. Ist dieser Abstand zu gering, wird der Text auf die 2. Zeile umgebrochen. 3. Formatierung der Schrift: Sinnvollerweise sind alle Ebenen des Inhaltsverzeichnis gleich formatiert (am besten wie der Standard-Text, 1-zeilig). Auch dies muss i.d.r. einmalig eingerichtet werden: Menü Verweise auf den Pfeil von Inhaltsverzeichnis klicken unten Inhaltsverzeichnis einfügen wählen auf ändern klicken, es öffnet sich ein Fenster die zu ändernde Verzeichnisebene auswählen (z.b. Verzeichnis 1 für die 1. Überschriftsebene) Ändern anklicken nun können in dem Formatierungsfenster die entsprechenden Formate geändert werden. Wenn sich im Text etwas geändert hat, aktualisiert sich das Inhaltsverzeichnis nicht von selbst. Das Inhaltsverzeichnis stellt ein Feld dar, das erst auf Ihren Befehl hin aktualisiert wird. Hierzu gehen Sie mit dem Cursor an irgendeine Stelle des Inhaltsverzeichnisses und das Verzeichnis wird grau hinterlegt. Drücken Sie die rechte Maustaste und wählen Sie Felder aktualisieren. Es erscheint ein Auswahlfenster. Sie können wählen, ob nur die Seitenzahlen aktualisiert oder das ganze Verzeichnis aktualisiert werden soll. Am besten wählen Sie grundsätzlich Gesamtes Verzeichnis aktualisieren. Seite 5

8 Abbildungen- und Tabellen 5 Abbildungen- und Tabellen 5.1 Abbildungen anlegen und beschriften Abb. 8: Sonnenuntergang 1 I.d.R. werden Bilder/Graphiken eingefügt, die sich bereits auf dem PC befinden. Anleitung: Menü Einfügen Grafik es öffnet sich das Verzeichnis Eigene Bilder (deshalb Bilder am besten immer in diesem Verzeichnis ablegen.) Bild auswählen. Um unter eine Abbildung eine automatische Beschriftung zu setzen, d.h. Word sucht sich automatisch die richtige Abb.-Nr., geht man folgendermaßen vor. 1. rechter Mausklick auf die Abbildung Beschriftung (alternativer Weg: Menü Verweise, Karte Beschriftungen Beschriftung einfügen) 2. Bei der ersten Arbeit mit Beschriftungen sind die Kategorien Abb. und Tab. noch nicht angelegt. Deshalb erst im Beschriftungsfenster Neue Bezeichnung anklicken und Abb. bzw. Tab. eintragen. 3. Dann die Bezeichnung Abb. auswählen. Word ordnet gleich die richtige Nr. zu OK 4. Die Kategorie und die Nr. erscheinen nun unter der Abb. und sie kann fertig beschriftet werden. Vorteile: Word sucht sich automatisch die richtige Abb.- oder Tab. -Nr. wird eine Abb./Tab. zwischendrin eingefügt oder gelöscht, passt sich die Nummerierung der anderen Abb./Tab. an (mit der Funktion Felder aktualisieren siehe Abschnitt. 6.1) ein automatischen Abbildungs- und Tabellenverzeichnis kann angelegt werden (siehe S. Abschnitt 5.5). 5.2 Quellenangaben in Abbildungen und Tabellen Bei jeder Abbildung oder Tabelle muss die Quelle mit angegeben werden. Dies kann direkt unter Abbildungsbeschriftung geschehen oder als Fußnote (siehe oben). Quellenangabe als Fußnote: Menü Verweise, Karte Fußnoten Fußnoten einfügen 5.3 Tabellen anlegen und beschriften Menü Einfügen Tabelle einfügen auswählen es öffnet sich ein Fenster, mit dem Sie die Anzahl der Zeilen und Spalten durch entsprechendes Markieren auswählen können. 1 Hier käme dann die Quelle der Abbildung, z.b. der Verfasser in Anlehnung an [Quelle]. Seite 6

9 Abbildungen- und Tabellen Zellen oder Spalten in eine fertige Tabelle einfügen: Beispiel Zeile einfügen: Die Zeile markieren, unter der eine neue Zeile eingefügt werden soll Kontextmenü Tabellentools auswählen Karte Layout Karte Zeilen und Spalten entsprechendes Feld (z.b. Darunter einfügen) Umsatz Unternehmen A Unternehmen B Unternehmen C Jahr ,5 1,4 1, ,1 1,8 1, ,2 1,6 1,6 Tab. 1: Beispiel Tabelle Tabellenbeschriftung: Mit dem Cursor über die Tabelle fahren, dann erscheint am oberen linken Tabellenrand ein kleines Kreuz anklicken (nun ist die gesamte Tabelle markiert rechte Maustaste Beschriftung Kategorie Tab. auswählen (ggf. vorher diese Kategorie neu anlegen). Abb. 9: Tabelle markieren 5.4 Diagramme aus Tabellen erstellen Menü Einfügen Diagramm auswählen Diagrammtyp auswählen es öffnet sich ein zweites Fenster (Excel) mit der Datentabelle. Dort können nun die Daten eingegeben werden und die Grafik passt sich automatisch an. Diagramm beschriften: Das Diagramm sollte auf jeden Fall einen Diagrammtitel bekommen und die Achsen müssen beschriftet werden: Auf das Diagramm klicken Kontextmenü Diagrammtools Karte Diagrammlayouts am besten das Layout auswählen, das einen Diagrammtitel, Achsenbeschriftungen und die Legende enthält. Seite 7

