Handbuch Kapitel 2: Dokumente verwalten

Transkript

1 Handbuch Kapitel 2: Dokumente verwalten Inhaltsverzeichnis 1 Dokumente verwalten Die Dokumentenliste Die Listenansicht Der Bearbeitungsstatus Der Entwurfsmodus Der Überarbeitungsmodus Das Kontextmenü nutzen Dokumente mit Neuigkeiten erkennen Bisher ungeöffnete Dokumente erkennen Dokumente mit Lesezeichen und Fälligkeitsdatum versehen Dokumentenliste filtern Dokumente in Ordnern verwalten Der Standardordner "Meine Ablage" Neue Ordner und Unterordner erstellen Bestehende Ordner verschieben Bestehende Ordner bearbeiten oder löschen Dokumente verschieben Die Suchfunktion Suchergebnisse nach Ergebnistyp filtern Ordnerpfad zu Dokumenten Nach Dokumenten suchen Nach Ordnern suchen Dokumente über Tags suchen Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Ansicht der Dokumentenliste (Beispiel)... 3 Abbildung 2: Kontextmenü-Icon in der Dokumentenliste... 4 Abbildung 3: Kontextmenü eines Draft-Dokuments... 4 Abbildung 4: Kontextmenü eines Review-Dokuments... 5 Abbildung 5: Tableiste links, Tab "Neuigkeiten" hervorgehoben... 5 Abbildung 6: Spalte und Icon "News" in der Dokumentenliste... 6 Abbildung 7: Tableiste links, Tab "ungeöffnete Dokumente" hervorgehoben... 6 Abbildung 8: Spalte und Checkbox "Ungeöffnet"... 6 Abbildung 9: Darstellung verschiedener Lesezeichen in der Dokumentenliste... 7 Abbildung 10: Tab "Lesezeichen" mit mindestens einem fälligen oder überfälligen Lesezeichen... 7

2 Abbildung 11: Tab "Lesezeichen" ohne fällige Lesezeichen... 7 Abbildung 12: Filter in der Dokumentenliste... 8 Abbildung 13: Der Standardordner in der Dokumentenliste... 8 Abbildung 14: Kontextmenü des Standardordners... 9 Abbildung 15: Kontextmenü eines Ordners... 9 Abbildung 16: Die Suchfunktion in der Dokumentenansicht Abbildung 17: Suchdialog mit Filter = "Alle Typen" Abbildung 18: Anzeige des Ordnerpfads in der Ergebnisliste, erweiterte Pfadanzeige hervorgehoben Abbildung 19: Ergebnisliste nach Suche über Tags Benutzerhandbuch SMASHDOCs Version

3 1 Dokumente verwalten 1.1 Die Dokumentenliste Die Listenansicht Die Dokumentenliste ist nach dem Login eine Benutzers bei SMASHDOCs dessen erste Ansicht und zeigt eine Auflistung aller Dokumente, die er selbst erstellt hat, oder bei denen er zur Zusammenarbeit eingeladen wurde. Abbildung 1: Ansicht der Dokumentenliste (Beispiel) Zu jedem Dokument werden die folgenden Informationen angezeigt: 1. Lesezeichen inklusive Fälligkeitsdatum (sofern aktiviert) 2. Status (Entwurf, Überarbeitung) 3. Datei-Name des Dokuments 4. Titel des Dokuments 5. Untertitel des Dokuments (falls vorhanden) 6. News-Symbol, das jedoch nur angezeigt wird, wenn es Änderungen im Dokument gibt, die der Nutzer noch nicht gesehen hat 7. Ungeöffnet-Symbol, das nur angezeigt wird, wenn ein Dokument noch nicht geöffnet wurde. Kann darüber auch direkt als geöffnet markiert werden. Klickt der Benutzer auf einen Eintrag in der Dokumentenliste, wird das ausgewählte Dokument geöffnet und in einem neuen Browser-Tab angezeigt. Ein neues Dokument wird in SMASHDOCs immer aus der Listen-Ansicht heraus erstellt. Rechts oben neben dem Profilbild befindet sich dazu der Button "Neues Dokument". Alles rund um die Erstellung eines neuen Dokuments findet sich in Kapitel 3 des Handbuchs Der Bearbeitungsstatus Ein Dokument kann verschiedene Bearbeitungsstatus haben. 1. Entwurfsmodus (Draft) 2. Überarbeitungsmodus (Review) Benutzerhandbuch SMASHDOCs Version

