Groupwarefunktionen mit Outlook 2007

Transkript

1 1 Groupwarefunktionen mit Outlook 2007 Eine Übersicht

2 Inhalt 1. Allgemeines über Outlook und Exchange 1.1. Wo liegen meine Daten 1.2. Der Aufbau von Outlook Kontakte verwalten 2.1. Kontakte gemeinsam nutzen 3. Nützliche Funktionen rund um s 3.1. Bevorzugtes Adressbuch festlegen 3.2. Der Regel-Assistent 4. Arbeiten mit Kalender und Aufgaben 4.1. Aufgaben erstellen und zuteilen 4.2. Besprechungen und Termine planen 5. Ordner und Elemente verwalten 5.1. Die Berechtigungsstufen 5.2. Die Stellvertretungsfunktion 5.3 Freigabe des Postfachs Groupwarefunktionen mit Outlook

3 3 1. Allgemeines über Outlook und Exchange 1.1. Wo liegen meine Daten Ohne Exchange: Outlook legt Daten in lokalen Ordnern (PST-Dateien) ab Mit Exchange: Outlook greift auf zentrale Daten zu (Exchange Cluster)

4 4 1. Allgemeines über Outlook und Exchange 1.1. Wo liegen meine Daten

5 5 1. Allgemeines über Outlook und Exchange 1.1. Wo liegen meine Daten Exchangekonten werden zentral auf dem Server gesichert Allerdings: Wenn Autoarchivierung aktiviert, erfolgt diese zusätzlich lokal in Datei archive.pst Alle Outlook-Datendateien (Endung:.pst) werden lokal auf dem Client abgelegt Anleitungen zur Benutzung von Outlook 2007 mit Exchange im Zivwiki unter:

6 6 1. Allgemeines über Outlook und Exchange 1.1. Wo liegen meine Daten Beantragen eines Exchangekontos: wenn Benutzer in Gruppe u0mitarb, kann er Postfach unter selbst beantragen ansonsten per unter: Ansprechpartner im ZIV: Christian Müller-Böhm Oliver Winkelmann

7 7 1. Allgemeines über Outlook und Exchange 1.1. Wo liegen meine Daten

8 8 1. Allgemeines über Outlook und Exchange 1.2. Der Aufbau von Outlook 2007

9 9 2. Kontakte verwalten 2.1. Kontakte gemeinsam nutzen neben globalem Exchange Adressbuch, Möglichkeit eigene Kontakte zu pflegen und diese für andere Benutzer freizugeben unter Exchange serverseitige Verteilergruppen (legt Admin an) und Verteilerlisten (legt Benutzer an) bei freigegebenem Kontaktordner sind private Kontakte für andere nicht sichtbar Anlage Verteilerliste (Modul Kontakte): Menü Datei, Befehl Neu, Verteilerliste

10 10 2. Kontakte verwalten 2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

11 11 2. Kontakte verwalten 2.1. Kontakte gemeinsam nutzen Anlegen und Nutzen gemeinsamer Kontakte (Modul Kontakte) Anlegen: Menü Datei, Befehl Neu, Ordner Freigeben: Rechter Mausklick auf neuen Kontaktordner, im Kontextmenü Befehl Ordnernamen freigeben wählen nun Benutzer, Verteilergruppe oder Verteilerliste für den Zugriff auswählen bestimmen, ob Benutzer Kontakte editieren dürfen Anmerkung: Rechte auf Ordner können im Nachhinein wieder entzogen und angepasst werden

12 12 2. Kontakte verwalten 2.1. Kontakte gemeinsam nutzen Anlegen und Nutzen gemeinsamer Kontakte (Modul Kontakte) andere Benutzer erhalten , dass sie auf die Kontakte zugreifen dürfen, inklusive Link zur Freigabe nach anklicken des Links erscheint der Kontaktordner in der Kontaktansicht des Benutzers Vorgehen beim Anlegen und Freigeben von Kalendern und Aufgaben analog

13 13 2. Kontakte verwalten 2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

