Kostenbewusst arbeiten

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1 Kostenbewusst arbeiten 2 In Unternehmen werden täglich eine Vielzahl von Daten gesammelt und zwar so, dass daraus schnell Informationen gewonnen werden können. Aufbereitete Daten aus unterschiedlichen Quellen werden in einem Data-Warehouse-System verwaltet. Die Analyse der Daten, mit dem Ziel neue Muster zu erkennen, liefert ein Data-Mining-System. 2.1 Zellbereiche nutzen Beispiel Einfache Preiskalkulation I X_2_02-01_PreisKalkulation.xlsx Kalkulationen finden sich in allen Bereichen. Die nachfolgend vereinfachte Preiskalkulation verwendet die Objekte von Excel mit ihren Methoden und Attributen. In die Zellen eines Arbeitsblattes werden die Texte und Zahlen nach Abb. 2.1 eingetragen. Bereits bei der Eingabe stellt Excel fest, ob es sich um Text oder einen Wert handelt und ordnet entsprechend Texte links und Werte rechts in der Zelle an. Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2017 H. Nahrstedt, Excel in Perfektion, 27

2 28 2 Kostenbewusst arbeiten Abb. 2.1 Kostenübersicht Grundlage für diese Kalkulation ist die Herstellung eines Produkts, bei dem in verschiedenen Abteilungen Kosten anfallen. Gesucht ist zunächst nach den Kostenanteilen der Abteilungen. Lektion 2.1 Zellen und Zellbereiche Zellen Zellen dienen vereinfacht gesagt zur Aufnahme von Texten, Werten und Formeln. Ihre Bezeichnung erhalten sie durch die Kopfelemente von Spalte und Zeile. Sie besitzen Attribute wie Farbe und Darstellungsformen. Sie können Kommentare besitzen und Hinweise auf andere Objekte. Zellen werden durch das Anklicken mit der linken Maustaste markiert und sind damit aktiv. Die Eingabe über die Tastatur erfolgt dann in dieser Zelle.

3 2.1 Zellbereiche nutzen 29 Zellbereiche Es lassen sich jedoch auch mehrere Zellen gleichzeitig markieren (siehe Lektion 1.19). So entsteht ein weiteres Unterobjekt der Arbeitsblätter, der Zellbereich. Die Objekthierarchie erweitert sich. Einem markierten Zellbereich können nacheinander mit Eingabe und Eingabetaste Texte und/oder Werte zugeordnet werden (Abb. 2.2). Abb. 2.2 Eingabe in einen Zellbereich Zelladressen Jede Zelle verfügt über eine Zelladresse, die für das spätere Rechnen mit deren Inhalt erforderlich ist. Immer wenn eine Zelle angeklickt wird, steht im Namensfeld die entsprechende Zelladresse. Anders ist das bei einem Zellbereich, dann ist es immer nur die Adresse der linken oberen Zelle eines Zellbereichs (Abb. 2.3). Sie ist die Referenzzelle des Bereichs und ist bei der Erstellung eines Zellverbundes und bei einer bedingten Formatierung über den Zellbereich von Bedeutung. Abb. 2.3 Namensfeld mit der Adresse eines Zellbereichs

4 30 2 Kostenbewusst arbeiten Zellformate Und noch etwas lässt sich sofort zeigen, nämlich dass die Inhalte von Zellen anders dargestellt werden können, ohne den eigentlichen Inhalt zu verändern. Einer Zelle odereinem Zellbereich kann ein Format zugewiesen werden. Das Zellformat ist ein weiteres Attribut der Zelle. Das Kontextmenü einer Zelle oder eines Zellbereichs zeigt die Methode Zellen formatieren. Damit lässt sich im geöffneten Dialogfeld unter dem Register Zahlen das gewünschte Zellformat einstellen (Abb. 2.4). Abb. 2.4 Zellen formatieren über das Kontextmenü Zellverbund Ein markierter Zellbereich kann zu einer Zelle zusammengefasst werden. So entsteht das Objekt Zellverbund. Über das Kontextmenü des markierten Zellbereichs mit Zellen formatieren unddem RegisterAusrichtung kanndie MethodeZellen verbinden gewählt werden. Der Zellverbund erbt die Attribute und Methoden der linken oberen Zelle (Abb. 2.5).

5 2.1 Zellbereiche nutzen 31 Abb. 2.5 Zellen verbinden Lektion 2.2 Zellinhalte übertragen Bereichswähler In vielen Methoden muss ein Zellbereich angegeben werden. Zur vereinfachten Eingabe besitzen die Felder oft einen Bereichswähler (Tabellensymbol und blauer Pfeil) rechts vom Eingabefeld (Abb. 2.6). Mit einem Mausklick kann die optische Bereichswahl aktiviert werden. Wird dann der Zellbereich (und natürlich auch eine einzelne Zelle) mit der Maus markiert, dann wird der Zellbereich in das Eingabefeld übernommen. Abb. 2.6 Bereichswähler

6 32 2 Kostenbewusst arbeiten Autovorgabe Existieren in einer Spalte bereits Einträge, dann werden sie bei der Eingabe einer gleichen Buchstabenfolgen von Excel vorgeschlagen, so dass nur noch eine Bestätigung durch die Eingabetaste erforderlich ist (Abb. 2.7). Abb. 2.7 Autovorgabe Mit den Tasten ALT und Pfeil nach unten kann aber auch ein Auswahlfeld eingeblendet werden, aus dem durch Anwahl über die Pfeiltasten oder mit der Maus und der Eingabetaste eine Wahl erfolgen kann (Abb. 2.8). Abb. 2.8 Vorgabe mit ALT + Pfeiltasten anfordern Autokorrektur Diese Methode erlaubt die Änderung eingegebener Zeichenfolgen für folgende Anwendungen:

