Formulare. Textverarbeitung Professionell 71

Transkript

1 Formulare Im folgenden Kapitel lernen Sie Formulare zu erstellen und bearbeiten. Sie werden Formulare speichern, schützen und ausfüllen. Weiterhin werden Sie Formulare ausdrucken und die Feldfunktionen der Formulare anzeigen können. 71

2 Basiswissen 6.1 Formular erstellen und bearbeiten Im folgenden Abschnitt erfahren Sie was Formulare sind, und wie Sie diese erstellen und bearbeiten können. Was sind Formulare 601 Bei einem Formular handelt es sich um ein strukturiertes Dokument mit freien Bereichen, in die Informationen eingegeben werden können. Formulare können für unterschiedliche Zwecke eingesetzt werden. Ein Formular kann auf Papier gedruckt und ausgefüllt werden. durch den Benutzer in Word betrachtet und ausfüllt werden. im Internet verteilt werden. Anwender können das Formular im Browser betrachten und ausfüllen. Formularfeld einfügen 602 Die freien Bereiche in Formularen werden in Word durch Formularfelder definiert. Für unterschiedliche Inhalte gibt es verschiedene Formularfelder. Formularfelder können in das Dokument wie folgt eingefügt werden. Öffnen Sie eine neues Dokument oder eine Vorlage, in das Sie Formularfelder einfügen möchten und positionieren Sie den Cursor an der entsprechenden Stelle. Aktivieren Sie die Symbolleiste Formular über den Menüpunkt Ansicht - Symbolleisten - Formular oder über das Kontextmenü im Symbolleistenbereich und die Auswahl Formular. Abb. 65: Formularfeld einfügen Textfeld Mit diesen Symbol Text-Formularfeld fügen Sie ein Textfeld in Ihr Dokument ein. In Textfelder können Texte beim Ausfüllen eingetragen werden. Kontrollfeld Mit dem Symbol Kontrollkästchen-Formularfeld fügen Sie ein Kontrollfeld in Ihr Dokument ein. Kontrollfelder lassen nur die Auswahl Ja oder Nein zu. In den Formularen stellt sich dieses Feld als Quadrat dar, welches angekreuzt werden kann. DropDown-Feld Mit dem Symbol DropDown-Formularfeld fügen Sie ein DropDown-Feld in Ihr Dokument ein. Ein DropDown-Feld stellt eine Liste mit vordefinierten Begriffen zur Auswahl, die durch Aufklappen gewählt werden können.eingefügte Formularfelder werden im Dokument grau unterlegt dargestellt. Optionen für Textfelder 603 Je nach Typ des Formularfeldes stehen auch unterschiedliche Optionen für diese zur Verfügung. Diese dienen der Kontrolle bei der Eingabe in die Formularfelder. Einstellungen für Textfelder nehmen Sie wie folgt beschrieben vor. Markieren Sie das Text-Formularfeld. Aktivieren Sie die Dialogbox Optionen für Textformularfelder über das Symbol Optionen in der Symbolleiste Formular oder klicken Sie doppelt auf das Formularfeld. Abb. 66: Optionen für Textfelder Typ des Textfeldes Wählen Sie den Eingabetyp Ihres Textfeldes. Sie können Text, Zahlen oder Datum und Uhrzeit als Typ definieren. Auch ein Berechnungsfeld ist möglich. Danach richtet sich dann, ob Ziffern oder Zeichen und Buchstaben als Eingabe akzeptiert werden. Maximale Länge Hier können Sie festlegen, wieviele Zeichen maximal eingegeben werden dürfen. 72

