ANLEITUNG FÜR EINZELBENUTZER & GRUPPENADMINISTRATOREN

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1 GUGUUS.COM ANLEITUNG FÜR EINZELBENUTZER & GRUPPENADMINISTRATOREN Willkommen bei guguus.com! Herzlichen Dank dass Sie sich entschieden haben, Ihre Zeiterfassung mit guguus.com abzuwickeln. 1. INHALT 2. Sie benutzen guguus.com zum ersten Mal Die Aufteilung auf 3 Bereiche überblick Mein Konto Erfassungskategorien Gruppenkonto einrichten und verwalten Einstellungen Berichte... 7 Diese Anleitung fokussiert sich auf die Funktionalitäten im Admin-Bereich von guguus.com. Für den täglichen Umgang, das erfassen von Arbeitszeiten und erstellen von Berichten, lesen Sie bitte die Anleitung für eingeladene Personen, zu finden auf der Startseite von

2 2. SIE BENUTZEN GUGUUS.COM ZUM ERSTEN MAL Im Mail erhielten Sie nach erster Registrierung einen Link, mit welchem Sie direkt auf Ihr persönliches guguus.com Benutzerkonto gelangen. So sieht das in etwa aus: 3. DIE AUFTEILUNG AUF 3 BEREICHE Mein Konto: Gehen Sie auf diese Seite, um alle Kontoeinstellungen vorzunehmen Daten eingeben: Hier erfassen Sie die Arbeitszeiten Berichte erstellen: Verschaffen Sie sich einen Überblick und erstellen Sie diverse Berichte. Diese Anleitung fokussiert sich auf die Funktionalitäten im Admin-Bereich von guguus.com. Für den täglichen Umgang, das erfassen von Arbeitszeiten und erstellen von Berichten, lesen Sie bitte die Anleitung für eingeladene Personen, zu finden auf der Startseite von

3 4. ÜBERBLICK MEIN KONTO Auf der Seite Mein Konto können Sie Erfassungskategorien verwalten Gruppe einrichten und verwalten (Erfassen der Adressen und Namen) Persönliche Einstellungen (Anmeldeverfahren, Sprache, Lesezeichen) Berichtseinstellungen: Eigenes Logo, MwSt, Lizenz Einstellungen Im Folgenden wird einzeln auf die Themen eingegangen. 5. ERFASSUNGSKATEGORIEN Bei dem erstellen eines guguus.com Kontos, wurde automatisch eine Kategorie Arbeitszeit angelegt. Sie können diese Kategorie beliebig umbenennen und/oder weitere Kategorien erfassen. Beispiel wie mehrere Kategorien Sinn machen können: 8 Uhr Arbeitsbeginn: Einstempeln der Kategorie Arbeitszeit 9 Uhr, Beginn Arbeit für Projekt A: Einstempeln der Kategorie Projekt A 10 Uhr, Ende Arbeit für Projekt A: Ausstempeln der Kategorie Projekt A 17 Uhr Arbeitsende: Ausstempeln der Kategorie Arbeitszeit ERFASSEN EINER NEUEN KATEGORIE Geben Sie die Bezeichnung der neuen Kategorie in das untere leere Feld ein und klicken Sie auf den Link neu hinzufügen. UMBENENNEN EINER KATEGORIE Markieren und überschreiben Sie die Kategoriebezeichnung mit dem neuen Begriff. Sobald Sie das entsprechende Feld verlassen ([Tabulator-Taste] oder einfach ein Klick irgendwo hin) wird Ihre Eingabe gespeichert.

4 FESTLEGEN DER HAUPTKATEGORIE Die Hauptkategorie ist diejenige, welche auf der Erfassungsseite zuoberst steht. Die Kategorie, welche am häufigsten benutzt wird, sollte in der Regel die Hauptkategorie sein. Das ist bequemer für die spätere Benutzung. EXPERTEN MODUS Mit einem Klick auf die Pfeilmarkierung wechseln Sie in die Experten- Ansicht: GÜLTIG AB / GÜLTIG BIS Eine Kategorie kann zeitlich eingeschränkt werden. Nur Einträge, welche innerhalb der angegebenen Daten liegen können auf diese Kategorie erfasst werden. Die vom System erstellte Kategorie kann zeitlich nicht angepasst oder gelöscht werden. KATEGORIE DEAKTIVIEREN / LÖSCHEN Bevor eine Kategorie gelöscht werden kann, muss sie deaktiviert werden. Klicken Sie auf Pause. Der Status wechselt und das Gültig bis Datum wird angepasst. Die Kategorie kann nun auch gelöscht werden (Klick auf das Löschen Symbol inkl. Bestätigung). Unterschied zwischen deaktivieren und löschen: Auf eine deaktivierte Kategorie lassen sich immer noch Zeiten eintragen (manuelles Nacherfassen), sofern sie innerhalb des gültigen Datumsbereichs liegen. Eine gelöschte Kategorie wird auch zur Nacherfassung nicht mehr zur Verfügung gestellt.

