Dipl.-Hdl., Dipl.-Kfm. Werner Geers. Arbeiten mit. Word Bestellnummer: ISBN:

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1 Dipl.-Hdl., Dipl.-Kfm. Werner Geers Arbeiten mit Word 2003 Bestellnummer: ISBN:

2 2 Vorwort Vorwort Das vorliegende Textverarbeitungsbuch gliedert sich im Wesentlichen in zwei Bereiche: Die für den Unterricht benötigten Möglichkeiten des Programms Microsoft Office Word 2003 werden umfassend behandelt. Neben der Eingabe und Korrektur von Texten werden Formatierungen, Nummerierungen, Tabulatoren, Tabellen usw. genau beschrieben. Auch das Öffnen, Speichern und Drucken von Dokumenten wird dargestellt. Serienbriefe, AutoTexte, Masken mit Haltebefehlen, Formulare mit Textfeldern, Dropdown- Feldern usw. als besondere Möglichkeiten der Nutzung eines Textverarbeitungsprogramms bilden einen weiteren Schwerpunkt der Arbeit mit dem Programm. Darüber hinaus werden Format- und Dokumentvorlagen sowie Dokumente mit Textfeldern und Grafiken für die fortgeschrittene Arbeit mit einem Textverarbeitungsprogramm erklärt. Dazu gehört auch, dass beschrieben wird, wie Inhalts-, Stichwort- und Abbildungsverzeichnisse automatisch erstellt werden können. Einzelne Inhalte, wie etwa Format- und Dokumentvorlagen, können im Unterricht auch später, etwa am Ende der Unterrichtszeit, bearbeitet werden. In den Übungsbeispielen werden oftmals Erklärungen zu den jeweiligen Inhalten, etwa zu den Formatierungen, Tabulatoren usw., gegeben. Weitere Übungen nach einzelnen Kapiteln, die vorwiegend aus dem Bereich der Betriebswirtschaftslehre stammen, runden diesen Bereich des Buches ab. Der zweite Bereich des Buches stellt schwerpunktmäßig das normgerechte Schreiben von Briefen dar. Sehr viel Wert wird dabei auf die Formulierung der einzelnen Texte gelegt. Die Beispiele sind aus dem wirtschaftlichen Bereich, vornehmlich aus dem Bereich des Kaufvertrages, entnommen. Damit wird eine enge Verzahnung zu betriebswirtschaftlichen und sonstigen wirtschaftlichen Inhalten erreicht. Alle Texte, die zur Erarbeitung eines Sachverhaltes oder als Übungstexte eingegeben werden sollen, stehen auf einer Übungsdiskette zur Verfügung. Die Texte sind jeweils ohne und mit den gewünschten Formatierungen abgelegt. Daneben sind Briefe, Protokolle usw. auch als Dokumentvorlagen auf der Diskette abgespeichert. Durch das Laden der entsprechenden Dokumentvorlagen können also Briefe, Protokolle und andere Dokumente in den entsprechenden Vordrucken erstellt werden. Neueste Informationen, eventuelle Änderungen und Ergänzungen, die sich beispielsweise durch Updates des Programms ergeben, können Sie über das Internet unter der folgenden Adresse abrufen: Papenburg, April 2004 Werner Geers

3 Inhaltsverzeichnis 3 1 Grundlegende Bemerkungen zu Word Start des Programms Aufbau des Bildschirms Aufgabenbereiche Smarttags Einstellen der Bildschirmanzeige Einstellungen für die Texteingabe Einrichten der Seite Einfüge- und Überschreibmodus Automatische Silbentrennung Ein- und Ausblenden der Symbolleisten und des Lineals Einstellen der Schrift Anzeigen der Absatzmarke usw Texteingabe und -bearbeitung Eingaben und Korrekturen Rechtschreib- und Grammatikprüfung Thesaurus Wahl einer Textstelle im Dokument Speichern, Öffnen, Drucken von Dokumenten Speichern von Dokumenten Öffnen von Dokumenten Spezielle Möglichkeiten des Speicherns und Öffnens von Dateien Drucken eines Dokuments Anlegen eines neuen Dokuments Schließen eines Dokuments und Beenden von Word für Windows Übungen Markieren, Löschen, Kopieren usw. von Texten und Textteilen Vorbemerkungen Markieren von Texten und Textteilen Löschen von Texten Kopieren und Einfügen von Texten Ausschneiden und Einfügen Drag and Drop Rückgängig und Wiederherstellen Wiederholen Übungen AutoKorrektur Silben- und Absatztrennung und geschütztes Leerzeichen Einfügen eines bedingten Trennstrichs Geschütztes Leerzeichen Verhinderung der Absatztrennung am Seitenende... 33