3 Vorgabetext Je nach Textfeldtyp können Sie hier einen Vorgabewert festlegen. Dieser wird automatisch in das Feld eingetragen, kann aber beim Ausfüllen überschrieben werden. Textformat Je nach Textfeldtyp kann hier die Formatierung des Eingabewertes festgelegt werden. Das ist insbesondere bei Zahlen von Bedeutung. für das Textfeld übernommen. Optionen für DropDown-Felder 604 Einstellungen für DropDown-Felder nehmen Sie wie folgt beschrieben vor. Markieren Sie das DropDown-Formularfeld. Aktivieren Sie die Dialogbox Optionen für Dropdown-Formularfelder über das Symbol Optionen in der Symbolleiste Formular, oder klicken Sie doppelt auf das Formularfeld. erscheinen die Elemente auch, wenn das DropDown-Feld später vom Benutzer des Formulars aufgeklappt wird. für das DropDown-Feld übernommen. Optionen für Kontrollkästchen 605 Einstellungen für Kontrollkästchen nehmen Sie wie folgt beschrieben vor. Markieren Sie das Kontrollkästchen. Aktivieren Sie die Dialogbox Formularfeldoptionen über das Symbol Optionen in der Symbolleiste Formular oder klicken Sie doppelt auf das Formularfeld. 6 Abb. 67: Optionen für DropDown-Felder DropDown-Element Geben Sie hier den Text für ein DropDown- Element ein. Hinzufügen Mit der Schaltfläche fügen Sie der DropDown- Auswahl das Element mit dem eingegebenen Namen hinzu. Elemente in der Dropdownliste In der Liste werden alle Elemente des Drop- Down-Feldes angezeigt. Wählen Sie Elemente aus, wenn Sie diese wieder entfernen oder verschieben möchten. Entfernen Mit der Schaltfläche werden die in der Elementliste gewählten DropDown-Elemente entfernt. Auf- und Ab verschieben Mit den Schaltflächen kann die Anordnung des in der Elementliste gewählten DropDown-Elements verändert werden. In dieser Reihenfolge Abb. 68: Optionen für Kontrollkästchen-Formularfelder Größe und Maß Wählen Sie hier, ob die Größenfestlegung von Word automatisch erfolgen soll oder ob Sie eine genau Größe definieren wollen. Im zweiten Fall geben Sie im nebenstehenden Eingabefeld das genaue Maß für die Größe ein. Standardwert Hier können Sie wählen, ob das Kontrollkästchen standardmäßig aktiviert ist oder nicht. Der Benutzer hat die Möglichkeit dies beim Ausfüllen des Formulars zu ändern. für das Kontrollkästchen übernommen. Allgemeine Optionen für alle Formularfeldarten 606 Es gibt noch weitere Optionen, die aber für alle Kontrollfelder zutreffen. Diese sind hier zusammenfassend erläutert. Markieren Sie das betreffende Formularfeld. Aktivieren Sie die Dialogbox Optionen für Kontrollkästchen-Formularfelder über das Symbol Optionen in der Symbolleiste Formu- 73

4 lar oder klicken Sie doppelt auf das Formularfeld. Abb. 69: Allgemeine Optionen für alle Formularfeldarten Makro ausführen bei Ereignis Wählen Sie in dem Feld ein Makro aus, welches beim Aktivieren des Kontrollfeldes gestartet wird. Damit können Sie dem Benutzer des Formulares z. B. Hilfestellungen geben, wenn er das Formularfeld befüllen will. Makro ausführen bei Beenden Dieses zu wählende Makro wird gestartet, wenn der Benutzer das Formularfeld deaktiviert, weil er mit der Eingabe der nächsten Felder fortfahren will. Hier ließen sich Makro- Routinen verwenden, die die Eingaben überprüfen. Textmarke Mit dem Eingabefeld können Sie eine Textmarke für das Formularfeld definieren. Das ist notwendig, wenn Sie mit dem Feld Berechnungen durchführen wollen oder Makros auf das Textfeld zugreifen sollen. Beim Verlassen berechnen Aktivieren Sie das Kontrollfeld, wenn Sie Formeln verwenden, die sich auf Inhalte des Formularfeldes beziehen. Damit werden die Formelergebnisse sofort aktualisiert, wenn der Inhalt des Feldes verändert wird. Eingabe zulassen Wenn Sie das Kontrollfeld deaktivieren, ist eine Eingabe in das betreffende Feld durch den Anwender nicht möglich. für das Formularfeld übernommen. Gesamtes Formular schützen 607 Am Sichersten ist es, das gesamte Formular zu schützen. Word bietet dafür in der Symbolleiste Formular ein Funktion an. Wenn die Symbolleiste Formular nicht bereits sichtbar ist, aktivieren Sie sie über den Menüpunkt Ansicht - Symbolleisten - Formular oder über das Kontextmenü im Symbolleistenbereich und die Auswahl Formular. Abb. 70: Formular schützen Dokument schützen Wenn Sie das Symbol anklicken, wird das gesamte Dokument geschützt. Jetzt sind nur noch Eingaben in die Formularfelder möglich. Durch erneutes Anklicken des Symbols kann der Dokumentenschutz wieder aufgehoben werden. Einzelne Abschnitte des Formulars schützen 608 Wenn nur ein Teil des Dokumentes als Formular verwendet wird, dann kann es sinnvoll sein ein Dokument in Abschnitte zu gliedern und nur den Teil des Formulares zu schützen. Dazu gehen Sie wie im Folgenden beschrieben vor. Ihr Dokument muss in Abschnitte gegliedert sein. Aktivieren Sie die Dialogbox Dokument schützen über den Menüpunkt Extras - Dokument schützen. 6.2 Formular schützen Die Erstellung von Formularen kann langwierig und aufwendig sein, der Nutzen aber um so größer. Deshalb ist es wichtig einmal erstellte Formulare zu schützen und damit nur Eingaben zuzulassen. In den folgenden Abschnitten wird gezeigt wie Sie Teile bzw. das gesamte Formular schützen können. Abb. 71: Einzelne Abschnitte des Formulars schützen 74

