1. Einfaches Arbeiten mit Excel... 2

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1 Inhaltsverzeichnis Inhalt... 2 A Zelleingabe, Zellinhalte ändern und löschen... 2 B Im Tabellenblatt navigieren... 3 C Markieren mit Maus und Tastatur... 3 D Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern... 4 E Zeilen und Spalten einfügen oder löschen... 4 F Zahlenformate: Register Start Bereich Zahl... 4 G Textfeld erzwingen... 5 H Formatieren... 5 I Mauszeiger für Zellen... 6 J Autoausfüllen... 6 K Zeilen und Spalten verschieben und kopieren... 7 L Formeln und Funktionen... 7 M Funktionen... 8 N Relative, absolute und gemischte Bezüge... 8 O Drucken... 9 P Seitenlayout Tipps und Tricks A Zoomen B Tabellen(-teile) sortieren C Format übertragen mit Pinsel D Suchen und ersetzen E Mehrere Zellen mit demselben Eintrag füllen F Text Verschieben/ Kopieren G Einfügeoptionen - Rechtsklick H Einfügeoptionen im Register Start Bereich einfügen I Zeilen und Spalten fixieren J Fixierung aufheben K gleiche Arbeitsmappe 2-mal anzeigen L Mehrere Arbeitsmappen mit einem Aufruf öffnen M Tabellenblätter Stand: , Service@pepig.eu, Seite 1 T:\Excel\_Skript Excel\01_pepig_ExcelGL_Skript.docx

2 beim Cursor weiterschreiben Excel effektiv arbeiten mit Excel 1. Einfaches Ar beiten mit Excel A Zelleingabe, Zellinhalte ändern und löschen Text eingeben Zelle anklicken und schreiben Achtung Hat die Zelle bereits Inhalt, so wird dieser überschrieben Texteingabe Abbrechen Tipp Esc -Taste drücken oder in der Bearbeitungsleiste anklicken Eingabe bestätigen (Wechsel vom Textmodus in den Zellmodus mit Bestätigung) Taste/ Symbol/ Befehl Return Taste Tabulator-Taste in der Bearbeitungsleiste Zellmarkierung anschließend Cursor markiert eine Zelle eine Zeile tiefer Cursor markiert Zelle eins weiter rechts aktuelle Zelle wird markiert Tipp Zahlen werden rechtsbündig platziert, Tipp Stellen Sie einer negativen Zahl das Minus - voran Tipp Die letzte Nachkommastelle, die Excel anzeigt, wird kaufmännisch gerundet Tipp Sehr große Zahlen werden in Exponentialschreibweise dargestellt: z.b. E11 = 1011 Text eingeben und verändern im Textmodus wechseln in den Textmodus Doppelklick in die Zelle Zelle ist bereits markiert: Klick in die Bearbeitungsleiste F2 -Taste Cursoranzeige an dieser Stelle in der Zelle an dieser Stelle in der Bearbeitungsleiste am Ende der Zelle Tipp Das Schreiben und Formatieren funktioniert weitgehend so wie in Word Achtung Im Textmodus sind viele Symbole im Menüband inaktiv (transparent) Zelleninhalt löschen Taste Zellmodus Textmodus Entf : löscht die markierte/n Zelle/n löscht das Zeichen rechts vom Cursor Korrektur ; löscht die aktive Zelle löscht das Zeichen links vom Cursor Stand: Service@pepig.de; Seite 2 von 14

