MICROSOFT WORD XP. Inhaltsverzeichnis

Transkript

1 MICROSOFT WORD XP GRUNDLAGEN In diesem Modul lernen Sie Grundlegendes über den Aufbau des Word-Bildschirms, sowie die Menüs, Symbolleisten und Arbeitsbereiche. Inhaltsverzeichnis 1. GRUNDLAGEN Der Word Bildschirm Die Ansichten Die Menüs Die Symbolleisten Der Aufgabenbereich Alex Jung

2 Alex Jung

3 GRUNDLAGEN 1. GRUNDLAGEN 1.1 DER WORD BILDSCHIRM Vom Grundsätzlichen her hat sich der Word Bildschirm nicht geändert. Das einzig wirklich Neue sind die so genannten Arbeitsbereiche, welche Sie wie übrigens in jedem Microsoft Office XP Programm auf der rechten Seite des Bildschirms einblenden können. Diese Bereiche werden etwas weiter hinten in diesem Modul beschrieben. Zunächst jedoch eine Übersicht. Menüleiste Symbolleiste Standard Symbolleiste Format Lineal Schreibbereich Aufgabenbereich (NEU) Ansichtsschaltflächen Statuszeile Abb. 1.1:Der Word Bildschirm Alex Jung Modul : Grundlagen Seite 1-1 Der Word Bildschirm

4 MICROSOFT WORD XP 1.2 DIE ANSICHTEN Word bietet verschiedene Ansichtsarten eines Dokumentes. Je nach Arbeit eignen sich verschiedene Ansichten besser für verschiedene Techniken. Ansichten können Sie über das Menü ANSICHT auswählen oder über die vier Schaltflächen am unteren linken Rand des Word Fensters. Abb. 1.2:Die Ansichts-Schaltflächen Auf den nächsten Seiten sehen Sie Beispiele der in Word erhältlichen Ansichten. Der Übersichtlichkeit halber wurde der Aufgabenbereich ausgeblendet. Seite 1-2 Modul : Grundlagen Alex Jung Die Ansichten

5 GRUNDLAGEN Normalansicht Die Normalansicht ist die Standardansicht in Word. Es werden alle Formatierungen angezeigt, die Seitendarstellung erfolgt aber in vereinfachter Form. Kopf-/Fusszeilen, Fuss-/Endnoten, Seitenzahlen, Spalten, grafische Elemente und Zeilennummern sind nicht sichtbar. Diese Ansicht eignet sich vor allem für die Eingabe und das Formatieren von Text. Abb. 1.3:Die Normalansicht Alex Jung Modul : Grundlagen Seite 1-3 Die Ansichten

6 MICROSOFT WORD XP Web Layout Ansicht Die Web Layout Ansicht erleichtert das Lesen am Bildschirm, da der Text unter anderem auf Fensterbreite angepasst wird. Abb. 1.4:Die Web Layout Ansicht Hier sehen Sie Ihr Dokument wie in einem Web Browser (z.b. der Internet Explorer). Das Dokument erscheint als Endlosseite (ohne Seitenumbrüche) und der Text sowie eventuelle Tabellen werden dem Fenster angepasst. In dieser Ansicht ist es bei umfangreichen Dokumenten auch interessant mit der so genannten Dokumentstruktur zu arbeiten. Es handelt sich hier um eine zusätzliche Anzeige zur gegenwärtigen Ansicht. Die Dokumentstruktur kann in jeder Ansicht verwendet werden. Seite 1-4 Modul : Grundlagen Alex Jung Die Ansichten

7 GRUNDLAGEN Klicken Sie auf die Schaltfläche Wählen Sie im Menü ANSICHT die Option DOKUMENTSTRUKTUR Unten stehend ein Beispiel Abb. 1.5:Die Dokumentstruktur Über diese DOKUMENTSTRUKTUR können Sie einfacher in einen anderen Teil des Dokuments springen. Alex Jung Modul : Grundlagen Seite 1-5 Die Ansichten

8 MICROSOFT WORD XP Online Layout Ansicht In dieser Ansichtsform sehen Sie alle Elemente Ihres Dokumentes druckfertig, oder wie man auch sagt, ist dies eine WYSIWYG Darstellung (WYSIWYG steht für What You See Is What You Get; was man sieht bekommt man auch ausgedruckt). Abb. 1.6:Online Layout Ansicht In dieser Ansicht definiert man auch Kopf- und Fusszeilen, sowie Seitenränder und Spalten. Es wird empfohlen, mit dieser Ansicht zu arbeiten, da hier wirklich alles im Dokument ersichtlich ist. Seite 1-6 Modul : Grundlagen Alex Jung Die Ansichten

