PowerPoint 2010 Präsentationen erstellen mit officeatwork

Transkript

1 PP.007, Version Kurzanleitung PowerPoint 2010 Präsentationen erstellen mit officeatwork Die kantonale Verwaltung stellte im Laufe des Jahres 2013 auf Windows 7 und Office 2010 um. Mit der Umstellung trat auch ein neues Corporate Design in Kraft, für welches entsprechende Office-Vorlagen erarbeitet wurden. Diese Vorlagen rufen Sie mit der Vorlagen-Lösung officeatwork auf. Sie finden die Vorlagen in den Office-Programmen in einem speziellen Register mit dem Namen officeatwork. Vor dem ersten Aufruf einer Vorlage müssen Sie Ihre personenspezifischen Daten (Name, Funktion und Organisationseinheit) erfassen. Wie Sie diese Personalisierung vornehmen, ist in der Kurzanleitung "Erste Schritte mit officeatwork" beschrieben. Die Kurzanleitung rufen Sie mit dem Symbol Info im Register officeatwork und dem Eintrag 20 Minuten Guide auf. Präsentationsvorlage aufrufen > Klicken Sie im Register officeatwork in der Gruppe Neu auf das Symbol Präsentation. > Damit starten Sie den Präsentations-Assistenten. Als erstes erscheint ein Fenster mit der Sprachauswahl. Die Sprache, die Sie auswählen, wird für die Datumsangabe in der Präsentation verwendet. Klicken Sie danach auf die Schaltfläche Weiter.

2 PowerPoint 2010, Präsentationen erstellen mit officeatwork 2 > Im zweiten Schritt des Assistenten erscheint das Fenster mit Ihrem Standardprofil und den entsprechenden persönlichen Angaben. Die Felder mit den Angaben zu Organisationseinheit, Kontaktperson und Unterschrift sind bereits ausgefüllt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. > Im dritten Schritt des Assistenten erscheinen Eingabefelder für die Texte, die auf der Titelfolie erscheinen sollen. Geben Sie den Titel und den Untertitel der Präsentation ein und wählen Sie das gewünschte Datum über das Symbol mit den drei Punkten aus. > Klicken Sie zum Schluss auf die Schaltfläche Fertig. Die Präsentation wird erstellt.

3 PowerPoint 2010, Präsentationen erstellen mit officeatwork 3 > In der neuen Präsentation stehen Ihnen standardmässig vier unterschiedlich gestaltete Titelfolien zur Auswahl. Alle vier Varianten enthalten die Angaben aus Schritt 3 des Präsentations-Assistenten und die Departementsbezeichnung, die aus Ihrem persönlichen Profil übernommen wird. Die unteren zwei Titelfolien weisen unter dem Kantons- Logo zusätzlich den Kantonsleitsatz "Menschen machen Zukunft" auf. Die Präsentation darf nur eine Titelfolie enthalten. Entscheiden Sie sich für eine Variante und löschen Sie die anderen drei Folien. Anpassung der Titelfolie Die erste und die dritte Titelfolie enthalten ein Standard-Hintergrundbild. Möchten Sie ein anderes Bild verwenden, klicken Sie das Bild mit der rechten Maustaste an und wählen im Kontextmenü den Befehl Bild ändern. Die Texte im Titel-, Untertitel- und Datums-Feld können Sie nachträglich entweder durch Überschreiben ändern, oder indem Sie den Präsentations-Assistenten erneut aufrufen. Klicken Sie dazu auf das Symbol Dokument Assistent in der Gruppe Assistent. Die zweite und vierte Titelfolie enthalten anstelle eines Bildes einen blauen Hintergrund. Auf diesen beiden Titelfolien können die Texte im Titel-, Untertitel- und Datums-Feld nicht überschrieben werden. Änderungen nehmen Sie deshalb über den erneuten Aufruf des Präsentations-Assistenten vor. Klicken Sie auf das Symbol Dokument Assistent in der Gruppe Assistent.

