Dynamische Segmentierung

Transkript

1 Dynamische Segmentierung Bauanleitung Ausbau auf Vorjahresvergleiche Werner Zürcher DiaSys Marketing Engineering AG Wankdorffeldstrasse Bern Tel. +41 (0)

2 Inhaltsverzeichnis Ausbau für Vorjahresvergleich in Access...3 Zusätzliche Jahresmuster für Vorjahre...3 Zusätzliche Tabellenverknüpfungen für Vorjahre...5 Zusätzliche Abfragen für Vorjahre...8 Zusätzliche Makros für Vorjahre...16 Ausbau für Vorjahresvergleich in Excel...20 Verbindung Access Excel einrichten...20 Aufbau GJ-Vergleich in Excel...24 Vergleich Betragsstruktur...24 Vergleich Spenderstruktur...31 Seite 2 von 33

3 Ausbau für Vorjahresvergleich in Access Zusätzliche Jahresmuster für Vorjahre Excel-Datei Jahresmuster.xls kopieren, einfügen und in JahresmusterPlus.xls umbenennen. Neues Tabellenblatt einfügen: Mit rechter Maustaste auf das Register GJ2007 klicken und im Kontext-Menü die Position Einfügen auswählen. Neues Register umbenennen in GJ2006. Felder aus dem Tabellenblatt GJ2007 ins Tabellenblatt GJ2006 kopieren und anpassen. Seite 3 von 33

4 Weiteres Jahresmuster für GJ2005 erstellen. Nach Bedarf weitere Jahresmuster für weitere Vorjahre erstellen. Seite 4 von 33

5 Zusätzliche Tabellenverknüpfungen für Vorjahre Eigentlich braucht es nur wenige zusätzliche Abfragen und Makros, um die Basislösung mehrjahresfähig zu machen und die können Sie erst noch mit kräftiger Unterstützung der Methode kopieren und einfügen erstellen. Access-Datei DynSegment.mdb kopieren, einfügen und in DynSegmentPlus.mdb umbenennen. Verknüpfte Tabelle 01_Jahresmuster_GJ2007 löschen. Neue Tabellenverknüpfung(en) erstellen. Doppelklick auf JahresmusterPlus.xls. Tabellenblatt GJ2007 markieren und auf Schaltfläche Weiter> klicken. Seite 5 von 33

6 Weiter> Bezeichnung für verknüpfte Tabelle auf 01_Jahresmuster_GJ2007 ändern. Fertig stellen. Seite 6 von 33

7 Die restlichen beiden Tabellenblätter der Exceldatei JahresmusterPlus.xls ebenfalls verknüpfen: Tabellenblatt GJ als 01_Jahresmuster_GJ2006. Tabellenblatt GJ als 01_Jahresmuster_GJ2005. Seite 7 von 33

8 Zusätzliche Abfragen für Vorjahre In die Objektansicht Abfragen wechseln. Abfrage 12_History_erstellen_GJ2007 kopieren und als 12_History_erstellen_GJ2006 wieder einfügen. Die neue Abfrage in der Entwurfsansicht öffnen. Auf Symbol Tabelle anzeigen klicken. Seite 8 von 33

9 Tabelle 01_Jahresmuster_GJ2006 hinzufügen. Felder Jahr und Monat der Tabelle 01_Input_Spenden mit denen der Tabelle 01_Jahresmuster_GJ2006 verbinden. In der Zeile Tabelle der Spalte GJ den Namen der neuen Tabelle 01_Jahresmuster_GJ2006 auswählen. Nun können Sie alte Tabelle markieren mit der Löschtaste entfernen. Seite 9 von 33

10 Abfrage schliessen und speichern. Auf die gleiche Weise erstellen Sie die neue Abfrage 12_History_erstellen_GJ2005. Seite 10 von 33

