Workshop 6. März 2013

Transkript

1 Workshop 6. März kurad Weiterbildung Excel / Calc Tipps und Tricks Excel Aktuelles Datum bzw. Uhrzeit per Tastatur eingeben Wenn schnell in einer Tabellenzeile die aktuelle Uhrzeit bzw das aktuelle Datum eingegeben werden soll, wähle zuerst die Tabellenzeile aus und benutze dann die Tastenkombination CTRL +. für aktuelles Datum bzw. CTRL + Shift +. für die aktuelle Uhrzeit in Stunden:Minuten. Excel Springen Wer viel mit umfangreichen Excel-Tabellen arbeiten muss, der kennt das: Man möchte in die letzte Zelle einer Spalte springen. Bei nur wenigen Zeilen ist das ja kein Problem. Aber wenn die Tabelle über hundert Zeilen hat auf alle Fälle größer ist als der sichtbare Bereich, dann ist das Ganze nicht mehr so einfach. Dann muss gescrollt werden oder man nutzt die Sprungtasten. Aber es geht viel einfacher: Wenn Sie also an das untere Ende einer Tabelle springen möchten bzw. in die letzte Zelle einer Spalte, gehen Sie so vor: Oberste Zelle markieren, dann auf die untere Randlinie dieser Zelle zeigen, so dass der Cursor ein Zeiger wird. Dann ein Doppelklick auf diese untere Randlinie (s. unten rote Linie). Und schon springen Sie an die unterste Zelle der Spalte.

2 Dieses Springen mit einem Doppelklick klappt in alle Richtungen: Doppelklick auf die untere Randlinie > Sprung in die letzte Zelle der Spalte Doppelklick auf die obere Randlinie > Sprung in die erste Zelle der Spalte Doppelklick auf die rechte Randlinie > Sprung in die letzte Zelle der Zeile die einen Inhalt hat. Doppelklick auf die linke Randlinie > Sprung in die erste Zelle der Zeile Wenn Sie nun an das rechte untere Ende einer Tabelle springen wollen, geht das einfach mit einer Tastenkombination: Mit Strg + Ende springen Sie automatisch ans Ende der Tabelle. Mit Strg + Pos1 gelangen Sie in die erste Zelle (A1) der Tabelle. Wenn zusätzlich die Shift Taste gedrückt wird, werden alle Felder dazwischen markiert. Excel/Calc Mit der F2-Taste in den Bearbeitungsmodus schalten Die F2-Taste gehört zu den kleinen Excel-Helferlein. Wenn man den Inhalt einer Zelle bearbeiten will, greift man üblicherweise zur Maus, und mit einem Doppelklick auf die gewünschte Stelle in der Zelle springt der Cursor dort hin. Nun kann man den Inhalt entsprechend adaptieren oder einen Wert eintippen. Aber es geht einfacher, ohne dass Sie den langen Weg über die Maus wählen müssen. Springen Sie mit den Pfeiltasten zur gewünschten Zelle und drücken Sie dann die F2- Taste.

3 Schon wird der Cursor in der Zelle aktiv. Somit ersparen Sie sich einiges an Zeit, wenn Sie eine umfangreiche Tabelle bearbeiten und dadurch nicht ständig zur Maus greifen müssen. Excel So gelingt der Zeilenumbruch innerhalb der Zelle Wenn man nun einen Text in eine Zelle eintippt, benötigt man gelegentlich einen Zeilenumbruch. Und so ein manueller Zeilenumbruch innerhalb der Zelle gelingt mit der Tastenkombination Alt + Enter-Taste. Also Cursor zu der gewünschten Umbruchstelle führen. Alt-Taste gedrückt halten und dann die Enter-Taste drücken. Das war s. Excel/Calc Die Navigation, wie ich sie will Wenn man in einer Excel-Tabelle die Enter-Taste drückt, gelangt man üblicherweise in die untere Zelle. Also man tippt einen Wert in eine Zelle, drückt Enter und man gelangt in die folgende Zelle darunter. Dieses Springen in die nächste untere Zelle ist in den meisten Fällen auch gewünscht. Nun kann es aber schon mal vorkommen, dass mit dem Drücken der Enter-Taste das Springen in die nächste rechte Zelle praktischer wäre, also ein Wandern von links nach rechts. Beispielsweise dann, wenn Sie zahlreiche Spaltenbeschriftungen eingeben müssen und dann in der nächsten Zeile die entsprechenden Werte. Man kann zwar den Umweg gehen, indem man nach Eingabe der Spaltenüberschrift die Pfeiltaste benutzt. Dann muss man aber schon die rechte Hand vom Buchstabenblock zu den Pfeiltasten wegbewegen und dann wieder zurück. Für zwischendurch ist diese Vorgehensweise natürlich vollkommen ausreichend. Noch etwas unpraktischer ist das Greifen nach der Maus, um in die gewünschte nächste Zelle zu gelangen. Wenn Sie hingegen öfter mit Tabellen arbeiten, in denen durch Drücken der Enter-Taste ein Springen von links nach rechts oder in eine beliebige andere Richtung praktischer wäre, können Sie das einfach ändern:

4 In MS Excel 2007/2010/2013: Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und dann auf Excel-Optionen: Dann noch auf Erweitert und unter Markierung nach Drücken der Eingabetaste verschieben können Sie auswählen, in welcher Richtung die nächste Zelle angesprungen wird: In den Vorgängerversionen von MS Excel 2007 finden Sie diese Option im Menü Extras> Optionen auf der Registerkarte Bearbeiten. Aber es geht noch einfacher, ohne dass Sie unter Optionen die Einstellung ändern müssen: Markieren Sie die Zellen für die Spaltenüberschriften, z. B. A1 bis F1. Geben Sie dann in der Bearbeitungszeile (s. gelber Pfeil) die erste Spaltenüberschrift ein und mit der Enter-

5 oder der Tab-Taste gelangen Sie dann automatisch in die nächste rechte Zelle B1: Bei Calc von der Schlusszelle zur Anfangszelle markieren. In MS Excel 2003: Extras Optionen Calc Extras Optionen

6 Excel Mehrere Zellen mit gleichem Inhalt füllen Nun kann es schon mal vorkommen, dass man in einer Tabelle mehrere Zellen mit gleichem Inhalt füllen muss. Ist an sich kein Problem. Einfach Zelle für Zelle anspringen und den gewünschten Inhalt eintippen. Excel merkt sich bereits eingegebene Inhalte und schlägt solche beim Eingeben vor. Der Vorschlag wird schwarz hinterlegt. Ist man mit dem Vorschlag einverstanden, einfach die Enter-Taste drücken und schon wird dieser übernommen. Das erleichtert die Sache erheblich. Aber es gibt noch einen effizienteren Weg, der schneller zum Ziel führt. Vor allem dann, wenn Sie sehr viele Zellen mit gleichem Inhalt füllen müssen: Markieren Sie in einem Zug alle Zellen, die den gleichen Inhalt haben sollen: Dann in die Bearbeitungszeile einfach den gewünschten Text oder eine Formel eintippen:

7 Diese Eingabe wird auch gleichzeitig in der ersten Zelle des markierten Bereichs angezeigt. Und nun kommt der kleine Trick. Drücken Sie die Strg-Taste(gedrückt halten) und dann die Enter-Taste. Und was passiert? Der in der Bearbeitungszeile eingetippte Wert wird für alle markierten Zellen übernommen: Excel/Calc Im Nu die Spaltenbreite anpassen Sie können in Excel blitzschnell die Breitemehrerer Spalten anpassen. Nehmen wir an, Sie haben eine Tabelle mit Spaltenüberschriften unterschiedlicher Länge, z. B. die Monatsnamen. Nun möchten Sie die Breite der Spalten entsprechend der Länge der Monatsnamen anpassen. Das geht ganz schnell: 1. Markieren Sie die erste Spalte in unserem Fall die Spalte Jänner, indem Sie mit der linken Maustaste auf den Spaltenkopf A klicken: 2. Fahren Sie dann mit gedrückter linker Maustaste über die Spaltenköpfe der gewünschten Spalten in unserem Beispiel von A bis E. Damit werden diese Spalten markiert. Sie können die linke Maustaste wieder loslassen.

8 3. Führen Sie dann den Mauszeiger genau auf den rechten Rand einer markierten Spalte. 4. Der Mauszeiger verwandelt sich dann in ein schwarzes Kreuz mit einem Doppelpfeil. Das ist genau der richtige Zeitpunkt. Mit einem Doppelklick wird die Breite aller markierten Spalten entsprechend der Spaltenüberschrift angepasst. Die gleiche Breite für mehrere Spalten Auch der umgekehrte Weg ist möglich. Wenn Sie also Spalten unterschiedlicher Breite haben und diese mit der gleichen Breite versehen wollen. 1. Wiederum die gewünschten Spalten wie vorher beschrieben markieren. Den Mauszeiger wieder an den rechten Rand einer Spalte führen, bis er zum Kreuz wird. 2. Und jetzt mit gedrückter linker Maustaste die Spaltenbreite anpassen. Wenn Sie die linke Maustaste wieder loslassen, haben alle markierten Spalten die gleiche Breite. Mit der gleichen Methode können Sie auch die Höhe der Zeilen ändern.