Word 2010 für Windows. Aufbaukurs kompakt. Charlotte von Braunschweig, Linda York 1. Ausgabe, 1. Aktualisierung, Dezember Trainermedienpaket

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1 Charlotte von Braunschweig, Linda York. Ausgabe,. Aktualisierung, Dezember 203 Word 200 für Windows Aufbaukurs kompakt medienpaket K-WW200-AK_TMP

2 3 3 Eigene Dokumentvorlagen nutzen Voraussetzungen Dokumente erstellen, speichern und öffnen Text markieren und formatieren Ziele Eigene Dokumentvorlagen erstellen und bearbeiten Dokumente mit einer eigenen Dokumentvorlage erstellen Symbole und automatisch aktualisierte Datumsangaben einfügen Ein Textfeld für das Anschriftfeld eines Briefs einfügen und korrekt platzieren WordArts einfügen und bearbeiten 27

3 hinweise Unterrichtsdauer und Medien Abschnitt Mitgelieferte Medien 3. Eigene Dokumentvorlage erstellen 5 min Beispieldateien: Briefvorlage.dotx, Brief.docx, Einladung.docx, Einladung.dotx Folien Eigene Dokumentvorlage verwenden und ändern 0 min Arbeitsblätter: Eigene Vorlage, Beispielvorlage Handout: Speicherorte 3.3 Die Dokumentvorlage Normal 5 min Arbeitsblatt: Dokumentvorlagen 3. Tipps für eine eigene Briefvorlage 5 min Beispieldatei: Briefelemente.dotx 3.5 Vorlagen mit WordArts grafisch gestalten 0 min Beispieldatei: WordArt-Einladung.dotx 3.6 Auf einen Blick -- Handouts: Dokuvorlagen wechseln, Dokuvorlagen hinzufügen 3.7 Übungen 25 min Übungsdateien: Anschreiben.dotx, Mitarbeit.dotx Ergebnisdateien: Anschrift-E.dotx, Anschreiben-E.dotx, Datum-E.docx, Mitarbeit-E.dotx Arbeitsblatt: AGB-Vorlage Methodisch-didaktische Hinweise Dokumentvorlagen vorstellen Wenn Sie Dokumentvorlagen vorstellen, können Sie erläutern, dass diese die Erstellung von wiederkehrenden Dokumenten erheblich erleichtert. Texte und Funktionen für einen bestimmten Zweck können in einer Vorlage gespeichert werden, z. B. Briefkopfvorlage mit Firmenlogo, Rücksendeadresse, Anschriftfeld und Informationsblock; Vertragsvorlage mit vorgeschriebenen Texten; Protokollvorlage mit einem sich automatisch aktualisierenden Datum; Broschürenvorlage mit Platzhaltern für Bilder und Text; Berichtsvorlage mit Titelblatt sowie Firmenlogo und Seitennummerierung in der Kopfzeile. Öffnen Sie die Beispieldatei Briefvorlage.dotx und zeigen Sie, wie Sie diese verwenden, um einen Brief zu erstellen. Sie können anschließend die Beispieldatei Brief.docx öffnen, um den fertiggestellten Brief zu zeigen. III

