STANDORT SOEST FACHBEREICH AGRARWIRTSCHAFT. Arbeiten mit Word Erstellung einer Formatvorlage

Transkript

1 STANDORT SOEST FACHBEREICH AGRARWIRTSCHAFT Arbeiten mit Word Erstellung einer Formatvorlage Datum: März 2015 Betreuer/in: B. Sc. Lena Reisner Dipl.-Ing agr. Sibylle Henter

2 Inhalt Einleitung... 1 Anlegen der Formatvorlage Seite einrichten Titelblatt gestalten Verzeichnisse Abschnittswechsel Seitenzahlen einfügen Überschriften formatieren Inhaltsverzeichnis erstellen Tabellen und Abbildungen beschriften Tabellen-/ Abbildungsverzeichnis einfügen Kopfzeilen formatieren Wichtige Funktion I

3 Einleitung Das Anlegen einer Formatvorlage für Ihre Arbeiten kann Ihnen eine Menge Zeit und Frust ersparen, da Sie nicht mehr alles von Hand formatieren müssen. Anlegen der Formatvorlage Hilfreich ist es die Dokumentenansicht zu wählen, dies verschafft Ihnen auch während des Schreibens einen Überblick über Ihre Gliederung und ein schnelleres hin- und herspringen zwischen den Kapitel ist möglich. Einstellung der Ansicht (Dokumentenstruktur): Ansicht Anzeigen Navigationsbereich 1.1 Seite einrichten a) Seitenränder: (Oben: 2,5 cm; Unten: 3,0 cm; Links: 3,5 cm; Rechts: 3,0 cm) Seitenlayout Seite einrichten Seitenränder b) Schriftart und Schriftgröße wählen Start Schriftart (Arial 12 Pkt. für den Fließtext, Blocksatz) c) Zeilenabstand und Ausrichtung einstellen: Start Absatz Zeilen- und Absatzabstand (1,5 Zeilenabstand, Abstand nach Absatz entfernen) 1

4 1.2 Titelblatt gestalten Titelblatt aus der Vorlage (siehe Fachbereichsseite) einfügen und anpassen, am Ende der Seite einen Abschnittswechsel einfügen Abschnittswechsel einfügen: Seitenlayout Umbrüche Abschnittsumbrüche Nächste Seite Merke: Das Titelblatt stellt den Abschnitt 1 der Formatierung dar und bekommt keine Seitenzahl! 1.3 Verzeichnisse Lassen Sie drei Seiten Platz für Inhaltsverzeichnis, Tabellen- und Abbildungsverzeichnis, diese stellen den Abschnitt 2 dar. Der Fließtext stellt den Abschnitt 3 dar Die Seiten des Abschnittes 2 erhalten Römische Zahlen, die Seiten des Abschnittes 3 erhalten Arabische Zahlen. 1.4 Abschnittswechsel Fügen Sie auf Seite 4 erneut einen Abschnittswechsel ein, dieser befindet sich zwischen den Verzeichnissen und dem Fließtext. Abschnittswechsel einfügen: Seitenlayout Umbrüche Abschnittsumbrüche Nächste Seite 1.5 Seitenzahlen einfügen Zuerst für die Seiten des Inhalts-, Tabellen- und Abbildungsverzeichnisses, dazu auf Seite 1 des (geplanten) Inhaltsverzeichnisses gehen: Einfügen Kopf- und Fußzeile 2

5 Seitenzahl Seitenzahlen formatieren Die Seitenzahlen von Inhaltsverzeichnis, Abbildungs- und Tabellenverzeichnis in römischen Zahlen Dann wieder: Seitenzahl Seitenende (und Seitenzahl am unteren rechten Seitenrand wählen) Fußzeile bearbeiten Die Fußzeilen der Abschnitte werden automatisch miteinander verknüpft. Um dies zu vermeiden und um in den Verzeichnissen römische Seitenzahlen einfügen zu können, müssen die Verknüpfungen gelöst werden. Fußzeile markieren Entwurf Navigation Mit vorheriger verknüpfen deaktivieren Seitenzahlen für den Fließtext formatieren Fußzeile im Abschnitt 3 markieren Navigation Mit vorheriger verknüpfen deaktivieren Kopf- und Fußzeile 3

