Der neue Druck- und Layout-Manager Inhalt

Transkript

1 Der neue Druck- und Layout-Manager Inhalt Druck- und Layout-Manager... 1 Das Arbeitslayout anpassen / einstellen... 2 Druckeinstellungen: Druckerauswahl... 3 Druckeinstellungen: Blattschutz aufheben... 3 Druckeinstellungen: Schwarzweißdruck... 3 Druckeinstellungen: Gesamtseiten / Themen... 4 Druckeinstellungen: Drucken und Exportieren... 4 Druckeinstellungen: Gruppierungen... 4 Themenreihen... 6 Themenreihen: Druckvorschau... 6 Themenreihen: Funktion... 6 Themenreihen: Druckbereich anpassen... 7 Themenreihen: Druckreihenfolge festlegen... 7 Hilfstexte anzeigen lassen... 7

2 Druck- und Layout-Manager Der neue Druck- und Layout-Manager wird über das Tabellenblatt Druck organisiert. Das Tabellenblatt teilt sich in drei Bereiche auf: Ganz oben auf dem Blatt (Zeilen 2 17) finden Sie zuerst die Einstellungen für das Layout. In diesem Bereich können Sie die Farben an Ihre Wünsche anpassen. Der zweite Bereich des Tabellenblatts (Zeilen 19 27) ist für die Druckeinstellungen und den Ausdruck verantwortlich. Der letzte Bereich (ab Zeile 29) besteht aus Themenleisten für die Druckselektion und Reihenfolge. 1

3 Das Arbeitslayout anpassen / einstellen Am unteren Bildschirmrand finden Sie die Reiter der Arbeitsblätter mit Namen angezeigt. Klicken Sie als Erstes auf den Reiter mit der Bezeichnung Druck, um den neuen Druck- und Layout-Manager zu öffnen. Jetzt wird der Inhalt des Layout- und Druckmanagers wie auf der vorigen Abbildung angezeigt. Alle kursiv angezeigten Texte haben die gleiche Funktion wie Buttons oder Tasten und können angeklickt werden, um die entsprechenden Funktionen auszuführen. Im oberen Arbeitsbereich (Zeilen 2-17) können Sie das Layout an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dieser Bereich gliedert sich in zwei Teile: Im oberen Bereich der Layout-Einstellungen können Sie das Arbeitslayout einstellen und im unteren Bereich das Drucklayout. Um die Farben anzupassen gehen Sie jeweils wie folgt vor: 1. Zuerst heben Sie durch einen Klick auf den kursiven Text Blattschutz aufheben (Zelle K2) den Blattschutz auf, dies ist notwendig, um die Farben anpassen zu können. 2. Zum Ändern der Farben werden nun die farbig dargestellten Zellen in der Wunschfarbe angepasst. Klicken Sie dazu einfach mit der Maus die betreffende farbige Zelle in der Spalte I an, die Sie anpassen möchten. Oben in der Funktionsleiste von Excel falls notwendig auf Start klicken und anschließend im Menü Füllfarbe die Wunschfarbe auswählen. 3. Wenn die Farben angepasst wurden, abschließend auf den kursiv angezeigten Text Farbe übertragen klicken. Es werden nun automatisch alle Tabellenblätter in der Excel-Datei farblich an Ihre Vorgaben angepasst. Dieser Vorgang kann ein paar Sekunden dauern, es erscheint abschließend ein Meldungsfenster, dass alle Blätter farblich angepasst wurden. 2

