Dirk Reinhardt Excel für Einsteiger Teil 1. Einleitung

Transkript

1 Einleitung Excel ist ein sogenanntes Tabellenkalkulationsprogramm. Eine Aufgabe eines Tabellenkalkulationsprogramms ist es, häufig wiederkehrende Rechenoperationen, die in einer Tabelle durchgeführt werden, zu automatisieren. Dies hat den Vorteil, dass bei wiederkehrenden Rechnungen, die in der gleichen Tabelle durchgeführt werden können, die Rechenarbeit nicht jedes Mal wieder manuell mit der Rechenmaschine durchgeführt werden muss. Stattdessen wird der Rechenweg nur einmal festgelegt und das Programm übernimmt die Rechenarbeit. Dies spart Zeit und es schließt Fehler bei der Rechenarbeit aus [sofern die Daten richtig eingegeben werden]. Der Aufbau von Excel [und allen anderen mir bekannten Tabellenkalkulationsprogrammen] ist dem eines normalen Rechenpapiers sehr ähnlich. Es unterteilt das Arbeitsblatt in einzelne Kästchen, die sogenannten Zellen. Diese Zellen werden mit Hilfe von Buchstaben und Zahlen in ein Koordinatensystem eingeteilt [ähnlich wie beim Schiffeversenken]. Jede Zelle hat so eine eindeutige Zuordnung. Auf diese Weise kann, zwischen den einzelnen Zellen, eine Rechenstruktur fest gelegt werden, die, unabhängig von den Werten in den Zellen, bestehen bleibt. Wenn sich jetzt ein Wert in der Rechnung ändert, muss nicht die ganze Rechenstruktur neu angelegt werden, Excel übernimmt den neuen Wert in die Rechnung und rechnet innerhalb des festgelegten Schemas weiter. Die Rechenstrukturen werden in der Regel mit Formeln festgelegt, die in die Zellen eingegeben werden. Die Syntax dieser Formeln wird von Excel vorgegeben und es werden nur noch die entsprechenden Variablen eingegeben. Die zur Verfügung stehenden Formeln umfassen so ziemlich alle Gebiete der Mathematik. Neben diesen Formeln ist es natürlich möglich, Texte zur Erläuterung in die Zellen einzugeben. Excel für Einsteiger Teil 1 Seite: 1/18

2 Die Arbeitsumgebung Grundsätzliches Excel arbeitet in Tabellen. In der Standardeinstellung sind immer drei Tabellen zu einer Arbeitsmappe zusammen gefasst. Diese Arbeitsmappe wird als Datei im Windowssystem unter einem Dateinamen abgespeichert. Die einzelnen Tabellen = Arbeitsblätter, innerhalb einer Arbeitsmappe, können unterschiedlich benannt werden. Die Anzahl der eingebundenen Arbeitsblätter kann verändert werden, es können Arbeitsblätter hinzugefügt oder entfernt werden. Erscheinungsbild Aktuelle Zelladresee Eingabebereich Menüleiste Symbolleisteten aktive Zelle Arbeitsblatt Arbeitsblatt register Es wird immer nur ein Ausschnitt des aktuellen Arbeitsblatts angezeigt. Sie können sich mit Hilfe der Bildlaufleisten, oder der Pfeiltasten auf der Tastatur in Windows üblicher Weise durch das gesamte Arbeitsblatt bewegen. Die jeweils aktive Zelle wird im oberen linken Bereich des Bildschirms angezeigt. Im Arbeitsblatt ist sie mit einem schwarzen Rahmen hervorgehoben. Das Arbeitsblatt, in dem Sie sich befinden, können Sie im unteren, linken Bereich des Bildschirms erkennen. Excel für Einsteiger Teil 1 Seite: 2/18

3 Die Menüleisten im oberen Bereich des Bildschirms stellen verschiedene Funktionen zur Verfügung, die im Umgang mit Excel häufig gebraucht werden. In der Standardeinstellung handelt es sich hauptsächlich um einfache mathematische Funktionen und Operationen, sowie Funktionen die zur optischen Formatierung der Zellen benötigt werden. Die Funktionsleisten können individuell angepasst werden. Excel stellt standardmäßig weitere Funktionsleisten zur Verfügung, die bei Bedarf aufgerufen werden können. (eine weitere Erklärung wäre jedoch im Rahmen eines Einsteigerseminars zu umfangreich) Excel für Einsteiger Teil 1 Seite: 3/18

4 Texteingabe und Zellenformatierung Allgemeines Wie bereits gesagt, teilt Excel den Arbeitsbereich in Zellen ein. Um diese Zellen nun mit Inhalten zu füllen, oder sie sonst irgendwie zu verändern [z.b. mit Rahmen versehen, Dezimalstellen hinzufügen], müssen Sie die gewünschte Zelle(n) aktivieren. Dazu klicken Sie einmal in die gewünschte Zelle. Diese Zelle wird nun mit einem dicken schwarzen Rahmen umlegt. Der Inhalt der Zelle wird im Eingabebereich angezeigt. In die nun aktivierte Zell können Sie die gewünschten Inhalte eintippen. Manchmal kann es vorkommen, dass Sie mehr als eine Zellen gleichzeitig verändern wollen. Dazu müssen Sie nicht jede Zelle einzeln verändern, sondern können alle gleichzeitig verändern. Markieren Sie dazu die gewünschten Zellen. Dies machen Sie, indem Sie in die obere linke Zelle des Bereichs klicken, den Sie markieren möchten. Halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie mit der Maus über die gewünschten Zellen. Diese werden schwarz hinterlegt. Wenn Sie nun z.b. auf das Währungssymbol klicken [genauere Beschreibung folgt] gilt diese Formatierung für alle Zellen. Excel für Einsteiger Teil 1 Seite: 4/18

5 Texte Texte, die Sie eingeben, werden von Excel linksbündig in die Zellen gesetzt. Sie können diese Formatierung, wie in Word, durch Anklicken der entsprechenden Formatsymbole in der Symbolleiste ändern. Sollten die Texte breiter sein als die Zelle, wird Excel den Teil des Textes, der zu breit ist, in die nächste Zelle schreiben. Dieser Teil ist aber nur solange sichtbar, wie die nebenstehenden Zelle leer ist. Füllen Sie diese Zelle mit Text, Zahlen oder Formeln wird der zu breite Teil des Textes nicht mehr angezeigt [er ist aber in der Zelle noch vorhanden]. Damit er wieder angezeigt wird, können Sie die Breite der Zelle verändern. Dazu zwei Möglichkeiten: Breite manuell anpassen: Klicken Sie auf den Buchstaben, in der sich die zu verändernde Zelle befindet. Die Zellen werden schwarz hinterlegt. Schieben Sie den Mauszeiger auf den rechten Rand des Buchstabenfeldes. Der Mauszeiger wird sein Aussehen verändern. Er wird vom Kreuz zu einem schwarzen Strich, von dem links und rechts zwei Pfeile abgehen. Halten Sie nun die linke Maustaste gedrückt und verändern durch Schieben der Maus nach links und rechts die Breite der Zelle. Excel für Einsteiger Teil 1 Seite: 5/18

6 Breite automatisch anpassen: Klicken Sie in die Zelle, deren Breite Sie verändern wollen. Wählen Sie anschließend in der Menüleiste den Punkt Format aus und dort unter dem Punkt Spalte den Unterpunkt Optimale Breite bestimmen. Excel wird nun die optimale Breite der Zelle bestimmen, sodass der komplette Inhalt der Spalte angezeigt wird. Excel für Einsteiger Teil 1 Seite: 6/18

7 Zahlen Zahlen werden von Excel in der Standardeinstellung linksbündig in die Zellen geschrieben. Dezimalstellen werden nur angezeigt, wenn Sie eingeben werden. Sie können jedoch unabhängig von den eingegebenen Dezimalstellen weitere hinzufügen, die Excel dann mir Nullen auffüllt, wenn die Zahl keine Dezimalstellen aufweist. Klicken Sie dazu auf das Symbol Dezimalstellen hinzufügen in der Symbolleiste. Auf die gleiche Weise lassen sich Dezimalstellen entfernen. Excel wird die letzte sichtbare Zahl entsprechend der allgemeinen Rundungsregeln runden. Eine weitere nützliche Formatierung in diesem Zusammenhang ist die Währung -Formatierung. Wenn Sie diese wählen, werden Zahlen in der Zelle mit zwei Dezimalstellen und dem Zusatz DM angezeigt. Excel für Einsteiger Teil 1 Seite: 7/18

8 Rahmen Um Tabellen übersichtliche zu gestalten, werden einzelne Teile der Tabelle unterstrichen, eingerahmt oder durch Striche abgetrennt. Diese Striche werden in Excel als Rahmen bezeichnet. Es gibt zwei Möglichkeiten, diese Rahmen zu setzen. Die eine ist recht einfach. Markieren Sie die Zelle(n) die Sie mit Rahmen versehen möchten und suchen Sie dann in der Symbolleiste unter dem Punkt Rahmen die gewünschte Option aus. Excel zeigt dabei jeweils die Seite der Zelle an, an der der Rahmen angebracht wird. Excel für Einsteiger Teil 1 Seite: 8/18

