mention SugarCRM Schnittstelle Anleitung

Transkript

1 Vielen Dank für den Erwerb der mention SugarCRM Schnittstelle. Mit unserer neuen Schnittstelle können Sie kinderleicht Ihre Kunden- und Kontaktdaten aus der mention Warenwirtschaft mit Ihren Daten im Programm SugarCRM synchronisieren. Die nachfolgenden Informationen beziehen sich auf die Version 1.0 der mention SugarCRM Schnittstelle. Insofern Sie weitere Features benötigen, nehmen Sie bitte Kontakt mit unserem Vertrieb auf. Gerne unterbreiten wir Ihnen anschließend ein Angebot. Unsere Schnittstelle ermöglicht eine sehr hohe Geschwindigkeit bei der Synchronisation sowie umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten. Selbstverständlich ist auch eine flexibel einstellbare Zeitsteuerung enthalten, damit Sie sich um das Starten und Beenden der Synchronisation keine Gedanken machen müssen. Dank der neuen Benutzeroberfläche sowie dem dynamischen Tray-Icon und des kompakten und halbtransparenten Status-Fensters haben Sie zudem alles im Überblick. Im Falle eines Fehlers werden Sie direkt darüber informiert, zudem werden alle von Ihnen gewünschten Ereignisse ausführlich protokolliert. Und wenn doch einmal Fragen auftreten, bieten wir Ihnen neben unserem kompetenten Kundenservice auch eine bebilderte an sowie auf Wunsch das entsprechende Consulting vor Ort an. Neugierig? Dann lernen Sie uns und unsere Produkte doch etwas näher kennen! Gerne bieten wir Ihnen hierfür eine persönliche Produktpräsentation in Ihren Räumlichkeiten an. Kontaktieren Sie uns hierfür einfach direkt:

2 Inhaltsverzeichnis 1. Erste Schritte Konfiguration Die SugarCRM Schnittstelle im Einsatz... 8

3 1. Erste Schritte Die mention SugarCRM Schnittstelle ist auf eine möglichst intuitive und komfortable Nutzung ausgelegt. Nach einer einmaligen Einrichtung, welche in der Regel binnen weniger Minuten abgeschlossen ist, brauchen Sie keine weiteren Einstellungen vornehmen. Integration der SugarCRM Schnittstelle Im ersten Schritt müssen Sie Ihre SugarCRM-Schnittstellen-Lizenz in Ihrer mention Warenwirtschaft importieren. Sollten Sie noch keine Lizenz erworben haben, wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb. Entpacken Sie nun das Ihnen zur Verfügung gestellte Schnittstellen-Verzeichnis und führen Sie die Datei SugarCRMSetup.msi aus. Der Installationsprozess leitet Sie nun durch die Installation der Software. Nach dem erfolreichen Abschluss der Installation kopieren Sie bitte die im Programmverzeichnis enthaltene Datei SugarCRMSchnittstelle.php auf Ihren Server in das SugarCRM-Root-Verzeichnis. Rufen Sie nun die Datei über Ihren Webbrowser auf und führen Sie die angezeigte SugarCRM-Integration durch. Zusätzlich muss zwingend das Feld Hauptansprechpartner innerhalb Ihrer SugarCRM Installation eingerichtet werden. Gehen Sie hierfür bitte wie folgt vor: Loggen Sie sich in Ihrer SugarCRM Installation ein und navigieren Sie über den Menü-Punkt Admin zum Punkt Studio. Hier finden Sie nun in der links dargestellten Baumstruktur den Ordner Contacts. Erstellen Sie nun unter Fields ein neues Feld mit dem Data Type Checkbox und dem Field Name Hauptansprechpartner. Sobald Sie diese Schritte abgeschlossen haben, können Sie das neue Feld abspeichern.