5 DER HAUPTKATEGORIE HINZUFÜGEN Wählen Sie Hauptkategorie hinzufügen, wenn die entsprechende Kategorie der Hauptkategorie hinzu addiert werden soll. Ansonsten wird sie in den Berichten als davon ausgewiesen. Beispiel: Auf die Kategorie Arbeitszeit wurden 100 Stunden erfasst. Arbeitszeit ist als Hauptkategorie definiert. Auf die Kategorie Projekt A wurden 50 Stunden erfasst. Fall 1: Bei Projekt A fehlt der Haken bei Hauptkategorie hinzufügen Interpretation auf Berichten: Total geleistete Arbeit: 100 Stunden - davon Projekt A: 50 Stunden Fall 2: Bei Projekt A wurde der Haken bei Hauptkategorie hinzufügen gesetzt Interpretation auf Berichten: Arbeitszeit: 100 Stunden Projekt A: Total geleistete Arbeit: 50 Stunden 150 Stunden STUNDENSATZ Falls gewünscht, geben Sie hier einen zu verrechnenden Stundensatz ein. Damit kann der Umsatz berechnet werden. Alle weiteren Einstellungen dazu (Mehrwertsteuer, Währung etc.) weiter unten im Kapitel Berichtseinstellungen )

6 6. GRUPPENKONTO EINRICHTEN UND VERWALTEN Laden sie andere Personen ein, ihre Arbeitszeiten unter ihrem guguus.com Konto zu erfassen. Sie werden die Möglichkeit haben, individuelle oder Gruppenberichte zu erstellen. GRUPPENNAME Vergeben Sie einen Gruppennamen, wie er später auf den Berichten stehen soll. BENUTZER EINLADEN Geben Sie hier die gewünschte Adresse ein. Geben Sie hier den gewünschten Namen ein, welcher auf den Berichten erscheinen soll. Entfernen Sie den Haken der Box Sende Link mit einem Klick. Der Login-Link wird nicht automatisch mit einer Einladung an die Person verschickt. Sie können dies später manuell auslösen (siehe nächstes Kapitel). BENUTZER VERWALTEN Ihre Angaben werden sofort automatisch gespeichert, sobald Sie ausserhalb des jeweiligen Feldes irgendwo hin klicken. Klicken Sie auf (wieder) senden, um den Login- Link (erneut) zu versenden. EXPERTEN MODUS Wechseln Sie zu dieser Ansicht, um Gruppenmitglieder Administratorenrechte zuzuweisen, Mitglieder zu entfernen oder die Jahersarbeitszeit festzulegen.

7 PERSÖNLICHE EINSTELLUNGEN Möchten Sie sich lieber mit einem Benutzernamen und Passwort anmelden, weil Sie vielleicht den Link nicht immer zur Hand haben? Ganz einfach. Geben Sie einen gewünschten Benutzernamen und ein Passwort ein. Klicken Sie auf speichern/einschalten. Nun können Sie sich von überall auf der Welt mit Internetzugang auf Ihrem guguus.com Benutzerkonto anmelden. Gehen Sie auf und klicken auf der Startseite auf login. In diesem Abschnitt können Sie zudem die angezeigte Sprache ändern, sowie ein Lesezeichen erstellen, welches direkt Ihre Login- Daten enthält. 7. EINSTELLUNGEN BERICHTE LOGO LADEN Bestimmen sie ihr Logo welches in der Kopfzeile der Berichte erscheinen soll. Für die beste Integration empfehlen wir maximale Bilddimensionen von 150px Höhe und 600px Breite. FINANZEN Umsatz berechnen: Währung auf Berichten: Mwst ausweisen: Ja/Nein Freitext, bspw. EUR Ja/Nein Mwst (in %): Dezimalzahl, bspw für einen Mehrwertsteuersatz von 15.6% Stundensatz ist inklusive/exklusive Mehrwertsteuer: Entweder wird der Mwst.-Anteil ausgerechnet oder der entsprechende Betrag wir am Ende noch hinzu addiert.