4 3 Dokumentvorlagen verwenden und erstellen Mithilfe der Folien 8 - können Sie erläutern: welche Elemente und Einstellungen in einer Dokumentvorlage bereitgestellt werden können, welche Dokumentvorlagen zur Verfügung stehen und auf welchen Wegen eine neue Dokumentvorlage erstellt werden kann. Mit dem Arbeitsblatt Dokumentvorlagen können Sie mithilfe von Multiple-Choice-Fragen Hintergrundwissen zu Formatvorlagen prüfen. Eigene Dokumentvorlage verwenden Nachdem Sie erläutert haben, wie die eigene Dokumentvorlage verwendet werden kann, können Sie das Arbeitsblatt Eigene Vorlage an die Teilnehmer austeilen; dort wird das Erstellen und Verwenden einer eigenen Vorlage geübt. Tipp: Wird im Ordner Templates ein eigener neuer Ordner erstellt, wird dieser Ordner künftig als eigenes Register im Dialogfenster Neu angezeigt. Beispielvorlagen verwenden Sie können das Verwenden von Beispielvorlagen zeigen. Erklären Sie, dass es sich bei den Platzhaltern in den Beispielvorlagen um Inhaltssteuerelemente handelt, und führen Sie vor, wie diese mit persönlichen Angaben gefüllt und auch wie diese über das Kontextmenü entfernt werden können. Zur Übung kann anschließend das Arbeitsblatt Beispielvorlage an die Teilnehmer verteilt werden. Übersicht der bereitgestellten Dokumentvorlagen und ihrer Speicherorte Word stellt eine Vielzahl verschiedener Dokumentvorlagen zur Verfügung, die die Teilnehmer als Grundlage verwenden und ihren Bedürfnissen anpassen können. Zusatzwissen zu Dokumentvorlagen Arbeiten Ihre Teilnehmer überwiegend im Team, können Sie erläutern, dass es auch Arbeitsgruppenvorlagen gibt. Der Pfad zum Ordner (z. B. im Netzwerk), der die Arbeitsgruppenvorlagen enthält, muss Word bekannt gegeben werden (über die Schaltfläche Optionen, Kategorie Erweitert, Gruppe Allgemein, Schaltfläche Dateispeicherorte), damit die darin befindlichen Vorlagen genutzt werden können. Soll eine Vorlage immer zur Verfügung stehen, kann sie in den AutoStart-Ordner kopiert werden. Den Pfad zum AutoStart-Ordner finden Sie ebenfalls über die Schaltfläche Dateispeicherorte. Vorlagen können auch organisiert werden: Für eine neue Dokumentvorlage können z. B. aus einer bestehenden Dokumentvorlage erstellte Formatvorlagen kopiert werden (über die Schaltfläche Optionen, Kategorie Add-Ins, Listenfeld Verwalten, Eintrag Vorlagen, Schaltfläche Gehe zu). Je nach Kenntnisstand der Teilnehmer und Zeitbudget können Sie mithilfe der Handouts Dokuvorlagen wechseln bzw. Dokuvorlagen hinzufügen das Wechseln der Dokumentvorlage bzw. das Zugreifen auf Elemente in anderen Dokumentvorlagen aufgreifen und erläutern.

5 3. Eigene Dokumentvorlage erstellen Beispieldateien: Briefvorlage.dotx, Brief.docx Folien 8-9 Mithilfe dieser Folien können Sie zeigen, welche Elemente und Einstellungen in Dokumentvorlagen gespeichert werden können. Beispieldateien: Einladung.docx, Einladung.dotx Dokumentvorlagen in Word Eine Dokumentvorlage ist ein Basisdokument, das bestimmte Elemente und Gestaltungsmerkmale enthält. Eine Dokumentvorlage wird als Grundlage für neue Dokumente verwendet, die dann automatisch die vorgesehenen Gestaltungsmerkmale und Elemente enthalten, z. B. Texte, Grafiken und andere Objekte Designs Formatvorlagen Seitenformatierungen Eigene Dokumentvorlage erstellen und speichern Neben den vorgefertigten Dokumentvorlagen, die Word Ihnen zur Verfügung stellt, können Sie auch eigene Dokumentvorlagen erstellen. Hierfür können Sie ein bereits bestehendes Dokument als Grundlage verwenden. Öffnen Sie das Dokument, das Sie als Grundlage nutzen möchten. Folien 0 - Anhand dieser Folien können Sie beschreiben, welche Dokumentvorlagen zur Verfügung stehen und auf welchen Wegen sie erstellt werden können. Zum Register Datei wechseln 2 Auf Speichern unter Weisen Sie darauf hin, dass der Ordner "Templates" gegebenenfalls nicht eingeblendet ist. Mit einem Klick auf den Pfeil ( ) vor "Microsoft Word" wird der Ordner jedoch ersichtlich. 3 Zum Ordner Templates wechseln Name für die Vorlage eingeben 5 Word-Vorlage wählen 6 Auf Speichern Die gespeicherte Dokumentvorlage wird am Bildschirm angezeigt. 28

