Office 2010 Erste Schritte mit officeatwork

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1 OF.004, Version Kurzanleitung Office 2010 Erste Schritte mit officeatwork Die kantonale Verwaltung stellte im Laufe des Jahres 2013 im Rahmen des Projektes NITA (Neuer IT-Arbeitsplatz in der kantonalen Verwaltung) auf Windows 7 und Office 2010 um. Gleichzeitig mit der Einführung des neuen Arbeitsplatzes trat das neue Corporate Design des Kantons Aargau in Kraft. Um das neue Corporate Design umzusetzen, wurden in Word 2010, PowerPoint 2010 und Excel 2010 entsprechende Vorlagen erarbeitet. Was ist officeatwork Die Vorlagen von Office stehen Ihnen in officeatwork zur Verfügung. officeatwork ist eine Vorlagen-Lösung, also ein Werkzeug zum Erstellen und Aufrufen von Vorlagen. Mit officeatwork werden zahlreiche Vorlagen für Office zentral verwaltet. officeatwork ermöglicht es Ihnen, mit wenigen Klicks Briefe, Präsentationen oder Tabellen zu erstellen alle im richtigen Design. officeatwork arbeitet mit Windows und Office zusammen und ist in die Windows-Taskleiste und das Office-Menüband integriert. Master Templates und Smart Templates Die Ihnen zur Verfügung gestellten Vorlagen sind sogenannte Master Templates. Es handelt sich dabei um eine Reihe von Vorlagen, welche in jedem Departement genutzt werden. Master-Templates legen das Layout, die Formatierung und die Inhalte der Office- Dateien fest. Sie enthalten Platzhalter und bestimmen, wie das Logo, die Bilder und die Standardtexte dargestellt werden müssen. Für zusätzliche spezifische Vorlagen, die nur in einer bestimmten Organisationseinheit zum Einsatz kommen, können sogenannte Smart Templates erstellt werden. Smart Templates werden von den Master Templates abgeleitet und übernehmen automatisch deren Merkmale. Master-Templates und Smart-Templates sind in der Anwendung identisch. Pro Organisationseinheit ist eine Person für die Erstellung von Smart Templates verantwortlich. Wenden Sie sich bei Bedarf an die für Sie zuständige Person. Beachten Sie auch, dass Applikationen wie igeko und JURIS eigene Vorlagen erstellen. Register officeatwork officeatwork ist in Office integriert. Die Vorlagen lassen sich also direkt in den Office- Programmen aufrufen. In Word und PowerPoint steht Ihnen zu diesem Zweck ein eigenes Register mit dem Namen officeatwork zur Verfügung.

2 Office 2010, Erste Schritte mit officeatwork 2 Personalisieren der Vorlagen Vor der ersten Benutzung müssen Sie die bestehenden Vorlagen personalisieren, also mit Ihren personenspezifischen Daten wie Name, Funktion und Organisationseinheit versehen. Aus diesen Angaben wird Ihr Standard-Profil erstellt. Die Daten Ihres Standard- Profils werden in alle Ihre Vorlagen eingefügt. Zusätzlich wird aus diesen Daten auch die Outlook-Signatur erstellt. Die Personalisierung Ihrer Vorlagen nehmen Sie mit dem Willkommen-Assistent von officeatwork vor. Der Assistent führt Sie Schritt für Schritt durch alle relevanten Einstellungen. Nach dem Abschluss des Assistenten können Sie sofort mit der Dokument- Erstellung beginnen. Sie können den Assistenten jederzeit vorzeitig abbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufrufen. Gehen Sie wie folgt vor: > Wechseln Sie zum Register officeatwork. > Klicken Sie in der Gruppe Allgemein auf das Symbol Kanton Aargau und wählen Sie den Befehl Willkommen. > Es erscheint das Fenster officeatwork Willkommen.

3 Office 2010, Erste Schritte mit officeatwork 3 > Wählen Sie als erstes die gewünschte Sprache für officeatwork aus. In dieser Sprache werden das Register, die Fenster und die Schaltflächen von officeatwork dargestellt. > Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. > Nun erscheint Schritt 1 des Willkommen-Assistenten.

