Synchronisation mit dem MindManager

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1 A-Plan 2010 Synchronisation mit dem MindManager Copyright Copyright 2011 braintool software gmbh Kein Teil dieses Handbuches darf ohne ausdrückliche Genehmigung von braintool software gmbh auf mechanischem oder elektronischem Wege vervielfältigt werden. Warenzeichenhinweise A-Plan ist ein eingetragenes Warenzeichen der braintool software gmbh. Alle weiteren in diesem Handbuch erwähnten Produktbezeichnungen können Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der entsprechenden Inhaber sein.

2 INHALT INHALT 2 SYNCHRONISATION - MINDMANAGER 3 Allgemeine Hinweise 3 Synchronisation einer MindManager-Datei mit A-Plan 4 Auswahl der zu synchronisierenden Daten 5 Bestätigungen 6 Darstellung von A-Plan Projekten als Mindmap oder PSP 7 Anpassen des Layouts des MindManagers 8 2 Inhalt A-Plan 2010

3 SYNCHRONISATION - MINDMANAGER ALLGEMEINE HINWEISE Der MindManager der Firma Mindjet (siehe eignet sich sehr gut, um zu Beginn eines Projektes die Struktur interaktiv aufzubauen. Durch die Schnittstelle zwischen A-Plan und dem MindManager kann schnell und einfach die erstellte Struktur mit allen Beschreibungen, Terminen, Anhängen etc. in eine A-Plan- Datenbank übertragen werden, um dann die terminliche Feinplanung, Ressourcenzuordnung usw. vorzunehmen. Nach der ersten Synchronisation können Änderungen, die in einer der beiden Anwendungen vorgenommen wurden, anschließend wieder in die jeweils andere Anwendung übertragen werden. Die Schnittstelle kann darüber hinaus verwendet werden, um vorhandene A-Plan Projekte im MindManager als Mindmap oder als Projektstrukturplan (PSP) anzuzeigen (siehe "Darstellung von A-Plan Projekten als Mindmap oder PSP" auf Seite 7). Die Schnittstelle arbeitet mit allen MindManager-Versionen zusammen, die das Format xmmap unterstützen, was ab der Version 5 der Fall ist. Der MindManager muss zum Erstellen bzw. Lesen einer xmmap-datei nicht installiert sein. A-Plan 2010 Synchronisation - MindManager 3

4 SYNCHRONISATION EINER MINDMANAGER-DATEI MIT A-PLAN Daten, die mit dem MindManager erzeugt wurden, können entweder in eine bestehende A-Plan-Datenbank eingefügt werden oder wenn die aktuell geöffnete A-Plan- Datenbank noch leer ist als Basis für eine neue A-Plan-Datenbank verwendet werden. Die oberste Ebene ( Wurzel ) einer MindManager-Datei entspricht der Ordner-Ebene von A-Plan und demzufolge sind die nächsten Ebenen im MindManager Projekte bei A- Plan: Wenn in A-Plan ein Ordner mit der Bezeichnung der MindManager-Wurzel gefunden wird, fügt die Synchronisation den bzw. die Projekte der MindManager-Datei in den gleich lautenden Order der A-Plan-Datenbank ein. Anderenfalls wird ein neuer Ordner angelegt. Nach dem Übertragen von Projekten zu A-Plan sind die MindManager- und die entsprechenden A-Plan-Projekte miteinander verknüpft. Änderungen dieser Projekte (Bezeichnungen, Termine, Struktur etc.), die in einer der beiden Anwendungen vorgenommen wurden, werden durch eine erneute Synchronisation in die jeweils andere Anwendung übertragen. Durch die hier beschriebene Funktion können nur neue Projekte vom MindManager zu A-Plan übertragen werden. Wenn Sie neue A-Plan-Projekte in den MindManager übertragen möchten, verwenden Sie bitte die unter "Darstellung von A-Plan Projekten als Mindmap oder PSP" auf Seite 7 beschriebene Funktion. 4 Synchronisation - MindManager A-Plan 2010