11 Ändern Sie auch den Namen der Abfrage 30_Tab_5_Jahreshistory_mit_Segmentmuster auf 30_Tab_5_DynSegment_Spender_GJ2007. Öffnen Sie die Abfrage 30_Tab_5_DynSegment_Spender_GJ2007 in der Entwurfsansicht und klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Tabellenbereich. Im Kontextmenü wählen Sie die Position Eigenschaften. Ändern Sie den Namen der Zieltabelle in 5_DynSegment_Spender_GJ2007. Fenster Abfrageeigenschaften schliessen. Abfrage schliessen und speichern. Seite 11 von 33

12 Abfrage 30_Tab_5_DynSegment_Spender_GJ2007 kopieren und als 30_Tab_5_DynSegment_Spender_GJ2006 wieder einfügen. Öffnen Sie die Abfrage 30_Tab_5_DynSegment_Spender_GJ2006 in der Entwurfsansicht und klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Tabellenbereich. Ändern Sie den Namen der Zieltabelle auf 5_DynSegment_Spender_GJ2006. Fenster Abfrageeigenschaften schliessen. Abfrage schliessen und speichern. Erstellen Sie auf gleiche Weise die Abfrage 30_Tab_5_DynSegment_Spender_GJ2005: Kopieren, einfügen, umbenennen und in den Eigenschaften eine neue Zieltabelle eintragen. Führen Sie die drei Abfragen 30_Tab_5_DynSegment_Spender_GJ2007, 30_Tab_5_DynSegment_Spender_GJ2006 und 30_Tab_5_DynSegment_Spender_GJ2005 aus. Im Moment erstellen die Abfragen noch drei Tabellen mit identischem Inhalt. Seite 12 von 33

13 Öffnen Sie die Abfrage 40_Tab_6_DynSegment_GJ2007 in der Entwurfsansicht. Auf Symbol Tabelle anzeigen klicken. Die Tabelle 5_DynSegment_Spender_GJ2007 hinzufügen. Seite 13 von 33

14 In Zeile Tabelle aller Spalten den Tabellennamen 5_JahresHistory_mit_Segmentmuster durch 5_DynSegment_Spender_GJ2007 ersetzen. Nun können Sie die Tabelle 5_JahresHistory_mit_Segmentmuster in der Abfrage löschen, die Abfrage schliessen und speichern. Nun gilt es noch die entsprechenden Abfragen für die Geschäftsjahre 2006 und 2005 zu erstellen. Dazu müssen Sie die Abfrage 40_Tab_6_DynSegment_GJ2007 kopieren, einfügen und in 40_Tab_6_DynSegment_GJ2006, respektive 40_Tab_6_DynSegment_GJ2005 umbenennen. Dann die entsprechenden Tabellen 5_DynSegment_Spender_GJ2006, respektive 5_DynSegment_Spender_GJ2005 hinzufügen und in der Zeile Tabelle aller Spalten diese Tabellennamen auswählen. Zum Schluss dürfen Sie nicht vergessen, die Zieltabelle in den jeweiligen Abfrageeigenschaften anzupassen. Abfragen schliessen und speichern. Seite 14 von 33

15 Führen Sie die drei Abfragen 40_Tab_6_DynSegment_GJ2007, 40_Tab_6_DynSegment_GJ2006 und 40_Tab_6_DynSegment_GJ2005 aus. Im Moment erstellen auch diese Abfragen noch drei Tabellen mit identischem Inhalt. Seite 15 von 33

16 Zusätzliche Makros für Vorjahre Makro Aufbereiten_GJ2007 in der Entwurfsansicht öffnen. Welche Anpassungen sind notwendig? Seite 16 von 33

17 Einzig die umbenannte und angepasste Abfrage 30_Tab_5_Jahreshistory_mit_Segmentmuster muss durch 30_Tab_5_DynSegment_Spender_GJ2007 ersetzt werden. Auch Makros können kopiert, unter einem anderen Namen (z.b. als Aufbereiten_GJ2006) wieder eingefügt und die drei vom Geschäftsjahr abhängigen Abfragen angepasst werden: Seite 17 von 33

