Anleitung zum elektronischen Abrechnungsbogen für Lehrbeauftragte

Transkript

1 Anleitung zum elektronischen Abrechnungsbogen für Lehrbeauftragte Bitte beachten Sie Bei Fragen zum gesamten Abrechnungsprozess, das schließt auch die Bedienung des Abrechnungsbogens ein, wenden Sie sich bitte immer an Ihre Ansprechpartner im Fachbereich. Alternativen zur Abrechnung auf Basis des elektronischen Abrechnungsbogens besprechen Sie bitte mit Ihrer Fachbereichsverwaltung. Die Nutzung des Formulars setzt eine aktuelle Version der Programmes Acrobat Reader voraus, das Sie kostenfrei installieren können ( Sie haben zwei Möglichkeiten zur Abrechnung Ihres Lehrauftrages Variante 1, Seite 2 dieser Anleitung Sie rufen ein mit Ihren LSF-Veranstaltungsdaten vorausgefülltes Formular ab und ergänzen bzw. korrigieren die Daten entsprechend Ihrer tatsächlichen Lehrtätigkeit. Variante 2, Seite 6 dieser Anleitung Sie verwenden ein leeres Formular und füllen es schrittweise mit Ihren Lehrabrechnungsdaten aus. Beachten Sie bitte, wenn Sie die Browser Firefox oder Chrome benutzen Das Verhalten beim Aufruf der Abrechnungsformulare mit aktuellen Versionen dieser Browser hängt von den Einstellungen Ihres Rechners ab. Bearbeiten Sie das Formular bitte mit dem Programm Acrobat Reader, indem Sie im Browser die entsprechende Auswahl treffen, siehe Bild oder das Formular speichern und anschließend zur Bearbeitung mit dem Acrobat Reader aufrufen 1

2 Variante 1: Ausgefülltes Formular abrufen und bearbeiten Kurzanleitung Laden Sie die mit Ihren LSF-Veranstaltungsdaten vorausgefüllte Lehrabrechnung herunter und speichern Sie sie an einer Stelle, von der Sie die Datei später abrufen wollen. Öffnen Sie das Formular in Adobe Acrobat Reader. Bearbeiten Sie Ihre Abrechnung durch Ergänzung bzw. Streichung von Terminen entsprechend Ihrer tatsächlichen Lehrtätigkeit. Anschließend senden Sie das Formular mit dem Senden -Button an die vordefinierte adresse. Zusätzlich drucken Sie das Formular aus, unterschreiben es und senden es per Post an den entsprechenden Fachbereich. Alternativ können Sie das Formular dort auch persönlich abgeben. Schritt-für-Schritt-Anleitung 1. Lehrabrechnung abrufen Laden Sie Ihre persönliche Lehrabrechnung in LSF herunter. 2

3 2. Bei Bedarf: Termine ergänzen Die Abrechnung enthält alle Veranstaltungstermine, die über LSF organisiert sind. Lehrveranstaltungstermine, die dort nicht gebucht wurden, fügen Sie bitte im Formular direkt am Ende der jeweiligen Veranstaltung hinzu. Klicken Sie dazu auf + und ergänzen Sie die neue Zeile. Ihre Änderungen werden farblich hervorgehoben. 3. Bei Bedarf: Termine streichen Die Streichung von Terminen kann in zwei Situationen notwendig sein Der Ausfall oder die Verschiebung einer Veranstaltung wurde nicht in LSF verbucht. Sie wollen eine Teilabrechnung machen und deshalb die Termine streichen, die schon abgerechnet wurden bzw. die noch nicht abgerechnet werden sollen. Sie streichen einen Termin durch einen Klick auf das - Icon der entsprechenden Zeile. Im Bemerkungsfeld tragen Sie einen Hinweis für Ihre Fachbereichsverwaltung ein. Die Streichung wird markiert und geht in die Stundenabrechnung ein. Ein versehentlich gestrichener Termin wird durch nochmaliges Anklicken zurückgesetzt. 3

4 4. Bei Bedarf: Unterrichtszeiten und Anzahl der LE ändern Unterrichtszeiten und /oder die Anzahl der geleisteten LE werden durch Überschreiben korrigiert. Klicken Sie dazu in die entsprechenden Felder und ändern die Eintragungen entsprechend. Beachten Sie bitte, dass die Angaben bei den Unterrichtszeiten nur informativen Charakter haben und nicht in die Stundenberechnung eingehen. Ihre Lehrabrechnung basiert ausschließlich auf den Daten im Feld Anzahl der LE.. Die Abrechnung wird bei Änderungen automatisch korrigiert. 5. Lehrveranstaltung in Gesamtabrechnung übernehmen Wenn Sie alle Lehreinheiten eingetragen, korrigiert und nochmals überprüft haben, klicken Sie den Daten dieser Lehrveranstaltung übernehmen -Button. Dadurch erscheint die Lehrveranstaltung in der Übersicht auf der ersten Seite. Dort können Sie die Lehrveranstaltung mit dem roten - -Button wieder löschen, falls die Daten nicht korrekt sind. 4

