TaxSystems Textbausteine Version 4

Transkript

1 Version 4 Inhaltsverzeichnis Programmbeschreibung... 2 Anwendungsmodus... 3 Power-User-Funktionen im Anwendungsmodus... 6 Verwaltungsmodus... 8 Power-User-Funktionen im Verwaltungsmodus Installationsinformationen Dieses Dokument ist urheberrechtlich geschützt. Eine Weitergabe des Dokuments oder Auszügen daraus darf, egal in welcher Form, nur mit ausdrücklicher Genehmigung der TaxSystems Software GmbH & Co. KG erfolgen. Die Übergabe des Dokuments begründet keinen Anspruch auf Lizenz. Es wurden alle Anstrengungen unternommen um die Richtigkeit des Dokuments sicher zu stellen. TaxSystems Software GmbH & Co. KG übernimmt jedoch keine Garantie hinsichtlich der Richtigkeit oder Vollständigkeit. Die Tauglichkeit oder Eignung für einen bestimmten Zweck wird nicht gewährleistet. Die enthaltenen Informationen können ohne besondere Ankündigung geändert werden. Ein Rechtsanspruch ist hieraus nicht ableitbar. Copyright TaxSystems Software GmbH & Co. KG

2 Programmbeschreibung Mit der Softwarelösung TaxSystems Textbausteine nutzen und verwalten Sie einfach und komfortabel Vorlagen, umfangreiche Textbausteine oder Phrasen in der Textbearbeitung (z. B. Microsoft Word, OpenOffice), in Mailprogrammen (z. B. Microsoft Outlook, Thunderbird) und alle anderen Windowsprogramme. Zukünftig erstellen Sie schneller und sicherer Ihre Korrespondenz, ganz egal ob Sie Briefe oder Mails schreiben. Sie erweitern Ihre eingesetzte Textbearbeitungssoftware (z. B. Word von Microsoft) oder Ihr Mailprogramm. Sie können Textbausteine einfach und komfortabel verwalten. Stellen Sie Textbausteine zentral für alle Mitarbeiter des Unternehmens zur Verfügung und ermöglichen hierdurch ein einheitliches wording im Unternehmen. Gleichzeitig werden durch vorgegebene Textbausteine keine wichtigen Informationen in Ihrer Korrespondenz vergessen (z. B. Vorbehalt bei Angeboten oder z. B. der Antrag auf Aussetzung der Vollziehung bei einem Einspruch). Änderungen von Textbausteinen stehen sofort den Mitarbeitern zur Verfügung. Zusätzlich können Word-Vorlagen eingebunden werden und stehen so komfortabel für eine Auswahl zur Verfügung. Seite 2

3 Einfügemodus Abhängig vom gewählten Ribbon befindet sich das Programm im Einfügemodus (Start) oder im Verwaltungsmodus (Verwalten) Das Programm wird standardmäßig mit der Tastenkombination [strg] und [ ] gestartet. [diese Tastenkombination muss noch als standard hinterlegt werden]. Die Tastenkombination kann über das Menü Datei individuell geändert werden. Nach dem Programmstart befindet sich das Programm im Anwendungsmodus [kann Start immer den Focus erhalten?] In der Ordnerliste werden die vorhandenen Datenbanken angezeigt. Bei der Standardversion ist der Zugriff auf eine Datenbank beschränkt, in der PRO-Version können bis zu 5 Datenbanken [????] gleichzeitig geöffnet sein. Im Listenfeld (rechts oben) werden die in dem ausgewählten Ordner gespeicherten Textbausteine angezeigt. Der Inhalt des ausgewählten Textbausteine wird im Lesebereich (links unten) angezeigt. Seite 3

4 Nach Auswahl des gewünschten Textbausteines kann dieser in das Dokument bzw. in die Mail eingefügt werden, von dem aus der Programmaufruf erfolgte (Referenzprogramm). Die Texteinfügung kann über die Buttons Einfügen und Schließen und einfügen vorgenommen werden. Bei der Funktion Einfügen und Schließen wird der ausgewählte Textbaustein in das Referenzprogramm übertragen und TaxSystems Textbausteine geschlossen. Bei der Funktion Einfügen wird der ausgewählte Text eingefügt und das Programm für eine weitere Textauswahl automatisch wieder gestartet. Tipp: Das Programm ist für eine reine Tastaturanwendung optimiert. Die Funktion einfügen und schließen wird mittels der ENTER-Taste, die Funktion einfügen über die Taste NUM+. Diese Tasten sind fest programmiert und können vom Anwender nicht selbst definiert werden. Seite 4

