Outlook 2016 Tasks und Meetings im Team effizienter planen. Markus Krimm, Linda York. Modul Ausgabe, Januar 2017 OL2016_PLAN

Transkript

1 Markus Krimm, Linda York. Ausgabe, Januar 207 Outlook 206 Tasks und Meetings im Team effizienter planen Modul 32 OL206_PLAN

2 Impressum Matchcode: OL206_PLAN Autoren: Markus Krimm, Linda York Herausgeber: Koordination der Klubschulen/Freizeitanlagen Informatik und neue Medien Januar 207 Produziert im HERDT-Digitaldruck HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH Am Kümmerling Bodenheim Internet: HERDT-Verlag für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlags reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. Wenn nicht explizit an anderer Stelle des Werkes aufgeführt, liegen die Copyrights an allen Screenshots beim HERDT- Verlag. Sollte es trotz intensiver Recherche nicht gelungen sein, alle weiteren Rechteinhaber der verwendeten Quellen und Abbildungen zu finden, bitten wir um kurze Nachricht an die Redaktion. Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Eventuelle Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Verweise auf Webseiten Dritter. Diese Webseiten unterliegen der Haftung der jeweiligen Betreiber, wir haben keinerlei Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte dieser Webseiten. Bei der Bucherstellung haben wir die fremden Inhalte daraufhin überprüft, ob etwaige Rechtsverstöße bestehen. Zu diesem Zeitpunkt waren keine Rechtsverstöße ersichtlich. Wir werden bei Kenntnis von Rechtsverstößen jedoch umgehend die entsprechenden Internetadressen aus dem Buch entfernen. Die in den Bildungsmedien des HERDT-Verlags vorhandenen Internetadressen, Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen waren zum Zeitpunkt der Erstellung der jeweiligen Produkte aktuell und gültig. Sollten Sie die Webseiten nicht mehr unter den angegebenen Adressen finden, sind diese eventuell inzwischen komplett aus dem Internet genommen worden oder unter einer neuen Adresse zu finden. Sollten im vorliegenden Produkt vorhandene Screenshots, Bezeichnungen bzw. Beschreibungen und Funktionen nicht mehr der beschriebenen Software entsprechen, hat der Hersteller der jeweiligen Software nach Drucklegung Änderungen vorgenommen oder vorhandene Funktionen geändert oder entfernt.

3 Inhalt I Termine eintragen und bearbeiten 4. Modul Kalender 4.2 Termine erstellen und bearbeiten 5.3 Kalender effektiv einsetzen 6.4 Details zu Terminen eintragen 8.5 Erinnerungsfunktion nutzen 9.6 Terminserien erstellen 9.7 Ganztägige Termine und Ereignisserien eintragen.8 Übungen 2 2 Besprechungen organisieren 4 2. Besprechungen planen Einladungen zu einer Besprechung senden Auf Besprechungseinladungen antworten Besprechungen koordinieren Besprechungstermine für Gruppen planen Weitere Funktionen für die Besprechungsplanung Übungen 23 3 Aufgaben verwalten Modul Aufgaben Aufgaben schnell eintragen und verwalten Aufgaben mit Details eintragen Aufgaben anzeigen, anordnen und drucken Aufgaben in Termine umwandeln und umgekehrt Aufgaben delegieren Übungen 33 4 Ordner und Elemente verwalten Ordner Elemente verwalten Elemente archivieren Farbkategorien verwenden Elemente nach OneNote verschieben Übungen Erstellung automatisieren Briefpapier bzw. Designs verwenden Signaturen verwenden Abwesenheit eintragen QuickSteps verwenden s als Umfragen gestalten Übungen 48 6 Zugriff und Berechtigungen erteilen Kalender freigeben Stellvertreterrechte erteilen Dauerhaften Postfachzugriff einrichten Mit öffentlichen Ordnern arbeiten Übungen 55 7 Outlook anpassen und unterwegs nutzen Benachrichtigungsfenster individuell einrichten Ansicht Outlook Heute nutzen Weitere Konten einrichten RSS-Feeds abonnieren Von unterwegs auf Outlook zugreifen Sicherheitseinstellungen anpassen Übungen 6 Stichwortverzeichnis 63 HERDT-Verlag 3

4 Termine eintragen und bearbeiten. Termine eintragen und bearbeiten. Modul Kalender Das Modul Kalender öffnen Sie mit einem Klick in der Navigationsleiste auf Kalender ( können Sie Ihre Termine anschauen und planen. ). Hier Kalenderansichten Datumsnavigator Ordnerbereich Anzeigebereich Anklicken, um das Modul Kalender zu öffnen 4 HERDT-Verlag