3 B Im Tabellenblatt navigieren Sie klicken mit der Maus in die gewünschte Zelle oder navigieren mit der Tastatur Taste(n) Zellmodus Textmodus ; Nächste Zelle gemäß Pfeilrichtung nächstes Zeichen im Text Bild / Bild ; Eine Bildschirmseite nach oben/ unten Pos1 ; Erste Zelle der aktuellen Zeile Erstes Zeichen in der Zeile Ende ; - Letztes Zeichen in der Zeile Strg Taste + / ; Letzte Zelle in der Zeile/ Spalte mit Inhalt - Strg Taste + / ; Erste Zelle in der Zeile/ Spalte mit Inhalt - Strg + Pos1 ; Erste Zelle des Tabellenblattes 1. Zeichen in der Zelle Strg + Ende ; Zeigt letzte Zelle des Tabellenblattes mit Inhalt Achtung Fehleranfällig: Zelle in Tabelle markieren speichern letztes Zeichen in der Zelle Tipp Mit.Strg.+ Bild / Bild springt man von einem Tabellenblatt zum nächsten oder zurück, innerhalb einer Arbeitsmappe. C Markieren mit Maus und Tastatur Links oben im Eck Strg ; -Umschalten + / / / -Umschalten + Maus -Umschalten + Strg + Pos1 -Umschalten + Strg+ / / / Strg + A i komplettes Tabellenblatt Zellen und/ oder Zeilen und/ oder Spalten unabhängig voneinander in die gewünschte Richtung (weiter-) markieren Erweiterung der Markierung bis zur Maus Erweiterung der Markierung bis zur 1. nicht fixierten Zelle meist A1 Erweiterung der Markierung bis zur 1. nächsten leeren Zelle in Pfeilrichtung Beschrifteter Bereich um markierte Zelle + oder aktuelle Zeile (wenn als Tabelle formatiert: innerhalb der Tabelle) Strg + oder aktuelle Spalte (wenn Tabelle als Tabelle formatiert: innerhalb der Tabelle ohne Überschrift und Ergebniszeile) Stand: Service@pepig.de; Seite 3 von 14

4 D Spaltenbreite und Zeilenhöhe ändern Mit der Maus auf die Linie zwischen zwei Spalten-/ Zeilenköpfen klicken und mit gedrückter Maustaste ziehen Tipp mehrere Spalten/ Zeilen markieren gleichzeitig deren Breite/ Höhe ändern Achtung Ist die Spaltenbreite zu schmal für den Inhalt einer Zelle (meist eine Zahl oder ein Datum), so wird der Inhalt mit ####### dargestellt. Optimale Spaltenbreite oder Zeilenhöhe Doppelklick am rechten/ unteren Rand eines Spalten-/ Zeilenkopfes Tipp Mehrere Spalten-/ Zeilen markieren deren Breite/ Höhe gleichzeitig ändern Textumbruch/ Zeilenumbruch Achtung Reicht die Spaltenbreite nicht aus, zeigt Excel den zu langen Text in der nächsten Zelle an, sofern diese leer ist. Sonst wird der Text abgeschnitten Tipp im Register Start Bereich Ausrichtung (Zeilenumbruch in Zelle) Tipp E Zeilen und Spalten einfügen oder löschen Symbol(e) Register Bereich Symbol aufklappen Symbolname Start Zellen Einfügen Start Zellen Löschen Tipp Fügen Sie die Symbole schnell über Rechtsklick in Ihre Symbolleiste ein F Zahlenformate: Register Start Bereich Zahl Standard Eingabe ergibt Beispiel T.M Datum mit aktuellem Jahr Mai S: Uhrzeit 6: 6:00 - Formel - Beispiel #Name = Formel = Ziffern Führende Null entfällt Datum kurz: TT.MM.JJJJ Text: Gibt Text genau so aus, wie er eingegeben wird Stand: Service@pepig.de; Seite 4 von 14