5 Über die Suchfunktion können Textbausteine gesucht werden. Durchsucht werden hierbei das Beschreibungsfeld und das Kürzelfeld. Das Feld für die Suchfunktion kann mit der Funktionstaste [F3] aktiviert werden. Die Liste mit dem erfolgreichen Suchergebnissen erhält mit ENTER oder TAB [Tab geht noch nicht] den Focus und kann der gewünschte Textbaustein kann mit den Cursor-Tasten [ ] und [ ] ausgewählt und übernommen werden. Seite 5

6 Power-User-Funktionen im Einfügemodus Mehrfachauswahl von Textbausteinen. Im Listenfeld können gleichzeitig mehrere Textbausteine markiert und in einem Rusch übernommen werden. Die Mehrfachmarkierung erfolgt windowsüblich mittels [strg] und Mausklick für selektive Auswahl oder [strg] und Mausklick für die zusammenhängende Auswahl mehrere Textbausteine (in diesem Fall ist der oberste und der unterste Textbaustein zu klicken alle Textbausteine dazwischen werden ebenfalls markiert). Mit der Tastatur können mehrere Textbausteine mittels der [Leertaste] markiert werden. [Leertaste geht noch nicht. ist das möglich?????] Seite 6

7 Mit der Funktionstaste [F2] und kann der Inhalt des ausgewählten Textbausteines in einem gesonderten Viewer angezeigt werden. Dies kann der zusätzlichen Auswahl dienen oder ermöglicht die Markierung und das Kopieren (über die Zwischenablage) nur eines Textelementes aus dem Textbausein. [Viewer noch nicht realisiert] [Muster aus Flashpaste] Seite 7

8 Verwaltungsmodus Der Verwaltungsmodus dient dazu Ordner (Unterordner) und Textbausteine anzulegen, zu bearbeiten oder zu löschen. Neu Neu aus Zwischenablage Neue Word-Vorlage Bearbeiten Neuer Textbaustein wird angelegt. Der Texteditor öffnet sich. Neuer Textbaustein wird angelegt und der Inhalt der Zwischenablage wird als Textbaustein eingefügt. Der Texteditor öffnet sich. Es wird eine neue Word-Vorlage eingebunden. Bestehender Textbaustein oder Word-Vorlage wird bearbeitet Seite 8

9 Löschen Bestehender Textbaustein oder Word-Vorlage wird aus der Datenbank gelöscht. Seite 9

10 Im Texteditor wird der Textbaustein bearbeitet. Beschreibung Kürzel (Kurz) Beschreibung des Textbausteines. Die Beschreibung sollte die spätere Auswahl im Einfügemodus ermöglichen. Das Kürzel dient der späteren zusätzlichen Suchmöglichkeit Als Plaintext Textbausteine können als formatierter Text (Schriftart, Schriftgröße, sonstige Formatierungen) oder als Plaintext (ohne Formatierungen) abgespeichert werden. In dem Listenfeld zur Textbausteinauswahl Seite 10

11 werden die Art des Textbausteines angezeigt. Text, für Plain-Text. für formatierter {Feld} über die Feldfunktion können beim Übernahmen im Einfügemodus Daten vom anwender abgefragt werden, die anschließend vom Programm direkt eingefügt werden. Feldfunktion ist nur in der PRO-Version verfügbar. Seite 11

12 Power-User-Funktionen im Verwaltungsmodus Textbausteine können per Drag and Drop innerhalb der Ordner verschoben werden. Über das Kontextmenü der Ordnerliste können Ordner angelegt, umbenannt und gelöscht werden. Zusätzlich kann die Reihenfolge der Ordner geändert werden. Seite 12

13 Seite 13

14 Die Sortierung der Textbausteine können mittels einer manuellen Nummerierung geändert werden. Hier kann in die 1. Spalte geklickt werden. Seite 14

15 Installationsinformationen Die Installation erfolgt über die Datei setup.exe Befinden sich im Netzwerk bereits Textbausteine-Datenbanken (*.txdb), so können diese über das Datei Menü in des Programm eingebunden werden. Seite 15