Was Sie bald kennen und können

Transkript

1 Mit Tabellen arbeiten 5

2 In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie in einer Tabelle Daten hinzufügen, bearbeiten und löschen. Nachdem Sie die Grundzüge des Eingebens und Korrigierens von Daten bereits in Kapitel 1 kennen gelernt haben, können Sie sich jetzt mit den weiterführenden Möglichkeiten vertraut machen. Was Sie bald kennen und können 35: Symbole bei der Datensatzbearbeitung 36: Rückgängigmachen von Änderungen 37: Nur neuen Datensatz anzeigen 38: Spalten fixieren 39: Datensätze löschen 40: Datensätze verschieben oder kopieren 41: Spalten verschieben 42: In Tabellen suchen 43: Tabelleneinträge ersetzen Kapitel 5: Mit Tabellen arbeiten 137

3 35: Symbole bei der Datensatzbearbeitung Beim Eingeben und Korrigieren von Datensätzen werden in der Spalte der Zeilenmarkierer (das ist die Schaltfläche vor jeder Zeile) unterschiedliche Zeichen angezeigt: Symbol Beschreibung Zeigt den ersten leeren Datensatz an. Hier kann ein neuer Datensatz eingegeben werden. Kennzeichnet den aktuellen Datensatz, also den Datensatz, in dem sich gerade die Einfügemarke befindet. Kennzeichnet einen Datensatz, der nachträglich bearbeitet oder korrigiert wird. Symbole in der Spalte der Zeilenmarkierer Verlassen Sie einen Datensatz, den Sie nachträglich korrigieren, verschwindet das Stiftsymbol und der Datensatz wird gespeichert. 36: Rückgängigmachen von Änderungen Unter bestimmten Bedingungen können Sie Änderungen an Datensätzen und Datenfeldern auch wieder zurücknehmen. 1 Verwenden Sie den Menübefehl Bearbeiten Rückgängig oder die Schaltfläche Rückgängig, um die letzte Aktion rückgängig zu machen. 138 Access 2002 einfach klipp & klar

4 Hinweis: Besonderheiten beim Rückgängigmachen Sollten Sie beispielsweise Daten aus Versehen gelöscht haben, können Sie sie zurückholen, falls zwischen dem Löschen und Rückgängigmachen kein weiterer Vorgang lag. Der Menübefehl Bearbeiten Rückgängig nimmt jeden Access-Befehl zurück, für den es möglich ist. Je nach vorangegangener Aktion besteht im Menü Bearbeiten hinter Rückgängig die Möglichkeit zum Herstellen des Zustands vor der letzten Änderung, z. B. Rückgängig: Eingabe oder Rückgängig: Gespeicherter Datensatz, oder aber: Rückgängig: nicht möglich. Sobald Sie mit der Bearbeitung eines anderen Datensatzes beginnen oder zu einem anderen Fenster wechseln, ist es nicht mehr möglich, die vorherigen Änderungen zurückzunehmen. 37: Nur neuen Datensatz anzeigen Sie haben die Möglichkeit, alle schon in einer Tabelle eingetragenen Datensätze auszublenden. Dies kann beispielsweise bei der Eingabe von Daten die Übersichtlichkeit erhöhen. 1 Öffnen 2 Wählen 3 Geben Sie die Tabelle Kunden in der Datenblattansicht.! Sie den Menübefehl Datensatz Daten eingeben. Haben Sie diesen Menüpunkt aktiviert, sehen Sie nun eine scheinbar leere Tabelle am Bildschirm. Sie einen neuen Datensatz ein. Kapitel 5: Mit Tabellen arbeiten 139

5 4 Möchten Es werden jetzt nur die von Ihnen neu eingegebenen Datensätze im Datenblatt angezeigt. Sie wieder alle Datensätze der Tabelle sehen, verwenden Sie den Menübefehl Datensätze Filter/Sortierung entfernen. Übung Erfassen Sie auf die oben beschriebene Art in den Tabellen Kunden und Filme eine Reihe von Datensätzen. Erfassen Sie auf die oben beschriebene Art in der Tabelle Preisgruppen vier Preise (0,50 / 1,10 / 1,60 / 2,10 ). Erfassen Sie jetzt auf die oben beschriebene Weise in der Tabelle Videos Datensätze, wobei Sie die zuvor definierten Preisgruppen und Filmnummern verwenden. Erfassen Sie zum Abschluss mit den vorhandenen Daten in der Tabelle Verleih auf die oben beschriebene Art einige Datensätze. 38: Spalten fixieren Wenn Sie Änderungen in einer Spalte vornehmen wollen, die sehr weit rechts liegt, können Sie möglicherweise sehr weit links liegende Spalten nicht mehr lesen. 140 Access 2002 einfach klipp & klar

