Was Sie bald kennen und können

Transkript

1 Gemeinsamkeiten in der Bedienung 4

2 Einer der großen Vorteile, die Ihnen der Einsatz eines der Office-Pakete bringt, sind die großen Gemeinsamkeiten bei der Bedienung der Programme. Das haben Sie teilweise schon im 3. Kapitel dieses Buches sehen können, in dem wir das Speichern, Öffnen und Drucken von Dokumenten vorgestellt haben. Trotz aller Gemeinsamkeiten existieren bei einigen Befehlen Unterschiede in Details. So können Sie z. B. beim Drucken eines Word- Dokuments andere Einstellungen vornehmen als beim Drucken eines Excel-Arbeitsblatts. Diese Unterschiede sind verständlich, da sie mit der jeweiligen Aufgabe des Programms zu tun haben. Andere wiederum, wie das Zuordnen von gleichartigen Optionen zu verschiedenen Registerkarten, sind unverständlich und hier bleibt zu hoffen, dass diese Unterschiede irgendwann einmal verschwinden und Ihnen so der Einsatz der Office-Anwendungen leichter gemacht wird. Dieses Kapitel stellt die wichtigsten Gemeinsamkeiten bei der Bedienung der Office-Programme vor und weist Sie natürlich auch auf eventuelle Unterschiede hin. Was Sie bald kennen und können 6: Die Symbolleisten 7: Die Aufgabenbereiche 8: Die Office-Zwischenablage 9: Rechtschreibung während der Eingabe prüfen 0: Rechtschreibprüfung manuell : Die AutoKorrektur : Neue AutoKorrektur-Einträge erstellen 3: Befehle rückgängig machen 4: Dynamische Menüs Kapitel 4: Gemeinsamkeiten in der Bedienung 97

3 6: Die Symbolleisten Symbolleisten sind eine Sammlung von Schaltflächen, mit denen Sie häufig benötigte Funktionen durch einen Mausklick auslösen können. Gemeinsamkeiten bei Word, Excel und PowerPoint Die größten Gemeinsamkeiten bei den Symbolleisten existieren bei Word, Excel und PowerPoint. Alle drei Programme besitzen im Hauptfenster die Symbolleisten Standard und Format. Auf der Symbolleiste Standard finden Sie Schaltflächen zum Öffnen, Speichern und Drucken von Dokumenten (diese haben Sie in Kapitel 3 bereits kennen gelernt) sowie die Schaltflächen für die Rechtschreibprüfung und das Rückgängigmachen bzw. Wiederholen von Befehlen. Die Symbolleiste Format enthält Schaltflächen für die Zeichen- und Absatzformatierungen. Diese werden Sie bei der Beschreibung der einzelnen Programme kennen lernen. Alle drei Programme stellen die Symbolleisten standardmäßig in einer Zeile dar, wie es das nachstehende Bild zeigt. Die Symbolleiste Standard steht auf der linken, die Symbolleiste Format auf der rechten Seite. Mit dem kleinen Anfasser können Sie die Breite der Symbolleisten ändern. Klicken Sie dazu den Anfasser an und verändern Sie die Breite der Symbolleisten mit gedrückter Maustaste. Auch die Schaltflächen, die Sie wegen der Breite der Symbolleisten nicht sehen, können Sie verwenden: Klicken Sie dazu auf den Doppelpfeil am rechten Rand der Leiste. Dann wird ein Menü geöffnet, das die weiteren Schaltflächen dieser Leiste enthält. 98 Office 003 einfach klipp & klar

4 Klicken Sie die Schaltfläche an, die Sie auswählen wollen. Symbolleisten immer in zwei Zeilen anzeigen Wenn Ihnen dieses Verfahren zu umständlich ist, können Sie die Symbolleisten Standard und Format auch immer in zwei Zeilen anzeigen lassen: Klicken Sie auf den Doppelpfeil am rechten Rand der Leiste. Klicken Sie auf Schaltflächen in zwei Reihen anzeigen. Das Menü wird geöffnet. Die Symbolleisten Standard und Format werden in eigenen Zeilen angezeigt. Andere Symbolleisten einschalten Weitere Symbolleisten, die nicht sichtbar sind, können Sie bei allen Office-Programmen einschalten, indem Sie so vorgehen: Kapitel 4: Gemeinsamkeiten in der Bedienung 99

5 Wählen Sie den Befehl Ansicht Symbolleisten. Ein Untermenü mit den Namen aller Symbolleisten wird angezeigt. Je nach Programm finden Sie hier unterschiedliche Leisten. Klicken Sie auf den Namen der Leiste, die Sie einschalten wollen. Vor den Namen der bereits eingeschalteten Leisten sehen Sie das Zeichen. Sonderstellung von Access und Outlook Die Symbolleiste für das Öffnen von Datenbanken heißt bei Microsoft Access Datenbank. Eine Format-Symbolleiste wird erst dann eingeblendet, wenn Sie beispielsweise Formulare oder Berichte erstellen. Bei Outlook ändert sich der Inhalt der Symbolleiste Standard, je nachdem welchen der Ordner Sie geöffnet haben. 7: Die Aufgabenbereiche Die so genannten Aufgabenbereiche werden am rechten Rand des Fensters angezeigt und stehen Ihnen in Word, Excel, PowerPoint und Access zur Verfügung. Dieser Kurs will einige allgemeine Techniken zum Umgang mit den Aufgabenbereichen vorstellen; die Funktionsweise der einzelnen Aufgabenbereiche stellen wir in den Kursen vor, in denen ihre Aufgabe beschrieben wird. Wenn der Aufgabenbereich nicht sichtbar ist, wählen Sie Ansicht Aufgabenbereich, um ihn einzuschalten. Mit dem gleichen Befehl können Sie ihn auch wieder vom Bildschirm verschwinden lassen. 00 Office 003 einfach klipp & klar

6 Wir haben immer von Aufgabenbereichen (also der Mehrzahl) gesprochen. Daher bleibt die Frage zu klären, wo sich denn die anderen Aufgabenbereiche verbergen. Klicken Sie in der Titelleiste des Aufgabenbereiches auf den kleinen Pfeil. Es klappt ein Menü auf, in dem alle Aufgabenbereiche des Programms aufgeführt sind (hier Excel). Wählen Sie den gewünschten Aufgabenbereich im Menü aus. Kapitel 4: Gemeinsamkeiten in der Bedienung 0

7 8: Die Office-Zwischenablage Ein Aufgabenbereich, der Ihnen in Word, Excel, PowerPoint und Access zur Verfügung steht, ist die Office-Zwischenablage. Sie können die Zwischenablage einschalten, indem Sie den Befehl Bearbeiten Zwischenablage wählen oder zweimal (Strg)+(C)drücken. Sie verwenden die Zwischenablage, um markierte Elemente zu verschieben oder um sie zu kopieren. Die Zwischenablage funktioniert dabei so ähnlich wie eine Pinnwand: Sie können dort etwas anheften, um es später wieder zu entnehmen. In der Office-Zwischenablage können bis zu 4 Elemente abgelegt werden. Die drei folgenden Abschnitte erläutern, wie Sie mithilfe der Zwischenablage Elemente kopieren und verschieben. Kopieren in vier Schritten Markieren Sie den Text, die Grafik usw., die Sie kopieren wollen. 3 4 Klicken Sie auf Kopieren (oder drücken Sie (Strg)+(C)). Setzen Sie den Cursor/die Einfügemarke an die Zielstelle. Klicken Sie auf Einfügen (oder drücken Sie (Strg)+(V)). Eine Kopie der Markierung wird in der Zwischenablage abgelegt. 0 Office 003 einfach klipp & klar

8 Verschieben in vier Schritten Markieren Sie den Text, die Grafik usw., die Sie verschieben wollen. 3 4 Klicken Sie auf Ausschneiden (oder drücken Sie (Strg)+(X)). Die Markierung wird aus dem Dokument entfernt und in der Zwischenablage abgelegt. Setzen Sie den Cursor/die Einfügemarke an die Zielstelle. Klicken Sie auf Einfügen (oder drücken Sie (Strg)+(V)). Beliebiges Element aus der Zwischenablage einfügen Die Schritte, die in den beiden vorigen Abschnitten beschrieben wurden, fügen immer das zuletzt ausgeschnittene bzw. kopierte Element ein. Sie können jedoch auch jedes andere Element, das sich in der Zwischenablage befindet, einfügen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 3 Schalten Sie, wenn sie nicht sichtbar ist, die Office-Zwischenablage ein. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Element, das Sie einfügen wollen. Klicken Sie auf Einfügen. Kapitel 4: Gemeinsamkeiten in der Bedienung 03

9 9: Rechtschreibung während der Eingabe prüfen Die Rechtschreibreform gibt Ihnen bei einigen Wörtern zwar ungeahnte Möglichkeiten (z. B. Stängel statt Stengel ), aber an einige Regeln müssen Sie sich doch noch halten. Hier hilft die automatische Rechtschreibprüfung bei Word und PowerPoint, die den Text beim Eintippen überprüft und Fehler mit einer roten Wellenlinie kennzeichnet. Wenn die automatische Rechtschreibprüfung aktiv ist, wird in der Statusleiste ein kleines Buchsymbol angezeigt, an dem Sie erkennen können, ob derzeit eine Prüfung stattfindet oder nicht. Gefundenen Fehler korrigieren Wenn Sie ein Wort, das mit einer roten Wellenlinie unterstrichen wurde, korrigieren möchten, gehen Sie folgendermaßen vor: Klicken Sie das Wort mit der rechten Maustaste an. Es öffnet sich ein kleines Menü, in dem oben die Vorschläge der Rechtschreibprüfung stehen (wenn Word bzw. PowerPoint welche zu bieten haben). 04 Office 003 einfach klipp & klar

10 Klicken Sie einfach den richtigen Vorschlag an, um das fehlerhafte Wort durch das korrekte zu ersetzen. Was tun bei Wörtern, die Word oder PowerPoint nicht kennen? Im Kontextmenü, das Sie in der Abbildung auf der vorigen Seite sehen, wird zwar in der Regel die richtige Schreibweise angezeigt, aber es kommt auch häufig vor, dass unbekannte Wörter, wie Eigennamen oder Fachbegriffe, als falsch markiert werden. In solchen Fällen können Sie den Befehl Alle Ignorieren benutzen. Das Programm geht dann für den restlichen Text davon aus, dass das Wort richtig geschrieben ist. Wollen Sie, dass das Wort generell nicht mehr angemahnt wird, wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Hinzufügen zum Wörterbuch. Es wird dann in das Benutzerwörterbuch aufgenommen und in Zukunft immer akzeptiert. Einschalten der automatischen Rechtschreibprüfung Wenn die automatische Rechtschreibprüfung nicht eingeschaltet ist, gehen Sie so vor: Wählen Sie den Befehl Extras Optionen. Wechseln Sie in Word auf die Registerkarte Rechtschreibung und Grammatik, in PowerPoint heißt die Karte Rechtschreibung und Format. 3 4 Schalten Sie das Kontrollkästchen Rechtschreibung während der Eingabe überprüfen ein (siehe Bild auf der nächsten Seite). Achten Sie darauf, dass das Kontrollkästchen Rechtschreibfehler ausblenden ausgeschaltet ist. Kapitel 4: Gemeinsamkeiten in der Bedienung 05

11 0: Rechtschreibprüfung manuell Auch Access, Excel und Outlook besitzen eine Rechtschreibprüfung, jedoch müssen Sie sie in diesen Programmen manuell aufrufen. In Excel können Sie das gesamte Arbeitsblatt prüfen lassen, in Access die Daten in einer Tabelle oder Abfrage und in Outlook den Text einer Nachricht. Um die manuelle Rechtschreibprüfung zu starten, wählen Sie den Befehl Extras Rechtschreibung. Die Überprüfung des Dokuments beginnt. Das Dialogfeld Rechtschreibprüfung wird angezeigt. Es sieht bei den verschiedenen Office-Programmen etwas unterschiedlich aus. Die wichtigsten Schaltflächen sind jedoch identisch. 06 Office 003 einfach klipp & klar

12 Mit Einmal ignorieren wird der Fehler an dieser Stelle im Dokument ignoriert, Alle ignorieren ignoriert ihn für das gesamte Dokument. Wenn Sie auf Ändern klicken, wird der Fehler durch das Wort in der Liste Vorschläge korrigiert. Wenn dort mehrere Wörter stehen, markieren Sie das richtige. Durch einen Klick auf Alle ändern wird der Fehler im gesamten Dokument so korrigiert. Mit der Schaltfläche Zum Wörterbuch hinzufügen wird das Wort in das Benutzerwörterbuch aufgenommen und in Zukunft immer akzeptiert. Tipp: Für Standardfehler eignet sich die AutoKorrektur besser Wenn die Rechtschreibprüfung einen Fehler gefunden hat, der Ihnen häufiger unterläuft z. B. einen Buchstabendreher sollten Sie das Wort der AutoKorrektur von Office übergeben. Wenn Sie das Wort dann beim nächsten Mal wieder falsch schreiben, wird es direkt bei der Eingabe durch die richtige Schreibweise ersetzt. Kapitel 4: Gemeinsamkeiten in der Bedienung 07

13 : Die AutoKorrektur Wenn Sie viel am Computer schreiben, haben Sie wahrscheinlich auch schon bemerkt, dass Ihnen immer wieder die gleichen Verschreiber unterlaufen. Da wird aus ist ständig ein its und aus bereits das weltmännische bereist. Sehr beliebt sind auch Wörter mit zwei großen Anfangsbuchstaben unwiderlegbare Beweise, dass sich einer Ihrer Finger mal wieder zu lange auf der (ª)-Taste ausgeruht hat. Solche Fehler können alle Office-Programme mit der AutoKorrektur- Funktion bereits während der Texteingabe beheben. Das heißt, wenn die AutoKorrektur-Funktion eingeschaltet ist, wird aus einem serh automatisch ein sehr. Probieren Sie es einmal in Microsoft Word aus: Legen Sie mit Datei Neu ein leeres Dokument an, mit dem Sie die Fähigkeiten der AutoKorrektur testen können. 3 4 Geben Sie folgenden Text ein: Das gibts doch nicht. Zeigen Sie mit der Maus auf gibt s. Zeigen Sie mit der Maus auf den Rahmen. Word ändert das Wort gibts automatisch in gibt s. Unter dem Buchstaben g erscheint ein kleiner blauer Rahmen. Word zeigt unter dem Wort eine Schaltfläche an. 08 Office 003 einfach klipp & klar

14 5 Klicken Sie auf die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen. Es öffnet sich ein Menü, mit dem Sie das Verhalten der AutoKorrektur steuern können. 6 Sie können nun die von Word vorgenommene Änderung einmalig rückgängig machen oder festlegen, dass Word diese Schreibweise in Zukunft nicht mehr automatisch korrigiert. Sonderfälle von der AutoKorrektur ausnehmen So praktisch die AutoKorrektur-Funktion ist es gibt auch Fälle, bei denen ihr Eingreifen stört. Dies betrifft vor allem Abkürzungen und Wörter mit unüblichen Groß-/Kleinschreibungen. 3 Geben Sie zum Beispiel folgenden Text ein: Die Abgasuntersuchungen (AUs) werden... Word korrigiert AUs automatisch in Aus. Zeigen Sie mit der Maus auf das Wort Aus. Bewegen Sie die Maus in die Nähe des Rahmens und klicken Sie auf die dadurch angezeigte Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen. Unter dem Wort erscheint ein kleiner blauer Rahmen. Kapitel 4: Gemeinsamkeiten in der Bedienung 09

