4 Suchen, Ersetzen und Sortieren von Daten

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1 Access 2007 Einführung Suchen, Ersetzen, Sortieren 4 Suchen, Ersetzen und Sortieren von Daten Ziele diese Kapitels! Sie lernen, wie Sie in einer Tabelle oder einem Formular nach Daten suchen! Sie erfahren, wie Sie Daten durch andere Daten ersetzen! Sie sortieren Datensätze nach unterschiedlichen Gesichtspunkten ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Dr. Jürgen Nürnberger 57

2 Suchen, Ersetzen, Sortieren Access 2007 Einführung 4.1 Suchen Suchen und Ersetzen können Sie in Tabellen und Formularen gleichermaßen. Unterschiedlich ist lediglich die Art, wie das Ergebnis angezeigt wird. Suche konfigurieren Schritte Sie suchen nach Fahrzeugen mit der Typbezeichnung 1.9 TDI: 1 Öffnen Sie die Tabelle AUTO oder das Formular Autos in der Datenbank Autovermietung 2 Klicken Sie in das Feld Marke und Typ. 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen in der Gruppe Suchen (Register Start) oder aktivieren Sie die Tastenkombination S+f. Das Dialogfenster Suchen und Ersetzen wird geöffnet und das Register Suchen ist aktiv. 4 In das Eingabefeld Suchen nach: " geben Sie den Suchbegriff ein. Er darf aus mehreren Wörtern bestehen. Über den Listenpfeil am rechten Ende können Sie bereits verwendete Suchbegriffe auswählen. 5 In der Einstellung Suchen in:! wird der Name des in Schritt 2 markierten Feldes angezeigt. Wenn Sie in allen Feldern suchen möchten, öffnen Sie die Liste und wählen den Namen der Tabelle (hier: AUTO) oder des Formulars (hier: Autos). 6 Über die Liste / legen Sie fest, ob der definierte Suchbegriff mit dem ganzen Feld, dem Anfang des Feldinhalts oder einem Teil des Feldinhalts übereinstimmen soll. 7 Wenn Sie wissen, dass der gesuchte Begriff sich vor (oder über) dem aktuell markierten Datensatz befindet, wählen Sie in der Liste. den Eintrag Aufwärts. Ist der Eintrag Alle aktiviert, sucht Access von der Markierung aus bis zum Ende und setzt nach einem Warnhinweis die Suche am Anfang der Tabelle fort. 8 Wenn Groß-/Kleinschreibung oder die Formatierung des eingegebenen Suchbegriffs bei der Suche beachtet werden sollen, aktivieren Sie die entsprechenden Kontrollkästchen. Abb Der Dialog Suchen und Ersetzen und das erste Suchergebnis in einer Tabelle 58 ACCESS 2007 EINFÜHRUNG Dr. Jürgen Nürnberger

3 Access 2007 Einführung Suchen, Ersetzen, Sortieren Suche durchführen 9 Starten Sie die Suche durch Klicken auf die Schaltfläche Weitersuchen. In einer Tabelle wird die erste Fundstelle, in der definierten Richtung angesprungen und markiert. In einem einspaltigen Formular wird der erste Datensatz, der mit dem Suchbegriff übereinstimmt, angezeigt. Handelt es sich nicht um den gewünschten Datensatz, klicken Sie erneut auf Weitersuchen. Sie beenden die Suche durch Klicken auf Abbrechen. Wenn die Suche erfolglos war oder der Suchbegriff nicht mehr gefunden werden kann, zeigt Access dies durch einen Hinweis an: Abb Das Ende der Suche wird angezeigt Schnellsuche über die Navigationsleiste Neu in Access 2007 ist die Möglichkeit, die Suche in Tabellen und Formularen über ein Eingabefeld in der Navigationsleiste durchzuführen. Geben Sie dazu den Suchbegriff in das Suchfeld ein. Access markiert nach jedem Tastendruck den ersten mit dem Suchbegriff übereinstimmenden Teil eines Feldinhaltes. Die Suche wird über alle Felder durchgeführt. Wenn Sie den Suchbegriff vollständig eingegeben haben, den gewünschten Datensatz aber noch nicht sehen, können Sie die Suche durch Drücken der Ü-Taste fortsetzen. Access springt dann zum nächsten Feld, das den Suchbegriff enthält. Im Gegensatz zur Suche über das Dialogfenster gibt Access keinen Hinweis aus, wenn die Suche keine Übereinstimmung mehr liefert oder wenn der Suchbegriff nicht gefunden wurde. Abb Das Suchfeld in der Navigationsleiste ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Dr. Jürgen Nürnberger 59