5 G Textfeld erzwingen Achtung Wenn Sie zu Beginn eines Feldes mit Text einen mathematischen Operanden eingeben wollen wie z.b. oder =, so wird der Inhalt der Zelle automatisch in eine Formel umgewandelt und die Fehlermeldung #Name? ausgegeben. Beispiel Eingabe: - Text Eingabe: -Text Ergebnis: Ergebnis: Tipp Sie können eine Zelle fest als Textfeld definieren indem Sie als 1. Zeichen ein Apostroph: (über #-Zeichen) eingeben. H Formatieren Zellenformatierung im Register Start deren Symbole von Word abweichen Register Start Beschreibung Beispiel Bereich Schriftart Rahmenlinien Tipp Zwischen mehreren Tabellenzeilen Linien erzeugen Designfarben Tipp Eine bestimmte Farbe wählen Sie mit Bereich Ausrichtung Zellen verbinden + zentrieren Achtung Nur Text aus der 1. Zelle bleibt erhalten Tipp verbindet mehrere Zellen gleichzeitig Ergebnis Bereich Ausrichtung Text oben zentriert unten in der Zelle ausrichten Tipp Alt + erzwingt einen Zeilenumbruch in einer Zelle Währungsformat 12345, ,67 Bereich Zahl Prozentformat 0,67 67% 1000-er Trennzeichen ,00 Dezimalstelle hinzufügen/ löschen Achtung Dezimalstelle wird kaufmännisch gerundet. hinzufügen 12345, ,670 löschen 12345, ,7 Tipp Die Formatierung funktioniert im Bereich Schriftart/ Absatz meist wie in Word. Tipp Zellenformatierung mit dem Kontextmenü: Rechtsklick in die Zelle Zellen formatieren Stand: Service@pepig.de; Seite 5 von 14

6 I Mauszeiger für Zellen Markieren Verschieben Markieren der Zelle durch Anklicken Verschieben der Zelle mit gedrückter Maustaste Autoausfüllen Zum Autoausfüllen mit gedrückter Maustaste nach unten ziehen oder Doppelklicken J Autoausfüllen Aufzählungen erzeugen ausfüllen Anzahl Zellen Autoausfüllen Was passiert Text + Ziffer, Datum, Uhrzeit 1 rechts unten Mauszeiger Zählt um 1 hoch Zahlen, Text + Ziffer, Datum Uhrzeit 2 schwarzes Plus Addiert die Differenz anzeigen Eintrag aus bestehender Liste 1 mit linker Maustaste Füllt die Liste auf ziehen Bsp. Wochentage, Monate eigene Liste (z.b. Jahreszeit) alle Zellen (im Bsp. 4) oder evtl. Doppelklick Tipp Smart-Icons: Wählen Sie, welche Funktion durchgeführt wird. Bei Zahlen z.b. Zellen kopieren/ Datenreihe ausfüllen Bei Datum z.b. Wochentage, Monate, Jahre ausfüllen Wiederholt die Einträge der Liste Individuelle Listen anlegen bei Bedarf die Liste im Tabellenblatt markieren Register Datei Optionen Erweitert (fast ganz unten im Bereich) Allgemein Benutzerdefinierte Listen bearbeiten importieren OK aufrufen einen Begriff der Liste in eine Zelle eintragen und Autoausfüllen Stand: Service@pepig.de; Seite 6 von 14

