Bedingte Formatierung

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1 Bedingte Formatierung Mit der bedingten Formatierung kann man Zellen formatieren, wenn eine zuvor definierte Bedingung erfüllt ist. Beispiel: Alle Ergebnisse, die größer als 100 sind, sollen in roter Schrift erscheinen oder alle Kunden mit Namen Meyer-Schmitz sollen orange hinterlegt werden oder die besten 3 Ergebnisse sollen farblich hervorgehoben werden. Einfache bedingte Formatierung Die bedingte Formatierung wird im Register START, Gruppe FORMATVORLAGEN abgerufen indem man auf das entsprechende Symbol klickt. Zellbereich, der mit der bedingten Formatierung formatiert werden soll, markieren Das Symbol anklicken Die entsprechende Auswahl treffen Beispiel 1: In der Nachfolgenden kleinen Tabelle möchten wir alle Zellen mit Textinhalt Rheinbach farbig hervorheben Um diesen Befehl zu automatisieren klicken wir auf bedingte Formatierung und wählen Textinhalt weil sich die hervorzuhebende Stelle auf Textinhalt bezieht. Im sich öffnenden Fenster geben wir den Text, der hervorgehoben soll ein und bestätigen mit OK.

2 Beim Eintippen bitte nicht vertippen, da Excel genau nach dem Begriff sucht, der hier eingegeben wurde. Standardmäßig werden Zellen hellrot hinterlegt. Wenn man auf den kleinen nach unten zeigenden Pfeil im Feld mit. klickt und dann auf benutzerdefiniert erhält man das Fenster Zellen formatieren, hier kann man sich individuelle Formatierung auswählen. Im nächsten Beispiel möchten wir alle Einträge mit x farbig hinterlegen. Wir wählen Regeln zum Hervorheben von Zellen Angenommen Sie verwalten eine Urlaubsliste. Für jeden Urlaubstag tragen Sie ein X ein. Zur besseren Übersichtlichkeit aber möchten Sie, dass Excel alle X farbig hinterlegt Dann klicken wir auf Textinhalt Tippen in dem Feld das X ein Bestätigen mit OK Formatierung bei bedingter Formatierung ändern Wenn man eine andere Formatierung wünscht, klickt man den kleinen Peil an und wählt benutzerdefinierte Formatierung. Probleme bei der bedingen Formatierung In untenstehender Tabelle möchten wir alle Zellen mit Zahlen größer 50 grün formatieren, alle Zellen mit Zahlen größer 100 gelb und alle Zellen mit Zahlen größer 200 rot.

3 Wir wählen Bedingte Formatierung, Regeln zum Hervorheben von Zellen, größer als und geben die Bedingungen ein, z.b. sieht die erste Bedingung wie folgt aus: Wir bestätigen jedes Mal mit OK und geben die folgenden Bedingungen ebenfalls ein, die bestehende Markierung heben wir NICHT auf. Das Ergebnis fällt leider nicht wie gewünscht aus, denn alle Zahlen sind grün formatiert. Natürlich, denn alle Zahlen sind größer als 50. Excel arbeitet die Regeln von oben ab, wenn wir auf Bedingte Formatierung und in der Liste ganz unten Regeln verwalten klicken, werden uns die von uns für den Bereich erstellten Regeln angezeigt.

4 Die Lösung des Problems ist, dass wir die Regelreihenfolge verschieben. Wir klicken auf die erste Regel, Zellwert > 50 und verschieben diese mit Hilfe des Pfeils nach unten, die Regel Zellwert> 200 schieben wir ganz nach oben. Wenn wir jetzt mit OK bestätigen, stimmt die bedingte Formtierung: Datenbalken und Farbskalen Wir schauen uns weitere Möglichkeiten an folgendem Beispiel an. Wir erstellen folgende Tabelle, deren Werte wir mit Hilfe von Datenbalken und Farbskalen darstellen möchten. So geht s: Bereich Hochsprung markieren, danach mit der Spalte Weitsprung einen Datenbalken erzeugen Auf das Feld Farbskala/Datenbalken klicken Gewünschte Skala/gewünschten Datenbalken anklicken Wir erhalten folgendes Ergebnis:

5 Um den höchsten Wert grafisch hervorzuheben wähle ich Obere/untere Regeln aus und dann Obere 10 Elemente Im sich öffnenden Dialogfenster setze ich die Auswahl auf 1 und bestimme die Formatierung. Wenn ich mir die 3 größten Werte anzeigen lassen möchte, setze ich die Auswahl auf 3 usw. Das Ergebnis sieht so aus:

6 Werte über dem Durchschnitt formatieren Angenommen wir möchten in obiger Tabelle alle Werte hervorheben, die über dem Durchschnitt liegen. Excel bietet viele bereits vorgefertigte Einstellungen. In dem Fall markieren wir einfach den Bereich, dem wir die Bedingte Formatierung zuweisen möchten und klicken auf Neue Regel damit sich das Fenster Neue Formatierungsregel öffnet, denn hier finden wir alles was wir benötigen! Einfach gewünschte Option aktivieren Fertig, alle über dem Durchschnitt liegenden Werte sind nun markiert. Den Durchschnitt hat Excel im Hintergrund berechnet. Werteverteilung mit Symbolsätzen Werteverteilung Übung 1 Als bedingte Formatierung lassen sich auch Symbolsätze auf die Daten anwenden. Im Beispiel haben wir eine Umsatztabelle. Die Umsätze sollen gemäß der kleinen nebenstehenden Tabelle mit der bedingten Formatierung gekennzeichnet werden. Das Ergebnis sieht man in Spalte C.

7 So geht s: Tabellenbereich markieren (also Spalte B) Bedingten Formatierung aufrufen und auf die Ampelsymbole klicken.. Nun werden unsere Zellen mit Ampel belegt, die noch einer vordefinierten Bedingung entsprechen. Wenn wir erneut auf Bedingte Formatierung klicken und ganz unten auf Regeln verwalten und dann auf Regel bearbeiten klicken, dann sehen wir, welcher Regel die bedingte Formatierung zugrunde liegt. Die Prozentwerte geben an, dass, wenn die Zahl größer ist als 67 % von dem Gesamt, das grüne Ampelsymbol angewendet wird, bei 33 das gelbe und darunter das rote. Die Aufteilung entspricht also unserer Vorstellung, die höchsten Werte bekommen eine grüne Ampel und die kleinsten eine rote. Wenn wir dies umgekehrt wünschen würden, dann könnten wir auf das Feld Symbolreihenfolge umkehren klicken, was aber für unser Beispiel nicht erforderlich ist. Wir möchten aber die bedingte Formatierung nach festen Werten ausrichten, also klicken wir im Feld Typ auf den Pfeil und stellen um auf Zahl. Jetzt können wir das Feld Wert überschreiben und tippen einfach unsere Zahl ein, im Beispiel die Darunter für die gelbe Ampel tippen wir ein und alles was darunter liegt, erhält die rote Ampel.

8 Beinhaltet die Tabelle Prozentwerte, diese bitte in der Formel als Dezimalzahl eingeben. Falls wir keine Zahlen, sondern nur Symbole darstellen möchten, dann können wir auch auf das Häkchen bei klicken. Nur Symbol anzeigen Werteverteilung Übung 2 Im folgenden Beispiel gilt es eine Werteverteilung mit Hilfe von Symbolsätzen grafisch darzustellen. Wir haben eine Tabelle mit verschiedenen Schulformen und die dazugehörige Abbruchquote von Auszubildenden. - Bei einer Abbruchquote mehr als 15 Auszubildenden auf 100 soll der Wert mit einem roten Kreuz gekennzeichnet werden. - Bei einer Abbruchquote mehr als 8 Auszubildenden auf 100 soll der Wert mit einem gelben Ausrufezeichen gekennzeichnet werden. - Bei einer Abbruchquote darunter soll der Wert mit einem grünen Haken gekennzeichnet werden. So geht s: Werte markieren, Bedingte Formatierung, Neue Regel, Zellen basierend auf ihren Werten formatieren, Formatstiel und Symbolsatz auswählen.