4 Suchen, Ersetzen, Sortieren Access 2007 Einführung 4.2 Ersetzen Mit diesem Vorgang lassen sich auch größere Datenmengen auf einfache Weise nachbearbeiten. Typische Anwendungsbeispiele sind falsch geschriebene Namen oder Änderungen am Datenbestand, wenn Sie z. B. einen alten durch einen neuen Preis ersetzen. Komplexere Ersetzungen können Sie mit Aktionsabfragen realisieren (s. Seite 225). Ersetzen konfigurieren und durchführen Schritte Sie möchten das Mindestalter für eine Vermietung bei allen Fahrzeugen auf 18 Jahre heruntersetzen. 1 Öffnen Sie die Tabelle AUTO oder das Formular Autos in der Datenbank Autovermietung 2 Klicken Sie in das Feld Mindestalter. 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Ersetzen in der Gruppe Suchen (Register Start) oder aktivieren Sie die Tastenkombination S+h. Das Dialogfenster Suchen und Ersetzen wird geöffnet und das Register Ersetzen ist aktiv. 4 Geben Sie im Dialog die Begriffe ein, die gesucht " und ersetzt! werden sollen. 5 Für die restlichen Einstellungen gelten die schon beim Suchvorgang erläuterten Gesetzmäßigkeiten. 6 Mit der Schaltfläche Ersetzen / wird die nächste gefundene Übereinstimmung ersetzt. 7 Die Schaltfläche Alle ersetzen. ersetzt alle gefundenen Übereinstimmungen durch den in! definierten Begriff. 8 Klicken Sie auf Abbrechen, um den Vorgang abzuschließen. Abb Das Register Ersetzen des Dialogs Suchen und Ersetzen # Achtung Vor dem Ersetzen suchen! Das Ersetzen kann Ihnen viel Arbeit abnehmen. Ist jedoch die Suche nach den zu ersetzenden Inhalten nicht richtig konfiguriert, kommt es zu Fehlern, die sich nur schwer rückgängig machen lassen. Sie gehen auf Nummer sicher, wenn Sie bei komplexen Ersetzungsvorgängen mit einer vorgelagerten Suche überprüfen, ob Sie das Ersetzen auf die richtigen Feldinhalte anwenden. 60 ACCESS 2007 EINFÜHRUNG Dr. Jürgen Nürnberger

5 Access 2007 Einführung Suchen, Ersetzen, Sortieren 4.3 Datensätze sortieren Solange Sie keine andere Sortierung definieren, werden die Datensätze in einer Tabelle nach dem ersten Feld sortiert. Handelt es sich dabei um ein Feld vom Datentyp Autowert, erscheinen die Datensätze in der Reihenfolge ihrer Eingabe. Bei Ihrer Arbeit mit einer Datenbank werden Sie immer wieder andere Sortierungen benötigen. Der tiefere Sinn hinter einem Sortiervorgang besteht dabei in einer Einschränkung der Menge von Datensätzen, die Sie durchsuchen müssen. So finden Sie z. B. einen Nachnamen leichter in einer nach diesem Feld sortierten Tabelle, wo Sie gleich zum passenden Anfangsbuchstaben springen können. Sortierung aufrufen Um nach einem Feld zu sortieren, stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: " Sie klicken in das Feld, nach dem Sie sortieren möchten (z. B. Ort) und dann auf die Schaltfläche in der Gruppe Sortieren und filtern (Register Start), wenn Sie aufsteigend sortieren möchten. Für eine absteigende Sortierung klicken Sie auf.! Sie klicken mit der rechten Maustaste in das Feld, nach dem Sie sortieren möchten und wählen im Kontextmenü z. B. den Eintrag Von A bis Z sortieren für eine aufsteigende Sortierung. / Sie klicken im Kopf des Feldes, nach dem Sie sortieren möchten, auf das Pfeilsymbol und wählen im Menü z. B. den Eintrag Von A bis Z sortieren. Abb Sortiermöglichkeiten am Beispiel der Tabelle KUNDE Die Methoden " und! funktionieren in Tabellen und Formularen analog. In Tabellen sehen Sie das Sortierergebnis sofort, in einem einspaltigen Formular wird im Hintergrund sortiert und Sie navigieren über die Navigationsleiste zu den anderen Datensätzen. Die Alternative / können Sie nur in Tabellen anwenden. ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Dr. Jürgen Nürnberger 61