5 Zulassen Hier wählen Sie aus, welche Bearbeitungsmöglichkeiten nach dem Schützen noch möglich sind. In unserem Fall wählen Sie den Punkt Formulare, denn damit sind die Formularfelder gemeint, die nach dem Schutz weiterhin eingegeben werden können. Kennwort Hier können Sie ein Kennwort für den Dokumentenschutz eingeben. Damit kann der Dokumentenschutz nur noch mit dem Passwort wieder aufgehoben werden. Das ist von Bedeutung, wenn Sie das Formular weitergeben möchten und sicherstellen wollen, dass niemand am Formular selbst Änderungen vornimmt. Abschnitte Mit der Schaltfläche öffnen Sie die Dialogbox Abschnitt schützen. Die Schaltfläche ist nur aktiv, wenn Sie Ihr Dokument in Abschnitte unterteilt haben. Geschützte Abschnitte Wählen Sie in der Liste durch Aktivieren der Kontrollfelder in der Auflistung die zu schützenden Abschnitte aus. Mit der Schaltfläche OK werden nun die entsprechenden Abschnitte des Dokumentes geschützt. 6.3 Formular speichern Beim Speichern von Formularen wird zwischen dem Speichern des Formulars und dem Speichern der enthaltenen Daten unterschieden. Besonders das Speichern der Daten ist von besonderer Bedeutung, da diese erfassten Daten oft in Datenbankanwendung weiterverarbeitet werden sollen. Formular als Vorlage speichern 609 Das Speichern von Formularen als Dokumentvorlagen funktioniert genauso, wie das Speichern normaler Dokumentvorlagen auch (siehe Kapitel 2 Dokumentvolagen ). Auf eine wiederholende Ausführung wird hier verzichtet. Zusätzlich ist nur zu empfehlen vor dem Speichern den Dokumentschutz einzuschalten und ein entsprechendes Passwort zu verwenden, damit die Nutzer der Formularvorlage auch tatsächlich nur die Daten der Felder eingeben können. Nur eingegebene Daten speichern 610 In nicht wenigen Fällen sollen mit Formularen erfasste Daten weiterverarbeitet und ausgewertet werden. Dazu werden diese meist in tabellarischer Form an Datenbanken übergeben. Deshalb bietet Word die Möglichkeit an, nur die Daten eines Formulars zu speichern. Sie müssen die entsprechende Option vor dem Speichern aktivieren. Aktivieren Sie die Dialogbox Optionen über den Menüpunkt Extras - Optionen und wählen Sie das Register Speichern. Abb. 72: Nur eingegebene Daten speichern In Formularen nur Daten speichern Aktivieren Sie das Kontrollfeld, um nur die Daten in Formularen zu speichern. übernommen. Jetzt können Sie über den Dialog Speichern unter das Dokument speichern, mit der Ausnahme das Word jetzt automatisch nur die Daten in eine Textdatei exportiert, die zur Weiterverarbeitung an eine Datenbank übergeben werden kann. 6.4 Formular ausfüllen und drucken Nachdem Sie gelernt haben ein Formular zu erstellen, werden Sie nun kennenlernen, wie Sie in einem Formular navigieren und es ausfüllen. Beim nächsten Schritt, dem Drucken von Formularen, kann man sowohl das gesamte Formular mit Daten drucken oder man druckt nur die Daten in ein vorgefertigtes Formular. Außerdem kann man zur Kontrolle auch noch die Feldfunktionen der Formularfelder ausdrucken lassen. 6 75