14 14 2. Kontakte verwalten 2.1. Kontakte gemeinsam nutzen

15 15 3. Nützliche Funktionen rund um s 3.1. Bevorzugtes Adressbuch festlegen als Voreinstellung bietet Outlook in Verbindung mit Exchange das globale Adressbuch als Standardadressbuch an: dieses bildet die Gruppen und Benutzer des Active-Directory (der Windowsumgebung) ab Benutzer hat keinerlei Möglichkeiten dieses zu editieren daher kann es sinnvoll sein, eigene Kontakte zu pflegen und diese standardmäßig anstatt des globalen Adressbuchs zu benutzen

16 16 3. Nützliche Funktionen rund um s 3.1. Bevorzugtes Adressbuch festlegen Einbinden eigener Kontakte als Standardadressbuch (Modul Kontakte) bei selbst erstelltem Kontaktordner: Rechter Mausklick Eigenschaften, Reiter Outlook Adressbuch, Diesen Ordner als E- Mail Adressbuch anzeigen Standardadressbuch setzen: Menü Extras, Befehl Adressbuch, im Adressbuchfenster: Menü Extras, Befehl Optionen nun unter Punkt diese Adressliste zuerst anzeigen, das bevorzugte Adressbuch auswählen im unteren Teil des Fensters die Reihenfolge so ändern, dass der Kontakteordner über globalem Adressbuch angeordnet ist Anmerkung: funktioniert nur mit eigenen Kontaktordnern und öffentl. Ordnern

17 17 3. Nützliche Funktionen rund um s 3.1. Bevorzugtes Adressbuch festlegen

18 18 3. Nützliche Funktionen rund um s 3.2. Der Regel-Assistent Outlook bietet verschiedene Möglichkeiten der automatischen Bearbeitung von s diese werden mit dem Regel-Assistenten konfiguriert es gibt serverseitige Regeln und Regeln, die nur funktionieren, wenn Outlook läuft: bei serverseitigen Regeln ist keinerlei Möglichkeit gegeben, den Benutzer über das Ausführen dieser zu informieren

19 19 3. Nützliche Funktionen rund um s 3.2. Der Regel-Assistent Anlegen einer -Regel (Modul ) einen Unterordner im Posteingang anlegen Menü Extras, Befehl Regeln und Benachrichtigungen, auf Neue Regel klicken Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben wählen, Weiter klicken auf unterstrichene Werte klicken, entsprechende Wörter angeben und Zielordner auswählen evtl. Benachrichtigung aktivieren (im Benachrichtigungsfenster..Text anzeigen), Regel vervollständigen, Fertig stellen klicken

20 20 3. Nützliche Funktionen rund um s 3.2. Der Regel-Assistent

21 21 3. Nützliche Funktionen rund um s 3.2. Der Regel-Assistent

22 22 3. Nützliche Funktionen rund um s 3.3. Der Abwesenheits-Assistent wenn man für eine Zeit nicht per erreichbar ist, so kann Exchange automatisch eine als Antwort auf evtl. Anfragen senden bei der Konfiguration mit dem Abwesenheits-Assistenten: Empfängerkreis einschränken, um nicht auf Spam zu antworten

23 23 4. Termine und Aufgaben 4.1. Aufgaben erstellen und zuteilen Aufgabenordner können freigegeben und gemeinsam benutzt werden Aufgaben können vom Benutzer erstellt oder anderen zugeteilt werden bei Zuteilung kann der Empfänger zusagen oder ablehnen sich wiederholende Aufgaben können als Serienelement eingetragen werden private Aufgaben in freigegebenen Aufgabenordnern sind für andere Benutzer nicht sichtbar

24 24 4. Termine und Aufgaben 4.1. Aufgaben erstellen und zuteilen Erinnerungen an Aufgaben koppelbar Versand von Statusberichten zu Aufgaben möglich Details und Fortschritte der Bearbeitung können angegeben werden viele Optionen herkömmlicher Outlook s auch unter den Aufgaben verfügbar

25 25 4. Termine und Aufgaben 4.1. Aufgaben erstellen und zuteilen Aufgaben erstellen (Modul Aufgaben): entweder: direkt in Vorgangsliste in Aufgabenansicht oder: Menü Datei, Befehl Neu, Aufgabe bzw. Aufgabenanfrage (Aufgaben delegieren) beim Delegieren Nutzer oder Verteilergruppen, bzw. listen angeben bei Annahme erscheint Aufgabe in Liste des anderen Nutzers Anmerkung: wurden delegierte Aufgaben erledigt, erhält der Absender eine Nachricht hierüber

26 26 4. Termine und Aufgaben 4.1. Aufgaben erstellen und zuteilen

27 27 4. Termine und Aufgaben 4.2. Besprechungen und Termine planen Verwaltung von Terminen, Ereignissen und Besprechungen: Details privater Einträge werden anderen nicht angezeigt Kalender können freigegeben und gemeinsam genutzt werden: überlappende Ansicht von Kalendern möglich Erinnerungen erfolgen nur an Termine in Kalendern des Benutzers (bei gemeinsamen Kalendern: Einladung zum Termin erforderlich)

28 28 4. Termine und Aufgaben 4.2. Besprechungen und Termine planen Ressourcen (Räume, Geräte) können in die Planung von Terminen und Besprechungen mit einbezogen werden Anzeige der Frei- und Gebucht Zeiten der Teilnehmer zur besseren Planung von Besprechungen und Terminen Zusammenfassen von Benutzern in Gruppenzeitplänen (Frei-/Gebucht)

29 29 4. Termine und Aufgaben 4.2. Besprechungen und Termine planen Anlegen eines Kalendereintrages (Modul Kalender): per Doppelklick auf Wochentag mit einem Formular (rechte Maustaste Wochentag oder Menü Aktionen) wiederkehrende Einträge können als Serie angelegt werden

30 30 4. Termine und Aufgaben 4.2. Besprechungen und Termine planen Neue Besprechung anlegen (Modul Kalender) Menü Aktionen, Befehl Neue Besprechungsanfrage ( Zeitplanung mit Terminplanungs-Assistenten) alternativ: Menü Aktionen, Befehl Besprechung planen hier Teilnehmer einladen und Ressourcen einplanen Anzeige der freien und gebuchten Zeiten der Teilnehmer, Möglichkeit eines automatischen Terminvorschlags Teilnehmer bekommen nun mit Terminvorschlag hierbei Zusage, Absage, Zusage unter Vorbehalt und andere Zeit vorschlagen möglich

31 31 4. Termine und Aufgaben 4.2. Besprechungen und Termine planen

32 32 4. Termine und Aufgaben 4.2. Besprechungen und Termine planen

33 33 4. Termine und Aufgaben 4.2. Besprechungen und Termine planen Planung mit Gruppenterminplänen/Gruppenzeitplänen (Modul Kalender): hinzufügen von Benutzern in Gruppenterminplänen Planung einfacher bei konstanter Konstellation von Teilnehmern Terminpläne werden pro Kalender festgelegt und an diese gebunden (bei Freigabe auch für andere sichtbar) Verwaltung über: Menü Aktionen, Befehl Gruppenterminpläne ermitteln oder Symbol Gruppenzeitpläne

34 34 4. Termine und Aufgaben 4.2. Besprechungen und Termine planen Symbol Gruppenzeitpläne

35 35 4. Termine und Aufgaben 4.2. Besprechungen und Termine planen

36 36 5. Ordner und Elemente verwalten 5.1. Die Berechtigungsstufen Keine kein Zugriff möglich Stufe 1 (Teilnehmer): Elemente und Dateien lediglich erstellen der Inhalt des Ordners wird nicht angezeigt (Gilt nicht für Stellvertreter) Stufe 2: Elemente und Dateien nur lesen Stufe 3: Elemente und Dateien lesen, erstellen und eigene löschen