6 Suchen, Ersetzen, Sortieren Access 2007 Einführung Sortierreihenfolge Beim Sortieren unterscheidet man zwischen einer aufsteigenden und einer absteigenden Sortierreihenfolge. Bei aufsteigender Sortierung wird von A nach Z, von niedrigen zu hohen Zahlen und vom frühesten zum spätesten Datums- oder Uhrzeitwert sortiert. Bei absteigender Sortierung wird von Z nach A, von hohen zu niedrigen Zahlen und vom spätesten zum frühesten Datum sortiert. Wenn Sie die Sortierung über einen Menüeintrag aktivieren, zeigt Access die jeweiligen Sortierreihenfolgen an, wobei die Menüeinträge von den Datentypen abhängen: Text, Memo, Hyperlink Ja/Nein Zahl, Währung, Autowert Datum/Uhrzeit Abb Sortierreihenfolgen in Abhängigkeit vom Datentyp Weitere Regeln zur Sortierreihenfolge: Bei aufsteigender Sortierreihenfolge kommen Zeichen wie Komma, Punkt etc. vor Zahlen, Zahlen wiederum vor Buchstaben. Bei absteigender Sortierung ist es umgekehrt. Access unterscheidet bei der Sortierung nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung. Spezielle Sortierungen, z. B. nach Teilen des Feldinhalts oder benutzerdefinierte Sortierungen können über die Spezialsortierung (Eintrag Spezialfilter/- sortierung, Schaltfläche Erweitert in der Gruppe Sortieren und filtern) o- der über Abfragen verwirklicht werden. Wie erkennt man eine sortierte Ansicht? Wurde in Tabellen oder Formularen sortiert, ist die Schaltfläche Alle Sortierungen löschen (Symbol ) aktiv. In Tabellen können Sie darüber hinaus an einem kleinen Pfeilsymbol im Feldnamen erkennen, welches Feld mit welcher Sortierreihenfolge sortiert wurde: Abb Das Feld CD-Player wurde aufsteigend sortiert 62 ACCESS 2007 EINFÜHRUNG Dr. Jürgen Nürnberger

7 Access 2007 Einführung Suchen, Ersetzen, Sortieren Sortierung speichern Bei einem Formular bleibt eine eingestellte Sortierung beim Schließen erhalten. Bei einer Tabelle bleibt die Sortierung erhalten, wenn Sie beim Schließen der Datenblattansicht die Frage nach dem Speichern des Entwurfs mit Ja beantworten. In beiden Fällen wird beim Öffnen die gespeicherte Sortierung automatisch wieder angezeigt. Sortierung löschen Sie löschen eine Sortierung durch Klicken auf die Schaltfläche Alle Sortierungen löschen (Symbol ). Danach wird die ursprüngliche Sortierung nach dem ersten Feld wiederhergestellt. Nach mehreren Feldern sortieren Sie können die Datensätze in einem Formular oder in einer Tabelle auch nach mehreren Feldern sortieren. Ein typisches Beispiel ist in einer Adressliste (hier: Tabelle KUNDE) die Sortierung nach Nachname und Vorname. Was bedeutet das? Wird nur nach dem Nachnamen sortiert, bleiben die Vornamen innerhalb gleicher Nachnamen unsortiert (Tatsächlich sind sie nach dem ersten Feld sortiert). Sollen die zum gleichen Nachnamen gehörenden Vornamen ebenfalls aufsteigend sortiert werden, müssen Sie die Datensätze nach Nachname und Vorname sortieren: Nach Nachname sortiert Nach Nachname und Vorname sortiert Abb Das Ergebnis bei Sortierung nach einem und nach mehreren Feldern Für die Sortierung nach Nachname und Vorname gehen Sie so vor: 1 Löschen Sie evtl. vorher eingestellte Sortierungen. 2 Markieren Sie zuerst das Feld Vorname und stellen Sie mit einer der gezeigten Methoden eine aufsteigende Sortierung ein. 3 Markieren Sie das Feld Nachname und sortieren Sie es aufsteigend. Schritte Vorgehensweise beim Sortieren über mehrere Felder Wenn Sie über mehrere Felder sortieren möchten, beginnen Sie mit dem Feld, das in der Sortierung die niedrigste Priorität einnimmt. Im obigen Beispiel ist es das Feld Vorname. " Tipp ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Dr. Jürgen Nürnberger 63

