2 Seite einrichten -= Entstanden unter Excel 2003 =-

Transkript

1 Excel KnowHow / Erste Schritte 2 Seite einrichten -= Entstanden unter Excel 2003 =- Das Thema "Seite einrichten" beinhaltet eine ganze Menge Tipps & Tricks, wie Sie die Daten für den Ausdruck oder auch einfach am Bildschirm optisch aufbereiten können. Zunächst ein paar kleinere Tricks: Fenster fixieren Öffnen Sie eine leere Datei und scrollen Sie einfach mal nach unten. Sie sehen, dass die oberen Zeilen verschwinden. Den selben Effekt können Sie auch bei den ersten Spalten beobachten, wenn Sie nach rechts scrollen. Manchmal wünscht man sich aber, dass die Tabellenüberschriften oder die ersten Spalten stehen bleiben würden... Hier gibt es tatsächlich eine Möglichkeit: Nehmen wir an, wir möchten die ersten 3 Zeilen stehen lassen. 1) Scrollen sie zunächst wieder ganz nach oben. Klicken Sie auf die Zeilenüberschrift der ersten Zeile, die verschwinden darf - also in unserem Fall auf die 4 vor der vierten Zeile. Sie markieren durch diesen Klick die komplette Zeile 4. 2) Wählen Sie nun aus dem Menü "FENSTER" den Punkt "FENSTER FIXIEREN" => Excel reagiert mit einer Trennlinie zwischen den Zeilen 3 und vier und wenn Sie jetzt nach unten scrollen, sehen Sie, dass die ersten drei Zeilen stehen bleiben... Die Fixierung können Sie jederzeit wieder aufheben, indem Sie auf FENSTER/FIXIERUNG AUFHEBEN klicken. Heben Sie die Fixierung bitte wieder auf. Jetzt wollen wir die ersten beiden Spalten fixieren. Dieses funktioniert analog zum eben genannten Beispiel, nur dass Sie jetzt bitte auf die Spaltenüberschrift "C" klicken... => Überprüfen Sie das Ergebnis, indem Sie nach rechts scrollen. Wenn s geknappt hat, dann löschen Sie die Fixierung bitte wieder. Es gibt nämlich noch eine dritte Variante: Stellen Sie sich vor, Sie wollen sowohl die ersten drei Zeilen, als auch die ersten beiden Spalten fixieren. 1) Klicken Sie in die Zelle C4 und dann auf FENSTER/FIXIEREN. => Schon haben Sie das gewünschte Ergebnis. Das Fixieren von Fenstern ist immer dann hilfreich, wenn man sehr große Tabellen auf dem Bildschirm hat und trotzdem nicht den Überblick verlieren möchte... Quelle: Seite 1 von 7

2 Gruppierungen Sie können Zeilen oder Spalten gruppieren, um Sie dann mit einem Mausklick bei Bedarf ein- oder auszublenden. Diese Funktion ist immer dann hilfreich, wenn Sie beispielsweise in einer Zeile eine Summe der darauf folgenden Zeilen haben und - um eventuelle Empfänger der Datei nicht unnötig zu verwirren, möchten Sie diese Zeilen ausblenden. Bei Rückfragen sollen diese Daten aber schnell zur Verfügung stehen... 1) Markieren Sie die entsprechenden Zeilen (indem Sie auf die entsprechenden Zeilenüberschriften (z.b. 3-5) klicken) - Anmerkung: es muss sich hierbei um zusammenhängende Zeilen handeln. 2) Wählen Sie jetzt aus dem Menü den Punkt DATEN/GRUPPIERUNG UND GLIEDERUNG/GRUPPIERUNG... => Die Zeilen sind zwar noch da, aber links am Rand finden Sie jetzt eine Klammer um die betreffenden Zeilen und eine kleine Schaltfläche mit einem Minus. 3) Drücken Sie auf die Schaltfläche. => Die Zeilen sind verschwunden und aus dem Minus auf der Schaltfläche ist ein Plus geworden. 4) Drücken Sie auch diese Schaltfläche => Die Zellen sind wieder da und auch das Minus auf der Schaltfläche. Hinweis: sollten sich andere Formeln auf die Zellen beziehen, so funktionieren die Formeln auch dann, wenn Sie die Zeilen ausblenden... Die Funktion funktioniert in gleicher Art und Weise auch bei Spalten. Druckbereich Es kann passieren, dass Sie für Berechnungen Zellen benutzen, die später nicht ausgedruckt werden sollen. Hierzu können Sie den Bereich markieren, welchen Sie ausdrucken wollen und diese dann mit DATEI/DRUCKBEREICH/DRUCKBEREICH FESTLEGEN definieren. Wenn Sie den Druckbereich später verändern wollen, dann markieren Sie einfach den neuen Druckbereich und wiederholen Sie den Befehl. Sie können den definierten Druckbereich aber auch jederzeit komplett löschen (so dass dann wieder alles ausgedruckt wird, indem sie DATEI/DRUCKBEREICH/DRUCKBEREICH AUFHEBEN wählen. Quelle: Seite 2 von 7

