PowerPoint 2007: Kurzeinführung

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1 PowerPoint 2007: Kurzeinführung Inhalt Inhalt Der Startbildschirm Aufruf von Befehlen mithilfe von Registern und Symbolleisten Ansichten in PowerPoint: Die erste Präsentation Hinzufügen und Gestalten von Textelementen Einfügen von Grafiken, Diagrammen oder Tabellen Animation der Folienelemente Folienübergänge Der Folienmaster Entwurfsvorlagen Der Master Die Bildschirmpräsentation Speichern und Laden der Präsentation Drucken... 6 Julia Hintzen Einführung in Powerpoint 2007 Seite 1

2 1 Der Startbildschirm Office Schaltfläche Symbolleiste für Schnellzugriff Register Symbolleisten für ein gewähltes Register Gliederungs-/Folien- Platz für Notizen die aktuelle zu bearansicht beitende Folie 1.1 Aufruf von Befehlen mithilfe von Registern und Symbolleisten Am oberen Rand des Fensters befinden sich die Symbolleisten (Multifunktionsleisten). Anders als in PP 2003 sind nie mehrere Leisten gleichzeitig zu sehen, sondern immer nur die, die Sie über ein entsprechendes Menü ( Start, Einfügen, Seitenlayout, Verweise, Sendungen, Überprüfen, Ansicht, Add-Ins ) im Register ausgewählt haben. Die einzelnen Befehle eines Menüs, die Sie aus PP 2003 kennen, finden sich in der angezeigten Symbolleiste wieder. Den alten Menü-Punkt Datei finden Sie unter dem Windows-Symbol oben links in der Ecke des Programms (Office-Schaltfläche). In der Symbolleiste des Registers Start finden Sie z. B. Symbole zum Gestalten der Texte (fett, kursiv, eingerückt, Aufzählungszeichen ). Die Symbolleiste des Registers Entwurf ermöglicht Ihnen die individuelle Gestaltung Ihrer Folien. Im Register Einfügen finden Sie Julia Hintzen Einführung in Powerpoint 2007 Seite 2

3 weitere hilfreiche Symbole, um Ihre Präsentation zu verfeinern (Fotos, Diagramme, Soundeffekte einfügen etc.). 1.2 Ansichten in PowerPoint: Sie können die Folien- bzw. Gliederungsansicht mit anhängendem Notizfeld ausschalten, indem Sie rechts oben (neben den Reitern für Folien / Gliederung ) auf das Schließfeld klicken (X). Schalten Sie die Folien- bzw. Gliederungsansicht und das Notizfeld wieder ein mit Hilfe des Befehls Ansicht Normal. Haben Sie sehr viele Folien in Ihrer Präsentation, so ist die Foliensortierungsansicht sehr nützlich. Unter Ausnutzung des kompletten Bildschirms bietet diese Ansicht einen Überblick über alle Folien. Sie gestattet auch die Änderung der Folienreihenfolge durch einfaches Verschieben mit der Maus. Hier können auch für die spätere Präsentation Animationseffekte (Befehl Animation ) zugewiesen werden. Wählen Sie die Foliensortierungsansicht über den Befehl Ansicht Foliensortierung. Die Bildschirmpräsentation ist eine Ansicht, die das endgültige Ergebnis Ihrer Präsentation vorführt. Starten Sie die Bildschirmpräsentation durch den Befehl Bildschirmpräsentation und wählen Sie Von Beginn an oder Aus aktueller Folie. Sie können die Präsentation auch durch Drücken der Taste F5 starten. 2 Die erste Präsentation Starten Sie das Programm über Start - Programme Microsoft PowerPoint oder doppelklicken Sie das entsprechende Icon auf dem Desktop. Sie sehen eine leere Folie. In der Start-Taskleiste können Sie unter Layout ein passendes Layout für Ihre zu bearbeitende Folie auswählen oder Sie wählen eine leere Folie, die sie selber gestalten. Julia Hintzen Einführung in Powerpoint 2007 Seite 3