8 Suchen, Ersetzen, Sortieren Access 2007 Einführung 4.4 Testfragen Frage 1: Sie suchen in der Tabelle AUTO nach allen Fahrzeugen vom Typ Vectra. Mit welchen der nachfolgenden Möglichkeiten haben Sie Erfolg, wenn die beiden gesuchten Fahrzeuge im Feld Marke und Typ als Opel Vectra und Opel Vectra Caravan eingetragen sind? A. Suchbegriff Vectra und Einstellung Anfang des Feldinhaltes. B. Suchbegriff Vectra und Einstellung Teil des Feldinhaltes. C. Suchbegriff Opel Vectra und Einstellung Anfang des Feldinhaltes. D. Suchbegriff Opel Vectra und Einstellung Ganzes Feld. Frage 2: Sie möchten in der Tabelle KUNDE möglichst schnell den Datensatz des Kunden Zimmermann finden. Welche der Möglichkeiten bringt Sie am schnellsten (= mit möglichst wenig Mausklicks und Tasteneingaben) zum Ziel? A. Sie suchen den Kunden Zimmermann über das Suchfeld in der Navigationsleiste. B. Über den Suchen-Dialog und die Einstellung Teil des Feldinhaltes. C. Über den Suchen-Dialog, die Einstellung Teil des Feldinhaltes und die Einstellung Abwärts. D. Sie sortieren das Feld Nachname absteigend. Frage 3: Sie möchten in der Tabelle KUNDE die Datensätze nach Ort und Nachname sortieren. Was bedeutet dies? A. Die Tabelle wird zunächst nach dem Ort sortiert und dann innerhalb eines Ortes nach den Nachnamen. B. Die Tabelle wird nach dem Nachnamen sortiert und dann innerhalb gleicher Nachnamen nach dem Ort. C. Die Tabelle wird zunächst nach dem Ort sortiert. Sobald Sie auf die Ü- Taste drücken, erfolgt die Sortierung nach Nachnamen. D. Die Tabelle wird nach Nachname und Ort gleichzeitig sortiert. Frage 4: Wie setzen Sie die Sortierung aus Frage 3 in der Praxis um? A. Sie sortieren zuerst die Spalte Nachname, dann die Spalte Ort. B. Sie markieren die Spalte Ort, dann mit der S-Taste die Spalte Nachname und sortieren dann. C. Sie sortieren zuerst die Spalte Ort, dann die Spalte Nachname. D. Sie bringen die beiden Spalten in der Reihenfolge Ort, Nachname nebeneinander, markieren beide und sortieren. 64 ACCESS 2007 EINFÜHRUNG Dr. Jürgen Nürnberger

9 Access 2007 Einführung Suchen, Ersetzen, Sortieren 4.5 Übungsaufgaben " Öffnen Sie die Datenbank Autovermietung.accdb.! Öffnen Sie die Tabelle KUNDE. / Suchen Sie nach allen Kunden mit dem Nachnamen Baum.. Sortieren Sie die Tabelle nach Ort und PLZ., Schließen Sie die Tabelle und speichern Sie die eingestellte Sortierung. * Öffnen Sie die Tabelle KUNDE erneut und überzeugen Sie sich, dass die Sortierung aus Schritt. noch existiert. Löschen Sie alle Sortierungen. ( Ersetzen Sie im Feld Anrede den Eintrag Herrn durch den Eintrag Herr. Schließen Sie die Tabelle KUNDE. & Öffnen Sie die Tabelle AUTO. Lassen Sie sich durch geeignete Sortierungen das Fahrzeug mit der höchsten (niedrigsten) PS-Zahl, mit dem höchsten (niedrigsten) Hubraum und das älteste (neueste) Fahrzeug anzeigen. 4.6 Zusammenfassung In den bisherigen Kapiteln haben Sie gelernt, wie Sie sich in einer Access-Datenbank bewegen und Daten in Tabellen und Formularen eingeben. Im vorliegenden Kapitel geht es zum ersten Mal nicht um Eingaben, sondern um Informationen, die Sie aus den Daten gewinnen wollen. Dazu benutzen Sie zwei Werkzeuge: Sie suchen nach bestimmten Eingaben, z. B. um herauszufinden, wo ein Kunde wohnt. Und Sie verwenden Sortierungen, um die Datensätze so anzuordnen, dass bestimmte Fragen schnell beantwortet werden können. Durch ein Ersetzen von Feldinhalten können Sie schnell größere Datenmengen nachbearbeiten. ikonverlagsgesmbh redmond s Verlag / Dr. Jürgen Nürnberger 65

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