9 Einstellungen vornehmen, also gemäß der Aufgabe den Typ auf Zahl umstellen und den Wert eintragen (>15, >8). Und jetzt Achtung Wenn man genau hinsieht, ist standardmäßig grün für den höchsten Wert vorgesehen, gelb für den zweitgrößten und rot für den kleinsten, in unserer Aufgabe soll es aber genau umgekehrt sein, die höchste Abbruchquote soll das rote Kreuz erhalten, die niedrigste den grünen Haken, darum jetzt unbedingt noch die Option Symbolreihenfolge umkehren anklicken. Fertig. Ergebnis ist bereits in der obigen Tabelle zu sehen. Tendenz/Abweichung mit bedingter Formatierung ermitteln Wir haben eine Notentabelle mit Noten aus 2013 und Mit Hilfe der Bedingten Formatierung sollen nun die Abweichungen markiert werden. - Wenn die Noten gleichgeblieben sind, soll ein gelber Pfeil gesetzt werden, - wenn sich die Noten verschlechtert haben, soll dies mit einem roten Pfeil gekennzeichnet werden und - bei einer Verbesserung soll der Pfeil grün sein. Wir können NICHT den Bereich markieren und über die Bedingte Formatierung die Symbolsätze (Pfeile) anklicken. Optisch würde dies zwar funktionieren, doch das Ergebnis wäre nichtssagend: So also nicht! Wir müssen hier anders vorgehen und zwar:

10 Zunächst klicken wir in die neue Spalte Abweichung und geben einfach eine Formel zur Berechnung der Abweichung ein, nämlich im Beispiel die erste Note minus der zweiten Note, also wie in der Abbildung zu sehen B3-C3. Wir kopieren die Formel nach unten, so dass alle Zeilen ausgefüllt sind. Jetzt markieren wir den Bereich, dem die bedingte Formatierung zugewiesen werden soll. Klick ganz unten auf Neue Regel Im Fenster Neue Formatierungsregel auf den ersten Eintrag klicken Weiter unten müssen wir die Symbolsätze aktivieren Da als Symbolart die Ampel standardmäßig eingestellt sind, müssen wir diese jetzt wechseln, einfach die gewünschte Symbolart anklicken, in unserem Beispiel sind es die Pfeile. Wenn wir das Häkchen bei Nur Symbole anklicken, verschwinden die Werte, lassen wir das Häkchen weg, bleiben die Werte neben den Symbolen erhalten. In unserem Beispiel lassen wir das Häkchen weg! Mit OK bestätigen, das Ergebnis sieht jetzt so aus: Mit bedingter Formatierung Vergleichen Angenommen Sie haben eine Tabelle und geben diese weiter. Sie erhalten die Tabelle zurück und möchten alle vorgenommenen Änderungen markiert haben. Hier sind unsere beiden Tabelle, die zweite Tabelle weicht von der ersten in einer Zelle ab, diese möchten wir mittels der bedingten Formatierung ausfindig machen. Die Tabellen müssen dafür NICHT auf dem gleichen Tabellenblatt angelegt sein, sondern können sich auch in einer anderen Arbeitsmappe befinden.

11 So geht s Bereich markieren, im Beispiel nehmen wir den Bereich E1. Klick auf Bedingten Formatierung, neue Regel Klick auf Nur Werte die enthalten Im Feld Nur Zellen formatieren mit: über das Häkchen Zellwert einstellen Weiterhin ungleich einstellen Und jetzt Klick auf die 1. Zelle der Tabelle, mit der verglichen werden soll, das ist in unserem Beispiel die Zelle A1. Excel setzt automatisch das Gleichheitszeichen davor und setzt die Zelle absolut, also in Dollarzeichen. Achtung: Jetzt ist ganz wichtig, in das Feld hinein zu klicken um die Dollarzeichen zu entfernen, denn wir haben ja gelernt, dass absolute Bezüge nicht angepasst werden, bliebe der Zellbezug also in Dollarzeichen, würde sich die Bedingte Formatierung ausschließlich auf diese Zelle beziehen, dabei soll sich diese doch auf die ganze Tabelle beziehen, also Dollarzeichen entfernen. Jetzt müssen wir das Format, also die bedingte Formatierung auf alle anderen Zellen unserer Vergleichstabelle übertragen, am besten geht das wenn wir in die Zelle E1 klicken, dann auf den Formatübertragungspinsel und die Tabelle E1 bis G9 markieren (damit überpinseln). Jetzt bezieht Excel die bedingte Formatierung automatisch auf die gesamte Tabelle. Alternativ kann man auch so vorgehen, dass man anfangs direkt die komplette Vergleichstabelle, also E1 bis G9 im Beispiel markiert und die bedingte Formatierung zuweist. Die Tabelle lässt sich übrigens jetzt auch beliebig erweitern! Jetzt noch auf den Button FORMATIEREN klicken und eine Formatierung auswählen, sonst klappt es natürlich nicht, denn standardmäßig ist kein Format festgelegt, dann mit OK betätigen. Fertig. Ergebnis: Nun können Sie ausprobieren, wann immer man in den beiden Tabellen eine Zelle ändert, wird dies sofort angezeigt.

