Excel-Guide zu Tutorium 1

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1 Excel-Guide zu Tutorium 1 Der vorliegende Excel-Guide dient zur Vorbereitung des Tutoriums und ist selbstständig vor dem 1. Tutorium durchzuarbeiten. Autoren: Daniel Grgecic Gernot Lehnen André Deuker Sven Weber Inhalt 1. Allgemeine Tipps Rechnen mit Zellen Zellen markieren Primäre Funktionen Allgemeines Summe Mittelwert Anzahl Maximalwert Minimalwert Zellenbezüge Relative Referenz Absolute Referenzen Gemischte Referenz SUMMEWENN WENN SVERWEIS... 9 Dieses Dokument enthält Erläuterungen zu den am meisten gestellten Fragen des ersten Tutoriums. Dies heißt nicht, dass nur die hier angesprochenen Punkte für die Klausur relevant sind. Wir wünschen viel Erfolg beim Lernen und stehen Euch bei Fragen gerne jederzeit zur Verfügung. Euer WInfo I - Tutorenteam

2 1. Allgemeine Tipps Bereiten Sie sich auf die Tutorien vor. Klären Sie die Fragen direkt, wenn sie entstehen und warten Sie nicht bis kurz vor der Klausur. Alle Tutoren sind vor bzw. nach den Tutorien anwesend und über OLAT erreichbar, um Ihnen bei Problemen zu helfen nutzen Sie diese Möglichkeit! 2. Rechnen mit Zellen Alle Formeln müssen in der aktiven Zelle eingegeben werden und beginnen mit einem =. Anschließend werden die Formeln mit Hilfe der Zellenkoordinaten aufgestellt. Bsp: =A2/B2 teilt den Wert in Zelle A2 durch den Wert in B2. 3. Zellen markieren Es gibt zwei Möglichkeiten, Zellen zu markieren: 1. Mit der linken gedrückten Maustaste die Maus über die Zellen bewegen. 2. Die Shift-Taste ( ) gedrückt halten und mit den Pfeil-Tasten Zellen auswählen. Beachte, dass während des Markierens im Namenfeld die Anzahl der markierten Zeilen und Spalten erscheint (2Zx3S). Zudem ist es möglich, mit der linken Maustaste und der gedrückten STRG-Taste mehrere Zellenabschnitte zu markieren. 2

3 Hierbei ist zu beachten, dass nur dann markierte Zellen kopiert (STRG+C) werden können, wenn entweder die Zeilen und/oder die Spalten übereinstimmen. Im Beispiel sind dies die Zeilen 2 und 3 sowie die Spalten A und B. Bei Formeln und Funktionen können die benötigten Zellen auch per Tastatur eingegeben werden. Bsp. =SUMME(A2:B3;D2:F3;A5:B7). Den Doppelpunkt : kann man hierbei als bis lesen. Ein Semikolon ; trennt die markierten Bereiche voneinander. 4. Primäre Funktionen 4.1 Allgemeines Formeln beginnen immer mit einem Gleichheitszeichen =. Die Grundrechenarten können daraufhin ohne eine Funktion angewendet werden. Beachte: Punkt- vor Strich-Rechnung. Eine Auswahl über alle zur Verfügung stehenden Funktionen erhält man über einen Klick auf. 3

4 Zellen: Kopieren (STRG+C) in Zwischenablage Einfügen (STRG+V) aus Zwischenablage Ausschneiden (STRG+X) entspricht dem Verschieben von Zellen durch die Verwendung der Zwischenablage Schritt zurück: STRG+Z Neue Arbeitsmappe (Excel-Datei): STRG+N Datei speichern: STRG+S Datei öffnen: STRG+O 4.2 Summe =SUMME(Zahl1;Zahl2; ) Es werden alle Zahlen in den vorgegebenen Zellen addiert. Zahl_ kann hierbei für eine oder mehrere Zellen stehen. 4.3 Mittelwert =MITTELWERT(Zahl1;Zahl2; ) Der Mittelwert entspricht dem arithmetischen Mittel. Zahl_ kann hierbei für eine oder mehrere Zellen stehen. In dem unten stehenden Beispiel wird der Durchschnitt über die zwei Zellen A1 bis A2 gebildet (=MITTELWERT(A1:A2)): Summe Anzahl Anzahl =ANZAHL(Wert1;Wert2; ) 4

5 Die Funktion Anzahl zählt die Zellen zusammen, in denen Werte vorhanden sind. Dabei wird nicht die Zahl selbst betrachtet sondern nur das Vorhandensein. Ist ein Wert (kein Text) vorhanden, wird die Zahl Eins zum Ergebnis addiert. Wert_ kann hierbei für eine oder mehrere Zellen stehen. 4.5 Maximalwert =MAX(Zahl1;Zahl2; ) Der Maximalwert ist der höchste Wert, der unter den angegebenen Zellen beobachtet wird. Zahl_ kann hierbei für eine oder mehrere Zellen stehen. 4.6 Minimalwert =MIN(Zahl1;Zahl2; ) Der Minimalwert ist der niedrigste Wert, der unter den angegebenen Zellen beobachtet wird. Zahl_ kann hierbei für eine oder mehrere Zellen stehen. 5