6 Angenommen, Sie möchten in der Tabelle Kunden die Eintragungen in der Spalte Infos überprüfen. Jetzt kann es je nach Spaltenbreite sein, dass Sie sich entweder die Spalte Infos oder die Spalte KundenNr anzeigen lassen können. Haben Sie in der Tabelle nach rechts geblättert, so dass Sie die Spalte Infos sehen können, ist links die KundenNr verschwunden. Um das Ablesen in diesem Fall zu vereinfachen, kann man die Spalte KundenNr links fixieren und sich dann mit den Pfeiltasten oder der Bildlaufleiste so weit nach rechts bewegen, bis die Spalte Infos auf dem Bildschirm erscheint. 1 Öffnen 2 Klicken 3 Wählen Sie die Tabelle Kunden in der Datenblattansicht.! Sie oben auf den Spaltenkopf der Spalte KundenNr. Sie dann den Menübefehl Format Spalten fixieren aus. Damit wird die gesamte Spalte markiert und invertiert dargestellt. Kapitel 5: Mit Tabellen arbeiten 141

7 4 Verschieben Die fixierte Spalte wird am linken Rand der Tabelle angeordnet und erscheint durch eine dickere Spaltentrennlinie vom Rest der Tabelle abgegrenzt. Sie den Tabellenausschnitt mit der Bildlaufleiste so weit nach rechts, dass die Spalte Infos angezeigt wird. Die Spalte KundenNr bleibt dabei am linken Rand fixiert. Tipp: Weitere Spalten fixieren Wenn Sie, wie oben beschrieben, weitere Spalten fixieren, werden auch diese neben der bereits fixierten Spalte am linken Rand angezeigt. So könnten Sie beispielsweise auf der linken Seite KundenNr, Vorname und Nachname in einem fixierten Bereich zusammenfassen. 5 Benötigen Sie die Fixierung nicht mehr, können Sie sie mit dem Menübefehl Format Spaltenfixierung aufheben rückgängig machen. 142 Access 2002 einfach klipp & klar

8 Warnung: Spaltenreihenfolge ist nach Fixierung geändert Sie werden feststellen, dass nach dem Aufheben der Fixierung die Reihenfolge der Spalten geändert wird. Die fixierte Spalte erscheint nun ganz links. Möchten Sie die ursprüngliche Reihenfolge wiederherstellen, lesen Sie dazu Kurs 41: Spalten verschieben in diesem Kapitel. 6 Schließen 7 Möchten Sie die Tabelle mit Klick auf die Schließen-Schaltfläche. Bei der Spaltenfixierung handelt es sich um eine Änderung am Layout. Deshalb erscheint eine Meldung mit der Rückfrage, ob Sie die Änderungen speichern wollen. Sie die Spaltenfixierung nicht speichern, klicken Sie auf Nein. Übungen Fixieren Sie in der Tabelle Kunden zusätzlich die Spalten Vorname und Nachname. Speichern Sie diese Änderung nicht. Entfernen Sie alle Spaltenfixierungen wieder. 39: Datensätze löschen Haben Sie einen Datensatz markiert, ist es ein Leichtes, ihn zu löschen. Kapitel 5: Mit Tabellen arbeiten 143

9 1 Öffnen 2 Markieren 3 Wählen 4 Zum Sie die Tabelle Verleih in der Datenblattansicht.! Sie einen Datensatz mit Klick auf den Zeilenmarkierer der gewünschten Zeile oder setzen Sie die Einfügemarke in die entsprechende Zeile und wählen den Menübefehl Bearbeiten Datensatz auswählen. Sie entweder den Menübefehl Bearbeiten Löschen, drücken Sie die (Entf)-Taste Ihrer Tastatur oder klicken Sie auf die Schaltfläche Datensatz löschen in der Symbolleiste. Jetzt erscheint eine Meldung, in der Sie gefragt werden, ob Sie den Datensatz wirklich löschen möchten. Bestätigen der Löschung klicken Sie auf Ja. Nach Klick auf Nein würde der Datensatz erhalten bleiben. Hinweis: Löschen bei referentieller Integrität Haben Sie zwischen 2 Tabellen eine Beziehung mit referentieller Integrität vereinbart und versuchen nun, aus der Mastertabelle (also beispielsweise der Tabelle Kunden) einen Datensatz zu löschen, erhalten Sie eine Meldung wie die folgende, sofern in der Detailtabelle (also hier in der Tabelle Verleih) bereits verbundene Datensätze eingetragen wurden. 144 Access 2002 einfach klipp & klar