9 GRUNDLAGEN Gliederungsansicht Die Gliederungsansicht eignet sich hervorragend zur Arbeit mit komplexeren Dokumenten, welche Kapitelüberschriften haben. Hier wird die Struktur eines Dokumentes angezeigt Man kann Hierarchiestufen ein- und ausblenden, Kapitel und/oder Text schnell verschieben. Zusätzlich kann man sich auch noch am linken Bildrand einen Bereich anzeigen lassen, der die verwendete Formatvorlage eines Absatzes anzeigt Dieser Bereich wird in der Gliederungsansicht über das Menü EXTRAS OPTIONEN in der Rubrik Ansicht unter Breite der Formatvorlagenanzeige in cm angegeben. Wie in der Normalansicht werden auch hier keine Kopf- und Fusszeilen etc. angezeigt. Das Dokument wird nun gegliedert angezeigt. Abb. 1.7:Die Gliederungsansicht Ein Plus Symbol zeigt an, dass hier noch weitere Gliederungsebenen sind. Ein Minus Symbol zeigt an, dass diese Gliederungsebene ausgeblendet wurde. Ein kleines Quadrat zeigt einen Textkörper an Zusätzlich wird die Symbolleiste Gliederung eingeblendet Alex Jung Modul : Grundlagen Seite 1-7 Die Ansichten

10 MICROSOFT WORD XP 1.3 DIE MENÜS Über die Menüleiste können Sie alle Funktionen wahrnehmen, die Word Ihnen bietet. Klicken Sie auf Menü DATEI Drücken Sie die Tasten und dann F und ein unterstrichener Buchstabe führt den entsprechenden Befehl durch. Eine Besonderheit der neueren Versionen von Microsoft Office sind die dynamischen Menüs (seit Version 2000). Dies bedeutet dass zuerst nicht das ganze Menü mit allen Funktionen aufgeklappt wird, sondern nur mal zuerst diejenigen, welche Sie häufig verwenden. Ein Microsoft Office XP Programm merkt sich die häufig verwendeten Menüs. Erst bei einem Klick auf den stilisierten Doppelpfeil am Ende des Menüs wird das gesamte Menü aufgeklappt. Eine Menüposition wählen Sie mit einem einfachen Klick aus. Menupositionen, welche von drei Punkten gefolgt sind, benötigen noch weitere Aktionen Ihrerseits, d.h. es wird Ihnen ein weiterer Dialog zur Auswahl gestellt. Auf der nächsten Seite finden Sie eine Tabelle der in Microsoft Word erhältlichen Menüs. Seite 1-8 Modul : Grundlagen Alex Jung Die Menüs

11 GRUNDLAGEN Menü DATEI BEARBEITEN ANSICHT EINFÜGEN FORMAT EXTRAS TABELLE FENSTER HILFE oder? Beschreibung In diesem Menü finden Sie Optionen für den Umgang mit Dateien sowie für das Drucken. In diesem Menü finden Sie Optionen für den Umgang mit Text und anderen Objekten, wie Einen Schritt rückgängig machen, Ausschneiden, Kopieren, Einfügen, Löschen. Hier können Sie andere Ansichten wählen. Auch Kopf- und Fusszeilen schalten Sie hier ein zur Bearbeitung. Ebenfalls ist hier eine Möglichkeit, die Symbolleisten ein- und auszublenden. Über dieses Menü fügen Sie diverse Dinge ein wie Seitenwechsel, Felder, Verzeichnisse und andere Objekte (z.b. Grafiken). Über dieses Menü formatieren Sie Text und Grafiken. Auch die Formatvorlagen sind hier zu finden. Hier sind all die speziellen Dinge versteckt. Rechtschreibung, AutoKorrektur, Serienbriefe, Makro-Programmierung und natürlich die Optionen in Word. Alles über Tabellen in Word. Umgang mit mehreren Fenstern und Dokumenten in Word. Dokumentenwechsel. Hier bekommen Sie Online-Hilfe, z.b. von einem Assistenten. Diesen erhalten Sie auch über die Taste. Tab. 1-1:Menüs in Word Alex Jung Modul : Grundlagen Seite 1-9 Die Menüs

12 MICROSOFT WORD XP Symbolleisten anpassen Die Symbolleisten und auch die Menüleiste können angepasst werden. In Microsoft Office XP können Symbolleisten auf die Schnelle angepasst werden. Hierzu wurden die Symbolleisten auf der rechten Seite mit einer Dropdown-Schaltfläche versehen. z.b. bei der Symbolleiste Format. Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, erhalten Sie folgende Auswahlmöglichkeiten: Wen Sie mit der Maus auf die untere Option fahren, wird folgender Dialog angezeigt. Abb Symbolleiste einfach anpassen (Auszug) Schaltflächen mit einem Häkchen sind schon angezeigt und können darüber deaktiviert oder aktiviert werden. Das geht schneller als über Anpassen Seite 1-16 Modul : Grundlagen Alex Jung Die Symbolleisten

