Einführung in das Tabellenkalkulationsprogramm Excel

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1 EDV für Verwaltungsangestellte Einführung in das Tabellenkalkulationsprogramm Excel 1. Termin: Termin: Referenten StR Stefan Winter, Gymnasium Vilshofen Kontakt: StD Max Fuchs, Comenius-Gymasium Vilshofen Themen Zellen: Zelleninhalt und Formatierung Formeln und Funktionen - Summe - Anzahl und Anzahl2 - Zählenwenn - Wenn Relative und absolute Adressierung

2 EDV für Verwaltungsangestellte Excel 2 Bemerkung: Verwenden Sie das Skript im Zusammenhang mit der Excel-Arbeitsmappe Excel, in der die folgenden Ausführungen durch Beispiele erläutert werden. Im Skript wird an den entsprechenden Stellen auf das zugehörige Tabellenblatt verwiesen. Erkennbar sind die Hinweise an dem Zeichen. Zum Skript gehören Übungen, die ebenfalls parallel zum Skript bearbeitet werden sollten. Verweise auf die Übungen erkennen Sie an dem Zeichen Ü Bei dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel werden die Daten in Arbeitsmappen verwaltet. Eine Arbeitsmappe besteht aus Tabellenblättern, die wiederum in Zellen aufgeteilt sind. I. Zellen Inhalt und Formatierung Ein Tabellenblatt besteht aus Zellen. Die Position einer Zelle wird durch eine Adresse angegeben. Diese wird aus dem Spaltennamen (nummeriert mit Buchstaben) und dem Zeilennamen (nummeriert durch Zahlen) gebildet. Zeilen (nummeriert) Adresse der derzeit aktiven Zelle Eingabefeld mit Inhalt der derzeit aktiven Zelle Zellen Bei jeder Zelle lassen sich zwei Dinge festlegen: 1. Inhalt Der Inhalt ist (eigentlich nur) eine Zeichenkette, d.h. eine Ansammlung von Zeichen. Spalten mit alphabetisch aufsteigenden Spaltennamen Zur Bearbeitung muss die Zelle z.b. durch Anklicken mit der Maus aktiviert werden. Der Zelleninhalt kann dann über die Zelle selbst oder das Eingabefeld eingegeben bzw. verändert werden. 2. Darstellung (Formatierung) der Zelle bzw. des Zelleninhalts Von welchem Typ ist der Zelleninhalt, d.h. welche Bedeutung hat der Zelleninhalt? Dem Zelleninhalt kann eine Bedeutung (Typ) zugeordnet werden. Beispielsweise kann als reiner Text, als Dezimalzahl oder auch als Uhrzeit interpretiert werden. In einer Tabellenkalkulation kann für jede Zelle festgelegt werden, von welchem Typ der Inhalt ist. Wie soll die Zelle bzw. der Zelleninhalt dargestellt werden? Typische Festlegungen sind hier Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe des Zelleninhalts und Hintergrundfarbe und Rahmendarstellung der Zelle selbst. Zellenformatierung Typ Ausrichtung des Textes innerhalb der aktivierten Zelle Alle Möglichkeiten der Inhaltsformatierung (bzgl. Punkt 2) sind im Fenster Zellen formatieren zusammengefasst, das man auf der Menüleiste unter Format Zellen findet. Zellenhintergrund Zellenrahmen Schriftart, -größe und -farbe des Zelleninhalts Ü 2, 3, 17 Hilfen für die Praxis