5 7. Je nach Vorgabe durch Ihren Fachbereich: Formular senden Ihr Fachbereich informiert Sie darüber, ob Sie das Formular zusätzlich auch per schicken sollen. Falls ja, senden Sie anschließend das Formular mit dem Senden -Button an die vordefinierte E- Mailadresse. Die adresse finden Sie auch unter der Anschrift Ihres Fachbereiches in der linken Randspalte. 8. Formular drucken und unterschreiben Bitte drucken Sie das Formular zusätzlich aus und unterschreiben Sie alle notwendigen Felder. Anschließend senden Sie das Formular an den von Ihnen angegebenen Fachbereich per Post oder geben es persönlich dort ab. Beachten Sie bitte, dass Ihre Fachbereichsverwaltung ein ausgedrucktes und von Ihnen unterschriebenes Formular benötigt. 5

6 Variante 2: Ausfüllen eines leeren Abrechnungsbogens Kurzanleitung Bitte füllen Sie das Formular aus. Geben Sie alle notwendigen Informationen an und tragen Sie zu jeder Lehrveranstaltung alle Lehreinheiten ein. Übernehmen Sie jede Lehrveranstaltung mit dem entsprechenden Button in die Übersicht und überprüfen Sie bitte alle Daten nochmals. Anschließend senden Sie das Formular mit dem Senden -Button (grünes Symbol links oben auf der ersten Seite) an die vordefinierte adresse. Zusätzlich drucken Sie das Formular aus, unterschreiben es und senden es per Post an den entsprechenden Fachbereich. Alternativ können Sie das Formular dort auch persönlich abgeben. Schritt-für-Schritt-Anleitung 1. Öffnen des Formulars Öffnen Sie das Formular im Adobe Reader. 2. Funktion der Formularbuttons Die Formularbuttons haben die folgenden Funktionen (von links nach rechts): Senden Das Formular wird an eine vordefinierte adresse gesendet. Es öffnet sich Ihr Standardmailprogramm mit einem Verfassen -Fenster. In diesem ist die Adresse des Empfängers bereits eingetragen. Drucken Das Formular wird gedruckt. Es öffnet sich ein Fenster. In diesem können Sie wie gewohnt Druckeinstellungen vornehmen. Leeren Das Formular wird geleert. Der Inhalt aller Felder wird gelöscht und das Formular wird auf seinen ursprünglichen Zustand zurückgesetzt. Informieren Es erscheint ein Informationsfeld. Dieses können Sie entweder mit einem Klick auf das Kreuz oder mit einem nochmaligen Klicken auf den Informieren -Button wieder schließen. 3. Angaben zur/zum Lehrbeauftragten 6

7 Bitte füllen Sie in diesem Bereich alle Felder aus. 4. Lehrveranstaltung erstellen Bitte füllen Sie in diesem Bereich alle Felder aus. 7

8 5. Lehreinheiten zu der Lehrveranstaltung angeben Tragen Sie nun jede Lehreinheit dieser Lehrveranstaltung in die Tabelle ein. Mit dem roten - -Button können Sie die Lehreinheit in dieser Zeile wieder löschen. Mit dem grünen + -Button können Sie eine weitere Lehreinheit hinzufügen. Wenn Sie alle Lehreinheiten eingetragen und nochmals überprüft haben, klicken Sie den Daten dieser Lehrveranstaltung übernehmen -Button. Dadurch erscheint die Lehrveranstaltung in der Übersicht auf der ersten Seite. Dort können Sie die Lehrveranstaltung mit dem roten - -Button wieder löschen, falls die Daten nicht korrekt sind. 8

9 6. Weitere Lehrveranstaltungen erstellen Wenn Sie weitere Lehrveranstaltungen abrechnen wollen, dann klicken Sie auf neue LV hinzufügen. Anschließend arbeiten Sie die Schritte 3 bis 5 nochmals ab. Wenn Sie eine Lehrveranstaltung löschen wollen, dann klicken Sie auf diese LV löschen. 7. Je nach Vorgabe durch Ihren Fachbereich: Formular senden Ihr Fachbereich informiert Sie darüber, ob Sie das Formular zusätzlich auch per schicken sollen. Falls ja, senden Sie anschließend das Formular mit dem Senden -Button an die vordefinierte E- Mailadresse. Die adresse finden Sie auch unter der Anschrift Ihres Fachbereiches in der linken Randspalte. 8. Formular drucken und unterschreiben Bitte drucken Sie das Formular zusätzlich aus und unterschreiben Sie alle notwendigen Felder. Anschließend senden Sie das Formular an den von Ihnen angegebenen Fachbereich per Post oder geben es persönlich dort ab. Beachten Sie bitte, dass Ihre Fachbereichsverwaltung aus rechtlichen Gründen ein ausgedrucktes und von Ihnen unterschriebenes Formular benötigt. 9