Textbausteine/Grundlagen

Transkript

1 Name: Klasse: Datum: Textbausteine/Grundlagen Beim Erstellen von Schriftstücken kommt es häufig vor, dass immer wieder die gleichen Textteile geschrieben werden müssen. In der Textverarbeitung gibt es daher die Möglichkeit, so genannte Textbausteine (AutoText) zu erstellen. Bei Bedarf lässt sich dieser Text später schnell durch einen Kurzbefehl oder über ein Menü in einen Text einfügen. 1 TECHNISCHES Alle Textbausteine werden bei Word in so genannten Dokumentenvorlagen abgespeichert. Falls keine spezielle Vorlage ausgewählt wurde, speichert das Programm die Textbausteine in der Datei normal.dot ab. Durch das zentrale Abspeichern in dieser Datei stehen die Bausteine in allen Dokumenten zur Verfügung. Allerdings sollten nur solche Autotexte dort abgelegt werden, die unbedingt global benötigt werden. Das Abspeichern vieler Textbausteine bläht die Datei normal.dot unnötig auf und kann unter Umständen das Programm verlangsamen. Außerdem ist die globale Vorlage in einem Netzwerk meist zentral abgelegt, so dass die jeweiligen User keine Schreibrechte besitzen. 2 ERSTELLEN EINER DOKUMENTENVORLAGE Öffne ein leeres Dokument. Speichere die Datei über SPEICHERN UNTER DATEYP DOKUMENTVORLAGE. Das Programm springt automatisch in den dafür angelegten Ordner. Wechsle den Speicherort (bei Netzwerken am besten ins eigene Verzeichnis). Gib der Dokumentvorlage einen sinnvollen Namen (z. B. Bewerbung, Reservierung, Mahnung). Erfasse nun die Textteile, die als Textbausteine abgelegt werden sollen. Tipp: Erfasse in Absätzen auch die folgende(n) Leerzeile(n) mit, damit später beim Aufrufen der Bausteine keine Absatzschaltungen von Hand nötig sind). 3 TEXTBAUSTEINE ANLEGEN EINFÜGEN ORGANISIEREN 3.1 TEXTBAUSTEINE ANLEGEN geschriebenen Text oder Grafik markieren! MENÜ: EINFÜGEN AUTOTEXT AUTOTEXT Seite 1

2 Eingabefeld für den AutoText-Namen Schaltfläche aktivieren, um einen neuen Eintrag hinzuzufügen Hier erscheint der reale Text, wie er ins Dokument übertragen wird Wichtig! angelegte Vorlage auswählen. Hier: textbausteine.dot HINWEIS: Im Regelfall wird die Zeichenformatierung mit übernommen. Soll die Absatzformatierung ebenfalls übernommen werden, so ist darauf zu achten, dass auch die Absatzmarke mit markiert wird. Seite 2

3 3.2 WENN DIE VORLAGE AUSGEWÄHLT WURDE, KANN DIE AUFNAHME NEUER AUTOTEXTE BESCHLEUNIGT WERDEN: Alt + F3 drücken oder Menü Einfügen AutoText - Neu anwählen. Vergib im erscheinenden Fenster einen passenden Namen für den Textbaustein (als Vorschlag ist bereits der Beginn des Bausteins eingetragen). Der Name sollte mindestens 4 Zeichen lang sein, damit der Baustein bei der Texteingabe vorgeschlagen wird. Wichtig: Nach dem Abspeichern aller Textbausteine die Dokumentvorlage unbedingt speichern, auch wenn sie scheinbar leer ist. 3.3 EINFÜGEN VON AUTOTEXT-EINTRÄGEN Alle Dokumente, die basierend auf dieser Vorlage erstellt werden, enthalten nun die eingegebenen Textbausteine. Word bietet nun mehrere Möglichkeiten, einen AutoText-Eintrag in das Dokument einzufügen: 1. Möglichkeit: über den Menübefehl: Einfügen AutoText - AutoText Durch EINFÜGEN wird der Text, den man unten in der Vorschau sieht, ins Dokument eingefügt. Schreibmarke an die Einfügestelle im Text bewegen Menü: Einfügen AutoText/AutoText aufrufen Auswählen des Textbausteins oder Eingabe des Textbausteinnamens (z. B.: infos06) Seite 3

4 2. Möglichkeit: mit der Tastatur Wenn der Name des Textbausteins bekannt ist, ist die Eingabe per Tastatur wesentlich bequemer. Positionieren des Cursors an die Einfügestelle Namen des Textbausteins mittels Tastatur (z. B.: infos06) eingeben. 3. Möglichkeit: mit der Symbolleiste AutoText Aktiviere die Symbolleiste für die Textbausteine: Ansicht - Symbolleisten Autotext Klicke das erste Symbol dieser Leiste an, um in das AutoKorrektur-Fenster zu gelangen. TIPP: Bei AutoText-Namen ab vier Buchstaben erscheint während der Eingab ein "Smart-Tag" der einfach mit Enter bestätigt werden kann. 3.4 ORGANISIEREN VON TEXTBAUSTEINEN Verschieben und Kopieren von Textbausteinen Textbausteine können natürlich auch von einer zur anderen Vorlage verschoben werden. Menü: EXTRAS VORLAGEN/ADD-INS ORGANISIEREN AUTOTEXT Wenn du Textbausteine aus mehreren Dokumentvorlagen gleichzeitig verwenden willst, kannst du diese als so genanntes Add-In öffnen. Menü: EXTRAS VORLAGE UND ADD-INS HINZUFÜGEN Seite 4

5 Es können auch alle Textbausteine von einer Vorlage an eine andere komplett angefügt werden: 1. EXTRAS VORLAGEN UND ADD-INS WÄHLEN. 2. DOKUMENTENVORLAGE ANFÜGEN WÄHLEN. 3. VORLAGE AUSWÄHLEN UND HINZUFÜGEN. 4. ÜBERPRÜFEN, OB TEXTBAUSSTEINE VORHANDEN SIND. Seite 5

6 3.4.2 Löschen von Textbausteinen MENÜ AUTOTEXT Vorlage und Eintrag anwählen. Anschließend Löschen Drucken von Textbausteinen Menü DRUCKEN AUTOTEXT-EINTRÄGE wählen. Am Besten vorher über ZOOM - SEEN PRO BLATT - 2 ODER 4 WÄHLEN. Seite 6