3 EDV für Verwaltungsangestellte Excel 3 Formatierung einer Zelle bzw. eines Zelleninhalts Oft benötigte Formatierungen, wie beispielsweise Schriftgröße und Ausrichtung, kann man auch über die Werkzeugleiste verändern. Das Fenster Zellen formatieren erreicht man auch über das Kontextmenü der aktiven Zelle. Das Kontextmenü ruft man auf, in dem man die Maus auf der aktive Zelle positioniert und die rechte Maustaste betätigt. ###### ein Hinweis auf eine zu enge Spalte Ist der Zelleninhalt, der einem Typ, beispielsweise der Währung Euro, zugeordnet ist, länger als die Spaltenbreite, so erscheinen #-Zeichen. Durch genügend große Wahl der Spaltenbreite wird der Zelleninhalt wieder richtig angezeigt. Zusammenschließen von mehreren benachbarten Zellen zu einer Gesamtzelle Möchte man mehrere Zellen zu einer Zellen zusammenfassen, beispielsweise für eine Überschrift über mehrere Spalten, so markiert man diese Zellen und aktiviert unter Ausrichtung im Fenster Zellen formatieren den Punkt Zellen verbinden. Sortierung von Datensätzen in Tabellen Die Datensätze müssen nicht geordnet eingegeben werden, da eine nachträgliche Sortierung möglich ist. Markieren Sie dazu die Datensätze, die Sie sortieren wollen. Im Fenster Sortieren, das Sie über den Menüpunkt Daten Sortieren aufrufen können, haben Sie dann die Möglichkeit, Ihre Datensätze nach verschiedenen Kriterien zu sortieren. Kopieren einer Zelle Eine Zelle kann auch kopiert werden. Dabei werden Zelleninhalt und Formatierungseinstellungen kopiert. Dazu ist die Zelle zu aktivieren. Anschließend kann die Zelle über den Menüpunkt Bearbeiten Kopieren, die Werkzeugleiste oder das Kontextmenü kopiert werden. Spaltenbreite und Zeilenhöhe Die Spalten- und Zeilengröße können Sie sehr schnell mit der Maus verändern. Positionieren Sie dazu die Maus beim Spaltennamen auf den rechten Rand dieser Spalte. Sobald der Mauszeiger in das Symbol wechselt, drücken Sie die linke Maustaste. Durch Verschieben der Maus kann dann die Spaltengröße verändert werden. Um die Zeilenhöhe einzustellen, positionieren Sie den Mauszeiger analog am unteren Rand der entsprechenden Zeile. Einfügen von Spalten bzw. Zeilen Das Einfügen von Spalten bzw. Zeilen geht am einfachsten, in dem man mit der Maus auf den Spalten- bzw. Zeilennamen klickt, wo man neue Datenfelder einfügen will. Durch Betätigung der rechten Maustaste klappt ein Kontextmenü auf, in dem u.a. eine Einfügeoperation zur Verfügung gestellt werden kann. Seitenansicht Wie schaut das Tabellenblatt beim Drucken aus? Möchten Sie sehen, wie Ihr Tabellenblatt in ausgedruckter Form aussieht, so wählen Sie in der Werkzeugleiste das Icon Seitenansicht ( ). Das Tabellenblatt wird dann in Druckversion angezeigt. Falls Ihre Daten mehr Platz als eine Seite benötigen und Sie diese aber auf einer Seite ausdrucken wollen, können Sie die Daten im Menüpunkt Layout sehr einfach auf die gewünschte Größe skalieren. Ü 4,8 Ü 10 Ü 6,15-17 Komisch, oder? Komisch

4 EDV für Verwaltungsangestellte Excel 4 Warum unterscheidet man verschiedene Datentypen, z.b. Währungen oder Datum? Text ist doch Text, oder? Sie schreiben in eine Zelle irgendeinen Inhalt hinein und drücken auf RETURN. In der Zelle wird aber ein anderer Wert angezeigt. Was ist der Grund? II. Formel, Funktion, relative und absolute Adressierung Als Zelleninhalt kann man nicht nur eine Zeichenkette angeben, sondern auch eine Formel. Mit einer Formel wird aus Eingabewerten ein neuer Wert berechnet. Excel interpretiert einen Zelleninhalt als Formel, wenn er mit dem Zeichen = beginnt. Eine Formel benötigt (i.d.r.) Werte, aufgrund deren eine Formel ausgewertet werden kann. Diese Werte kann man sich in Excel aus anderen Zellen holen. Dazu gibt man bei der Formulierung der Funktion die Adresse der Zelle, in dem der einzusetzende Wert gespeichert ist, angibt. Man spricht in diesem Fall von relativer Formel Adressierung. Beispiel: Man möchte zwei Zahlen, die in der Zelle A4 und A5 gespeichert sind, zusammenzählen und das Ergebnis in Zelle C5 anzeigen. Die Zelle C5 muss dafür den Inhalt =A4+A5 enthalten In der Zelle, in der die Formel definiert ist, wird das Ergebnis berechnet Bei Formeln kann man die Operationen +,, / und *, also die Grundrechenarten, verwenden. Excel stellt außerdem bereits zahlreiche Formeln, die sogenannten Funktionen, zur Verfügung. 1. SUMME Mit der Funktion SUMME kann man sehr einfach addieren. 1. SUMME(adresse_1:adresse_2) Damit werden Werte addiert, die nebeneinander in einer Zeile oder untereinander in einer Spalte stehen. adresse_1 ist die Adresse der Zelle, in der der erste Summand steht, adresse_2 die Adresse der Zelle, in der der letzte Summand steht. Dazwischen steht ein Doppelpunkt. 2. SUMME(adresse_1;adresse_2; ;adresse_n) Möchte man den Inhalte nicht zusammenhängender Zellen addieren, so gibt man die Adresse aller benötigten Zellen an. Die Adressen werden jeweils durch einen Strichpunkt getrennt. 2. Relative und absolute Adressierung Bei einer relativen Adresse merkt sich Excel nicht die tatsächliche Position der Zelle, sondern nur den Weg zu der Zelle, die adressiert wird. Wird eine relative Adresse in eine andere Zelle kopiert, ändert sich damit auch die adressierte Zelle. Formel Ü 6 Summe Ü 7 Adressierung01