12 Alle Änderungen werden nun markiert, die Spaltenköpfe und Zeilen werden ebenfalls markiert Die blaue Linie in der Tabelle deutet darauf hin, dass hier eine Zeile gelöscht wurde. Bedingte Formatierung mit Formeln Bevor Sie die bedingt Formatierung mit Formeln anwenden, sollten Sie das Kapitel Erste Formeln durchgearbeitet haben. Die bedingte Formatierung kann noch mehr als oben beschrieben. Angenommen, wir möchten den Sieger im 100m-Lauf in der obigen Tabelle ermitteln, indem der Schüler mit dem besten Lauf farblich hervorgehoben wird. Das bedeutet, in der Spalte A, wo die Teilnehmer des Laufwettbewerbs stehen, soll ein Name markiert werden, wenn zu diesem Namen der höchste Wert des 100m-Laufs passt. Siehe Spalte F der untenstehenden Tabelle. Hier müssen wir eine Formel eingeben: Wir markieren zunächst die Zelle F2, weil wir diese Zelle formatieren möchten und war abhängig davon, ob dieser Teilnehmer den höchsten Wert erreicht hat oder nicht Nachdem wir in die Zelle geklickt haben, klicken wir auf das Symbol Bedingte Formatierung und wählen Neue Regel

13 Klick auf Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zelle verwenden Dann Klick in das Feld Werte formatieren, für die diese Formel wahr ist, hier haben wir die Möglichkeit mit Hilfe eines Befehls Excel genau zu definieren, welcher Name nun farblich hervorgehoben werden soll, zur Erinnerung: der Sieger, also der Teilnehmer mit dem höchsten Wert in der Spalte, also der Teilnehmer mit dem Maximum (MAX). Wir geben also ein: Wenn die Zelle I2 (das ist da, wo der erste Wert des 100m-Laufs steht) dem Maximum der Werte entspricht (=MAX(I2:I13)), dann markiere mir den Namen farblich, wie die Formel genau eingetippt wird, siehe Abbildung. NUN AUFGEPASST: Wenn wir uns die Formel anschauen, dann handelt es sich bei dem Zellbezug $I2, das ist ja die Zelle, in der der Name steht, der wenn der Maximum Wert dazugehört, farblich hinterlegt werden soll, also dann sehen wir, dass es sich hier um einen sogenannten gemischten Zellbezug handelt. Mehrere bedingte Formatierungen gleichzeitig zuweisen Man kann einem Bereich natürlich mehrere bedingte Formatierungen zuweisen. Allerdings gerät Excel in Konflikt, wenn beide Bedingungen eintreffen und Excel nun beide Formatierungen zuweisen muss, z. B. sollen alle Zellen >100 gelb formatiert werden und alle Zellen >200 rot. Da alle Zellen > 200 aber auch >100 sind, wendet Excel die Regel an, die zuerst eingegeben wurde! Hier nochmal die Ergebnistabelle: Übung: Sie möchten alle Werte, die über liegen, rot schattieren.