9 Eine weitere Möglichkeit, die zu einer genaueren Rahmensetzung führt erhalten Sie, wenn Sie nach der Markierung der Zellen die rechte Maustaste drücken und dort den Punkt Zellen formatieren wählen Excel für Einsteiger Teil 1 Seite: 9/18

10 Wählen Sie im erscheinenden Fenster den Menüpunkt Rahmen aus. Hier haben Sie nun wieder die Möglichkeit, verschiedene Rahmen zu setzen. Sie können neben der Position des Rahmens [unten, oben usw.] auch noch die Dicke und Farbe des Rahmens festlegen. Excel für Einsteiger Teil 1 Seite: 10/18

11 Die Grundrechenarten Grundsätzliches Rechenoperationen werden in Excel immer mit Formeln durchgeführt. Diese Formeln werden in die Zelle geschrieben, in der später das gewünschte Ergebnis ausgegeben werden soll. Um Excel anzuzeigen, dass Sie eine Formel eingeben wollen, beginnen Sie in der Zelle mit einen = - Zeichen. Alles was hinter diesem Zeichen kommt, erfasst Excel als mathematische Formel und versucht, dementsprechend zu rechnen. In der Zelle, in der die Formel eingegeben wird, ist aber nicht die Formel sichtbar, sondern das Ergebnis. Die Formel bleibt aber im Eingabebereich sichtbar, wenn man auf die Zelle klickt. Addition Es gibt zwei Möglichkeiten, in Excel Zahlen zu summieren. Die eine ist, eine Formel der Art aufzubauen, dass man die Zellen, die addiert werden sollen, einzeln angibt. Im unten abgebildeten Beispiel soll erreicht werden, dass in der Zelle B7 die Inhalte der Zellen B4, B5 und B6 addiert werden. Die Formel lautet dementsprechend: =B4+B5+B6 [siehe auch Eingabebereich] Excel für Einsteiger Teil 1 Seite: 11/18

12 Die zweite und sicher in der Mehrzahl angewendete Möglichkeit, ist die Summenformel. Sie ermöglicht es, einen großen Zellenbereich sehr schnell summieren zu lassen. In der Formel gibt man einfach den Zellenbereich an, der addiert werden soll. Dies geschieht in der Form, dass Sie die erste und die letzte Zelladresse des gewünschten Zellbereichs angeben. Sie können dabei Zellen angeben, die in einer Spalte stehen (z.b. A1 bis A10) oder Zellen, die in einer Zeile stehen (z.b. A1 bis F1). Eine weitere Möglichkeit ist es, Zellen anzugeben, die sowohl neben und übereinander stehen (z.b. A1 bis D10) Der Aufbau der Formel ist wie folgt: =SUMME( erste Zelle des Additionsbereich : letzte Zelle der Additionsbereich ) Im Beispiel würde die Formel dann =SUMME(B4:B6) lauten. Excel stellt diese Funktion in der Symbolleiste mit einem eigenen Button zur Verfügung. Klicken Sie einfach in die Zelle, in der das Ergebnis stehen soll. Klicken sie anschließend auf das Summenzeichen. Markieren Sie nun den Bereich, der summiert werden soll und drücken Sie anschließen die Enter -Taste. Excel wird versuchen, Ihnen einen Bereich vorzuschlagen, der addiert werden soll. Wenn dieser mit dem von Ihnen gewünschten Bereich übereinstimmt, können Sie direkt Enter drücken. Wenn er nicht übereinstimmt, markieren Sie den Bereich, den Sie addieren wollen. Excel für Einsteiger Teil 1 Seite: 12/18

13 Subtraktion Im Prinzip gibt es zwischen der Subtraktion und der Addition keinen Unterschied. Es ist das gleiche Prinzip wie bei der Addition, man gibt in einer Formel an, welche Zellen von einander abgezogen werden sollen. Im unten abgebildeten Beispiel wird vom Inhalt der Zelle B7 die Werte der Zellen B8 und B9 abgezogen, das Ergebnis steht in der Zelle B10. Die Formel lautet: =B7-B8-B9 Excel für Einsteiger Teil 1 Seite: 13/18

14 Um mehrere Zahlen von einer Zahl abzuziehen, bietet sich folgende Möglichkeit an. Man bildet eine Summe von den Zahlen, die abgezogen werden sollen und zieht diese dann von der entsprechenden Zahl ab. Die Formel dafür setzt sich jetzt aus zwei Teilen zusammen. Im ersten Teil gibt man die Zelle an, von der die anderen Zahlen abgezogen werden soll. Im zweiten Teil, nach dem Minuszeichen, bildet man die Summe der abzuziehenden Zahlen: = Zelle der Zahl, von der abgezogen wird -SUMME( erste Zelle :letzte Zelle ) Im unten aufgeführten Beispiel lautet die Formel wie folgt: =B7-SUMME(B8:B11) [Auf die gleiche Weise können Sie zwei Summen voneinander abziehen. Die Formel dazu würde wie folgt aussehen: =SUMME (XXXX)-SUMME(YYYY).] Excel für Einsteiger Teil 1 Seite: 14/18