18 Makro schliessen und speichern. Auf die gleiche Weise erstellen Sie das Makro Aufbereiten_GJ2005. Seite 18 von 33

19 Führen Sie die drei Makros aus. Danach komprimieren Sie die Datenbank: Extra Datenbank-Dienstprogramme Datenbank komprimieren und reparieren... Öffnen Sie die Tabellen 6_DynSegment_GJ2005, 6_DynSegment_GJ2006 und 6_DynSegment_GJ2007 und kontrollieren Sie die Werte. Sind sie verschieden? Seite 19 von 33

20 Ausbau für Vorjahresvergleich in Excel Verbindung Access Excel einrichten Leere Excel-Tabelle öffnen: Start Progrmme Microsoft Excel. Externe Daten importieren: Menü Daten Externe Daten importieren Daten importieren... Im Feld Suchen in ins Verzeichnis C:\DynSegmentWorkshop wechseln. Seite 20 von 33

21 Doppelklick auf Datei DynSegmentPlus.mdb und Datenbanktabelle 6_DynSegment_GJ2005 auswählen. OK OK Seite 21 von 33

22 Nennen Sie das Register (Tabellenblatt) von Tabelle1 in GJ2005 um. Wechseln Sie ins Tabellenblatt Tabelle2 (respektive Tabelle3) und importieren aus DynSegmentPlus.mdb die Datenbanktabelle 6_DynSegment_GJ2006 (respektive 6_DynSegment_GJ2007). Exceldatei als DynSegment_GJ-Vergleiche.xls speichern. Seite 22 von 33

23 Die Verbindung mit der externen Datenquelle wird über die (sehr nützliche) Symbolleiste Externe Daten gesteuert. Mit Klick auf Symbol Daten aktualisieren (Ausrufezeichen!).werden die neusten Daten aus der Datenquelle abgerufen. Mit Klick auf das erste Symbol Abfrage bearbeiten könnten Sie nachträglich noch das Verzeichnis, den Dateinamen und/oder den Tabellennamen der Datenquelle ändern (ich war schon froh darum). Seite 23 von 33

24 Aufbau GJ-Vergleich in Excel Vergleich Betragsstruktur Fügen Sie ein neues Tabellenblatt mit Namen Betragsstruktur ein und geben Sie folgenden Zeilen- und Spaltenbezeichnungen ein. Verknüpfen Sie die Zellen der Betragsstruktur mit den entsprechenden Zellen der Tabellenblätter, die die Verbindung zur Datenbank herstellen. Verwenden Sie absolute Bezüge ($D$2 anstatt D2, einfach zwischen Spaltenziffer und Zeilenzahl klicken und F4 drücken). Seite 24 von 33

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26 Zellen in der Spalte 2005 auf die Spalten der GJ 2006 und GJ2007 kopieren und den Tabellenblatt-Teil der Bezüge auf das jeweilige Geschäftsjahr (z.b. GJ2005 auf GJ2006) ändern. Seite 26 von 33

27 Diagramm-Assistent aufrufen und Diagrammtyp gestapelte Säulen wählen. Weiter Ins Register Reihe wechseln Seite 27 von 33

28 Neue Datenreihe hinzufügen (Schaltfläche Hinzufügen) Datenreihe hot.reaktivated und Beschriftung der Rubrikenachse (X) hinzufügen. Weiter Seite 28 von 33

29 Weiter Fertig stellen Seite 29 von 33

30 Nach Bedarf Tabellenwerte (Dezimalstellen, 1000er-Trennzeichen) und Grafik (Skalierung, Schriftart und -grösse,...) weiter formatieren. Seite 30 von 33

31 Vergleich Spenderstruktur Fügen Sie ein neues Tabellenblatt mit Namen Spenderstruktur ein und geben Sie folgenden Zeilen- und Spaltenbezeichnungen ein. Verknüpfen Sie die Zellen der Spenderstruktur mit den entsprechenden Zellen der Tabellenblätter, die die Verbindung zur Datenbank herstellen. Seite 31 von 33

32 Spalte 2005 kopieren und Tabellenblatt-Teil des Zellenbezugs anpassen. Stellen Sie die Zeitreihe grafisch dar. Seite 32 von 33

33 Nach Bedarf erweitern Sie die Ausbaulösung Vorjahresvergleiche um weitere Vorjahre. Seite 33 von 33