4 Office 2010, Erste Schritte mit officeatwork 4 > Wählen Sie aus der Liste der Departemente und Abteilungen Ihre Organisationseinheit aus und klicken Sie auf Weiter. > Es erscheint Schritt 2 des Willkommen-Assistenten. > Geben Sie hier Ihre persönlichen Angaben ein. Die einzelnen Felder sind mit Beispieltexten hinterlegt, die Ihnen zeigen, in welchem Feld welche Angabe in welcher Form eingegeben werden soll. Folgende Angaben müssen zwingend erfasst werden: Such-Name Name Funktion Tel. direkt Die weiteren Felder sind nur falls zutreffend auszufüllen (z.b. Fax direkt). > Klicken Sie zum Schluss auf die Schaltfläche Fertig.

5 Office 2010, Erste Schritte mit officeatwork 5 Aus den vorangegangenen Schritten wird für Sie jetzt automatisch Ihr officeatwork-standard-profil erstellt. Dieses steht Ihnen nun immer bei der Erstellung von neuen Dokumenten zur Verfügung und Sie können sofort mit dem Aufruf Ihrer Vorlagen beginnen. Sollten Sie Briefschaften auch im Namen von anderen Personen verfassen, so können Sie zusätzliche Profile erstellen und beim Aufruf Ihrer Vorlagen das gewünschte Profil im Schritt 2 des Dokument-Assistenten von Fall zu Fall auswählen. Wie Sie weitere Profile erstellen, ist in der Kurzanleitung "Zusätzliches Profil erstellen" beschrieben, welche Sie mit dem Symbol Info im Register officeatwork aufrufen. Vorlagen aufrufen Die für die kantonale Verwaltung definierten Vorlagen finden Sie im Register officeatwork in der Gruppe Vorlagen. Die häufigsten Vorlagen in Word z.b. die Vorlagen "Brief", "Fax" und "Bericht" lassen sich mit den entsprechenden Symbolen in der Gruppe Vorlagen aufrufen. Alle anderen Vorlagen sind über das Symbol Weitere Vorlagen verfügbar. Der Aufruf einer Vorlage wird nachfolgend am Beispiel der Vorlage "Brief" in Word dargestellt. > Um die Briefvorlage in Word aufzurufen, klicken Sie auf das Symbol Brief in der Gruppe Vorlagen. > Sobald Sie ein neues Dokument auf der Basis einer officeatwork-vorlage erstellen, startet automatisch der dazu gehörende Dokument-Assistent. Als erstes erscheint die Sprachauswahl.

6 Office 2010, Erste Schritte mit officeatwork 6 > Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. > Es erscheint das Fenster mit Ihrem Standardprofil und den entsprechenden persönlichen Angaben. > Die Felder mit den Angaben zu Organisationseinheit, Autor, Kontaktperson und Unterschrift sind bereits ausgefüllt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter. > Das Fenster mit Schritt 3 des Assistenten erscheint.

7 Office 2010, Erste Schritte mit officeatwork 7 > Geben Sie hier die Empfänger-Informationen ein und wählen Sie die Versandart und die Anrede aus den vorgegebenen Einträgen aus. > Möchten Sie eine Empfänger-Adresse aus Ihrem Outlook-Kontaktordner übernehmen, klicken Sie in der Symbolleiste über den Empfänger-Informationen auf die Schaltfläche Outlook. > Es erscheint das Fenster officeatwork Outlook Kontakt suchen. > Geben Sie im Feld Suchbegriff den gesuchten Namen ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. Der betreffende Kontakt wird in die Namensliste eingetragen. Wird die gesuchte Adresse nicht gefunden oder möchten Sie Adressen aus weiteren Kontaktordnern auswählen können, klicken Sie ins Feld Adressbuch und danach auf den Befehl Einstellungen und wählen Sie mit der Schaltfläche Hinzufügen den betreffenden Kontaktordner aus. > Nachdem der gewünschte Kontakt in der Namensliste erscheint, markieren Sie ihn und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Die Empfängerinformationen werden entsprechend ergänzt. Wählen Sie die gewünschte Versandart und die Anrede in den betreffenden Feldern aus.

8 Office 2010, Erste Schritte mit officeatwork 8 > Häufig gebrauchte persönliche Adressen können in einer Excel-Tabelle mit dem Namen "Adresses.xlsx" im Ordner "H:\officeatwork" hinterlegt werden. Mit der Schaltfläche Adressen in der Symbolleiste über den Empfänger-Informationen können die betreffenden Adressen abgerufen und in die Eingabefelder eingefügt werden. > Nachdem die Empfänger-Informationen eingetragen wurden, fahren Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche Weiter weiter. > Es erscheint das Fenster mit Schritt 4 des Assistenten.