4 4 Inhaltsverzeichnis 8 Formatierung Zeichenformatierung Absatzformatierung Texteinzug Formatierung des Hintergrunds Formatierung über bestehende Formatvorlagen Formatierung über die Schaltfläche Format übertragen Übungen Tabulatoren Standardtabstopps Setzen usw. von Tabulatoren Übungen Tabellen Einrichten einer Tabelle Markierung von Zellen usw Steuerung innerhalb einer Tabelle Bearbeiten von Tabellen über den Aufgabenbereich Formatierung anzeigen Bearbeiten von Tabellen Übungen Spaltendruck Texteingabe in Spalten Nachträgliche Darstellung eines Textes in Spalten Übungen Einfügen von Sonderzeichen Aufgabenbereich Recherchieren Nummerierungen und Aufzählungen Erstellung einer Nummerierung Änderung der Nummerierung Überspringen der Nummerierung Bearbeiten der Nummerierung Aufzählungen Übungen Gestaltung von Texten Texte mit Grafiken Textfelder Initial Seitenzahlen, Kopf- und Fußzeilen, Fußnoten usw Seitenzahlen Kopf- und Fußzeilen Fußnoten Übungen... 72

5 Inhaltsverzeichnis 5 17 Serienbriefe Prinzipielle Überlegungen zum Serienbrief Eingabe des Hauptdokuments Datenquellen Einfügen der Datenfelder in das Hauptdokument Ausgabe der Serienbriefe Bearbeiten der Datensätze der Serienbriefempfänger Sortieren und Filtern der Datensätze Bedingungsfelder in Serienbriefen Übungen Seriendruck von Adressaufklebern Umschläge und Etiketten Umschläge Etiketten AutoText Erklärung des Begriffs Erstellung einer Dokumentvorlage für die Textbausteine Eingeben von Textbestandteilen Erstellen von AutoTexten Löschen und Ersetzen von AutoTexten Ausdruck der AutoText-Einträge Erstellen eines Texthandbuches Erstellen eines Textes mit AutoText-Einträgen Organisieren der Textbausteine Übungen Einfügen von grafischen Elementen Vorbemerkungen Einfügen und Bearbeiten von Clip Arts Einfügen einer Grafik Grafikbearbeitung Einfügen eines WordArt-Objekts Einfügen eines Objekts am Beispiel einer mathematischen Formel Einfügen eines Organigramms Einfügen eines Textfelds Einfügen von AutoFormen Elemente von umfangreichen Dokumenten Gliederungen Abschnitts- und Seitenwechsel Kopf- und Fußzeilen mit Querverweisen Beschriftungen Index-Einträge Inhalts-, Stichwort- und Abbildungsverzeichnisse Vorbemerkungen Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Stichwortverzeichnis Übungen

6 6 Inhaltsverzeichnis 24 Formulare mit Formularfeldern Vorbemerkungen Formularfelder Dokumentenschutz Vorbemerkungen Schützen eines Dokumentes Schützen eines Teiles eines Dokumentes Übungen Format- und Dokumentvorlagen Vorbemerkungen Erstellung einer neuen Dokumentvorlage Erstellung von Formatvorlagen Erstellung eines Dokuments mit den erstellten Formatvorlagen Bearbeiten von Formatvorlagen Löschen von Formatvorlagen in Dokumentvorlagen Kopieren und Löschen von Formatvorlagen Übungen Masken mit Haltebefehlen (Stoppcodes) Vorbemerkungen Erstellung eines einfachen Formulars Einfügen der Haltepunkte Ausfüllen der Maske Übungen Aktennotizen, Protokolle und innerbetriebliche Mitteilungen Vorbemerkungen Aktennotiz Protokolle Innerbetriebliche Mitteilung (Rundschreiben) Übungen Briefe ohne Vordruck Vorbemerkungen Bewerbungsbrief Geschäftsbriefe Vorbemerkungen Vorgegebene Elemente eines Geschäftsbriefes Gestaltung eines Geschäftsbriefes Sonstige Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung Übungen Erstellen einer Maske für die Eingabe eines Brieftextes Briefe aus dem kaufmännischen Bereich Geschäftsbriefe aus dem Bereich des Kaufvertrags Vorbemerkungen Briefkette Anfrage, Angebot, Bestellung Übungen Briefe zu Störungen bei der Erfüllung des Kaufvertrags Übungen Übungen Stichwortverzeichnis