6 Bearbeiten Sie die Dokumentvorlage so, dass sie alle Gestaltungsmerkmale, Texte und sonstigen Elemente aufweist, die sie haben soll. Speichern Sie die Dokumentvorlage anschließend erneut und schließen Sie sie. 3.2 Eigene Dokumentvorlage verwenden und ändern Dokument mit eigener Dokumentvorlage erstellen Mit einer eigenen Dokumentvorlage können Sie schnell neue Dokumente erstellen: Arbeitsblätter: Eigene Vorlage, Beispielvorlage Zum Register Datei wechseln Anhand dieser Arbeitsblätter können die Teilnehmer das Erstellen einer eigenen Vorlage bzw. das Verwenden einer vorhandenen Beispielvorlage üben. 2 Kategorie Neu anzeigen 3 Auf Meine Vorlagen Handout: Speicherorte Mithilfe dieses Handouts können Sie erläutern, auf welche Dokumentvorlagen Sie zugreifen können und wo sie gespeichert werden. Doppelt auf die Dokumentvorlage Ein neues Dokument wird erzeugt, das die Einstellungen und Inhalte der Dokumentvorlage aufweist. Dokumentvorlage ändern Sie können nachträglich Inhalte und Gestaltung Ihrer Dokumentvorlage ändern. Hierzu öffnen Sie die Dokumentvorlage wie folgt: Zum Register Datei wechseln 2 Auf Öffnen 29

7 3 Auf Templates Doppelt auf die Dokumentvorlage Bearbeiten Sie die Dokumentvorlage wie gewohnt und speichern und schließen Sie sie anschließend. 3.3 Die Dokumentvorlage Normal Arbeitsblatt: Dokumentvorlagen Mit diesem kurzen Test können die Teilnehmer ihre Kenntnisse zu Dokumentvorlagen prüfen. Bei Bedarf können Sie ergänzend die Bedeutung der Schaltfläche "Als Standard festlegen" erklären, die z. B. in den Dialogfenstern "Schriftart", "Absatz" oder "Seite einrichten" vorhanden ist und bei Klick die gewählten Einstellungen in die Dokumentvorlage "Normal" übernimmt. Welche Funktion hat die Dokumentvorlage Normal? Word verfügt neben den Vorlagen, die Sie im Register Datei über die Kategorie Neu wählen können, noch über eine besondere Dokumentvorlage namens Normal.dotm. Diese Dokumentvorlage wird bei jedem Start von Word automatisch geladen und ist stets aktiv, auch wenn Sie für ein Dokument eine andere Vorlage verwenden. Wann ändern Sie die Dokumentvorlage Normal? Nehmen Sie nur dann Änderungen an der Dokumentvorlage Normal vor, wenn Sie dauerhaft und für alle Dokumente die Word-Standardeinstellungen ändern möchten. Möchten Sie bei allen Ihren Dokumenten beispielsweise eine andere Schriftart oder andere Einstellungen für die Seitenränder verwenden, nehmen Sie diese Änderung am besten in der Dokumentvorlage Normal vor. Möchten Sie Elemente definieren, die künftig allen Dokumenten unabhängig von deren jeweiliger Dokumentvorlage zur Verfügung stehen sollen (z. B. AutoTexte), definieren Sie diese Elemente in der Dokumentvorlage Normal. Die Dokumentvorlage Normal ändern Die Dokumentvorlage Normal öffnen und bearbeiten Sie auf die gleiche Weise wie andere Dokumentvorlagen. 3. Tipps für eine eigene Briefvorlage Beispieldatei: Briefelemente.dotx Datum einfügen Wenn Sie z. B. für sich eine eigene Briefvorlage erstellen möchten, können Sie in die Vorlage das Datum so einfügen, dass immer die aktuellen Angaben angezeigt werden: 30

8 3 Eigene Dokumentvorlagen nutzen f Platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle. Register Einfügen In der Gruppe Text auf anzeigen 2 Datum und Uhrzeit Auf das gewünschte 3 Datumsformat Automatisch aktualisieren aktivieren, damit stets das aktuelle Datum angezeigt wird Hinweis Datumsangaben, die automatisch aktualisiert werden, werden von Word als sogenanntes Feld eingefügt. Ein Feld erkennen Sie daran, dass es standardmäßig grau unterlegt wird, wenn der Cursor darin steht. Beim Ausdruck erscheint die graue Schattierung nicht. Symbole einfügen In Ihre Vorlage können Sie auch verschiedene Symbole einfügen. In der Gruppe Symbole 2 auf Symbol Register Einfügen anzeigen Gewünschtes Symbol durch 3 An übernehmen oder (falls das gewünschte Symbol nicht angezeigt wird) 3 Auf Weitere Symbole 3