7 K Zeilen und Spalten verschieben und kopieren Achtung Prüfen Sie anschließend, ob Ihre Formeln noch stimmen Verschieben Ausschneiden Rechtsklick auf Spaltenbuchstaben der Spalte, die verschoben werden soll Ausschneiden Tipp Wenn die Daten nicht als Tabelle formatiert sind, funktioniert das Kopieren analog. Der Befehl lautet jedoch Kopieren Beispiel Rechtsklick auf Spaltenbuchstabe P Ausschneiden Einfügen Rechtsklick auf Spaltenbuchstaben für den gilt: Links davon soll die zu verschiebende Spalte eingefügt werden Ausgeschnittene Zellen einfügen Beispiel Rechtsklick auf Spaltenbuchstabe L Ausgeschnittene Zellen einfügen Kopieren, wenn als Tabelle formatiert über lange Distanz Neue Spalte an der gewünschten Position einfügen Zu kopierende Spalte innerhalb der Tabelle kopieren Beispiel In eine Zelle innerhalb der Tabelle klicken 2-mal Strg + Leerzeichen Kopieren In die Überschrift der neuen, leeren Spalte klicken Einfügen Verschieben und Kopieren, wenn als Tabelle formatiert über kurze Distanz Achtung Verschieben und Kopieren mit Drag & Drop funktioniert hier so 1. z.b. Zeile markieren + (unbedingt innerhalb der Tabelle) 2. Verschieben Sie den Rand der Markierung bis zur Einfüge Position Beim Kopieren 3. drücken Sie zugleich die Strg Taste und lassen zuerst die Maustaste los L Formeln und Funktionen Tipp Jede Formel beginnt mit einem Gleichheitszeichen: = Tipp Verwenden Sie einfache Zahlen, so dass Sie die Berechnung schnell im Kopf überprüfen können Tipp Klicken Sie bei der Eingabe auf die Zellbezüge (nicht eintippen) Tipp Kennzeichnen Sie Parameter gelb und Formeln grau Tipp Kommentieren Sie Ihre Formeln z.b. Parameter: wie oft ändern, woher? Register Überprüfen neuer Kommentar oder Rechtsklick neuer Kommentar Stand: Service@pepig.de; Seite 7 von 14

8 M Funktionen Tipp Verwenden Sie das Symbol Autosumme, um schnell zu addieren. Tipp Klappen Sie das Symbol auf, um die Funktionen Mittelwert, Anzahl, Maximum oder Minimum zu verwenden Tipp Der Durchschnitt wird nur für gefüllte Zellen berechnet. Leere Zellen werden nicht berücksichtigt. Tipp Die Funktion Anzahl im Symbol Autosumme zählt nur Zellen mit Zahlen N Relative, absolute und gemischte Bezüge Relative Bezüge Tipp Auch Formeln können Sie durch das Ziehen mit der Autoausfüllfunktion richtig ergänzen. (Ausfüllfunktion sh. Kapitel Tipp Seite 6) Beispiel Ziehen Sie Formeln nach rechts, so tauscht Excel den (die) aktuellen Spaltenbuchstaben mit dem (den) Nächsten aus. Beispiel Ziehen Sie Formeln nach unten, so tauscht Excel die aktuelle(n) Zeilennummer(n) mit der (den) Nächsten aus. Absolute Bezüge Tipp Mit der F4 -Taste können Sie $-Zeichen vor die Zeilennummer und/ oder den Spaltenbuchstaben setzen. Diese bewirken, dass die entsprechenden Zellbezüge auch durch Autoausfüllen oder Kopieren gleich bleiben. Gemischte Bezüge Tipp Durch mehrmaliges Drücken der F4 -Taste erhalten Sie gemischte Bezüge z.b. $A2 oder B$1 - ein absoluter und relativer Bezug je Zeilennummer und Spaltenbuchstabe Beispiel Ein mal Eins Stand: Service@pepig.de; Seite 8 von 14

9 O Drucken Achtung Drucken Sie niemals ein Excel-Dokument aus, bevor Sie die Seitenansicht geprüft haben: Wählen Sie oder Register Datei Drucken Tipp hier können Sie auch folgende Einstellungen vornehmen Hoch- oder Querformat Markierten Text drucken Tipp Sie können hier die Gesamte Arbeitsmappe drucken Tipp Wenn sie nur einen Bereich drucken wollen können Sie diesen markieren und hier die Auswahl drucken Druckbereich festlegen Legen Sie Dauerhaft einen bestimmten Bereich als Druckbereich fest. Bereich markieren Register (Seiten)Layout Druckbereich Tipp Rechtsklick auf das Symbol Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen Skalierung Auf eine Seite breit Register Datei Drucken Keine Skalierung Alle Spalten auf einer Seite darstellen Tipp Hier können Sie auch das Blatt auf einer Seite darstellen Tipp Passen Sie den Ausdruck über Benutzerdefinierte Skalierungsoptionen auf eine festgelegte Seitenzahl (hoch/ breit) an. Wiederholungszeilen Überschrift Register (Seiten)Layout Wiederholungszeilen oben Bereich wählen OK Stand: Seite 9 von 14