5 EDV für Verwaltungsangestellte Excel 5 Beispiel: In der Zelle D4 wird die Zelle A2 relativ adressiert. Der Inhalt von A2 wird in D4 kopiert. D4 zeigt nun auf die (leere) Zelle A6, die bzgl. D4 die gleiche relative Lage hat wie A2 zu D4. Möchte man bei einer Kopie die Adresse festhalten, muss man absolut adressieren. Dazu muss in der Adresse vor der Spalte- und der Zeilenangabe das Zeichen $ (Dollarzeichen) schreiben. Beispiel: In der Zelle D4 wird die Zelle A2 durch $A$2 absolut adressiert. Der Inhalt von A2 wird in D4 kopiert. D4 zeigt nun immer noch auf die Zelle A2. Adressierung02 Ü 10, 18 Bemerkung: Verwendet man das Dollarzeichen nur bei der Spalte (z.b. $A2), wird lediglich die Spalte absolut adressiert. Analoges gilt bei Zeilen (z.b. A$2). 3. Einige wichtige Funktionen Die folgenden Funktionen überwachen einen bestimmten Zellenbereich und berechnen an Hand der überwachten Inhalte bestimmte Werte. Besteht der überwachte Bereich dabei aus benachbarten (in einer Zeile oder in einer Spalte liegenden) Zellen, so gibt man die Adresse der ersten und der Adresse der letzten überwachten Zelle an. Die beiden Adressen werden durch einen Doppelpunkt getrennt. Beispiel: A1:A3 beschreibt die Zellen A1, A2 und A3. Liegen die zu überwachenden Zellen beliebig, so muss die Adresse jeder überwachten Zelle angegeben werden. In diesem Fall werden die Adressen durch Strichpunkte getrennt. Beispiel: A1;B4;C2 beschreibt die Zellen A1, B4 und C ANZAHL Diese Funktion berechnet, wie viele Zahlen eine Menge von Zellen enthält. ANZAHL( ) Überwachter Bereich Anzahl und Anzahl2 Ü 12 14, 17

6 EDV für Verwaltungsangestellte Excel ANZAHL2 Die Funktion ANZAHL2 berechnet, wie viele Zellen im überwachten Bereich überhaupt belegt sind. ANZAHL2( ) Überwachter Bereich Anzahl und Anzahl2 Ü 12 14, ZÄHLENWENN Diese Funktion berechnet, wie oft in einer Menge von Zellen ein Wert mit einer bestimmten Eigenschaft vorkommt Zählenwenn ZÄHLENWENN( ;. ) Ü 15 Überwachter Bereich Angabe der Eigenschaft in Anführungszeichen Beispiele: ZÄHLENWENN(A1:A10; = 10 ) bestimmt die Anzahl der Zellen 1 bis 10 in Spalte A, deren Inhalt gleich 10 ist ZÄHLENWENN(A1:D10; Montag ) bestimmt die Anzahl der ersten vier Zellen in Zeile A, in denen der Text Montag steht. ZÄHLENWENN(A1:A5; < ) bestimmt die Anzahl der ersten fünf Zellen in Zeile A, in denen der Text Montag steht 4. WENN-Funktion Die Tabellenfunktion WENN prüft eine Bedingung, die entweder wahr oder falsch sein muss. Ist die Bedingung wahr ist, gibt die Funktion einen Wert zurück. Ist die Bedingung falsch, gibt die Funktion einen anderen Wert zurück. WENN( ; ; ) WENN- Funktion Ü 16, 17 Angabe der Bedingung Was hier steht, wird ausgeführt, wenn die Bedingung wahr ist Was hier steht, wird ausgeführt, wenn die Bedingung falsch ist Bedingungen sind i.d.r. Vergleiche, also beispielsweise A3 > 5, B14 = Bonus usw. Innerhalb einer Bedingung kann auch eine andere Funktion verwendet werden. Das, was ausgeführt wird, kann entweder eine Formel (ohne =-Zeichen!) oder ein Text (in Anführungszeichen!) sein. Beispiel: Die Zelle Z4 enthält die Funktion WENN(B17=7;"richtig";"falsch!"). Ist der Wert in B17 gleich 7, so wird in Z4 das Wort richtig angezeigt, in allen anderen Fällen das Wort falsch. WENN(Summe(A1:A3) > 10; 2* Summe(A1:A3); wenig ): Ist die Summe größer als 10, so wird die Summe verdoppelt, ansonsten wenig ausgegeben. Bemerkung: Die WENN-Funktion kann auch geschachtelt werden, d.h. als zweites und drittes Argument der WENN-Funktion kann wieder eine WENN-Funktion stehen. Schachtelung Ü 21

7 EDV für Verwaltungsangestellte Excel Weitere Funktionen Excel stellt noch zahlreiche weitere Funktionen zur Verfügung, u.a. zur Berechnung des Mittelwertes; zum Runden; zur Bestimmung des maximalen bzw. minimalen Wertes. Eine Auflistung mit Kurzbeschreibung findet man im Menü unter Einfügen Funktion. Eine genauere Beschreibung findet man dann in der Hilfe (Suche mit Hilfe des Indexes durch Eingabe des Funktionsnamens) Ü 19,20