4 Der Entwurfsmodus Auf Dokumente im Entwurfsmodus (Draft) hat ausschließlich der Ersteller Zugriff. Nur er kann den Dokumenteninhalt nach Belieben ändern. Änderungen werden nicht protokolliert. Andere Benutzer können den Inhalt eines Entwurfsdokuments weder lesen noch bearbeiten. Um weiteren Personen Zugriff auf ein Entwurfsdokument zu gewähren, muss der Ersteller den Überarbeitungsmodus (Review) starten Der Überarbeitungsmodus Im Überarbeitungsmodus (Review) werden alle Änderungen am Inhalt des Dokuments nachvollziehbar dokumentiert und in der Änderungsansicht angezeigt. Der Ersteller kann anderen Personen Zugriff auf das Dokument gewähren und sie mit verschiedenen Bearbeitungsrechten ausstatten (siehe dazu auch Kapitel 5 "Benutzerverwaltung") Das Kontextmenü nutzen Das Kontextmenü für ein Dokument wird immer dann im rechten Bereich der Dokumentenliste sichtbar, wenn der Benutzer mit dem Mauszeiger über einen Eintrag fährt. Abbildung 2: Kontextmenü-Icon in der Dokumentenliste Die angebotenen Auswahlmöglichkeiten im Kontextmenü für ein Dokument unterscheiden sich je nach Rolle und Zusatzrechten des Benutzers. Für Dokumente im Entwurfsmodus enthält das Kontextmenü folgende Auswahlmöglichkeiten: 1. Öffnen 2. Metadaten bearbeiten 3. Überarbeitungsmodus (Review-Modus) starten 4. Löschen 5. Duplizieren Abbildung 3: Kontextmenü eines Draft-Dokuments Benutzerhandbuch SMASHDOCs Version

5 Das Kontextmenü bietet grundsätzlich folgende Auswahlmöglichkeiten für ein Dokument im Überarbeitungsmodus: 1. Öffnen 2. Metadaten bearbeiten 3. Benutzer einladen 4. Löschen 5. Duplizieren Abbildung 4: Kontextmenü eines Review-Dokuments Die Auswahl "Metadaten bearbeiten" ist für einen Benutzer nur dann sichtbar, wenn dieser der Ersteller des Dokuments ist oder Administratorenrechte besitzt Dokumente mit Neuigkeiten erkennen In der Tableiste links werden einem Benutzer Neuigkeiten zu einzelnen Dokumenten im Tab "Neuigkeiten" angezeigt. Abbildung 5: Tableiste links, Tab "Neuigkeiten" hervorgehoben Das Tab "Neuigkeiten" wird nur dann angezeigt, wenn es für einen Benutzer Dokumente im Überarbeitungsmodus gibt, an denen dieser mitarbeitet und welche ungesehene Änderungen, ausstehende Entscheidungen oder ungelesene Unterhaltungen enthalten. Ist keine dieser Bedingungen erfüllt, wird das Tab nicht angezeigt. Der Zähler am Tab zeigt an, wie viele Dokumente für den Benutzer Neuigkeiten enthalten. Dabei werden Dokumente, die sowohl ungesehene Änderungen als auch Unterhaltungen enthalten, nicht mehrfach gezählt. Ob ein Dokument Neuigkeiten zu Änderungen oder Unterhaltungen enthält, wird zudem in der Spalte "News" in der Dokumentenliste angezeigt. Benutzerhandbuch SMASHDOCs Version

6 Abbildung 6: Spalte und Icon "News" in der Dokumentenliste Bisher ungeöffnete Dokumente erkennen In der Tableiste links werden einem Benutzer über das Tab "Ungeöffnete Dokumente" alle Dokumente angezeigt, zu denen der Benutzer eingeladen wurde, und die er seitdem noch nicht geöffnet hat. Abbildung 7: Tableiste links, Tab "ungeöffnete Dokumente" hervorgehoben Der Status "Ungeöffnet" wird angepasst, wenn der Benutzer das Dokument erstmalig aufruft. Darüber hinaus enthält die Dokumentenliste pro Dokument eine zusätzliche Spalte "Ungeöffnet", in welcher für jedes Dokument der Status über eine Checkbox angepasst werden kann. Abbildung 8: Spalte und Checkbox "Ungeöffnet" Dokumente mit Lesezeichen und Fälligkeitsdatum versehen Für jedes Dokument in der Dokumentenliste, zu dem ein Benutzer zur Zusammenarbeit eingeladen wurde, oder welches er im Entwurfsmodus erstellt hat, können Lesezeichen vergeben werden. Verfügt mindestens ein Dokument über ein aktives Lesezeichen, wird in der Leiste links das Tab "Lesezeichen" angezeigt. Der Zähler des Tabs gibt dabei die Zahl der Dokumente wieder, für die ein Lesezeichen gesetzt wurde. Ein Lesezeichen kann durch den Benutzer gesetzt werden, indem er auf das Stern-Symbol in der Dokumentenliste klickt. Je nach Status hat das Symbol eine unterschiedliche Farbe: Benutzerhandbuch SMASHDOCs Version