6 5. Zellenbezüge 5.1 Relative Referenz Referenzen werden beim Auto-Ausfüllen automatisch angepasst. Die Formel wird einmal eingegeben und per Auto-Auffüllen in die nächsten Zellen (nach unten) gezogen. 5.2 Absolute Referenzen Referenzen werden beim Auto-Ausfüllen nicht angepasst sondern bleiben fix. 5.3 Gemischte Referenz Referenzen von Spalten (Zeilen) bleiben absolut, während die Zeilen (Spalten) automatisch angepasst werden. 6

7 6. SUMMEWENN Syntax: =SUMMEWENN(Bereich; Suchkriterium; Summe_Bereich) Erläuterung: - Mit dem SUMMEWENN-Befehl können einzelne Zahlen aufsummiert werden, welche die gleiche Bedingung erfüllen. - z.b. summieren wir alle verkauften Stückzahlen auf, welche in der Region-Süd, und nur in dieser, getätigt wurden. - Der SUMMEWENN-Befehl erhält drei Übergabeparameter, welche durch ein Semikolon getrennt werden. - Bereich: Gibt den Bereich an, in welchem nach dem Suchkriterium gesucht werden soll, also z.b. die komplette Spalte, in welcher die Regionen verzeichnet sind. - Suchkriterium: Ist die Bedingung, nach der selektiert werden soll. Zeichenketten müssen immer, im Gegensatz zu numerischen Werten, in Anführungszeichen gesetzt werde, also z.b. South. - Summe_Bereich: Gibt den Bereich an, aus welchem die Zahlen aufsummiert werden sollen, also z.b. die komplette Spalte, in welcher die verkauften Stückzahlen stehen. Beispiel: Im Folgenden werden alle noch offenen Rechnungen aufsummiert. Somit ist die Restschuld ersichtlich. 7. WENN Syntax: =WENN(Bedingung; Dann-Wert; Sonst-Wert) Erläuterung: 7

8 - Ein Beispiel für Bedingungen aus dem studentischen Leben ist: Wenn ich alle Winfo- Vorlesungen höre, dann werde ich die Klausur bestehen, sonst falle ich durch! - Der Wenn-Befehl wird in Excel verwendet, um bei Vorliegen einer bestimmten Bedingung eine festgelegte Funktion auszuführen. - der Wenn-Befehl hat drei Übergabeparameter, welche jeweils durch ein Semikolon getrennt werden: - Bedingung: die zu erfüllende Bedingung, z.b. B2>= Dann-Wert: die Folgerung, wenn die Bedingung erfüllt ist, z.b. guter Umsatz - Sonst-Wert: die Folgerung, wenn die Bedingung nicht erfüllt ist, z.b. schlechter Umsatz - Wenn-Befehle können beliebig über den Dann-Wert und/oder Sonst-Wert verschachtelt werden. Beispiel 1: Im Folgenden sind die Erträge von einzelnen Franchise-Filialen dargestellt. Die Fixkosten sind bei allen Filialen zur Einfachheit gleich. Nun soll angegeben werden, ob die Erträge zumindest die Fixkosten abdecken. Struktur: WENN(Erträge<Fixkosten; Dann nicht abgedeckt; Sonst abgedeckt) Umsetzung in Excel: Beispiel 2: Hier werden die Noten mit einem verschachtelten Wenn-Befehl in Prosa übersetzt. Selbstverständlich könnte dies auch mit Referenzen umgesetzt werden. 8

9 8. SVERWEIS Der Befehl SVERWEIS dient dazu, einer Zelle einen Zielwert zuzuweisen, der sich in Abhängigkeit von einem Suchkriterium aus einer Suchmatrix ergibt. Aufbau: =SVERWEIS(Suchkriterium; Suchmatrix; Spaltenindex) Elemente: Suchkriterium: Der Schlüsselwert, mit dessen Hilfe Excel den Zielwert suchen kann. Beispiel: Mit Hilfe der Item No kann eindeutig die Item Description bestimmt werden. Suchmatrix: Ist der Bereich in der Tabelle (markierter Bereich in der Grafik), in der sowohl das Suchkriterium, als auch die in Abhängigkeit vom Suchkriterium zuzuweisenden Zielwerte aufgelistet sind. Um die Funktion Autovervollständigung benutzen zu können, sollte stets mit absoluten Referenzen auf die Suchmatrix verwiesen werden. Spaltenindex: Diejenige Spalte in der Suchmatrix, aus der die Zielwerte ausgelesen werden. Soll der Zielwert aus der Spalte Item Description ausgelesen werden, ist der Spaltenindex = 2. Beispiel: SVERWEIS, der in Abhängigkeit vom Suchkriterium Item No automatisch den Zielwert Item Description zuweist. 9

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