10 P Seitenlayout Kopfzeile Register Ansicht (Seiten)Layout oder im Ansichtsbereich In den linken Abschnitt: klicken Achtung Zurück in Normalansicht: (Cursor muss in einer Zelle sein) Register Kopf- und Fußzeilentools Entwurf Bereich: Kopf- und Fußzeilenelemente trägt den Namen des aktuellen Tabellenblattes in die Kopfzeile ein. Tipp formatieren mit Sie den Blattnamen mit den Formaten im Register Start Tipp Wenn Sie eine Grafik einfügt haben, können Sie deren Größe gleich anschließend anpassen mit dem Symbol Grafik formatieren Tipp Sie können von hier aus schnell zur Fußzeile wechseln Register Kopf- und Fußzeilentools Bereich Navigation Zu Fußzeile wechseln Fußzeile Register Ansicht (Seiten)Layout oder im Ansichtsbereich In einen Kopfzeilenbereich klicken Register Kopf- und Fußzeilentools Bereich Navigation Zu Fußzeile wechseln linker Bereich Schriftgröße 8, grau, linksbündig Mitte rechter Bereich 11 pt, grau, rechtsbündig Eingabe in die Bereiche Stand:, adresse Seite von Beispiel Ergebnis Stand: 14. Oktober 2018, R:Schulung\Excel\Skript\peig_ExcelGl2010_Skript.xlsx Seite 10 von 13 Tipp Kombinieren Sie Text mit Feldern Stand: Seite 10 von 14

11 2. Tipps und Tricks 2. Tipps und Tricks A Zoomen Schnelles Zoomen Regler verschiebbar Tipp Strg + Rollrad der Maus Markierten Bereich möglichst groß zoomen 1. Bereich markieren, der gezoomt werden soll. 2. Register Ansicht Achtung Excel 2010: es gibt 2 Symbole Fenster einfrieren, sehr nahe nebeneinander. Nehmen sie das Linke Ergebnis B Tabellen(-teile) sortieren Register Start Bereich Bearbeiten Sortieren und Filtern C Format übertragen mit Pinsel Übertragen der Formatierungen Tipp Doppelklick überträgt bis zum erneuten Klick des Pinsels oder drücken der ESC -Taste. D Suchen und ersetzen Register Start Suchen und Auswählen Suchen oder Ersetzen Tipp Sie können auch nach Teilen von Formeln oder Namen suchen und diese ersetzen Tipp Mit der Funktion Gehe zu können Sie auch nach Zellen suchen, die bestimmte Kriterien erfüllen E Mehrere Zellen mit demselben Eintrag füllen Zellen markieren (hier z.b. A1:A3) Text eingeben (hier z.b. gleicher Text) Strg + drücken Stand: Service@pepig.de; Seite 11 von 14

12 2. Tipps und Tricks F Text Verschieben/ Kopieren Strg + X oder Strg + C oder Strg + V oder Rechtsklick Ausschneiden (zum Verschieben) Rechtsklick Kopieren (zum Kopieren) Rechtsklick Einfügen G Einfügeoptionen - Rechtsklick bei Rechtsklick 1. Einfügen Inhalt mit Formatierung 2. Werte Nur die Werte werden eingefügt, auch wenn in der kopierten Zelle eine Formel steht 3. Formeln nur Formeln einfügen 4. Transponieren Zeile wird als Spalte ausgegeben und umgekehrt 5. Formatieren Nur Formatierung ohne Inhalt 6. Verknüpfung Zellbezug H Einfügeoptionen im Register Start Bereich einfügen Einfügen Formeln Formeln und Zahlenformat Urspr. Format. Keine Rahmenlinie/ Breite Urspr. Spalte beibehalten/ Transponieren Werte Werte und Zahlenformat Werte und Quellformatierung Formatierung Grafik Inhalte einfügen Weitere Funktionen Stand: Service@pepig.de; Seite 12 von 14