7 2.1 Zellbereiche nutzen 33 Korrektur fehlerhafter Eingaben, wie änlich durch ähnlich. Häufig benutzte Symbole durch Zeichenfolgen vorgeben, wie (c) für. Wiederkehrende Sätze durch Zeichenfolge aufrufen, wie _EOG für Das genannte Ergebnis ist ohne Gewähr. Die Autokorrektur befindet sich im Register Datei unter Optionen in der Gruppe Dokumentprüfung (Abb. 2.9). Im Textfeld Ersetzen wird die Zeichenfolge eingegeben, die dann bei Eingabe durch die Zeichenfolge unter Durch ersetzt wird. Abb. 2.9 Dialogfenster Autokorrektur Benutzerdefinierte Listen Ebenfalls im Register Datei unter Optionen findet sich unter Erweitert im Kapitel Allgemein die Schaltfläche Benutzerdefinierte Liste bearbeiten... (Abb. 2.10).

8 34 2 Kostenbewusst arbeiten Abb Benutzerdefinierte Listen Einige Listen sind bereits dort eingetragen. Wird ein Listenelement in einer Zelle eingetragen, dann werden durch Ziehen am Übertragungspunkt nacheinander die anderen Listenelemente eingetragen. Zum Beispiel werden durch die Eingabe Mo in eine Zelle und Inhalt ziehen auf andere Zellen dann alle nachfolgenden Wochentags-Kürzel aus der Liste eingetragen. Abb zeigt die Zellmarkierung vor dem Ziehen. Abb zeigt den Inhalt der anderen Zellen nach dem Ziehen. Abb Erstes Wochentagkürzel manuell vorgeben Abb Wochentagkürzel werden beim Ziehen aus der Liste entnommen

9 2.1 Zellbereiche nutzen 35 Es können eigene Listen hinzugefügt werden. Dazu werden die Elemente im Textfeld eingetragen und durch ein Komma getrennt. Ein vorhandener Bereichswähler übernimmt auch Zellinhalte in eine Liste. Abb zeigt die Eingabe von Abteilungsnamen. Solche Listen machen dann Sinn, wenn sie öfters angewendet werden. Abb Eigene Liste erstellen Für die Kalkulation wird, nachdem im Kontextmenü Zellen formatieren gewählt wurde, im sich öffnenden Dialogfeld unter dem Register Zahlen das Zellformat Währung gewählt. Damit haben die Kosten die in Abb dargestellte, ansprechendere Darstellung. Wohlgemerkt, der Inhalt der Zellen ändert sich nicht, nur ihre Darstellung. Nun interessiert im ersten Schritt die Summe der Einzelkosten und wie sie bestimmt wird. Dazu gibt es recht unterschiedliche Möglichkeiten, wie die Addition der Zellwerte oder der Einsatz einer Funktion über den Zellbereich. Abb Zellformatierung

10 36 2 Kostenbewusst arbeiten Lektion 2.3 Elementare Formeln und Funktionen Formeln und Operanden Eine Zelle verfügt über die Methode, eine algebraische Formel auswerten zu können. Dazu wird die Formel als Attribut gespeichert und das Ergebnis dem Attribut Wert zugewiesen. Die Eingabe einer Formel erfolgt mit der Eingabe des Gleichheitszeichens in der Zelle. Den danach folgenden Ausdruck interpretiert Excel als Formel. Wird in die Zelle B9 die Formel =B2+B3+B4+B5+B6+B7 eingegeben, steht nach der Eingabetaste dort das Ergebnis. Da die Operanden bereits ein Zellformat mitbringen, wird dies auch auf die Ergebniszelle übertragen. Und noch etwas zeigt diese Formel, als Operanden für Formeln werden Zelladressen eingesetzt. Die Operatoren für die einfachen Grundrechenarten zeigt die Tab Tab. 2.1 Formeloperatoren Operator Bedeutung + Addition - Subtraktion * Multiplikation / Division ^ Potenz Zusammen mit Klammern lassen sich daraus auch komplexere Formeln bilden. Soll zum Beispiel von den Vertriebskosten (B7) 30 % der Summe aus Marketingkosten (B6) und Verwaltungskosten (B5) abgezogen werden, dann lautet die Formel =B7-(B6+B5)*0,3. Eine Formel kann also auch konstante Werte enthalten, ganz im Sinne der Algebra. Nachfolgend wird im Buch folgende Schreibweise zur Zuordnung von Formeln an Zellen benutzt. Zuerst wird die Zelle genannt, die die Formel erhalten soll, als Beispiel B20. Dahinter folgt die Formel, die einschließlich des Gleichheitszeichens in die Zelle eingetragen wird: B20=B7-(B6+B5)*0,3 (gesprochen: Die Formel von B20lautet=B7...). Die Funktion SUMME Für komplexere Formeln stellt Excel eine Fülle von Funktionen vor, denen eine spätere Lektion gewidmet ist. Funktionen gibt es sowohl für Zellen als auch für Zellbereiche und sie haben die Syntax Funktionsname(Parameter1;Parameter2;...)

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