Outlook besser nutzen Individualisieren und anpassen. Tipps, Tricks und Strategien

Transkript

1 Outlook besser nutzen Individualisieren und anpassen Tipps, Tricks und Strategien

2 Zur Person Linh Tran Unternehmenskommunikation, InLoox GmbH InLoox GmbH 1999 in München gegründet Spezialist in Outlook-integrierter Projektmanagement- Software über Anwender weltweit

3 Inhalt Der Posteingang: Ansichten anpassen und filtern Die Ordnerstruktur: Regeln, Archiv und Favoriten QuickSteps: Automatisierung von wiederkehrenden Prozessen

4 Wo kann Outlook helfen? Outlook besser nutzen (Teil 2) Wozu überhaupt Outlook? Vermeiden von Papierbergen und Medienbrüchen Weitere Vorteile wenn man einheitlichen Regeln folgt! Was macht man alles damit? extern: Schriftverkehr, Notizen, Freigaben austauschen, intern: Anrufe melden, Termine, Besprechungen und Aufgaben planen, Projekte managen (z. B. mit InLoox), Ziele schnelle Weitergabe von Informationen an Kollegen, Kunden & Partner klare Aussagen: wer? was? bis wann? für wen? welche Kosten? interne Abstimmung: sich das Leben etwas leichter machen

5 Der Posteingang Ansichten anpassen: Lesebereich/Vorschau: Für einzelne Ordner aktivieren oder deaktivieren Standard: Lesebereich rechts Wenn man mehr Informationen braucht: Lesebereich deaktivieren

6 Der Posteingang Ansichten anpassen: Sortieren Nach Feldern anordnen Nach Feld sortieren/anordnen: In der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anordnen nach auf das Feld klicken, nach dem man s sortieren möchte

7 Der Posteingang Ansichten anpassen: Sortieren - Feldauswahl Man kann sich eigene Ansicht mit (eigenen) Feldern bauen: Rechtsklick auf eine Spaltenüberschrift Feldauswahl Feld einfach per Drag und Drop in die Spaltenübersicht ziehen und danach sortieren Felder entfernen: Feld mit der linken Maustaste aus der Spaltenübersicht ziehen und Taste loslassen

8 Der Posteingang Ansichten anpassen: Gruppieren - Gruppierfeld Mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenüberschrift klicken Im Kontextmenü auf Gruppierfeld klicken Feld nach dem man gruppieren möchte ins Gruppierfeld ziehen TIPP: Sie können nach mehreren Feldern gruppieren. Ziehen Sie dazu einfach weitere Felder ins Gruppierfeld und legen Sie fest nach welchem Feld im ersten, zweiten etc. Schritt TIPP: Sie können alle Gruppen reduzieren und erweitern.

9 Der Posteingang Ansichten anpassen: Ansichten erstellen Klicken Sie in der Registerkarte Ansicht auf Ansicht ändern Klicken Sie auf Ansichten verwalten Klicken Sie im Bearbeitungsfenster auf Neu Geben Sie Ihrer Ansicht einen Namen und wählen Sie den Ansichtentyp aus bei s ist das normalerweise Tabelle. Setzen Sie ein Häkchen bei Alle Ordner des Typs und bereitgestellte Ele und bestätigen Sie mit einem Klick auf OK. Das Fenster Erweiterte Ansichtseinstellungen öffnet sich. Hier können Sie festlegen, welche Spalten angezeigt werden sollen, wie die s in dieser Ansicht gruppiert werden sollen, oder auch bestimmte Filter anwenden. Möchten Sie z.b., dass nur Ungelesene s angezeigt werden, klicken Sie auf Filtern. Klicken Sie im Filtern-Fenster auf die Registerkarte Weitere Optionen und setzen Sie ein Häkchen bei Nur solche Elemente: Ungelesen Klicken Sie auf OK um die Ansicht zu speichern.