5 Termine eintragen und bearbeiten.2 Termine erstellen und bearbeiten Termine schnell eintragen Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Anordnen auf Tagesansicht, Arbeitswoche oder Woche. 2 Auf bzw. klicken, um zum Datum zu wechseln Auf die Uhrzeit klicken und eine Beschreibung des Termins eintragen Der erstellte Termin hat eine Dauer von 30 Minuten. 5 Minuten vor Beginn des Termins werden Sie durch eine Meldung und einen Signalton an den Termin erinnert. Wichtige Informationen erhalten Informationen zum ausgewählten Termin In einer beliebigen Ansicht auf einen Termin zeigen Einstellungen zum Termin vornehmen Sie möchten nach einem Klick auf einen Termin im Register Termin die Erinnerung ändern Wählen Sie in der Gruppe Optionen bei Erinnerung den Zeitraum bzw. Ohne. den Termin als privat kennzeichnen die im Kalender angezeigte Verfügbarkeit ändern Klicken Sie in der Gruppe Kategorien auf Privat. Personen, die Zugriff auf Ihren Kalender haben, können keine Details zu diesem Termin sehen. Wählen Sie in der Gruppe Optionen unter Anzeigen als: Frei (Sie notieren den Termin, aber nehmen daran nicht teil.) An anderem Ort tätig (Sie sind an einem anderen Ort verfügbar.) Mit Vorbehalt (Sie nehmen an dem Termin eventuell teil.) Beschäftigt (Sie nehmen an dem Termin teil.) Abwesend (Sie sind nicht verfügbar, z. B. im Urlaub.) Termine werden je nach Verfügbarkeit im Kalender unterschiedlich gekennzeichnet HERDT-Verlag 5

6 Termine eintragen und bearbeiten Termine im Anzeigebereich bearbeiten Sie möchten die Dauer des Termins verändern einen Termin verschieben zeitgleiche Termine eingeben Den oberen bzw. unteren Rand auf die Uhrzeit ziehen Termin auf die neue Uhrzeit bzw. auf den neuen Tag ziehen Rechts neben einem Termin klicken 2 Hier einen kurzen Betreff eintragen einen Termin auf ein anderes Datum verlegen Ziehen Sie den Termin auf das Datum. Verändern Sie gegebenenfalls die Uhrzeit, die vom vorherigen Termin übernommen wurde. einen Termin kopieren Geben Sie für mehrere ähnliche Termine den ersten Termin ein. Klicken Sie auf den Termin und drücken Sie S c. Wechseln Sie zum Tag des nächsten Termins, klicken Sie auf die Uhrzeit und drücken Sie S v. einen Termin löschen Klicken Sie auf den Termin und betätigen Sie _..3 Kalender effektiv einsetzen Sich im Kalender bewegen Wenn Sie einen Zeitraum im Kalender anzeigen, für den keine Termine eingetragen sind, werden zwei blaue Schaltflächen eingeblendet. Zum vorherigen bzw. nächsten Termin wechseln Sie möchten die nächsten 7 Tage anzeigen Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Gehe zu auf Nächste 7 Tage. zurück zum heutigen Tag wechseln zu einem bestimmten Datum wechseln Klicken Sie im Register Start in der Gruppe Gehe zu auf Heute. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle im Kalender und wählen Sie Gehe zu Datum. Wählen Sie im geöffneten Fenster das Datum und bestätigen Sie mit OK. 6 HERDT-Verlag

7 Termine eintragen und bearbeiten Bestimmte Tage im Kalender gleichzeitig anzeigen Im Datumsnavigator auf einen Tag klicken bzw. mit der Maus über mehrere aufeinanderfolgende Tage ziehen oder S gedrückt halten, um weitere Tage anzuklicken bzw. um einen anderen Tagesblock durch Ziehen auszuwählen Beenden Sie im Datumsnavigator mit einem Klick auf einen beliebigen Tag. Liste der eigenen Termine Klicken Sie im Register Ansicht in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf Ansicht ändern und wählen Sie Liste (alle Termine auflisten) bzw. den Eintrag Aktiv (anstehende Termine auflisten). Alle Termine werden aufgelistet. Hier können Sie die Termine direkt in der Tabelle bearbeiten bzw. löschen. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag können Sie das Formular öffnen. Wechseln Sie zurück zur Kalenderansicht, indem Sie in der Gruppe Aktuelle Ansicht auf Ansicht ändern klicken und Kalender wählen. Wetteranzeige anpassen und nutzen Auf die angezeigte Stadt klicken und Ort hinzufügen anklicken 2 Hier den Namen einer Stadt eintragen und auf klicken Sie können bis zu fünf Orte in der Auswahlliste aufnehmen. Einen Ort entfernen Sie von der Liste wie folgt: Zeigen Sie in der Liste auf den zu löschenden Ort und klicken Sie auf. Möchten Sie mehr Einzelheiten zum Wetter erfahren: 3 Auf die aufgelistete Stadt klicken Auf einen Tag (z.b. Morgen) in der Wetterleiste zeigen Informationen der Schnellübersicht entnehmen Online-Wetterdienst im Browser öffnen HERDT-Verlag 7