4 Die Konfiguration der SugarCRM Schnittstelle Nach dem Anlegen des Hauptansprechpartner-Feldes muss dieses noch dem Layout hinzugefügt werden. Klicken Sie hierfür bitte auf den Punkt EditView unter Layouts. Nun einfach das im linken Pool befindliche Feld per Drag n Drop in der rechten Maske hinzufügen. Innerhalb der mention Warenwirtschaft muss nun nur noch unter dem Menüpunkt Voreinstellungen > Global > Voreinstellungen Allgemeines im Reiter Stammdaten 3 das Kunden-Exportverzeichnis hinterlegt werden. Den Ort des Verzeichnisses können Sie frei wählen. Nun können Sie die ebenfalls entpackte Datei SugarCRMSchnittstelle.exe oder alternativ die Verknüpfung auf dem Desktop ausführen.

5 2. Konfiguration Beim ersten Start der mention SugarCRM Schnittstelle wird Ihnen direkt das Fenster für die Einstellungen angezeigt. In diesem müssen alle relevanten Daten (Pfade und Datenbankverbindungen) hinterlegt werden. Die Einstellungen unter den Reitern Parameter sowie Log-Einstellung sind größtenteils optional. Die Konfiguration der SugarCRM Schnittstelle Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der Einstellmöglichkeiten im Reiter Verbindungseinstellungen. 1. Verbindungseinstellungen > DSImportpfad Navigieren Sie hier bitte zum Verzeichnis Ihrer mention Warenwirtschaft und wählen Sie anschließend die dsimport.exe aus. 2. Verbindungseinstellungen > Mention Exportordner Hier muss das zuvor innerhalb Ihrer Warenwirtschaft hinterlegte Kunden-Exportverzeichnis ausgewählt werden. 3. Verbindungseinstellungen > DB Serverpfad Bitte geben Sie hier den Pfad zur Datenbank Ihrer mention Warenwirtschaft an. 4. Verbindungseinstellungen > DB Name Bitte geben Sie hier den Namen Ihrer Datenbank an.

6 5. Verbindungseinstellungen > DB Username Bitte geben Sie hier den Benutzernamen für Ihre Datenbank an. 6. Verbindungseinstellungen > DB Userpasswort In diesem Feld muss das zum Benutzernamen passende Passwort hinterlegt werden. Ohne gültige Zugangsdaten ist ein Zugriff auf Ihre Datenbank nicht möglich. 7. Verbindungseinstellungen > SugarCRM Installation Bitte geben Sie hier den vollständigen Pfad ( zur SugarCRM Installation an. Diese liegt in der Regel auf einem Webserver. 8. Verbindungseinstellungen > Username Bitte geben Sie hier den Benutzernamen aus Ihrer SugarCRM Installation an. 9. Verbindungseinstellungen > Userpasswort In diesem Feld muss das zum Benutzernamen passende Passwort hinterlegt werden. Ohne gültige Zugangsdaten ist ein Zugriff auf Ihre SugarCRM Installation nicht möglich. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der Einstellmöglichkeiten im Reiter Parameter. 1. Parameter > Mention Mandant In diesem Feld muss zwingend die Mandanten-Nummer eingetragen werden. 2. Parameter > Intervall Der Intervall gibt die Zeitspanne vor, in der die SugarCRM Schnittstelle die Daten aus Ihrer mention Warenwirtschaft und SugarCRM abgleicht. Bei großen Datenbanken empfiehlt es sich den Intervall etwas zu erhöhen. Sie können den Intervall in Sekunden, Minuten, Stunden und Tagen angeben. 3. Parameter > Nur Belege nach Neben Kunden- und Kontakten werden auch Belege abgeglichen. Insofern Sie hier eine zeitliche Einschränkung nutzen möchten, können Sie dies mit dieser Option bewerkstelligen. 4. Parameter > Nur aktive Datensätze verwenden Bei aktivierter Option werden ausnahmslos die aktiven Kunden und Kontakte synchronisiert.