10 Der Posteingang Ansichten anpassen: Ansichten auf alle Ordner anwenden oder speichern Ansicht auf alle Ordner anwenden: Ansicht Ansicht ändern Aktuelle Ansicht für alle - Ordner übernehmen Ansicht speichern: Ansicht Ansicht ändern Aktuelle Ansicht als neue Ansicht speichern

11 Der Posteingang Ansichten anpassen: Bedingte Formatierung hinzufügen In der Registerkarte Ansicht auf Ansichtseinstellungen klicken Klicken Sie auf Bedingte Formatierung Das Dialogfeld Bedingte Formatierung öffnet sich. Hier sehen Sie eine Liste mit vordefinierten bedingten Formatierungen Um eine neue bedingte Formatierung zu erstellen klicken Sie auf Hinzufügen. Benennen Sie die bedingte Formatierung. Klicken Sie auf Schriftart, um Schriftart, Schriftgröße, Effekte etc. zu definieren Klicken Sie auf Bedingung, um eine Bedingung zu definieren

12 Der Posteingang Suchfunktion: Suchkriterien einschränken für bessere Suchergebnisse Suchabfrage Syntax: Schlüsselwort:Wert Ihres Suchkriteriums, z.b. from:rita meyer alle Elemente die von Rita Meyer gesendet wurden cc:rita meyer alle Elemente in denen Rita Meyer im Feld CC steht Logische Operatoren: AND, NOT, OR, <, >, =, usw. Hier finden Sie eine Liste mit Beispielen für Sucheingaben: de/article/lernen-sie-wie-sie-ihre- Suchkriterien-einschr%C3%A4nken-umbessere-Suchergebnisse-in-Outlook-zuerzielen-d824d1e9-a255-4c8a fb895a8da

13 Der Posteingang Ansichten anpassen: Navigationsleiste Ansicht Layout Ordnerbereich Optionen Navigationsoptionen: Maximale Anzahl sichtbarer Elemente: So viele Elemente sollen angezeigt werden Kompaktnavigation: Navigationsleiste wird minimiert unter dem Ordnerbereich angezeigt Reihenfolge der Elemente über die Tasten Nach oben und Nach unten verändern Tastenkombination für Anzeige von Ordner- und Navigationsbereich: ALT+F1

14 Die Ordnerstruktur Regeln erstellen & s automatisch in Ordner sortieren Mit der rechten Maustaste auf eine klicken. Im sich öffnenden Kontextmenü den Punkt Regeln auswählen Im Dropdown-Menü auf Regel erstellen klicken Häkchen neben einer oder mehrerer Bedingungen setzen Häkchen bei Element in Ordner verschieben setzen und Ordner auswählen klicken Im nächsten Fenster im Baumdiagramm entsprechenden Ordner auswählen und mit OK bestätigen Regel bestätigen mit Klick auf OK Fenster Vorgang erfolgreich: Häkchen setzen bei Diese Regel jetzt auf alle Nachrichten im aktuellen Ordner anwenden und mit OK bestätigen TIPP: Sie können Regeln verwalten über: Datei Informationen Regeln und Benachrichtigungen verwalten

15 Die Ordnerstruktur Der Archivordner In den Archivordner verschieben statt löschen Posteingang wird von Zeit zu Zeit automatisch gelöscht TIPP: Mit der Rücktaste auf Ihrer Tastatur können Sie ausgewählte s direkt ins Archiv verschieben. WICHTIG: Ihr Postfach verkleinert sich nicht, wenn Sie s in den Archivordner verschieben. Wenn Sie Speicherplatz in Ihrem Posteingang schaffen wollen, können Sie das Onlinearchiv (nur in Office 365 Enterprise verfügbbar) oder das Feature AutoArchivierung verwenden.

16 Die Ordnerstruktur Favoriten Favoritenordner anzeigen: Ansicht Ordnerbereich Favoriten markieren Ordner zu Favoriten hinzufügen: Rechtsklick auf Ordner In Favoriten anzeigen

17 QuickSteps Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben und Prozessen 1. Klicken Sie in der Registerkarte Start in der Gruppe QuickSteps auf den kleinen Pfeil unten rechts 2. Es öffnet sich das QuickSteps verwalten Dialogfenster 3. Um einen neuen QuickStep zu erstellen klicken Sie auf Neu bzw. klicken Sie auf Bearbeiten um einen bestehenden QuickStep zu ändern 4. Legen Sie die gewünschten Aktionen für den QuickStep fest. Sie können mehrere Aktionen mit einem QuickStep ausführen

18 Wenn Outlook alleine nicht reicht Outlook besser nutzen (Teil 2) Add-Ins erweitern Outlook Outlook lässt sich mit Hilfe integrierter Softwarelösungen erweitern, z.b. zur Projektplattform mit InLoox für Outlook.

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! InLoox GmbH Kantstraße 2 D München Telefon: +49 (0) Fax: + 49 (0) info@inloox.com Alle in diesem Dokument genannten Produktnamen, Produktbezeichnungen und Logos sind eingetragene Warenzeichen und Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber.