Lange Texte formatieren

Transkript

1 Lange Texte formatieren Bearbeiten Sie die Aufgabe Schritt für Schritt. Anleitungen und Hinweise finden Sie in diesem Dokument weiter unten, klicken Sie einfach auf die entsprechenden Kapitelnummern. Aufgabe 1. Öffnen Sie das Dokument LangerText.docx. 2. Lesen Sie zunächst die Hinweise auf der nächsten Seite (Kapitel 1 bis 3 der Erklärungen). Nehmen Sie die entsprechenden Einstellungen vor. 3. Weisen Sie dem Titel und den Überschriften geeignete Formatvorlagen zu. (FV "Titel" für Text "Titel"; FV "Überschrift 1" für die Texte "Abstract", "Vorwort", "Inhaltsverzeichnis", "Einleitung", "Hauptteil", "Schluss" und "Literaturverzeichnis"; FV "Überschrift 2" für alle "Kapitel".) Lassen Sie danach automatisch ein Inhaltsverzeichnis erstellen. (Anleitungen: Kapitel 4 der Erklärungen) 4. Fügen Sie bei den Überschriften eine sinnvolle Nummerierung ein. (Anleitung: Kapitel 5 der Erklärungen) 5. Fügen Sie bei jedem Zitat eine Quellenangabe hinzu. Erfinden Sie dazu 2 Buch-Quellen und ein Internet-Quelle. (Die Quellen werden also z.t. mehrfach verwendet.) Fügen Sie anschliessend ein automatisch erstelltes Quellenverzeichnis an. Vergleichen Sie die Zitierweise und die Darstellung im Verzeichnis mit den PU-Vorgaben. (Anleitungen: Kapitel 6 der Erklärungen) 6. Fügen Sie bei den Texten Abbildung X jeweils ein Beispielbild oder ein Clipart ein und beschriften Sie die Abbildungen. Verweisen Sie in den Texten auf mindestens zwei der Abbildungen. (Anleitungen: Kapitel 7 der Erklärungen) 7. Vergleichen Sie die Eigenschaften der Fliesstexte mit den PU-Vorgaben. Passen Sie allenfalls die Standard-Formatvorlage entsprechend an. 8. Zusatzaufgaben: a. Erstellen Sie eine eigene Formatvorlage für die Zitate (z.b. rechts und links eingerückt sowie kursiv) und wenden Sie sie an. b. Nummerieren Sie die Überschriften wie folgt: Überschriften 1 mit römischen Zahlen (z.b. II Hauptteil), Überschriften 2 mit zusätzlichen Kleinbuchstaben (z.b. II-a Kapitel 1). (Anleitung: Kapitel 8 der Erklärungen) c. Verwenden Sie ein anderes Design. (Anleitung: Kapitel 9 der Erklärungen) Lange_Texte_formatieren.docx/Seite 1