3 Diverse weitere Seiten-Optionen Schauen wir uns nun den Punkt DATEIN/SEITE EINRICHTEN... an: Es öffnet sich ein neues Fenster. Die Auswahlmöglichkeiten sind in vier Kategorien (A) eingeteilt (Papierformat, Seitenränder, Kopfzeile/Fußzeile und Tabelle. Hinter jeder dieser Karten verbergen sich eine Menge nützlicher Tools, die wir uns nun nach und nach anschauen wollen. Kategorie 1 - Papierformat: B Hier können Sie sich zwischen Hoch- und Querformat entscheiden. C Der Punkt Skalierung ist in meinen Augen eines der Nützlichsten Tools, welches Excel zum Vorbereiten eines Ausdrucks anbietet. Stellen Sie sich vor, Sie drucken eine Tabelle, welche dann leider nicht auf die gewünschte Anzahl von Seiten passt... Wenn Sie den ersten Punkt markieren, dann können Sie die Größe manuell anpassen - Sie wählen einfach den prozentualen Skalierungsfaktor. Wenn Sie eine genaue Vorstellung haben, auf wievielen Seiten, Sie Ihre Tabelle ausdrucken wollen, dann sollten Sie den zweiten Punkt wählen. Entscheiden Sie noch schnell, wieviele Seite(n) die Tabelle in Höhe und Breite benötigt - Excel erledigt den Rest für Sie. Anmerkung: Sie können auch einen der beiden Werte frei lassen. Dann richtet Excel die Tabelle optimal nach Höhe oder Breite aus... D Hier können Sie die erste Seitenzahl festlegen (wenn auf Ihrem Dokument die Seitenzahl gedruckt werden soll). Quelle: Seite 3 von 7

4 Kategorie 2 - Seitenränder: E Diese 6 Felder können Sie zum Einstellen der Seitenränder benutzen. F Benutzen Sie diese beiden Kontrollkästchen, um den Inhalt vertikal oder horizontal auf der Seite auszurichten. Quelle: Seite 4 von 7

5 Kategorie 3 - Kopfzeile/Fußzeile: Kopf- und Fußzeile werden später auf jedem Blatt dargestellt (auch wenn Sie sie nicht auf Ihrem Datenblatt sehen). G Hier wird die aktuelle Kopfzeile angezeigt. H In diesem Feld sehen Sie eine Vorschau der aktuellen Fußzeile I J Wählen Sie eine Kopfzeile aus eine vordefinierten Auswahl aus. Wählen Sie eine Fußzeile aus der vordefinierten Auswahl. K Über diese Buttons können Sie selbständig eine Kopf- bzw. Fußzeile basteln - es öffnet sich jeweils ein neues Fenster... Quelle: Seite 5 von 7

6 Dieses Fenster erscheint sowohl für die benutzerdefinierte Kopf- als auch für die Fußzeile - die Funktion ist jeweils identisch. Die Kopf-/Fußzeile ist in drei Abschnitte eingeteilt: (Links/Mitte/Rechts) L Tippen Sie hier den Text, der linksbündig in der Kopf-/Fußzeile erscheinen soll. M Dieser Text wird mittig dargestellt. N...und dieser rechtsbündig. Sie können den Text der drei Bereiche jeweils -ganz oder teilweise- formatieren: Markieren Sie hierzu den Teil des Textes, den Sie formatieren möchten. Klicken Sie dann auf den Button A und wählen Sie das gewünschte Format im darauf folgenden Fenster aus. Außerdem gibt es ein paar Buttons, die variable Informationen in der Kopf-/Fußzeile bewirken: b fügt die aktuelle Seitenzahl des jeweiligen Blattes ein c d e f g h i j fügt die Gesamt-Seitenzahl ein fügt das aktuelle Datum ein (jeweils zum aktuellen Zeitpunkt, wenn jemand mit dieser Datei arbeitet) fügt die aktuelle Uhrzeit ein (jeweils zum aktuellen Zeitpunkt, wenn jemand mit dieser Datei arbeitet) fügt den aktuellen Pfad und Dateinamen ein, unter dem die Datei abgespeichert ist (leider erst ab Excel XP verfügbar) fügt den aktuellen Dateinamen ein fügt den Namen des Arbeitsblattes ein fügt eine Hintergrundgrafik für die Kopf-/Fußzeile ein mit diesem Button können Sie die Grafik formatieren, die Sie mit (i) eingefügt haben. Quelle: Seite 6 von 7

7 Kategorie 4 - Tabelle: auch hier gibt es ein paar nützliche Tools, die die Arbeit mit Excel-Tabellen wesentlich erleichtern... O legen Sie hier den Druckbereich fest, indem Sie entweder die Zelladresse ganz oben links, einen Doppelpunkt, sowie die Zelladresse ganz unten rechts eintippen - z.b. A2:D15. Leichter geht dieses mit dem kleinen Button am rechten Rand. Drücken Sie diesen und Sie kommen zurück ins Tabellenblatt. Markieren Sie hier den gewünschten Bereich und drücken Sie dann erneut auf den Button, um in das Einstellungsfenster zurückzukehren. P Diese beiden Funktionen habe ich leider viel zu spät entdeckt und arbeite seitdem ständig damit. Wenn Sie z.b. eine sehr umfangreiche Tabelle ausdrucken wollen, fehlen normalerweise die Tabellenüberschriften auf den Seiten 2 ff. - durch diese beiden Felder können Sie festlegen, welche Zeilen/Spalten auf jedem Blatt ausgedruckt werden... Q Hier können Sie noch einige Regeln für den Druck der Datei festlegen: Sollen die Gitternetzlinien, welche Sie auf Ihrem Arbeitsblatt sehen auch ausgedruckt werden? Möchten Sie die Zeilen-/Spaltenüberschriften mit ausdrucken? Soll ein Schwarz-Weißdruck erzwungen werden?... R Hier legen Sie die Druckreihenfolge fest. Quelle: Seite 7 von 7