4 Haben Sie eine leere Folie gewählt, so können Sie jetzt einzelne Objekte auf der Folie platzieren. Haben Sie einen anderen Folientyp unter Layout gewählt, so sind schon einzelne Objekte auf der Folie platziert. Fügen Sie neue Folien hinzu, indem Sie in der Gliederungsansicht Rechtsklick Neue Folie wählen. Verschieben Sie eine Folie, indem Sie die in der Folien- bzw. Gliederungsansicht die gewünschte Folie mit der linken Maustaste anklicken und die Maustaste gedrückt halten. Ziehen Sie die Maus in der Folienreihe nach oben oder unten. Ein schwarzer horizontaler Strich markiert, an welcher Stelle die Folie eingefügt wird. 2.1 Hinzufügen und Gestalten von Textelementen Wählen Sie im Register Einfügen in der Symbolleiste den Punkt Textfeld. Platzieren Sie dieses an der gewünschten Stelle auf Ihrer Folie und geben Sie den Text ein. Möchten Sie die Schriftart und größe für das komplette Textfeld verändern, so markieren Sie das Feld, indem Sie mit der linken Maustaste auf den Rahmen klicken. Wählen Sie Schriftart, -größe und farbe direkt im Kontextmenü oder wählen Sie die gewünschten Einstellungen in der Symbolleiste des Registers Start, während das Textfeld markiert ist. 2.2 Einfügen von Grafiken, Diagrammen oder Tabellen Um Grafiken auf einer Folie zu platzieren, wählen Sie im Register Einfügen den Punkt Grafik. (Möchten Sie ein Clip-Art einfügen, wählen Sie den Punkt Clip-Art.) Die eingefügte Grafik können Sie mit Hilfe der gedrückten linken Maustaste auf der Folie verschieben. Vergrößern oder verkleinern Sie die Grafik, indem Sie diese mit der Maus anklicken und an den Haltepunkten mit gedrückter linker Maustaste ziehen. Eine Tabelle fügen Sie in die Folie ein, indem Sie im Register Einfügen den Punkt Tabelle wählen. Verfahren Sie danach genau wie bei den Grafiken, um die Tabelle zu platzieren oder in ihrer Größe zu verändern. Klicken sie eine Zelle der Tabelle, um Text einzugeben. Durch Drücken der TAB-Taste springen Sie von Zelle zu Zelle. Markieren Sie Zellen und klicken Sie die rechte Maustaste, so können Sie Zellen löschen, kopieren, neue Zellen einfügen usw. Möchten Sie Diagramme einfügen, wählen Sie im Register Einfügen den Punkt Diagramm. In einem eingeblendeten Eingabefenster können Sie die Diagrammdaten eingeben. Diese können Sie auch später jederzeit verändern, indem Sie auf das Diagramm doppelklicken. Das Aussehen des Diagrammes verändern Sie ebenfalls durch Doppelklicken auf das Diagramm. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das Diagramm und wählen Sie im Kontextmenü den entsprechenden Befehl. 2.3 Animation der Folienelemente Sie können die einzelnen Objekte auf einer Folie bei der Vorführung der Präsentation in animierter Form erscheinen lassen. Wählen Sie das Register Animationen. Markieren Sie die zu animierenden Folienelemente (Text oder Grafik). Klicken Sie auf die Schaltfläche Benutzerdefinierte Animation. Rechts erscheint der Aufgabenbereich Benutzerdefinierte Animationen, klicken Sie dort auf die Schaltfläche Effekt hinzufügen. Es öffnet sich ein Auswahlmenü mit diversen Verzweigungen. Die Untermenüs listen die gebräuchlichsten Effekte auf. Julia Hintzen Einführung in Powerpoint 2007 Seite 4

5 Sobald Sie einen Animationseffekt einem Objekt zugewiesen haben erscheint dieser in einer Liste im Aufgabenbereich. Ein zugewiesener Effekt bedarf nun in der Regel noch einer Feineinstellung. Unter Ändern (im oberen Teil des Aufgabenbereiches)werden die gewählten Effekte aufgelistet. Klicken Sie auf das Element, für das Sie eine Feineinstellung vornehmen möchten. Danach können Sie im Feld Richtung und Geschwindigkeit weitere Einstellungen vornehmen. 2.4 Folienübergänge Sie können festlegen, wie der Wechsel zur nächsten Folie erfolgen soll. Wählen Sie im Register Animationen den Punkt Übergang zu dieser Folie. 3 Der Folienmaster 3.1 Entwurfsvorlagen Um die Präsentation entsprechend optisch aufzubereiten, haben Sie mit Powerpoint die Möglichkeit, alle Folien einer Präsentation mit einem einheitlichen Design zu versehen. Über eine Reihe von mit gelieferten Entwurfsvorlagen, die bereits mit einem Präsentationsdesign ausgestattet sind, können Sie eine Vorauswahl treffen, wie Ihre Präsentation angepasst werden soll. Sie finden die Entwurfsvorlagen im Register Entwurf im Punkt Designs. Es gibt aber auch die Möglichkeit, benutzerdefinierte Entwurfsvorlagen zu erstellen und nicht auf die in Powerpoint gespeicherten Vorlagen zurückzugreifen. Generell gilt für alle Entwurfsvorlagen, dass Sie als eigene Dateien gespeichert werden. Sie erstellen eine eigene Entwurfsvorlage, indem Sie eine neue leere Präsentation aufrufen und hier die gewünschten Einstellungen (Logos, Hintergrund, Grafiken ) hinzufügen. Speichern Sie die Datei und wählen Sie dabei den Dateityp Powerpoint Präsentationsvorlage (Endung *.potx). Die Vorlagen werden grundsätzlich im Ordner Templates gespeichert. 3.2 Der Master Der Folienmaster ist Bestandteil dieser Entwurfsvorlagen. Im Master werden Einstellungen zur Gestaltung der Folien gespeichert (z.b. Hintergrundfarbe, Platzierung der Platzhalter, enthaltene Elemente usw.). Außerdem gibt es meist auch einen Titelmaster, der die Gestaltung der Titelfolie bestimmt. Sie rufen den Folienmaster auf über das Register Ansicht und dem Punkt Folienmaster. Im linken Teil des Anwendungsfensters sind die Master als Miniaturbilder aufgelistet. Gestalten Sie hier Ihre Folien, wie Sie es wünschen und speichern den Master dann als Entwurfsvorlage ab. Möchten Sie diesen erneut aufrufen, um eine neue Präsentation mit Hilfe Ihres erstellten Masters zu gestalten, öffnen Sie über die Office-Schaltfläche Neu eine neue Präsentation. Es erscheint ein Dialogfenster. Wählen Sie im Menü links Meine Vorlagen und dort den Master, den Sie benutzen möchten. Vorlagen-Designs-und-Layouts.html Julia Hintzen Einführung in Powerpoint 2007 Seite 5

6 4 Die Bildschirmpräsentation Starten Sie die Präsentation im Register Ansicht mit dem Punkt Bildschirmpräsentation oder drücken Sie die Taste F5. Standardmäßig wird durch Klicken mit der linken Maustaste oder durch Drücken der Tasten Return, Leertaste, Pfeil rechts, Pfeil unten oder Bild ab die nächste Folie angezeigt. Soll die vorhergehende Folie noch einmal angezeigt werden, drücken Sie die Taste Rück( ), Pfeil links, Pfeil oben oder Bild auf. Durch Drücken der Taste B oder des Punktes wird der Bildschirm solange schwarz, bis Sie erneut die Taste B oder den Punkt drücken. Klicken auf die rechte Maustaste während der Präsentation öffnet das Präsentationsmenü. Hier können Sie durch Auswahl des Befehls Gehe zu eine bestimmte Folie wählen, die als nächstes angezeigt werden soll. 5 Speichern und Laden der Präsentation Wählen Sie zum Speichern den Befehl Windowsschaltfläche Speichern unter. Im Dialogfenster Speichern unter wählen Sie im Feld Speichern in: und in der darunter stehenden Liste den gewünschten Ordner und geben im Feld Dateiname: einen Namen für die Präsentation ein. Um die Präsentation später wieder zu laden, wählen Sie den Befehl Windowsschaltfläche öffnen. Im Feld Suchen in: wählen Sie den Ordner, indem Ihre Datei liegt. Doppelklicken Sie auf den gesuchten Dateinamen, um die Datei zu öffnen. 6 Drucken Wählen Sie den Befehl Datei (=Windows-Schaltfläche) Drucken. Standardmäßig bezieht PowerPoint alle Folien einer Präsentation in den Ausdruck mit ein. Jede Folie wird auf eine separate Seite gedruckt. Klicken Sie im Drucken-Dialogfenster auf die Option Aktuelle Folie, so wird nur die gerade im Folienentwurf ausgewählte Folie gedruckt. Um eine ausgewählte Anzahl von Folien zu drucken, markieren Sie diese zuvor in der Folien- bzw. Gliederungsansicht, indem Sie die Strg-Taste gedrückt halten und dann die gewünschten Folien markieren. Wählen Sie danach den Befehl Datei Drucken und klicken Sie auf die Option Markierung. Es werden nur die markierten Folien gedruckt. Julia Hintzen Einführung in Powerpoint 2007 Seite 6

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