15 Multiplikation und Division Da es bei der Multiplikation und der Division keine großen Unterschiede gibt, können diese zusammen bearbeitet werden. Der einzige Unterschied besteht in der Wahl der Rechenzeichen. Zuerst wird die Multiplikation behandelt. Um zwei Zahlen zu multiplizieren, werden wieder in einer Formel die beiden Zellen angegeben, deren Inhalte multipliziert werden sollen. Im unten abgebildeten Beispiel werden die Inhalte der Zellen B7 und D7 multipliziert und das Produkt wird in der Zelle D7 ausgegeben. Die Formel lautet =B7*D7. Hinweise: Wenn Sie den Inhalt einer Zelle mit einem festen Faktor multiplizieren wollen, können Sie den Faktor als Konstante in die Formel eingeben. Wenn Sie zum Beispiel den Inhalt der Zelle B7 immer mit 5 multiplizieren wollen, lautet die Formel =B7*5 Auch bei dieser Formel können Sie Summen oder Differenzen bilden und diese multiplizieren, oder dividieren. [z.b. =SUMME(B1:B7)*SUMME(D1:D7)] Bei solchen Verschachtelungen sollten Sie aber immer daran denken: PUNKT-RECHNUNG geht vor STRICH-RECHNUNG. Ggf. müssen Sie in den Formeln mit Klammern arbeiten. Dabei ist zu beachten, dass Sie immer so viele Klammern zumachen müssen, wie Sie aufgemacht haben. Alle Angaben die zur Multiplikation gemacht worden sind gelten analog zur Division. Excel für Einsteiger Teil 1 Seite: 15/18

16 Drucken Druckbereich In der Standardeinstellung wird Excel die Spalten A bis G und die Zeilen 1 bis 56 auf die erste Seite drucken. Sollten sich außerhalb dieses Bereichs noch Daten befinden, werden diese auf weitere Blätter verteilt. Sie können den Druckbereich, den Sie ausdrucken wollen, beliebig verändern. Markieren Sie dazu den Teil des Arbeitsblatt, den Sie drucken wollen. Rufen Sie nun in der Menüleiste unter dem Punkt Druckbereich, den Unterpunkt Druckbereich festlegen auf. Excel hat nun automatisch den Druckbereich verändert. Es werden jetzt nicht mehr die Zellen der Standardeinstellung gedruckt, sondern die Zellen, die Sie ausgewählt haben. Excel für Einsteiger Teil 1 Seite: 16/18

17 Seitenansicht In der Seitenansicht haben Sie die Möglichkeit, sich anzusehen, wie der spätere Ausdruck aussehen wird. Zum Wechseln in die Seitenansicht drücken Sie hintereinander die Tasten Alt, D und H oder klicken Sie auf den entsprechenden Button in der Symbolleiste. Excel zeigt Ihnen jetzt, wie der spätere Ausdruck aussieht. Sie haben jetzt nun die Möglichkeit das spätere Druckbild zu verändern. [Durch Veränderungen, die Sie in der Seitenansicht vornehmen, werden die Eingaben in der Arbeitsansicht nicht verändert!] Klicken Sie auf den Button Layout. Hier haben Sie umfangreiche Einstellmöglichkeiten. Sie können die Seitenränder verändern, die Tabelle zentrieren lassen, entscheiden, ob Sie evtl. quer auf das Blatt drucken wollen usw. Viel spaß beim Ausprobieren!!! Excel für Einsteiger Teil 1 Seite: 17/18

18 Beispielaufgabe Kassenbuch Erstellen Sie eine Tabelle, die in Ihrem Aufbau der eines Kassenbuches ähnlich ist und die gleichen Ergebnisse liefern soll, die Ihnen ein handschriftlich geführtes Kassenbuch liefert. Das Kassenbuch soll folgenden Spalten haben: Zeilennummer Datum Einnahmen Ausgaben Saldo Text Die Tabelle soll 30 Zeilen haben. Der Saldo soll am Ende jeder Zeile automatisch berechnet werden. Unter der Tabelle sollen die Einnahmen und Ausgaben addiert werden. Neben den gewünschten Rechenergebnissen soll Wert auf ein optisch ansprechendes Äußeres gelegt werden. Excel für Einsteiger Teil 1 Seite: 18/18