bzw. andere Elemente von Outlook archivieren

Transkript

1 bzw. andere Elemente von Outlook archivieren Es kommt immer wieder vor, dass das eigene Postfach bzw. ein anderes von dir verwaltetes Postfach die maximale Größe erreicht hat bzw. dass bestimmte Posteingänge und Postausgänge, Kalender- oder Aufgabenelemente archiviert werden müssen. Zu diesem Zweck bietet dir Outlook die Funktion»Archivierung«, welche du im Menü <Datei> <Archivieren> findest. Damit du den Inhalt eines Ordners archivieren kannst, musst du wie folgt vorgehen: 1. Markieren den Ordner, dessen Inhalte du archivieren möchtest (im Beispiel sind es die Inhalte des Ordners»Posteingang«, die archiviert werden sollen) 2. Wähle den Menüpunkt <Datei> <Archivieren> 3. im erscheinenden Dialogfenster»Archivieren«ist der von dir vorher markierte Ordner farbig hinterlegt. Seite 1/5

2 4. Du musst nun ein paar Einstellungen vornehmen, damit deine Archivierung ordnungsgemäß durchgeführt werden kann: a. Wähle im oberen Bereich des Dialogfensters»Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren:«. Damit ist gemeint, dass der von dir vorher markierten Ordner sowie alle darunterliegenden Unterordner archiviert werden soll. b. Überprüfe im Fenster ob wirklich der Ordner markiert ist, den du archivieren möchtest: Tipp: Du kannst auch in diesem Feld den Ordner markieren, dessen Inhalte du archivieren möchtest, wenn du vor dem Aufrufen des Menübefehls <Datei> <Archivieren> vergessen hast den richtigen Ordner zu markieren oder du den falschen Ordner markiert hast. c. Wähle im darunter liegenden Drop-down-Feld bis zu welchem Datum 1 die Inhalte dieses Ordners archiviert werden sollen. Das darunter stehende Kontrollkästchen»Auch Elemente, für die keine Autoarchivierung aktiviert ist.«solltest du auf jeden Fall anklicken, wenn du die Funktion»AutoArchivierung«aktiviert hast. d. Gib im Feld»Archivdatei«einen Namen für deine Archiv-Datei ein bzw. klicke auf die Schaltfläche»Durchsuchen«um einen Ordner in deinem Datei-System zu suchen in welchem deine Archiv-Datei abgespeichert werden soll. 1 Beachte bei der Archivierung, dass nur Elemente archiviert werden, deren Erstellungs- bzw. Bearbeitungsdatum (auch verschieben, als lesen oder als ungelesen markieren usw.) vor dem Datum liegen, welches du für die Archivierung eingegeben hast. Seite 2/5

3 e. Gib deiner Datei einen entsprechenden Namen und ergänze den Dateinamen mit einem Datum, z. B.»MeineArchivdatei_ «2, damit du zu einem späteren Zeitpunkt deine Archivdatei leichter finden kannst. f. Bestätige deine Einstellungen über die Schaltfläche 5. Bestätige anschließend auch das Dialogfenster»Archivieren«mit der Schaltfläche 6. Outlook beginnt nun mit der Archivierung der Daten, wobei der Arbeitsvorgang im unteren rechten Bereich, in der Statusleiste deines Outlookfensters angezeigt wird. 7. Sobald diese Schrift von der Statuszeile verschwindet ist die Archivierung beendet und in der»ordnerliste«(links von -Fenster) erscheint ein neuer Ordner mit der Beschriftung»Archivordner«. 8. Klicke jetzt mit der rechten Maustaste auf diesen neuen Ordner und wähle im Kontextmenü auf» Archivordner schließen«2 Vermeide bei der Vergabe der Name: Leerschritte, Punkte, Umlaute und andere Sonderzeichen. Versuche mit Großbuchstaben, Bindestricke und Unterstriche die Namensgebung zu unterstützen. Seite 3/5

4 9. Jetzt sind alle von dir gewünschten Elemente in dem Ordner MeineArchivdatei_ pst archiviert und im Ursprungsordner gelöscht. Die so archivierten Elemente belasten jetzt weder dein Postfach noch ein anderes Postfach deines Outlooks. Tipp: Schließe immer den so angelegten Archivordner, damit es nicht zu Problemen kommt und damit bei einer eventuellen Datensicherung deiner Dateien, der Archivordner mit der Endung *.pst mitgesichert werden kann. Wie du gelesen hast erstellt Outlook beim Archivieren eine Datei mit der Endung *.pst. Diese Datei kann nicht mit anderen Programmen geöffnet oder editiert werden. Um den Archivordner zu verwenden, musst du ihn immer über Outlook öffnen. Um den Archivordner bzw. die Archivdatei zu öffnen, musst du wie folgt vorgehen: 1. Wähle den Menüpunkt <Datei> <Öffnen> <Outlook-Datendatei > Seite 4/5

5 2. Im erscheinenden Dialogfenster»Outlook-Datendatei öffnen«wähle den Ordner aus in welchem du die pst-datei beim Archivieren abgespeichert hast und bestätige mit der Schaltfläche. 3. Darauf hin erscheint der Archivordner wieder in der Ordnerliste und du kannst jetzt Elemente dorthinverschieben, von dort in andere Ordnern kopieren oder verschieben. Seite 5/5