2 Erklärungen 1 Zeilenwechsel / Absatzwechsel / Seitenwechsel / Spaltenwechsel Man unterscheidet in den meisten Textverarbeitungsprogrammen zwischen Zeilenwechsel (Textflussumbruch) und Absatzwechsel (Absatzumbruch). In Word werden Zeilenwechsel mit [Shift-Enter] eingegeben; Absatzwechsel mit [Enter]. Den Unterschied sieht man, wenn man die Formatierungszeichen anzeigen lässt: Zeilenwechsel statt Absatzwechsel benutzt man, um in eine neue Zeile zu springen, ohne in einen neuen Absatz zu gelangen. Dies wird vor allem benutzt um in Aufzählungen eine neue Zeile ohne neue Nummer zu beginnen, wenn spezielle Absatzformatierung wie z.b. grösserer Abstand davor oder danach eingestellt wurden. Seitenumbrüche fügt man mit [Ctrl-Enter] ein, Spaltenumbrüche mit [Ctrl-Shift-Enter]. 2 Formatvorlagen (FV) In Formatvorlagen kann man Formatierungen speichern, um diese später wieder abrufen zu können. So kann man komplizierte Einstellungen wie z.b. Schriftart Arial der Grösse 12pt, fett und kursiv als Formatvorlage speichern und wann immer gebraucht dem Text zuordnen. Umgekehrt kann durch Ändern der Formatvorlage der Text an verschiedenen Stellen gleichzeitig formatiert werden. Um in Word effizient mit Formatvorlagen arbeiten zu können, müssen zu Beginn die Optionen richtig eingestellt werden: Öffnen Sie dazu das Dialogfenster mit Datei Optionen Erweitert. Setzen Sie dann die Häkchen wie hier nebenan abgebildet. In Word gibt es verschiedene Typen von Formatvorlagen (FV): Zeichen-Formatvorlagen speichern Einstellungen, die man unter Schriftart im Reiter Start findet, also Merkmale wie z.b. Schrifttyp, -grösse, -stärke und -farbe. Absatz-Formatvorlagen speichern Einstellungen, die man unter Absatz im Reiter Start findet, also Merkmale wie z.b. Ausrichtung und Abstände. Verknüpfte Formatvorlagen kombinieren Zeichen-FV und Absatz-FV. Tabellen-Formatvorlagen sind wie verknüpfte Formatvorlagen, enthalten aber zusätzlich noch Eigenschaften der Tabellenzellen wie z.b. die Füllfarbe. Listen-Formatvorlagen speichern Einstellungen von Nummerierungen und Aufzählungen. Bild-Formatvorlagen speichern Einstellungen zu Form, Umrandungen und weiteren (z.b. 3D-) Effekten einer Grafik. 3 Dokumentstruktur anzeigen lassen Setzen Sie im Reiter Ansicht ein Häkchen bei Navigationsbereich. Es öffnet sich dann links ein Fenster, das Ihnen einen Überblick über Ihr Dokument gibt und bei der Navigation im Dokument hilft: per Mausklick springen Sie an den entsprechenden Ort in der Datei. (Wenn Sie noch keine Struktur zugewiesen haben, so ist das Fenster vorerst leer.) Lange_Texte_formatieren.docx/Seite 2

3 4 Formatvorlagen für Überschriften / Inhaltsverzeichnis Ein wichtiges Einsatzgebiet von Formatvorlagen sind Überschriften. Sind sie geschickt formatiert (d.h. unter Verwendung von Formatvorlagen) so lassen sich Kapitelnummerierungen fast mühelos einfügen. Zwar könnten wir eigene FV definieren, wir verwenden der Einfachheit halber aber die bereits vorhandenen. Setzen Sie den Cursor auf den Text Titel und wählen Sie im Reiter Start der MFL die FV Titel aus. Markieren Sie nun die zweite Zeile (Text Abstract ). Wählen Sie hier die FV Überschrift 1. Ebenso bei den Texten Vorwort, Inhaltsverzeichnis, Einleitung, Hauptteil, Schluss und Literaturverzeichnis. Versehen Sie alle Kapitel nun mit der FV Überschrift 2. Sie erkennen im Navigationsfenster nun exakt die mit Hilfe dieser Formatvorlagen definierten Struktur. Fügen Sie nach dem Text Inhaltsverzeichnis eine leere Zeile ein. Setzen Sie den Cursor dorthin. Klicken Sie im Reiter Verweise auf Inhaltsverzeichnis und wählen Sie die oberste Variante. Ein Inhaltsverzeichnis inklusive Überschrift wird eingefügt. Wir haben nun zwei Probleme: Es gibt die Überschrift Inhalt(-sverzeichnis) zweimal. Die Überschrift Inhaltsverzeichnis wird im Inhaltsverzeichnis aufgeführt, was nicht der Norm entspricht. Wir lösen beide Probleme auf einmal, indem wir einfach den Titel Inhaltsverzeichnis oberhalb entfernen und das Verzeichnis aktualisieren: ins Verzeichnis klicken und danach Inhaltsverzeichnis aktualisieren wählen. 5 Kapitelnummerierung Unsere Überschriften sollen nun nummeriert werden: Setzen Sie den Cursor in die Überschrift Abstract. Klicken Sie im Reiter Start, Abschnitt Absatz auf das Pfeilchen der Schaltfläche Liste mit mehreren Ebenen. Wir wählen zunächst mal einfach eine vorhandene Liste aus. Wählen Sie also die in der Abbildung rechts ausgewählte Liste. Wiederum aktualisieren wir das (gesamte) Inhaltsverzeichnis. Lange_Texte_formatieren.docx/Seite 3