7 weiß: kein Lesezeichen gesetzt lila: Lesezeichen gesetzt ohne/mit Fälligkeitsdatum (das noch nicht erreicht ist) rot: Lesezeichen gesetzt und Fälligkeitsdatum erreicht bzw. überschritten Wird ein Lesezeichen gesetzt, kann der Benutzer ein Fälligkeitsdatum im darauf erscheinenden Eingabefeld festlegen. Das Fälligkeitsdatum für ein Lesezeichen kann folgende Merkmale haben: 1. bevorstehend 2. fällig 3. überfällig Abbildung 9: Darstellung verschiedener Lesezeichen in der Dokumentenliste Sobald ein Lesezeichen das gesetzte Fälligkeitsdatum erreicht oder auch überschritten hat, wird der Zähler am Tab in rot angezeigt, ebenso wie das Symbol am Dokument selbst. Abbildung 10: Tab "Lesezeichen" mit mindestens einem fälligen oder überfälligen Lesezeichen Gibt es hingegen ausschließlich Dokumente mit bevorstehendem Fälligkeitsdatum, wird der Zähler am Tab in grau dargestellt. Abbildung 11: Tab "Lesezeichen" ohne fällige Lesezeichen Hinweis: Die von einem Benutzer gesetzten Lesezeichen und ggf. definierte Fälligkeitsdaten sind nur für den Benutzer selbst sichtbar, können demnach auch nur von diesem geändert bzw. deaktiviert werden. Benutzerhandbuch SMASHDOCs Version

8 1.1.7 Dokumentenliste filtern Für die Liste der angezeigten Dokumente stehen dem Benutzer die folgenden Filtermöglichkeiten im oberen Bereich der Dokumentenübersicht zur Verfügung: 1. alle Dokumente (Alle) 2. Dokumente im Überarbeitungsmodus (Review) 3. Dokumente im Entwurfsmodus (Draft) 4. Dokumente mit Neuigkeiten (News) Abbildung 12: Filter in der Dokumentenliste Je nachdem, welcher Filter von einem Benutzer ausgewählt wurde, wird die Anzahl und Darstellung der aufgelisteten Dokumente entsprechend angepasst. 1.2 Dokumente in Ordnern verwalten Der Standardordner "Meine Ablage" Für die Verwaltung von Dokumenten und die Strukturierung von Inhalten in SMASHDOCs verfügt jeder Benutzer über den Ordner "Meine Ablage" innerhalb der Dokumentenliste. Abbildung 13: Der Standardordner in der Dokumentenliste Dieser Ordner kann weder gelöscht noch umbenannt werden und dient als standardmäßige Ablage für alle Dokumente, die ein Benutzer neu erstellt hat, oder zu denen er von anderen Benutzern zur Überarbeitung eingeladen wurde. Innerhalb des Ordners können neben Dokumenten auch neue Ordner auf verschiedenen Hierarchieebenen erstellt werden, mit deren Hilfe der Benutzer inhaltliche Strukturierungen nach Themen, Projekten, usw. vornehmen kann. Benutzerhandbuch SMASHDOCs Version

9 Abbildung 14: Kontextmenü des Standardordners Neue Ordner und Unterordner erstellen Neue Ordner der obersten Hierarchieebene werden über das Kontextmenü des Ordners "Meine Ablage" erstellt. Ordner nachfolgender Hierarchieebenen können dann entsprechend über das jeweilige Kontextmenü der Unterordner angelegt werden. Das Kontextmenü eines Ordners bietet die folgenden Auswahlmöglichkeiten: 1. Ordner hinzufügen 2. Löschen 3. Umbenennen Abbildung 15: Kontextmenü eines Ordners Auf derselben Ebene können keine Ordner mit identischem Namen angelegt werden. In einem solchen Fall wird der Benutzer beim Anlegen darauf hingewiesen und zur Eingabe eines neuen Ordnernamens aufgefordert Bestehende Ordner verschieben Ordner in SMASHDOCs lassen sich mit Drag & Drop beliebig verschieben. Der Benutzer wählt den zu verschiebenden Ordner aus und zieht ihn auf die neue Position. Sollten sich auf dieser Ebene bereits Ordner befinden, wird der neue Ordner nach alphabetischer Reihenfolge automatisch in die Struktur einsortiert. Hat ein Ordner weitere Unterordner, werden diese ebenfalls mitverschoben, die Hierarchie bleibt bestehen. Auch hier ist es nicht möglich, zwei Ordner mit identischem Namen auf dieselbe Ebene zu verschieben. Sollte dies durch das Verschieben eintreten, erhält der Benutzer ebenfalls einen Warnhinweis Bestehende Ordner bearbeiten oder löschen Nachdem ein Benutzer Ordner und Unterordner angelegt hat, um die ihm zugänglichen Dokumente in SMASHDOCs zu strukturieren, können Ordner nachträglich umbenannt oder gelöscht werden. Über das Kontextmenü an einem Ordner stehen diese Funktionen zur Auswahl: 1. Ordner umbenennen 2. Ordner löschen Benutzerhandbuch SMASHDOCs Version