10 Damit der Datensatz gelöscht werden kann, müssen bei bestehender referentieller Integrität zunächst die verbundenen Datensätze aus der verbundenen Tabelle gelöscht werden. Haben Sie zusätzlich zur referentiellen Integrität noch eine Löschweitergabe definiert, sieht die Meldung stattdessen so aus: Mit einem Klick auf Ja werden jetzt nicht nur der Datensatz aus der Mastertabelle, sondern auch die verbundenen Datensätze aus der Detailtabelle gelöscht. Übungen Löschen Sie einen Datensatz aus der Tabelle Verleih. Versuchen Sie, einen Datensatz aus der Tabelle Kunden zu löschen, für dessen KundenNr bereits in der Tabelle Verleih einige Datensätze existieren. Haben Sie zwischen den beiden Tabellen eine referentielle Integrität ohne Löschweitergabe vereinbart, löschen Sie dazu zuerst die Datensätze in der Tabelle Verleih. 40: Datensätze verschieben oder kopieren Möchten Sie einen Datensatz (also die Zeile einer Tabelle) verschieben oder kopieren, müssen Sie den Datensatz zunächst markieren. Kapitel 5: Mit Tabellen arbeiten 145

11 1 Öffnen 2 Zum 3 Sie 4 Beim Sie die Tabelle Kunden in der Datenblattansicht.! Markieren des Datensatzes klicken Sie auf den Zeilenmarkierer der gewünschten Zeile oder setzen Sie die Einfügemarke in die entsprechende Zeile und wählen den Menübefehl Bearbeiten Datensatz auswählen. Damit wird der Datensatz markiert. kopieren den markierten Datensatz mit dem Menübefehl Bearbeiten Kopieren, mit der Tastenkombination (Strg)+(C) oder mit der Schaltfläche Kopieren. Wollen Sie den Datensatz verschieben, verwenden Sie stattdessen den Menübefehl Bearbeiten Ausschneiden, die Tastenkombination (Strg)+(X) oder die Schaltfläche Ausschneiden. Beim Ausschneiden wird der Datensatz gelöscht und Sie erhalten eine entsprechende Meldung (siehe Kurs 39: Datensätze löschen ). Einfügen des Datensatzes besteht die Möglichkeit, In beiden Fällen wird der Datensatz in die Zwischenablage übernommen und kann nun eingefügt werden. mit dem ausgeschnittenen oder kopierten Datensatz einen anderen markierten zu überschreiben oder ihn mit Bearbeiten Am Ende anfügen hinter alle bisherigen Datensätze der Tabelle anzuhängen. 146 Access 2002 einfach klipp & klar

12 Übungen Kopieren Sie in der Tabelle Verleih einen Datensatz und fügen Sie ihn am Ende ein. Ändern Sie dann Ausleihdatum und Rückgabedatum. Kopieren Sie in der Tabelle Videos einen Datensatz und fügen Sie ihn am Ende ein. Ändern Sie dann das Anschaffungsdatum. 41: Spalten verschieben Spalten lassen sich leicht verschieben. Als Beispiel soll im Folgenden in der Tabelle Kunden die Spalte Telefon direkt hinter die Spalte KundenNr geschoben werden. Kapitel 5: Mit Tabellen arbeiten 147

13 1 Öffnen 2 Klicken 3 Klicken Sie die Tabelle Kunden in der Datenblattansicht.! Sie auf den Feldnamen Telefon im Spaltenkopf, um die Spalte zu markieren. Sie erneut auf den Spaltenkopf, halten die Maustaste gedrückt und ziehen Sie mit Ihrer Maus die markierte Spalte über die Spalte Vorname, so dass die vertikale schwarze Linie, die anzeigt, wo die Spalte eingefügt wird, zwischen KundenNr und Anrede zu sehen ist. 4 Nachdem Sie die richtige Position gefunden haben, lassen Sie die Maustaste los. Die Spalte Telefon wird damit an die gewünschte Stelle verschoben. 148 Access 2002 einfach klipp & klar

14 Tipp: Mehrere Spalten markieren und verschieben Möchten Sie mehrere nebeneinander liegende Spalten markieren, klicken Sie deren Spaltenköpfe an und halten dabei die (ª)-Taste gedrückt. Klicken Sie dann erneut auf die Markierung, können Sie alle markierten Spalten gleichzeitig verschieben. 5 Schließen 6 Möchten Sie die Tabelle mit Klick auf die Schließen-Schaltfläche. Es erscheint eine Meldung mit der Rückfrage, ob Sie die Layout-Änderungen speichern wollen. Sie die neue Spaltenposition speichern, klicken Sie auf Ja. Übungen Öffnen Sie die Tabelle Filme und verschieben Sie sie in die Spalte Bundesstartdatum zwischen Filmtitel und FSK. Schließen Sie die Tabelle Filme, ohne die geänderte Spaltenposition zu speichern. Kapitel 5: Mit Tabellen arbeiten 149