5 AUSWAHL DER ZU SYNCHRONISIERENDEN DATEN AUSWAHL DATEI 1 (A-PLAN) Die erste Datei ist generell die aktuell geöffnete A-Plan-Datenbank, daher ist im ersten Register bei der Synchronisation mit dem MindManager keine Eingabe erforderlich: Da bei einer Synchronisation in kurzer Zeit relativ viele Daten geändert werden können, sollte die zentrale Datei zum Zeitpunkt der Synchronisation möglichst nicht noch von anderen Usern geöffnet sein. Sollte dies der Fall sein, wird vor der Synchronisation ein Hinweisfenster mit den Namen der anderen User angezeigt. Eine Synchronisation sollte unter diesen Umständen nur in Ausnahmefällen durchgeführt werden, z. B. wenn in der MindManager-Datei relativ wenige Daten geändert wurden. AUSWAHL DATEI 2 (MINDMANAGER) Im zweiten Register muss oben links als Anwendung "MindManager" gewählt werden. Rechts daneben kann die MindManager-Datei ausgewählt werden, mit der die Synchronisation durchgeführt werden soll: Wichtig: Die MindManager-Datei muss im xmmap-format gespeichert werden, was beim Mind- Manager ab der Version 5 möglich ist! A-Plan 2010 Synchronisation - MindManager 5

6 BESTÄTIGUNGEN Im dritten Register kann festgelegt werden, bei welchen Aktionen vor der Durchführung eine Bestätigung eingeholt werden soll, bzw. es kann verhindert werden, dass in einer oder in beiden Dateien Daten gelöscht werden. Beispiel für eine Bestätigung: Durch Anklicken von für alle weiteren übernehmen werden alle weiteren Änderungen der angezeigten Art ohne Nachfrage vorgenommen. 6 Synchronisation - MindManager A-Plan 2010

7 DARSTELLUNG VON A-PLAN PROJEKTEN ALS MINDMAP ODER PSP Neben der Synchronisation einer MindManager-Datei mit A-Plan, kann die Schnittstelle auch als Erweiterung von A-Plan verwendet werden, um in A-Plan vorhandene Projekte oder Teile davon als Mindmap oder als Projektstrukturplan (PSP) darzustellen. Hierzu muss lediglich in A-Plan den gewünschten Bereich markiert und im Register Extras die Funktion MM öffnen gewählt werden: Beim ersten Öffnen werden A-Plan und der MindManager bildschirmfüllend nebeneinander dargestellt: Position und Größe der Fenster können verändert werden, die geänderte Konfiguration wird dann beim nächsten Öffnen verwendet. Beim Schließen des MindManagers durch erneutes Anklicken von MM öffnen wird die ursprüngliche Größe und Position von A- Plan wieder hergestellt. Solange der MindManager geöffnet ist, können Änderungen von Daten direkt in die jeweils andere Anwendung synchronisiert werden. Bei Änderungen im MindManager muss vor der Übertragung zu A-Plan die MindManager-Datei gespeichert werden. Die Synchronisation erfolgt durch Anklicken von Auswahl aktualisieren: A-Plan 2010 Synchronisation - MindManager 7

8 Wenn die Schaltfläche mit gedrückter Strg-Taste angeklickt wird, bleibt sie eingerastet und Änderungen werden sofort synchronisiert (auch in diesem Fall muss die MindManager-Datei vorher gespeichert werden). Soll ein anderes Projekt oder ein anderer Bereich von A-Plan im MindManager angezeigt werden, markiert man den neuen Bereich und wählt die Funktion Auswahl ändern. ANPASSEN DES LAYOUTS DES MINDMANAGERS Als Vorlage für die Darstellung der Struktur im MindManager wird die Datei Body.xmmap verwendet, die beim ersten Aufruf in Ihr Profilverzeichnis (siehe Kapitel Profilverzeichnis im A-Plan Handbuch) kopiert wird. Wenn Sie ein anderes Standard-Layout verwenden möchten, können Sie diese Datei nach Öffnen mit dem MindManager entsprechend anpassen. Wichtig: Die in dieser Datei vorhandene Struktur darf nicht verändert werden! Das Original der Datei Body.xmmap finden Sie im Programmverzeichnis von A-Plan (standardmäßig c:\programme\a-plan2010 ). 8 Synchronisation - MindManager A-Plan 2010