13 2. Tipps und Tricks I Zeilen und Spalten fixieren Wenn Sie in einer Excel Tabelle nach unten oder nach rechts blättern, so verschwindet die Überschrift. Dies können Sie verhindern indem sie z.b. die Überschriften fixieren. Erste Zeile fixieren Erste Spalte fixieren Fenster fixieren Zunächst in die Zelle klicken, Register Ansicht Tipp In Excel2010 heißt es Fenster einfrieren (rechts) für die folgendes gilt: Alle Zeilen darüber und alle Spalten links daneben werden fixiert. Tipp Unterhalb der oberen Überschrift und rechts neben der linken Überschrift erscheinen schwarze Linien (sh. 0 Ergebnis Seite 13) Beispiel Sie wollen 2 Zeilen Überschrift oberhalb und 3 Spalten links fixieren. Klicken in Zelle D3 Ergebnis J Fixierung aufheben Register Ansicht Bereich Fenster Fenster fixieren Fixierung aufheben Tipp Excel 2010: Fenster einfrieren Fixierung aufheben K gleiche Arbeitsmappe 2-mal anzeigen Aufruf Register Ansicht Bereich Fenster neues Fenster Tipp Das neue Fenster erscheint auch in der Taskleiste Tipp So können Sie 2 Tabellenblätter derselben Arbeitsmappe zugleich anzeigen Fenster anordnen Register Ansicht Bereich Fenster oder Alle anordnen Register Ansicht Bereich Fenster Alle anordnen horizontal oder vertikal Tipp Damit können verschiedene Arbeitsmappen aber auch dieselbe nebeneinander angezeigt werden Tipp beide Fenster werden parallel gescrollt Stand: Service@pepig.de; Seite 13 von 14

14 2. Tipps und Tricks L Mehrere Arbeitsmappen mit einem Aufruf öffnen Register Ansicht Bereich Fenster Aufgabenbereich speichern Register Datei öffnen Typ: Arbeitsbereiche (auch alle Dateien möglich) Tipp Alle Dateien, die Sie in den Ordner XLStart einstellen werden gleich beim Aufruf von Excel gestartet. M Tabellenblätter Umbenennen Doppelklick auf Tabellenblattnamen Neuen Namen eingeben. Registerfarbe Register Rechtsklick Tabellenblattname Registerfarbe Farbe wählen verschieben und kopieren Register Rechtsklick auf Tabellenblattnamen Verschieben/ kopieren oder den Tabellenblattnamen einfach mit gedrückter Maustaste verschieben Tipp Tabellenblatt auch in eine andere geöffnete Mappe verschieb-/ kopierbar Gruppieren Achtung Führt jede Aktion für alle markierten Tabellenblätter durch!!! Rechtsklick auf Register alle Blätter auswählen/ Gruppierung aufheben oder Tabellenblätter markieren mit -Taste oder Strg -Taste Tipp So können Sie über mehrere Tabellenblätter hinweg drucken, summieren, formatieren oder auch Zellinhalte löschen Tipp Sie erkennen, dass mehrere Tabellenblätter markiert sind, weil deren Namen fett gedruckt sind und deren Hintergrundfarben transparent oder weiß sind. Die Schriftfarbe des aktiven Tabellenblattes ist grün, alle anderen schwarz. Alle Tabellenblätter anzeigen 1 Rechtsklick auf den Navigationsbereich Tipp Hier erhalten Sie einen Überblick über alle Tabellenblätter der Arbeitsmappe Tipp So können Sie in einer großen Arbeitsmappe schnell zwischen 2 Tabellenblättern wechseln 1 Tipps Office 2010: Bei sehr vielen Tabellenblättern gibt es den Befehl: Weitere Blätter Stand: Service@pepig.de; Seite 14 von 14