37 37 5. Ordner und Elemente verwalten 5.1. Die Berechtigungsstufen Stufe 4: Elemente und Dateien erstellen und lesen sowie eigene Elemente und Dateien ändern und löschen Stufe 5: wie Stufe 4, jedoch können zusätzlich Unterordner erstellt werden (Gilt nicht für Stellvertreter) Stufe 6: alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen (Gilt nicht für Stellvertreter)

38 38 5. Ordner und Elemente verwalten 5.1. Die Berechtigungsstufen Stufe 7: alle Elemente und Dateien erstellen, lesen, ändern und löschen sowie Unterordner erstellen (Gilt nicht für Stellvertreter) Stufe 8 (Besitzer): wie Stufe 7, jedoch kann der Besitzer zusätzlich über die Berechtigungen anderer Personen in dem Ordner verfügen (Gilt nicht für Stellvertreter) Anmerkung: eine benutzerdefinierte Abwandlung dieser Stufen ist ebenso möglich

39 39 5. Ordner und Elemente verwalten 5.2. Die Stellvertretungsfunktion Stellvertreter können Kalender, Aufgaben, s, Kontakte, Notizen sowie das Journal eines anderen Benutzers verwalten hierbei vier Berechtigungsstufen: Keine: kein Zugriff möglich Stufe 1: Elemente lesen Stufe 2: Elemente lesen und erstellen Stufe 3: Elemente lesen, erstellen und ändern

40 40 5. Ordner und Elemente verwalten 5.2. Die Stellvertretungsfunktion Einrichtung einer Stellvertretung (global erreichbar): Menü Extras, Befehl Optionen, Registerkarte Stellvertretungen Registerkarte Stellvertretungen auf Hinzufügen Dann Benutzer auswählen und Zugriffsrechte anpassen

41 41 5. Ordner und Elemente verwalten 5.2. Die Stellvertretungsfunktion

42 42 5. Ordner und Elemente verwalten 5.2. Die Stellvertretungsfunktion

43 43 5. Ordner und Elemente verwalten 5.2. Die Stellvertretungsfunktion auf Seiten des Stellvertreters: Menü Datei, Befehl Öffnen, dann Ordner eines anderen Benutzers dort den Namen hinzufügen andere Möglichkeit: bei einzelnen Elementen wie Kalender, Kontakte etc. auf entsprechende Option (z.b. Freigegebenen Kalender) klicken

44 44 5. Ordner und Elemente verwalten 5.3. Freigabe des Postfachs Alternative zur Stellvertretungsfunktion allerdings: Möglichkeit dem anderen Benutzer jede der acht Berechtigungsstufen zuzuweisen (z.b. Besitzer möglich)

45 45 5. Ordner und Elemente verwalten 5.3. Freigabe des Postfachs Vorgehen: rechter Mausklick auf Postfach in der Ordneransicht (Schnellstartleiste), im Kontextmenü Befehl Freigabeberechtigungen ändern wählen Reiter Berechtigungen im Eigenschaften Dialogfeld hier auf Hinzufügen klicken, um Benutzer hinzuzufügen dann Berechtigungsstufe für Benutzer setzen oder diese selbst definieren Anmerkung: jeder Unterordner des Postfachs muss danach separat freigegeben werden

46 46 5. Ordner und Elemente verwalten 5.3. Freigabe des Postfachs

47 47 5. Ordner und Elemente verwalten 5.3. Freigabe des Postfachs Anstatt das Postfach komplett freizugeben, können auch einzelne Unterordner freigegeben werden für Stellvertreter dann nicht nutzbar: Option Zusätzliches Postfach unter Kontoeinstellungen (Keine Anzeige der Unterordner des Postfachs) stattdessen möglich: Menü Datei, Befehl Öffnen, Ordner eines anderen Benutzers

48 48 5. Ordner und Elemente verwalten 5.3. Freigabe des Postfachs Einbinden fremdes Postfach: (nur wenn komplett freigegeben)

49 49 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Fragen?