4 PowerPoint 2010, Präsentationen erstellen mit officeatwork 4 Folien einfügen Neue Folien fügen Sie mit dem Symbol Folie in der Gruppe Einfügen des Registers officeatwork in die Präsentation ein. Beachten Sie, dass das Symbol Folie zweigeteilt ist. Klicken Sie auf den oberen Teil des Symbols, entscheidet PowerPoint, welches Layout der neuen Folie zugeteilt wird. Klicken Sie auf den unteren Teil des Symbols Folie, erscheint die Auswahl der verfügbaren Folienlayouts. Die Folienlayouts mit dem Zusatz "MMZ" im Namen enthalten unter dem Kantonslogo zusätzlich den Leitsatz "Menschen machen Zukunft". Die Folienlayouts weisen Platzhalter für Titel-, Untertitel- und Aufzählungstexte, sowie für grafische Inhalte wie Bilder, Tabellen, Diagramme etc. auf. Die ersten Folien der neuen Präsentation sind entweder mit dem Layout Titelfolie mit Bild bzw. Titelfolie mit Bild MMZ oder mit dem Layout Titelfolie bzw. Titelfolie MMZ formatiert. Die weiteren Folienlayouts, die Ihnen zur Verfügung stehen, sind die folgenden: Titel und Inhalt: enthält Platzhalter für Titel-Text und Aufzählungstext bzw. grafischen Inhalt Inhalt: enthält Platzhalter für Text- und grafischen Inhalt, jedoch keinen Titel Vollflächiges Bild: enthält einen Platzhalter für ein Bild, das die ganze Folie ausfüllt Zwei Inhalte: enthält Platzhalter für einen Titeltext und zwei Inhalte, beispielsweise für einen Vergleich oder eine Gegenüberstellung von zwei Themen Kapitel: enthält einen Platzhalter für Titel, die ins Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden sollen Unterkapitel: enthält einen Platzhalter für Untertitel, die ins Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden sollen Inhaltsverzeichnis: enthält einen Platzhalter für ein automatisch erstelltes Inhaltsverzeichnis Diese Folienlayouts enthalten in der Fusszeile jeweils die Departementsbezeichnung und die Foliennummer.

5 PowerPoint 2010, Präsentationen erstellen mit officeatwork 5 Automatisches Inhaltsverzeichnis Mit officeatwork lässt sich ein automatisches Inhaltsverzeichnisse aus den Folientiteln der Präsentation erstellen. Dabei wird eine Haupt-Inhaltsfolie unmittelbar hinter der Titelfolie und zusätzlich je eine Kapitel-Inhaltsfolie vor jeder Kapitel- bzw. Unterkapitel-Folie eingefügt. Der Titel des folgenden Kapitels bzw. Unterkapitels wird auf diesen Kapitel-Inhaltsfolien fettgedruckt dargestellt. Beispiele: Haupt- Inhaltsfolie Kapitel- Inhaltsfolie Möchten Sie aus den Titeln Ihrer Folien automatische Inhaltsfolien erstellen lassen, gehen Sie wie folgt vor: > Wählen Sie für die Folien, deren Titel ins Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden sollen, die Folienlayouts Kapitel bzw. Unterkapitel. Tragen Sie auf diesen Folien jeweils nur den Titel ein und lassen Sie den Bereich mit dem Hinweistext "Positionsindikatoren werden automatisch erstellt" leer. Diese Folien werden bei der späteren Erstellung der Inhaltsfolien durch Kapitel-Inhaltsfolien ersetzt. > Für die Inhalte der Präsentation erstellen Sie weitere Folien, die jedoch nicht das Folien-Layout Kapitel oder Unterkapitel aufweisen dürfen. > Sind alle Folien der Präsentationen erstellt, klicken Sie in der Gruppe Einfügen auf das Symbol Inhaltsverzeichnis und anschliessend je nach gewählter Titelfolie auf das passende Inhaltsverzeichnis. Haben Sie beispielsweise die blaue Titelfolie verwendet, wählen Sie den Eintrag Einfügen: Inhaltsverzeichnis für blaue Titelfolie.

6 PowerPoint 2010, Präsentationen erstellen mit officeatwork 6 > Das Haupt- und die Kapitel-Inhaltsverzeichnisse werden an den entsprechenden Stellen der Präsentation eingefügt und ersetzen die von Ihnen erstellten Kapitelund Unterkapitel-Folien. > Fügen Sie Ihrer Präsentation nachträglich weitere Kapitel- oder Unterkapitel-Folien hinzu, können Sie die Inhaltsfolien aktualisieren lassen. Klicken Sie dazu in der Gruppe Einfügen auf das Symbol Inhaltsverzeichnis und anschliessend auf den Eintrag Alle aktualisieren. HINWEIS: Ist Ihr Wissensdurst noch nicht gestillt? In unserem Kurs "officeatwork - Grundlagen" erhalten Sie eine umfassende Einführung in officeatwork und nützliche Tipps für die Arbeit mit den officeatwork- Vorlagen.