4 6 Zitate und Literaturverzeichnis In unserem Dokument verweisen wir auf Textstellen, die wir gelesen haben. Das Zitat in der Einleitung soll von Seite 45 des Buches Zitieren für Einsteiger stammen, das Mirko Wort im Jahr 2016 im Aarauer Tipper-Verlag veröffentlichte. Zunächst müssen wir dieses Werk als Quelle hinzufügen: Wir klicken im Reiter Verweise auf die Schaltfläche Quellen verwalten, wählen Neu und füllen die Maske aus (vgl. Abbildung): Danach setzen wir den Cursor ans Ende des Textes Zitat Zitat Zitat und wählen im Reiter Verweise zunächst Zitat einfügen und dann das entsprechende Buch aus. Es wird die Referenz auf das Buch eingefügt. Um die Seitennummer hinzufügen zu können, klicken wir dieses Feld an, wählen Zitat bearbeiten, geben die Seitennummer an und bestätigen mit OK. Als letzten Schritt müssen wir noch das Literaturverzeichnis einfügen lassen. Gehen Sie ganz an den Schluss des Dokumentes, markieren Sie die Überschrift Literaturverzeichnis. Wählen Sie im Reiter Verweise unter Literaturverzeichnis einfach die erste Variante aus. Fügen Sie nun bei allen Textstellen Zitat Zitat Zitat eine (erfundene) Quellenangabe ein. Verwenden Sie dabei ein weiteres Mal die schon eingefügte Quelle und erfinden Sie ein weiteres Buch sowie eine Webquelle. Wichtiger Hinweis Vergleichen Sie bei den Zitaten und dem Literaturverzeichnis Ihr Resultat stets mit den Vorgaben für Ihre Arbeit (z.b. PU-Lehrmittel). Bei Differenzen sollten Sie sich unbedingt mit der Betreuungsperson absprechen oder die Einstellungen entsprechend anpassen! Lange_Texte_formatieren.docx/Seite 4

5 7 Abbildungen: Beschriftung und Querverweise 7.1 Beschriftungen Soll ein beschriftetes Element vom restlichen Text umflossen werden, so ist es meist sinnvoll, das Element zunächst in ein Textfeld einzufügen. In der Regel ist es aber schöner, Abbildungen genügend Raum zu geben, sie also in einem eigenen Absatz als Mit Text in Zeile zu formatieren. Fügen Sie bei den Texten Abbildung X jeweils ein Beispielbild (z.b. aus den Onlinegrafiken) ein. Wählen Sie eines der Bilder aus und danach Verweise Beschriftung einfügen. Das Dialogfeld Beschriftung erscheint (Abbildung 1). Bei Bedarf wählen Sie einen anderen Beschriftungstyp im Feld Bezeichnung. Es stehen die Kategorien Abbildung, Formel sowie Tabelle zur Verfügung. (Andere Bezeichnungen könnten hinzugefügt werden.) Geben Sie den Beschriftungstext ein, der neben der Nummer erscheinen soll. Im Feld Position, gibt Word eine Position für die Beschriftung vor, die Sie bei Bedarf ändern können. Klicken Sie auf OK. Gewünschte Schriftformatierungen können jetzt direkt oder (noch besser) über die Formatvorlage Beschriftung vorgenommen werden. 7.2 Querverweise Mittels Querverweisen kann man auf beschriftete Objekte (vgl. Abschnitt 7.1) hinweisen, indem man Beschriftungstext, Seite oder auch nur die Bezeichnung mit der Nummer ausgeben lässt. Dies ist immer dann sinnvoll, wenn sich das Objekt relativ weit weg von der Stelle befindet, auf welcher der Verweis steht. Betrachten Sie dazu den Text in nebenstehender Abbildung 2. Abbildung 1 - Dialogfenster "Beschriftung" Fügen Sie im Dokument geeignete Abbildung 2 - Abbildung mit Beschriftung und Querverweis Verweise auf die beschrifteten Objekte ein: Wählen Sie im Reiter Verweise der MFL den Befehl Querverweis um das Dialogfenster Querverweis (Abbildung 3 auf Seite 2) zu öffnen. Wählen Sie im Listenfeld Verweistyp den Typ des Elements aus, auf das Sie verweisen möchten. Je nachdem, was für einen Typ Sie gewählt haben, erscheinen unterschiedliche Optionen im Listenfeld Verweisen auf. Wählen Sie dort jene Teile aus, die der Verweis enthalten soll. Wählen Sie das Element aus, auf das Sie verweisen möchten. Klicken Sie auf Einfügen. Abbildung 3 - Dialogfenster "Querverweis" Lange_Texte_formatieren.docx/Seite 5