15 42: In Tabellen suchen In der Regel werden Tabellen, mit denen Sie später arbeiten, nicht so übersichtlich sein wie die als Beispiel verwendete Tabelle Kunden. Stellen Sie sich vor, Sie müssten unter Datensätzen die Adresse von Herrn Hahn finden. Da wären Sie einen Moment beschäftigt. Eben deshalb bietet Ihnen Access Unterstützung beim Suchen. 1 Klicken Sie in der geöffneten Tabelle Kunden irgendwo in die Spalte, die Sie durchsuchen wollen, also beispielsweise in die Spalte Nachname. 2 Klicken auf die Schaltfläche Suchen. Alternativ können Sie auch den Menübefehl Bearbeiten Suchen oder die Tastenkombination (Strg)+(F)verwenden. Damit öffnen Sie das Dialogfeld Suchen und Ersetzen, wobei die Registerkarte Suchen angezeigt wird. 3 Tragen Sie neben Suchen nach den gesuchten Begriff ein, also beispielsweise den Nachnamen, und klicken Sie auf Weitersuchen. Mit jedem Klick auf Weitersuchen wird zur nächsten Fundstelle gesprungen, bis alles durchsucht ist. Sind Sie mit dem Suchergebnis nicht zufrieden, können Sie weitere Einstellungen vornehmen. 150 Access 2002 einfach klipp & klar

16 4 Hinter 5 Definieren 6 Im 7 Mithilfe Suchen in können Sie festlegen, ob in der aktuellen Spalte hier der Spalte Nachnamen oder in der gesamten Tabelle gesucht werden soll. Sie hinter Vergleichen, was Access mit Ihrem Suchbegriff vergleichen soll, einen Teil des Feldinhaltes, ein Ganzes Feld oder den Anfang eines Feldinhaltes. Suchen Sie beispielsweise nach dem Begriff Hahn, so finden Sie mit der Einstellung Ganzes Feld alle Ansprechpartner, die Hahn heißen. Mit der Einstellung Anfang eines Feldinhalts finden Sie zudem auch noch Namen wie Hahnenkamm oder Hahnheim. Am allgemeinsten ist die Option Teil des Feldinhaltes. Damit finden Sie zusätzlich auch Namen wie Auerhahn. Kombinationsfeld zu Suchen legen Sie bei Bedarf eine Suchrichtung fest. Klappen Sie das Kombinationsfeld auf, können Sie angeben, dass Access in der aktuellen Spalte nur nach unten (Abwärts), nur nach oben (Aufwärts) oder in beide Richtungen (Alle) suchen soll. des Kontrollkästchens Groß-/Kleinschreibung beachten legen Sie fest, dass nur nach der eingegebenen Schreibweise gesucht wird. Mit dem Suchbegriff Hahn finden Sie beispielsweise Auerhahn nicht mehr, aber immer noch den Doppelnamen Auer-Hahn. Kapitel 5: Mit Tabellen arbeiten 151

17 8 Das Kontrollkästchen Formatierung beachten bezieht sich auf Zahlenfelder. Suchen Sie beispielsweise nach einem Datum und möchten aus irgendeinem Grund nur Datumswerte in der Schreibweise anstelle von berücksichtigt wissen, dann setzen sie das Häkchen im Kontrollkästchen. Wenn Sie nach Daten unabhängig von der Formatierung suchen möchten, sollten Sie diese Option deaktivieren. 43: Tabelleneinträge ersetzen Sie können einen Begriff durchgängig in der gesamten Tabelle durch einen anderen ersetzen. Beispielsweise ließen sich so alle Frankfurt-Einträge durch Frankfurt am Main ersetzen. 1 Klicken 2 Verwenden 3 Tragen Sie in der geöffneten Tabelle Kunden irgendwo in die Spalte, die Sie durchsuchen wollen, also beispielsweise in die Spalte Ort.! Sie den Menübefehl Bearbeiten Ersetzen oder die Tastenkombination (Strg)+(H). Damit öffnen Sie das Dialogfeld Suchen und Ersetzen, wobei die Registerkarte Ersetzen angezeigt wird. Sie den Suchbegriff ein und dann den Begriff, mit dem der Suchbegriff ersetzt werden soll. 152 Access 2002 einfach klipp & klar

18 4 Klicken 5 Bestätigen Sie auf die Schaltfläche Alle ersetzen. Es erscheint eine Meldung, die Sie darauf hinweist, dass die Ersetzung nicht rückgängig gemacht werden kann. Sie mit Ja, um die Ersetzung durchführen zu lassen. Tipp: Ersetzung überwachen Manchmal ist es erforderlich, dass man das Ersetzen der einzelnen Begriffe überwacht. Dann können Sie im Dialogfeld Suchen und Ersetzen mit der Schaltfläche Weitersuchen jeweils den Begriff suchen. Soll er ersetzt werden, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, falls nicht, klicken Sie auf Weitersuchen. Kapitel 5: Mit Tabellen arbeiten 153