4 Druckeinstellungen: Druckerauswahl Der zweite Bereich (Zeilen 19 22) bietet Ihnen die Möglichkeit den Drucker auszuwählen und wenn Sie wünschen in Schwarzweiß zu drucken. An der rechten Blattseite wird der kursive Text Druckerauswahl angezeigt. Mit einem Mausklick auf diesen Text öffnet sich ein Fenster, in dem alle Drucker angezeigt werden. Wählen Sie den gewünschten Drucker aus. In diesem Fenster können Sie unter Optionen noch diverse Druckeinstellungen des aktuell ausgewählten Druckers vornehmen. Abschließend einfach mit Ok bestätigen, dann schließt sich das Druckerauswahlfenster wieder. Druckeinstellungen: Blattschutz aufheben Auch hier befindet sich wieder an der rechten Seite der Tabelle der kursive Text Blattschutz aufheben. Wir haben diese Funktion mehrfach integriert, weil sie häufig gebraucht wird, da nach jeder Farbänderung automatisch der Blattschutz wieder aktiviert wird. Druckeinstellungen: Schwarzweißdruck Heben Sie zuerst den Blattschutz auf, indem Sie auf den kursiven Text Blattschutz aufheben klicken. Innerhalb des Bereichs der Druckeinstellungen wird ihnen der kursive Text Schwarzweißdruck angezeigt. Wenn hier das Häkchen gesetzt wird, werden alle Ausdrucke in Schwarzweiß erfolgen, dies gilt auch für die PDF-Exporte. Auch wenn also kein Farbdrucker an Ihr System angeschlossen ist, empfiehlt es sich daher für PDF-Exporte das Häkchen wieder zu entfernen, um diese in Farbe darzustellen. Die Druckerauswahl braucht für PDF-Exporte nicht angepasst werden. Es wird die Standard PDF-Funktionalität von Excel verwendet, es ist also keine weitere Installation von zusätzlichen PDF-Programmen erforderlich. 3

5 Druckeinstellungen: Gesamtseiten / Themen Unter Gesamtseiten (Zelle I 24) sehen Sie, wie viele Seiten Sie bisher insgesamt für den Druck ausgewählt haben, in der Zelle darunter (Zelle I 25 ) wird Ihnen die Anzahl der zugehörigen Themen angezeigt. In den einzelnen Themenleisten wird dagegen nur die Seitenzahl der ausgewählten Ausdrucke innerhalb des betreffenden Themas angezeigt. Druckeinstellungen: Drucken und Exportieren An der rechten Bildschirmseite befinden sich noch zwei kursive Texte Drucke ausdrucken und PDF- Datei erstellen, durch einen Klick auf den jeweiligen Text starten Sie den Druck oder Export. Wenn Sie eine PDF-Datei exportieren, erscheint die Frage, ob die Datei nach dem Erstellen angezeigt werden soll. PDF-Dateien erhalten automatisch denselben Namen wie die Excel-Datei. Während des Exports erscheint eine Fortschritts-Anzeige, der Vorgang kann bei großen Dateien einige Sekunden dauern. Druckeinstellungen: Gruppierungen Im unteren Bereich des Arbeitsblatts können Sie nun wie folgt festlegen, welche Seiten Sie drucken möchten: 1. Entfernen Sie zunächst erneut den Blattschutz durch einen Klick auf den entsprechenden kursiven Text (Zelle K 21) 2. An der linken Seite in den Druckereinstellungen befinden sich zwei kursive Texte Alle Gruppierungen aufklappen und Alle Gruppieren zuklappen. Mit einem Klick auf diese Texte werden alle Unterthemen auf- oder zugeklappt. Über die Pluszeichen links neben den Themenleisten können Sie stattdessen auch nur bestimmte Themen öffnen. 4

6 Wenn Sie doch einmal vergessen haben sollten, vorher den Blattschutz zu entfernen, erscheint bei einem Klick auf das Pluszeichen eine Fehlermeldung, in diesem Fall entfernen Sie einfach wie oben beschrieben den Blattschutz: 3. Nun können Sie festlegen, welche Unterthemen Sie drucken oder exportieren möchten. Dazu einfach innerhalb der Unterthemen das betreffende Feld Drucken (grün hinterlegt) auf ja setzen. Klicken Sie das betreffende Feld einfach an, um es für den Druck auszuwählen. Die in der Themenleiste angezeigte Seitenzahl ändert sich nun automatisch, sodass Sie sofort erkennen können, wie viele Seiten bereits für den Druck ausgewählt sind: 5