14 Markieren Sie den Zellbereich, auf den der Befehl angewendet werden soll. Klicken Sie auf BEDINGTE FORMATIERUNG und dann auf Geben Sie in dem sich öffnenden Fenster Ihre Bedingung ein: Bestätigen Sie mit OK. Alle Zellen mit Werten über sollten jetzt hellrot hinterlegt sein. Anwendung findet die bedingte Formatierung natürlich nicht nur in Urlaubslisten. Sie können sich auch im Budget anzeigen lassen, wann eine bestimmte Restgeld-Untergrenze erreicht ist. Auch bei der Inventur findet die bedingte Formatierung Anwendung. Wenn der Vorrat eines bestimmten Produkts zur Neige geht, kann Excel rechtzeitig den Bestand entsprechend markieren. Oder stellen Sie sich vor, Sie führen eine Kundenliste mit Umsätzen. Alle Umsätze, die über einen bestimmten Betrag hinausgehen, können Sie sich markieren lassen. Regel wieder löschen Über diese Schaltfläche kein Problem! Kleiner Exkurs - Gemischte Zellbezüge Wir haben gelernt, dass es relative Zellbezüge gibt, diese Zellbezüge werden beim Kopieren einer Formel immer angepasst. Dann gibt es absolute Zellbezüge, diese Zellbezüge werden nicht angepasst und es gibt auch gemischte Zellbezüge, also wenn z. B. eine Spalte absolut aber eine Zeile nicht absolut gesetzt wird. Wir erinnern uns, absolute Bezüge setzt man mit der Funktionstaste F4. In unserer Formel benötigt Excel tatsächlich einen gemischten Bezug. Den Spaltenbuchstaben setzt Excel automatisch als absolut fest, allerdings soll der Zeilenbuchstabe nicht absolut sein, sonst passt sich der Bezug ja nicht an beim Kopieren auf die Zellen nach unten. Daher ändern wir die Eingabe auf =$I2 ab (siehe Abbildung).

15 Jetzt klicken wir auf den Button FORMATIEREN, wählen die gewünschte Formatierung aus, klicken auf OK, nochmal auf OK und die Formel steht! Nun gilt es, die Formel auf die unteren Zellen zu übertragen, denn noch haben wir ja erst die Formel für die erste Tabellenzeile erstellt. Wir klicken erneut auf das Symbol Bedingte Formatierung und nun auf den Eintrag ganz unten Regel verwalten. Es öffnet sich der Manager für Regeln zur bedingten Formatierung. Im Feld Wird angewendet auf erweitern wir den Anwendungsbereich, wir wollen ja, dass die Regel auf alle Namen in Spalte F angewendet ist also tippen wir ein =F2:F13. Excel setzt die Bezüge automatisch absolut, das können wir so stehen lassen. Wir klicken auf übernehmen und dann auf ok und jetzt sollte der Teilnehmer mit der höchsten Punktzahl, also dem maximalen Wert (MAX) als Sieger gekennzeichnet sein. Übung: Bedingte Formatierung Erstellen Sie eine Liste,, wie z. B. in Spalte J und lassen Sie alle Noten, die größer oder gleich 4,5 sind, rot hinterlegen

16 Übung: Bedingte Formatierung Erstellen Sie eine Liste,, wie z. B. in Spalte J und lassen Sie alle Noten, die größer oder gleich 4,5 sind, rot hinterlegen Übungsteil Bedingte Formatierung Hochsprung Weitsprung 100 m-lauf Marcel 1,7 4,8 13,2 Björn 1,54 5,85 13,1 Daniela 1,69 5,3 12,2 Lisa 1,08 5,2 12,9 1. Aufgabe: Wende die Bedingte Formatierung an: Lisa soll farbig hervorgehoben werden. Prüfe das Ergebnis indem du Lisa überschreibst und in eine andere Zelle Lisa einträgst. Lasse dir im Hochsprung den höchsten Wert in roter Schrift anzeigen Lasse dir im Weitsprung die beiden niedrigsten Werte farbig hinterlegen Werte den 100 m-lauf mittels Datenbalken aus Lösung 2. Aufgabe nur für Fortgeschrittene Werte die Reklamationshäufigkeit mit Hilfe von Symbolsätzen aus und wende für die Tabelle die nebenstehende Bedingung an: ACHTUNG: Es sollen lediglich die Symbole LÖSUNG: angezeigt werden!! Produktgruppe Reklamationen /100 Stck. Milch 2 Käse 11 Fleisch 1 Fisch 8 Gemüse 1 Obst 4

17 Brot 1