7 5. Parameter > SugarCRM Schnittstelle minimiert starten Diese Option ist von Haus aus aktiviert und sorgt für eine Minimierung der Anwendung in den Tray. Mit einem Klick (rechte Maustaste) auf das Icon können Sie alle Funktionen direkt auswählen und aufrufen. Mit einem Doppelklick öffnet sich das Log-Fenster. 6. Parameter > Bei Start synchronisieren Unabhängig von der eingestellten Intervall-Zeit können Sie mit dieser Option eine sofortige Synchronisation beim Start der Schnittstelle einläuten. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht der Einstellmöglichkeiten im Reiter Log-Einstellungen. Wir empfehlen Ihnen diese Einstellungen zu prüfen und gegebenenfalls auf Ihre eigenen Vorstellungen hin anzupassen. Bei großen Datenbanken können die Log-Dateien relativ schnell entsprechend groß werden. 1. Log Einstellungen > Zusätzliche Informationen loggen Alle Informationen (abgesehen von SQL-Befehlen und Fehlern) werden beim Synchronisieren geloggt. 2. Log Einstellungen > SQL-Befehle loggen Mit dieser Option werden alle anfallenden SQL Befehle geloggt. 3. Log Einstellungen > Fehler loggen Mit dieser Option werden alle anfallenden Fehler geloggt. 4. Log Einstellungen > Logfilegröße in MB Die hier gewählte Dateigröße bezeichnet das Limit einer Log-Datei. Insofern eine Log-Datei diese Größe erreicht hat, wird von der SugarCRM Schnittstelle eine neue Log-Datei angelegt.

8 3. Die SugarCRM Schnittstelle im Einsatz Nachdem Sie alle nötigen Einstellungen in der mention SugarCRM Schnittstelle vorgenommen haben, können Sie das Fenster über den Speichern Button schließen. Beim ersten Start der Software wird Ihnen im Anschluss das Log-Fenster angezeigt. Im Log-Fenster können Sie nun den Firstimport durchführen. Bei diesem Vorgang werden die Daten zum ersten Mal komplett abgeglichen, wobei hier je nach Größe einige Zeit vergehen kann. Im Durchschnitt werden pro Minute über 200 Datensätze transferiert, wobei dies von der Größe der Datensätze sowie der Geschwindigkeit seitens SugarCRM und der beteiligten Server abhängt. Nach dem Firstimport werden nur noch die Daten aktualisiert, welche sich auch auf Seiten der mention Warenwirtschaft beziehungsweise SugarCRM geändert haben. Die Synchronisation ist somit in der Regel äußerst schnell. Insofern kein Fenster geöffnet ist, ist die SugarCRM Schnittstelle als dynamisches Icon im Windows-Tray aufzufinden. Wenn das Icon ausgegraut ist, ist die Schnittstelle nicht aktiv. Insofern das Icon farbig ist, ist die Schnittstelle aktiv und arbeitet je nach Intervall-Einstellungen. Sollte ein Fehler auftreten, wird Ihnen dies anhand einer Fehlersymbols im Icon sowie eine Balloon-Tipps angezeigt. Das Status-Fenster der SugarCRM Schnittstelle

9 Die Steuerung der Software erfolgt im minimierten Zustand über die rechte Maustaste (auf das Icon). Im daraufhin erscheinenden Kontext-Menü können Sie die Schnittstelle starten beziehungsweise stoppen, das Fenster für die Einstellungen, das Log und den Status aufrufen sowie die Software beenden. Insofern Sie den Firstimport noch nicht durchgeführt haben, wird Ihnen auch hier eine entsprechende Option präsentiert. Sie müssen die Schnittstelle im Betrieb nicht aktiv bedienen, da die Funktionalität voll automatisch von Statten geht. Auf Wunsch können Sie sich jedoch ein kompaktes und frei platzierbares Status-Fenster aufrufen. Dieses legt sich halbtransparent über Ihre aktiven Windows-Fenster und kann per Doppelklick auf den roten mention Header oder alternativ auch über das Kontext-Menü des Icons wieder geschlossen werden.

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