6 Navigation und Dateneingabe in Formularen 611 In geschützten Formularen, die man als Vorlage verwendet, unterscheidet sich die Navigation zu normalen Word-Dokumenten. Erstellen Sie ein neues Dokument mit dem Menüpunkt Datei - Neu und verwenden Sie eine Formulardokumentvorlage. Abb. 73: Dateneingabe in ein Formular Dateneingabe Die Daten können in Eingabefelder ganz normal über die Tastatur eingegeben werden. Nächstes Feld Mit der Tastatur können Sie über die Tasten Tab, und in das nächste Eingabefeld gelangen. Alternativ können Sie auch mit der Maus in das nächste Eingabefeld klicken. Vorheriges Feld Mit der Tastatur können Sie über Umschalt Tab, und in das vorherige Eingabefeld wechseln. Dropdownauswahl Ein DropDown-Auswahlfeld öffnen Sie über die Tastatur mit F4 oder Alt. Danach wählen Sie mit den Tasten und den Eintrag aus und bestätigen die Auswahl mit der Taste Enter. Sie können das Feld auch mit der Maus anklicken und den Eintrag auswählen. Kontrollkästchen Dieses Formularfeld lässt sich mit der Leertaste aktivieren und deaktivieren. Alternativ funktioniert das auch durch Anklicken mit der Maus. Wenn das Formular ausgefüllt wurde, kann es als normales Dokument oder nur mit Daten gespeichert werden. Ausgefülltes Formular drucken 612 Hat man nur ein leeres Blatt Papier zur Verfügung, wird man das gesamte Formular mit Daten auf das Blatt drucken wollen. Dazu sollten Sie sich vergewissern, das die entsprechenden Druckoptionen richtig gewählt wurden. Aktivieren Sie die Dialogbox Drucken über den Menüpunkt Datei - Drucken oder drücken sie die Tastenkombination Strg P. Abb. 74: Ausgefülltes Formular drucken Optionen Mit der Schaltfläche gelangen Sie in die Dialogbox Druckoptionen. In Formularen nur Daten drucken Vergewissern Sie sich das dieses Kontrollfeld deaktiviert ist bzw. deaktivieren Sie es. Schließen Sie den Druckoptionen-Dialog mit OK und starten sie danach den Druckvorgang. Das gesamte Formular mit den Daten wird gedruckt. Nur eingegebene Daten drucken 613 Haben Sie bereits ein vorbedrucktes Formularpapier, reicht es aus nur die Daten auf das Papier zu drucken. Hierzu müssen Sie die Druckoptionen entsprechend anpassen. Aktivieren Sie die Dialogbox Drucken über den Menüpunkt Datei - Drucken oder drücken sie die Tastenkombination Strg P. 76

7 Abb. 75: Nur eingegebene Daten drucken Optionen Mit der Schaltfläche gelangen Sie, bevor Sie den Ausdruck starten, in die Dialogbox Druckoptionen. In Formularen nur Daten drucken Aktivieren Sie das Kontrollfeld um nur die Inhalte der Formularfelder zu drucken. Bestätigen Sie die Druckoptionen mit OK und starten sie danach den Druckvorgang. Nur die Daten des Formulars werden jetzt ausgedruckt. Optionen Mit der Schaltfläche gelangen Sie in die Dialogbox Druckoptionen. Feldfunktionen Aktivieren Sie hier das Kontrollfeld, um die Syntax der Feldfunktionen ausdrucken zu lassen. Bestätigen Sie die Druckoptionen mit OK und starten sie danach den Druckvorgang. Das Formular mit dem Syntax der Feldfunktionen wird jetzt ausgedruckt. Vergessen Sie nach dem Ausdruck nicht das Kontrollfeld wieder zu deaktivieren. Notizen: 6 Formular mit Feldfunktionen drucken 614 Eine weitere Möglichkeit Formulare auszudrucken besteht in der Möglichkeit, diese mit Ihren Feldfunktionen ausdrucken zu lassen. Dies sollte aber mehr zur Kontrolle bei der Erstellung der Formulare dienen, da der gedruckte Syntax der Feldfunktionen sonst wenig Sinn macht. Aktivieren Sie die Dialogbox Drucken über den Menüpunkt Datei - Drucken oder drücken sie die Tastenkombination Strg P. Abb. 76: Formular mit Feldfunktionen drucken 77