9 5 Schriftart wählen, z. B. Wingdings oder Webdings Gewünschtes Symbol durch Doppelklick übernehmen 6 Auf Schließen Textfeld für Anschrift einfügen Für die Anschrift können Sie ein Textfeld einfügen. Ein Textfeld funktioniert wie ein Container, mit dem Sie den darin enthaltenen Text frei auf der Seite platzieren können. In einer Briefvorlage sorgt das Textfeld für die richtige Position der Anschrift und ist besonders nützlich, wenn Sie Fensterumschläge verwenden. Register Einfügen anzeigen 2 In der Gruppe Illustrationen auf Formen 3 Unter Standardformen auf Im Dokument Textfeld mit gedrückter Maustaste aufziehen Nach dem Aufziehen blinkt der Cursor im Textfeld und Sie können mit der Texteingabe beginnen. 32

10 Größe und Position des Textfelds einstellen Bei markiertem Textfeld das Register Format einblenden 2 In der Gruppe Größe für die Höhe,5 cm und für die Breite 8,5 cm einstellen 3 Auf Register Position anzeigen 5 6 Bei Horizontal - Absolute Position den Wert 2 cm rechts von Seite einstellen Bei Vertikal - Absolute Position den Wert,5 cm unterhalb Seite einstellen 7 Verankern aktivieren 8 Auf OK Linie entfernen und inneren Seitenrand einstellen Nun entfernen Sie den unerwünschten Rahmen des Textfelds und stellen den richtigen Abstand des Textes zum Textfeldrand ein. Bei markiertem Textfeld das Register Format einblenden 2 In der Gruppe Formenarten auf 3 Auf Linienfarbe Keine Linie einschalten 33

11 5 Auf Textfeld 6 7 Bei Links den Wert 0,5 cm einstellen, bei den übrigen Feldern 0 cm Auf Schließen Tipp Da das eingefügte Textfeld keine Rahmenlinie hat, ist es nur sichtbar, wenn es markiert ist oder der Cursor bzw. Text darin steht. Um das Textfeld anzuzeigen, wenn es nicht sichtbar ist, Sie an die Stelle des Dokuments, wo Sie das Textfeld vermuten. 3.5 Vorlagen mit WordArts grafisch gestalten Beispieldatei: WordArt-Einladung.dotx WordArt erstellen Zur besonderen grafischen Gestaltung von Wörtern oder kurzen Textpassagen in Dokumentvorlagen und in Dokumenten können Sie WordArts verwenden. Betreffenden Text eingeben und markieren 2 Register Einfügen anzeigen 3 In der Gruppe Text auf WordArt Auf gewünschtes Format 3

12 WordArt platzieren Sie können das eingefügte WordArt schnell zentriert über der Seite platzieren. Sollte das WordArt nicht markiert sein, einmal auf das WordArt 2 Zum Register Format wechseln 3 In der Gruppe Anordnen auf Position Position wählen, z. B. Tipp Sie können WordArts auch manuell durch An und Ziehen mit der Maus frei auf der Seite positionieren. WordArt vergrößern oder verkleinern Um die Zeichengröße zu ändern, markieren Sie den Text des WordArts. Zum Register Start wechseln 2 In der Gruppe Schrift- art auf 3 Neuen Schriftgrad wählen 35

13 WordArt gestalten Mit den Funktionen der Gruppen Formenarten und WordArt-Formate des Registers Format können Sie bei Bedarf ein markiertes WordArt gestalten und mit Effekten versehen. Mithilfe der Livevorschau können Sie vor der endgültigen Auswahl die Einstellungen testen. Der WordArt-Form ein vordefiniertes Format für Hintergrund und/oder Rahmen zuweisen Anderes vordefiniertes Format für den Text wählen Der WordArt-Form Hintergrundfarbe, Rahmenfarbe sowie Effekte zuweisen Textfüllung, Textkontur und Texteffekte einstellen Handouts: Dokuvorlagen wechseln, Dokuvorlagen hinzufügen Mit diesen Handouts können die Teilnehmer Schritt für Schritt nachvollziehen, wie sie Dokumentvorlagen wechseln bzw. auf Elemente in anderen Dokumentvorlagen zugreifen. 3.6 Auf einen Blick Sie möchten ein Dokument als Dokumentvorlage speichern ein Dokument mit eigener Dokumentvorlage erstellen Dokumentvorlage zum Bearbeiten öffnen Register Datei, Speichern unter, zum Ordner Templates wechseln, Name für Vorlage eingeben, Dateityp Word-Vorlage, Speichern Register Datei, Kategorie Neu, Meine Vorlagen, doppelt auf Dokumentvorlage Register Datei, Öffnen, zum Ordner Templates wechseln, doppelt auf Dokumentvorlage das Datum mit automatischer Aktualisierung einfügen Symbole einfügen ein Textfeld einfügen Text mit WordArt gestalten Register Einfügen, Gruppe Text, Datum und Uhrzeit, gewünschtes Format markieren, Automatisch aktualisieren aktivieren Register Einfügen, Gruppe Symbole, Symbol, Symbol durch An übernehmen oder auf Weitere Symbole Register Einfügen, Gruppe Illustrationen, Formen,, Textfeld aufziehen Text eingeben und markieren, Register Einfügen, Gruppe Text, WordArt, Format wählen 36