10 Ergänzende Bemerkungen und Tipps 5.5 Abbildungs- und Tabellenverzeichnis anlegen 1. Anlegen der Seite Abbildungs- und Tabellenverzeichnis (siehe Kap. 3) 2. Einfügen Abbildungsverzeichnis Um ein Abbildungs- oder Tabellenverzeichnis anlegen zu können, müssen die Beschriftungen unter den Abb./Tab. die Formatvorlage Beschriftung haben (siehe Abbildungen anlegen und beschriften, s.o.). Abbildungsverzeichnis einfügen: Menü Verweise Abbildungsverzeichnis einfügen es öffnet sich ein Fenster entsprechende Kategorie wählen, z.b. Abb., OK 3. Tabellenverzeichnis: wie oben nur bei Kategorie Tab. wählen. Aktualisierung der Verzeichnisse: Siehe Ergänzende Bemerkungen und Tipps 6.1 Felder aktualisieren Das Inhaltsverzeichnis, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis sowie die Nummern bei den Abbildungen und Tabellen wie auch die Querverweisen, sind sogenannte Felder, die erst auf Knopfdruck aktualisiert werden. Es empfiehlt sich, alle Felder mit einem Befehl zu aktualisieren: Markieren Sie dazu das gesamte Dokument (Strg+A), rechte Maustaste / Felder aktualisieren. Sie werden dann für jedes Verzeichnis gefragt, ob Sie nur die Seitenzahlen oder das gesamte Verzeichnis aktualisieren wollen (am besten immer das gesamte Verzeichnis aktualisieren lassen.) Es können auch nur einzelne Felder (z.b. nur Inhaltsverzeichnis) aktualisiert werden. Klicken Sie hierzu auf das Feld (z.b. auf das Inhaltsverzeichnis oder auf die Nr. bei der Abb.- Beschriftung, rechte Maustaste, Felder aktualisieren.) 6.2 Querverweise einfügen Um es dem Leser oder auch dem Autor zu vereinfachen, können Querverweise, z.b. auf Seiten, Überschriften oder Abb./Tab. eingefügt werden. Seite 8

11 Ergänzende Bemerkungen und Tipps Beispiel Verweis auf eine Überschrift: Menü Verweise Querverweis. Bei Verweistyp Überschrift wählen. Bei Verweisen auf: Überschriftsnummer wählen. Soll auch der Überschriftstext angegeben werden, kann diese Variante ebenfalls ausgewählt werden. Dann in der Auswahlliste unten Für welche Überschrift, die entsprechende Überschrift auswählen. Aktualisierung der Querverweise s.o. 6.3 Automatische Kopfzeilenbeschriftung Wenn Sie in die Kopfzeile das jeweilige Kapitel (1. Überschriftsebene) automatisch übernehmen wollen, können Sie folgendermaßen vorgehen: 1. Menü Einfügen: Schnellbausteine Feld 2. Vorauswahl Verknüpfung und Verweise 3. Feld StyleRef auswählen 4. für die Kapitelnummer: Auswahl Überschrift 1 rechts Absatznummer einfügen anklicken ok Leerzeichen einfügen 5. für den Kapiteltext muss wieder ein Feld eingefügt werden: Auswahl Überschrift 1 ok 6.4 Sonstige kleine Hilfen: Silbentrennung: Menü Seitenlayout Silbentrennung automatisch Erstellung einer Bildschirmkopie: Die Taste Druck betätigen (i.d.r. oberhalb der Funktionstasten) im Text dort hinklicken, wo die Grafik erscheinen soll Einfügen mit den Bildtools ggf. noch bearbeiten (z.b. zuschneiden, vergrößern.) Schnellzugriff auf Seiten: Wenn Sie ein automatisches Inhaltsverzeichnis angelegt haben, stellen die Seiten Hyperlinks dar, d.h. wenn Sie gleichzeitig die Taste Strg drücken mit dem Mauszeiger über die Zahl fahren, erscheint ein Hand. Klicken Sie mit der Hand auf die gewünschte Seitenzahl und die gewählte Seite erscheint nun. Weiterer Tipp: Word 2007 hat sehr viele schöne Grafiktool, mit denen Sie z.b. sehr ansprechende Grafiken, Organigramme, Listen etc. erstellen können. Stöbern Sie einfach mal durch das gesamte Repertoire um zu sehen, welche Möglichkeiten Word (und Powerpoint) bietet. Sollten Sie zu dieser Kurzanleitung noch Fragen haben, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung: Renate.Vochezer@trilogo.de Seite 9