10 Auch das Umbenennen von Ordnern erlaubt keine identischen Namen auf derselben Ebene. Wird ein Ordner gelöscht, der Dokumente enthält, werden diese automatisch in den Ordner "Meine Ablage" verschoben Dokumente verschieben Auch einzelne Dokumente können mit Drag & Drop verschoben werden. Einfach ein Dokument aus der Liste auswählen und in der Ordneransicht links in den gewünschten Ordner ziehen. 1.3 Die Suchfunktion Die Suche wird aus der Dokumentenansicht heraus gestartet. Ein Klick auf die Lupe in der Kopfzeile öffnet den Suchdialog. Abbildung 16: Die Suchfunktion in der Dokumentenansicht Gesucht wird nach Übereinstimmungen mit einem oder mehreren Suchbegriffen sowohl für Dokumente als auch für Ordner und Dokumenten-Tags Suchergebnisse nach Ergebnistyp filtern Über die Filterfunktion auf der linken Seite des Dialogs können die Suchergebnisse weiter präzisiert werden. Zur Auswahl stehen dazu folgende Parameter: Alle Ergebnisse (Standardeinstellung) Nur Dokumente Nur Ordner Nur Tags Benutzerhandbuch SMASHDOCs Version

11 Abbildung 17: Suchdialog mit Filter = "Alle Typen" Ordnerpfad zu Dokumenten Rechts von einem Dokument in der Suchergebnis-Liste wird jeweils der Ordnerpfad angezeigt, in welchem sich das jeweilige Dokument befindet. Ist der Pfad zu lang, wird dieser verkürzt, kann aber bei Bedarf komplett angezeigt werden. Abbildung 18: Anzeige des Ordnerpfads in der Ergebnisliste, erweiterte Pfadanzeige hervorgehoben Klickt man auf einen Eintrag im Ordnerpfad, wird statt des Dokument der jeweils gewählte Ordner angezeigt mit allem im Ordner befindlichen Dokumenten Nach Dokumenten suchen Um nach Dokumenten zu suchen, werden zunächst ein oder mehrere Suchbegriffe eingegeben. Sofern passende Dokumente gefunden wurden, werden diese zusammen mit anderen Ergebnistypen in der Ergebnisliste angezeigt. Um nur Dokumente als Ergebnisse zu sehen, klickt man einfach auf den Filter "Nur Dokumente" links von der Ergebnisliste. Klickt man auf ein Dokument in der Ergebnisliste, wird dieses in einem neuen Browser-Tab geöffnet. Benutzerhandbuch SMASHDOCs Version

12 1.3.4 Nach Ordnern suchen Um nach Ordnern zu suchen, werden zunächst ein oder mehrere Suchbegriffe eingegeben. Sofern Order gefunden wurden, werden diese zusammen mit anderen Ergebnistypen in der Ergebnisliste angezeigt. Um nur Ordner als Ergebnisse zu sehen, klickt man einfach auf den Filter "Nur Ordner" links von der Ergebnisliste. Durch Klick auf einen Ordner in der Ergebnisliste, wird der Ordner im gleichen Browser-Tab geöffnet, und es werden alle Dokumente des gewählten Ordners angezeigt Dokumente über Tags suchen Wurde ein Dokument mit Tags versehen, zeigt die Ergebnisliste ggf. auch ein Tag als Ergebnis aus. Wird ein Tag ausgewählt, zeigt SMASHDOCs nicht nur die so getaggten Dokumente in der Ergebnisliste an, sondern zusätzlich alle Tags, die mit dem zuvor ausgewählten Tag kombiniert wurden. Ein weiterer Klick auf Tag in der Tagliste links fügt auch dieses Tag den Suchbegriffen hinzu und schränkt damit die Ergebnisse weiter ein. Ein Tag kann jederzeit wieder aus dem Suchbegriffsbereich entfernt werden. Dadurch wird die Liste der verbundenen Tags neu berechnet. Abbildung 19: Ergebnisliste nach Suche über Tags Benutzerhandbuch SMASHDOCs Version