7 Themenreihen Die Themenreihen (ab Zeile 31) dienen jedoch nicht nur dazu, Unterthemen für den Druck auszuwählen, sondern bieten noch weitere Funktionen. Die einzelnen Themenleisten bieten zwei Funktionstextfelder in kursiver Schrift Druckvorschau und Funktion. Themenreihen: Druckvorschau Mit der Druckvorschau wird der Ausdruck aller Unterthemen eines Themas in der Druckvorschau angezeigt. Klicken Sie einfach in das betreffende Feld, wenn Sie sich eine Druckvorschau vor dem Druck anzeigen lassen möchten. Themenreihen: Funktion Mit einem Mausklick auf den kursiven Text Funktion wird ein Multifunktionsfenster geöffnet. In diesem Fenster befinden sich die wichtigsten Funktionen für die Druckauswahl eines Themas. Dieser Text Funktion befindet sich in jeder Themenleiste, so dass die Themen komfortabel gewechselt können, ohne dass Sie das Funktionsfenster dafür schließen müssen. Sie können also bei geöffnetem Funktionsfenster die Themen wechseln, indem Sie auf das Textfeld Funktion in einem anderen Thema klicken. Zur besseren Übersicht kann man die Position dieses Fensters verändern. Sie können es zum Beispiel im Bereich rechts oben am Bildschirm positionieren, sodass es den Druck-Manager nicht verdeckt. Die Funktionen in diesem Fenster beziehen sich jeweils nur auf das aktuell ausgewählte Thema. Im oberen Bereich des Multifunktionsfensters wird daher das ausgewählte Thema noch einmal angezeigt, damit man immer den Überblick bewahrt. 6

8 Themenreihen: Druckbereich anpassen Rechts in den Themenleisten wird der Druckbereich der einzelnen Unterthemen angezeigt. Falls Sie an den Tabellen Veränderungen vorgenommen haben, können Sie hier den Druckbereich anpassen. Bei unveränderten Tabellen ist dies natürlich nicht notwendig. Themenreihen: Druckreihenfolge festlegen Standardmäßig wird ganz rechts in den Themenleisten immer eine 1 angezeigt. Diese Zelle bestimmt die Druckreihenfolge der Themen. Die Zahl 1 bedeutet lediglich, dass standardmäßig der Ausdruck immer von oben nach unten erfolgt. Dies bezieht sich natürlich nur auf die Inhalte, die Sie auch wie beschrieben für den Druck ausgewählt haben. Setzen Sie also zunächst das Feld Drucken auf ja. Wenn Sie nun die Druckreihenfolge der ausgewählten Themen ändern möchten, können Sie dies tun, indem Sie die Zahl 1 in der betreffenden Themenleiste ersetzen. Geben Sie stattdessen Zahlen von 1 beginnend in aufsteigender Reihenfolge ein, um so die Reihenfolge zu definieren. Sie können allerdings nur die Druckreihenfolge der Themen selbst definieren, die Unterthemen eines Themas werden automatisch von oben nach unten ausgedruckt. Hilfstexte anzeigen lassen Das bereits angesprochene Multifunktionsfester, dass Sie durch einen Klick auf den Text Funktion öffnen können, bietet Ihnen auch die Möglichkeit sich Hilfstexte anzeigen zu lassen. Diese Option finden Sie im Funktionsfenster links unten, unter dem Titel Hilfetext unten anzeigen. Wird diese Taste angeklickt, verlängert sich das Fenster und es wird unten ein Textfeld mit Hilfstexten angezeigt. Die Texte beziehen sich immer auf die Funktion, über der Sie mit dem Mauszeiger schweben, ohne zu klicken. So erhalten Sie einen Überblick über die vorhandenen Funktionen. Zur besseren Übersichtlichkeit können Sie mit der gleichen Taste das Fenster auch wieder verkürzen bzw. schließen. 7