13 GRUNDLAGEN Die Option SCHALTFÄCHEN IN EINER REIHE ANZEIGEN legt die ausgewählten Symbolleisten der Reihe nach hintereinander. Probieren Sie s einfach mal aus. Der alte und etwas kompliziertere Weg Symbolleisten anzupassen beschreiten Sie über die obige Menüposition ANPASSEN... Wechseln Sie zuerst in den Änderungsmodus. Wählen Sie Menü ANSICHT / SYMBOLLEISTEN / ANPASSEN oder Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Symbolleistenbereich und wählen Sie ANPASSEN Folgender Dialog wird aufgerufen: Abb Symbolleisten anpassen Rubrik Symbolleisten Die Rubrik Symbolleisten (oben sichtbar) enthält alle Symbolleisten, welche in der gegenwärtig verwendeten Dokumentvorlage definiert sind. Standardsymbolleisten können nicht gelöscht oder umbenannt werden. Selbstdefinierte jedoch schon. Alex Jung Modul : Grundlagen Seite 1-17 Die Symbolleisten

14 MICROSOFT WORD XP Klicken Sie mit der linken Maustaste auf Neu Folgender Dialog erscheint: Abb Neue Symbolleiste erstellen Schritt 1 Geben Sie im Feld Name der Symbolleiste: den Namen Ihrer neuen Symbolleiste ein und klicken Sie anschliessend auf OK. Abb Symbolleiste erstellen - Schritt 2 Eine allerdings kaum sichtbare kleine Symbolleiste mit dem vergebenen Namen erscheint auf dem Bildschirm. Wechseln Sie nun in die Rubrik Befehle Seite 1-18 Modul : Grundlagen Alex Jung Die Symbolleisten

15 GRUNDLAGEN Aus den Kategorien können Sie verschiedene Befehle auswählen. Abb Symbolleiste erstellen Schritt3 Ziehen Sie mit der linken Maustaste den gewünschten Befehl auf die neue Symbolleiste. Schliessen Sie den Vorgang ab, indem Sie auf Schliessen klicken. Auf dieselbe Art können Sie Befehlsschaltflächen auf bestehende Symbolleisten ziehen und sie auch wieder entfernen, indem Sie sie aus der Symbolleiste ziehen. Über die Schaltfläche Tastatur können Sie einem Befehl oder Makro eine Tastenkombination zuordnen, z.b. + S für schnelles Speichern. Alex Jung Modul : Grundlagen Seite 1-19 Die Symbolleisten

16 GRUNDLAGEN Aufgabenbereiche in Word Formatvorlagen Formatierung Seriendruck Übersetzen und Formatierung anzeigen Abb Aufgabenbereiche in Word Die Word spezifischen Aufgabenbereiche haben diverse Vorteile, besonders was das Formatieren angeht. Aus Gründen der Konsistenz der Unterlagen gehen wir auf diese Aufgabenbereiche in den jeweiligen Modulen speziell ein und lassen es hier bei einer Übersicht bewenden. Alex Jung Modul : Grundlagen Seite 1-23 Der Aufgabenbereich

17 MICROSOFT WORD XP Liste der Abbildungen Abb. 1.1:Der Word Bildschirm Abb. 1.2:Die Ansichts-Schaltflächen Abb. 1.3:Die Normalansicht Abb. 1.4:Die Web Layout Ansicht Abb. 1.5:Die Dokumentstruktur Abb. 1.6:Online Layout Ansicht Abb. 1.7:Die Gliederungsansicht Abb. 1.8 Die Symbolleiste Standard Abb. 1.9 Die Symbolleiste Format Abb Die Symbolleiste AutoText Abb Die Symbolleiste Datenbank Abb Die Symbolleiste Formular Abb Die Symbolleiste Frames Abb Die Symbolleiste Gliederung Abb Die Symbolleiste Grafik Abb Die Symbolleiste Steuerelement-Toolbox Abb Die Symbolleiste Tabellen und Rahmen Abb Die Symbolleiste Überarbeiten Abb Die Symbolleiste Visual Basic Abb Die Symbolleiste Web Abb Die Symbolleiste Webtools Abb Die Symbolleiste WordArt Abb Die Symbolleiste Wörter zählen Abb Die Symbolleiste Zeichnen Abb Menü fürs Zeichnen Abb AutoFormen Abb Symbolleiste einfach anpassen (Auszug) Abb Symbolleisten anpassen Rubrik Symbolleisten Abb Neue Symbolleiste erstellen Schritt Abb Symbolleiste erstellen - Schritt Abb Symbolleiste erstellen Schritt Abb Optionen der Symbolleiste anpassen Abb Globale Aufgabenbereiche Abb Aufgabenbereiche in Word Seite 1-24 Modul : Grundlagen Alex Jung Abbildungsverzeichnis

18 GRUNDLAGEN Liste der Tabellen Tab. 1-1:Menüs in Word Alex Jung Abbildungsverzeichnis Seite 1-25