6 Seitenzahl Seitenzahlen formatieren Arabische Nummerierung ab dem Fließtext (Einleitung, Literaturteil usw ) 1.6 Überschriften formatieren Im Normalfall sollten 4 Gliederungsebenen ausreichen. Folgende Regelungen gelten für die Formatierung der Überschriften: Überschrift 1: Schriftgröße 14 Pkt., Fett, Arial Überschrift 2: Schriftgröße 12 Pkt., Fett, Arial Überschrift 3: Schriftgröße 12, Arial Überschrift 4: Schriftgröße 12, Arial Vorgehen bei der Formatierung der Überschriften: Start Formatvorlagen Überschrift 1 mit rechter Maustaste anklicken Option: Ändern wählen und die Überschriften anpassen 4

7 Zur Liste der Schnellformatvorlagen hinzufügen! Oder: Wenn bereits Kapitelüberschriften geschrieben stehen: a) Kapitelüberschrift passend formatieren (Schriftgröße etc.) b) rechter Mausklick c) Formatvorlagen d) Auswahl als neue Schnellformatvorlage speichern und Namen zuweisen Erscheint nun bei Formatvorlagen Formatierung und automatische Nummerierung der Überschriften Überschrift markieren Start Absatz Liste mit mehreren Ebenen (rechtsbündig wählen) Listenebene ändern (bzw. der Kapitelüberschrift entsprechend anpassen) 5

8 hier kann den entsprechenden Kapitelüberschriften die Gliederungsebene zugeordnet werden (Überschrift markieren und Listenebene zuordnen). Die Nummerierung erfolgt automatisch und wird bei jeder Änderung (z.b. Löschung eines Kapitels) angepasst. 1.7 Inhaltsverzeichnis erstellen Dazu auf die Seite klicken wo das Inhaltsverzeichnis erscheinen soll. Verweise Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis einfügen (zur Änderung des Layouts) Auf Ändern klicken 6

9 Auf die richtige Auswahl achten! 7

10 1.8 Tabellen und Abbildungen beschriften Abbildung / Grafik oder Tabelle im Text anklicken Verweise Beschriftung einfügen, Beschriftung und Kategorie (Abbildung / Tabelle) zuordnen Der eigentliche Titel muss manuell im Text geschrieben werden. Der Titel erscheint aber trotzdem im Tabellenverzeichnis. Zur Formatierung der Tabellen- und Abbildungsüberschriften Wenn Sie die Formatierung der Beschriftung geändert haben, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus, dadurch ist es für Sie einfacher, die Beschriftungen einheitlich zu gestalten. Beschriftung markieren rechte Maustaste Formatvorlagen Auswahl als neue Schnellformatvorlage speichern Weitere Abbildungs- und Tabellenüberschriften können nun über Start; Formatvorlagen formatiert werden. 8

11 1.9 Tabellen-/ Abbildungsverzeichnis einfügen Auf die entsprechend freigehaltene Seite klicken und dann: Verweise Beschriftungen Abbildungsverzeichnis (oder Tabellenverzeichnis) einfügen 9

12 1.10 Kopfzeilen formatieren Kopfzeile markieren Einfügen Text Schnellbausteine Feld: Feldname: StyleRef Formatvorlagenname: Überschrift 1 Grundsätzlich soll nur die erste Gliederungsebene in der Kopfzeile erscheinen. Kopfzeile bearbeiten Die Kopfzeilen der Abschnitte werden automatisch miteinander verknüpft. Um dies zu vermeiden, müssen die Verknüpfungen gelöst werden. Kopfzeile markieren Entwurf Navigation Mit vorheriger verknüpfen deaktivieren 10

13 Wichtige Funktion Seitenumbruch am Seitenende einfügen: Strg + Enter oder: Einfügen Seiten Seitenumbruch Geschütztes Leerzeichen (die verbundenen Wörter werden beim Zeilenumbruch nicht getrennt) Strg + Umschalt + Leerzeichen 11