14 3.7 Übungen Übung : Dokumentvorlage mit Anschriftfeld erstellen ca. 0 min Übungsinhalte Textfeld einfügen und als Anschriftfeld für Briefe formatieren Dokument als Dokumentvorlage speichern Übungsdatei: -- Ergebnisdatei: Anschrift-E.dotx Übungsschritte. Erstellen Sie ein neues leeres Word-Dokument. 2. Fügen Sie ein Textfeld ein und weisen Sie ihm eine Höhe von,5 cm und eine Breite von 8,5 cm zu. 3. Platzieren Sie das Textfeld horizontal 2 cm rechts von Seite und vertikal,5 cm unterhalb Seite und verankern Sie es.. Entfernen Sie die Rahmenlinie des Textfelds. 5. Stellen Sie für das Textfeld links einen inneren Seitenrand von 0,5 cm und an den übrigen Seiten einen Rand von 0 cm ein. 6. Speichern Sie das Dokument als Dokumentvorlage unter dem Namen Anschrift-E. Arbeitsblatt: AGB-Vorlage Hier können die Teilnehmer üben, ein bestehendes Dokument als Vorlage zu speichern, und diese anschließend verwenden, um ein weiteres Dokument zu erstellen. Übung 2: Datum und Symbole in vorhandene Dokumentvorlage einfügen ca. 0 min Übungsinhalte Dokumentvorlagen öffnen und verwenden Symbole und Datum einfügen Übungsdatei: Anschreiben.dotx Ergebnisdateien: Anschreiben-E.dotx, Datum-E.docx Übungsschritte. Öffnen Sie die Dokumentvorlage Anschreiben.dotx. 2. Fügen Sie in der obersten Zeile der Tabelle in die leeren Tabellenzellen die Symbole ein. 3. Speichern Sie die Dokumentvorlage unter dem Namen Anschreiben-E.dotx und schließen Sie sie.. Erstellen Sie auf der Basis der Dokumentvorlage Anschreiben-E.dotx ein neues Dokument. 37

15 5. Ersetzen Sie das Wort kürzlich durch das Wort am. 6. Fügen Sie hinter dem Wort am das Datum ein. Verwenden Sie hierzu die entsprechende Funktion von Word und stellen Sie ein, dass das Datum automatisch aktualisiert wird. 7. Speichern Sie das Dokument unter dem Namen Datum-E. Ausschnitt aus der Ergebnisdatei "Datum-E" Übung 3: Dokumentvorlage mit WordArt gestalten ca. 5 min Übungsdatei: Mitarbeit.dotx Ergebnisdatei: Mitarbeit-E.dotx Übungsinhalte Dokumentvorlagen öffnen und verwenden WordArt einfügen und bearbeiten Übungsschritte. Öffnen Sie die Dokumentvorlage Mitarbeit.dotx. 2. Platzieren Sie den Cursor direkt links vor der Anrede Sehr geehrte Damen und Herren und betätigen Sie dreimal Ü. 3. Markieren Sie den Text Bitte um Mitarbeit und erstellen Sie daraus ein WordArt Ihrer Wahl.. Markieren Sie den Text des WordArts und verkleinern Sie ihn. 5. Gestalten Sie das WordArt nach Ihren Wünschen. 6. Speichern Sie die Dokumentvorlage unter dem Namen Mitarbeit-E.dotx. 38