9 Office 2010, Erste Schritte mit officeatwork 9 > Tragen Sie hier allfällige Beilagen und/oder Namen in den Feldern Verteiler und Kopien ein. Die Beilagen und die Namen müssen ohne Aufzählungszeichen eingegeben und mit Enter abgeschlossen werden, damit sie jeweils auf einer eigenen Zeile stehen (siehe obenstehendes Beispiel). > Klicken Sie zum Schluss auf die Schaltfläche Fertig. > Das Brief-Dokument wird erstellt.

10 Office 2010, Erste Schritte mit officeatwork 10 Weitere Vorlagen aufrufen Klicken Sie im Register officeatwork auf das Symbol Weitere Vorlagen in der Gruppe Vorlagen, öffnet sich das Fenster officeatwork Template Chooser. Hier stehen Ihnen sämtliche vordefinierten Vorlagen zur Verfügung. Wählen Sie im linken Bereich Ihr Departement und im rechten Bereich die gewünschte Vorlage aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Nun startet automatisch der dazu gehörende Dokument-Assistent. Sie können die Vorlagen von officeatwork auch aufrufen, wenn kein Office-Programm gestartet ist. Benutzen Sie dazu das Symbol officeatwork rechts unten im Infobereich der Windows-Taskleiste und wählen Sie den Befehl Kanton Aargau Vorlagen. Möchten Sie die Excel-Vorlagen benutzen, wählen Sie am besten den Weg über das officeatwork-symbol in der Taskleiste.

11 Office 2010, Erste Schritte mit officeatwork 11 Bearbeiten der officeatwork-dokumente Die Word-Vorlagen von officeatwork sind mit Sprungmarken versehen, welche mit der Taste F11 angesprungen werden können. Im Beispiel der Briefvorlage ist nach Abschluss des Assistenten der Platzhalter für den Betreff des Briefes markiert. Dieser wird durch Ihre Eingabe überschrieben. Betätigen Sie anschliessend die Taste F11, springt der Cursor zum Platzhalter für den Text des Briefes und Sie können mit der Eingabe des Brieftextes beginnen. Die Platzhalter sind mit eckigen Klammern gekennzeichnet. Formatieren der officeatwork-dokumente In den mit officeatwork erstellten Dokumenten sind die Formatierungen standardisiert und in sogenannten Formatvorlagen abgespeichert. Formatierungen dürfen nur mit diesen Formatvorlagen vorgenommen werden. Eigene Formatierungen sind unzulässig. Die wichtigsten Formatvorlagen finden Sie in der Gruppe Formatvorlagen. Sämtliche Formatvorlagen sind im Dokument "Gestaltungsanleitung/Mustersammlung" auf den Seiten dokumentiert. Sie finden dieses Dokument über das Symbol Info im Register officeatwork.

12 Office 2010, Erste Schritte mit officeatwork 12 Tabellen werden ebenfalls mit Formatvorlagen formatiert. Klicken Sie auf das Symbol Tabellen in der Gruppe Formatvorlagen, um sowohl das Format wie auch die Dimension der Tabelle zu bestimmen. Outlook-Signatur Die Outlook-Signatur wird aus den Angaben Ihres Standard-Profils erstellt. Um diese Signatur jeweils automatisch allen ausgehenden -Nachrichten hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor: > Starten Sie Outlook und erstellen Sie eine neue -Nachricht. > Klicken Sie in der Nachricht im Register Start in der Gruppe Einschließen auf das Symbol Signatur und anschliessend auf den Befehl Signaturen. > Das Fenster Signaturen und Briefpapier erscheint. Im Feld Signatur zum Bearbeiten auswählen erscheinen Ihre Signaturen. Die von officeatwork erstellte Signatur trägt den Namen "Standard-Profil". Um diese Signatur allen ausgehenden - Nachrichten hinzuzufügen, klicken Sie ins Feld Neue Nachrichten im Bereich Standardsignatur auswählen und markieren Sie diese. > Möchten Sie die Signatur auch für Antwort- und weitergeleitete Nachrichten verwenden, wählen Sie sie zusätzlich im Feld Antworten/Weiterleitungen aus. > Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. > Von nun an wird die Signatur allen neuen Nachrichten in Outlook hinzugefügt. HINWEIS: Ist Ihr Wissensdurst noch nicht gestillt? In unserem Kurs "officeatwork - Grundlagen" erhalten Sie eine umfassende Einführung in officeatwork und nützliche Tipps für die Arbeit mit den officeatwork- Vorlagen.