15 4 5 6 Wählen Sie im Menü den Befehl Automatische Korrektur von AUs deaktivieren. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche AutoKorrektur-Optionen und wählen Sie diesmal AutoKorrektur-Optionen steuern. Die Änderung wird rückgängig gemacht. Der Dialog der AutoKorrektur erscheint. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausnahmen. Diese Liste können Sie beliebig erweitern. Wenn Sie in einem Office- Programm einen neuen Eintrag erstellen, wird dieser automatisch auch bei den anderen Programmen verwendet. : Neue AutoKorrektur-Einträge erstellen Im Dialogfeld der AutoKorrektur können Sie sehen, dass die Office- Programme mit den gängigen Flüchtigkeitsfehlern bereits vertraut sind. Trotzdem werden Sie dieser Liste früher oder später auch eigene Einträge hinzufügen wollen. Dazu gehen Sie am besten so vor: 0 Office 003 einfach klipp & klar

16 3 Wählen Sie Extras AutoKorrektur-Optionen. Das Dialogfeld der AutoKorrektur erscheint. Geben Sie im Feld Ersetzen den Text ein, auf den die AutoKorrektur reagieren soll (also die falsche Version). Im Feld Durch tragen Sie dann den Text ein, den die AutoKorrektur anstelle des falschen Textes einfügen soll. 4 5 Klicken Sie auf Hinzufügen, um den neuen Eintrag in die Liste aufzunehmen. Schließen Sie das Dialogfeld mit OK. 3: Befehle rückgängig machen Wenn Sie die letzte Aktion (Texteingabe, Löschen, Formatierung) rückgängig machen wollen, ist das mit den Office-Programmen kein Problem. Bedenken Sie dabei, dass dies nicht immer funktioniert. Um den letzten Schritt rückgängig zu machen, klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgängig. Wenn die Schaltfläche inaktiv ist, kann der letzte Schritt nicht rückgängig gemacht werden. Wenn Sie auf den Pfeil an der rechten Seite der Schaltfläche Rückgängig klicken (siehe nächste Seite), wird eine Liste mit allen Schritten angezeigt, die Sie rückgängig machen können. Markieren Sie mit gedrückter Maustaste die gewünschten Schritte und lassen die Taste dann los. Kapitel 4: Gemeinsamkeiten in der Bedienung

17 Letzten Schritt rückgängig machen Liste mit den Schritten öffnen, die rückgängig gemacht werden können In der Liste die Schritte markieren, die rückgängig gemacht werden sollen 4: Dynamische Menüs Alle Office-Programme verwenden so genannte dynamische Menüs. In der Standardeinstellung werden in den Menüs zuerst immer nur die am häufigsten verwendeten Befehle angezeigt. Nach einer kurzen Wartezeit oder wenn Sie auf den Doppelpfeil am unteren Rand des Menüs klicken, werden alle Befehle angezeigt. Die Office-Programme lernen, welche Befehle Sie oft verwenden, und nehmen diese dann in die Kurzform der Menüs auf. Die folgenden beiden Abbildungen zeigen exemplarisch das Menü Ansicht von Word in der Kurzform und der vollständigen Variante. Office 003 einfach klipp & klar

18 Dynamische Menüs ein- oder ausschalten Wenn Sie lieber immer die kompletten Menüs sehen möchten oder festlegen wollen, dass die Menüs in allen Office-Programmen nach einer Wartezeit automatisch erweitert werden sollen, gehen Sie so vor: Klicken Sie in einem beliebigen Office- Programm mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Symbolleiste oder auf die Menüleiste. Das Kontextmenü wird geöffnet. 3 Klicken Sie auf Anpassen. Wechseln Sie, falls erforderlich, zur Registerkarte Optionen. Das Dialogfeld Anpassen wird angezeigt Schalten Sie das Kontrollkästchen Menüs immer vollständig anzeigen ein oder aus, je nachdem, ob Sie die dynamischen Menüs ein- oder ausschalten wollen. Schalten Sie das Kontrollkästchen Nach kurzer Verzögerung vollständige Menüs anzeigen ein, wenn Sie dieses Merkmal aktivieren möchten. Klicken Sie auf Schließen. Kapitel 4: Gemeinsamkeiten in der Bedienung 3