6 8 Eigene Kapitelnummerierungen festlegen Wir wollen nun die vorgeschlagene Nummerierung noch abändern. Dazu müssen wir jeder Nummerierungsebene ein eigenes Format zuweisen: Wir klicken wiederum auf die Schaltfläche Liste mit mehreren Ebenen, wählen dann aber Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren. Das entsprechende Dialogfenster wird geöffnet. Damit wir alle Optionen im Überblick haben, klicken wir als erstes auf die Schaltfläche Erweitern >>. Wir wählen zunächst Ebene 1 aus. Verbunden ist diese schon mit der FV Überschrift 1. Wählen Sie nun bei Zahlenformat für diese Ebene A, B, C, (also gross alphabetisch) und geben Sie im Feld oberhalb nach dem grau hinterlegten A einen Punkt ein (vgl. linke Abbildung hier weiter unten). Danach wählen Sie für die (auch bereits mit der FV Überschrift 2 verknüpfte) Ebene 2 das Zahlenformat I, II, III (gross römisch). Wählen Sie bei Liste neu beginnen nach Ebene 1 (vgl. rechte Abbildung gleich nachfolgend). Nun gilt es, das Inhaltsverzeichnis zu aktualisieren: Klicken Sie ins Inhaltsverzeichnis und drücken Sie F9 (oder wählen Tabelle aktualisieren ). Wählen Sie danach Ganzes Verzeichnis aktualisieren und klicken Sie auf OK. 9 Designs Es ist viel Arbeit, alle Überschriften, Aufzählungszeichen etc. in schönem Design aufeinander abzustimmen. Darum stellt Word solche Designs zur Verfügung. Klicken Sie im Abschnitt Formatvorlagen auf die Schaltfläche Formatvorlagen ändern und wählen Sie zunächst einen Formatvorlagensatz und danach die zu verwendenden Farben aus. Sie können über Farben Neue Designfarben erstellen selber eine Kombination der zu verwendenden Farben festlegen. Schliesslich wählen Sie noch die zu verwendenden Schriftarten. (Auch diese lassen sich individuell zusammenstellen.) Lange_Texte_formatieren.docx/Seite 6

7 10 Eigenes Inhaltsverzeichnis erstellen Beim Erstellen von Inhaltsverzeichnissen überprüft Word, bis zu welcher Tiefe die man die Formatvorlagen mit den Namen Überschrift 1, Überschrift 2, ohne Auslassung benutzt hat. Bis zu dieser Tiefe werden diese dann im Inhaltsverzeichnis ausgegeben. Möchte man eine Überschrift auslassen (warum auch immer ) oder eine selber erstellte Überschrift einbeziehen, so geht das natürlich auch: Wir möchten nun, dass im Inhaltsverzeichnis die Überschrift 4 als dritte angezeigte Ebene erscheint. Dies muss über das Dialogfenster Inhaltsverzeichnis manuell angegeben werden: Markieren Sie den Inhalt des aktuellen Inhaltsverzeichnisses. Klicken Sie im Reiter Verweise auf Inhaltsverzeichnis Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis. Das Dialogfenster Inhaltsverzeichnis erscheint. Nebst einigen Design-Optionen finden wir hier auch die Anzahl angezeigter Ebenen. Klickt man auf Optionen..., kann jeder Formatvorlage eine Ebenennummer zugewiesen werden. Wir entfernen die 3 bei Überschrift 3 und setzen diese 3 stattdessen bei der Überschrift 4 hin. OK. OK. Im Inhaltsverzeichnis erscheinen nun die Überschriften 4 in der dritten Ebene. Lange_Texte_formatieren.docx/Seite 7