AutoKorrektur: Wenn Word selber «korrigiert»

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1 Kantonsspital St.Gallen Direktion Informatik CH-9007 St.Gallen Tel AutoKorrektur: Wenn Word selber «korrigiert» Hintergrund In Word 2007 gibt es eine Reihe von Konzepten und Funktionen, die uns ermöglichen sollen, die «Schreibarbeit» noch effizienter zu machen. Mit Hilfe der Funktion AutoKorrektur können Sie: Tippfehler und falsch geschriebene Wörter korrigieren Symbole und andere Textabschnitte automatisch durch den PC einfügen lassen. Die Funktion AutoKorrektur wird in Office 2007 standardmässig mit einer Liste gesteuert. Sie können die Liste, die von der Funktion AutoKorrektur verwendet wird, bearbeiten und auf Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. Inhalt Dieses Dokument zeigt Ihnen, wo und wie Sie die AutoKorrekturen anpassen und einstellen können. Behandelt werden folgende Themen: So funktioniert die AutoKorrektur Aufrufen der AutoKorrektur Optionen in Word 2007 Aufrufen der AutoKorrektur Optionen in Outlook 2007 Konfigurieren der AutoKorrektur Tabelle Neue AutoKorrektur Objekte erfassen Verhalten von AutoKorrektur mit «SmartTag» steuern AutoKorrektur in Office 2007 Die gleiche Funktion wird verwendet in Word 2007, Outlook 2007, Excel 2007 und PowerPoint Die an einem Ort gepflegten Einstellungen gelten auch für die anderen Programme. Darüber hinaus ist die Funktion aus weiteren Office-Programmen wie z. B. OneNote nutzbar. Abgrenzung Wir treten hier lediglich auf Anwendungen und Einstellungen in Word und Outlook ein. Eine ähnliche Funktionsweise wie bei AutoKorrektur liegt der Rechtschreibeprüfung zu Grunde: Alle eingegebenen Wörter werden mit einem internen Wörterbuch verglichen und die Autorin / der Autor wird darauf aufmerksam gemacht, wenn keine Übereinstimmung besteht. Die Funktionen AutoText, Schnellbausteine und Schnelltabellen erfüllen ähnliche Aufgaben bei der Automatisierung von Schreibarbeiten mit Word wie die AutoKorrektur. An dieser Stelle behandeln wir nur die Funktion AutoKorrektur. Referenz Autor: Redaktionsteam SBI, Urs Frei Version: 1.0 Datum: 17. November 2007 SBI-Nummer: SBI

2 2/10 So funktioniert die AutoKorrektur Dieser Abschnitt beschreibt Funktionsweise der AutoKorrektur, deren Nutzen und die mit der Funktion verbundenen Einschränkungen. Das Prinzip AutoKorrektur ist einfach: Schreiben Sie in Word oder in einer Outlook einen Begriff, der in der Funktion AutoKorrektur als «zu korrigieren» festgehalten ist, so wird das Programm (Word oder Outlook ) Ihren Begriff automatisch ändern. Das Office Programt greift bei dieser Funktion auf die AutoKorrektur Tabelle zu: Die Tabelle besteht aus zwei Spalten: Ersetzen (wenn dieser Begriff geschrieben wird ) Durch (sollte der Begriff so geschrieben werden) Nutzen der AutoKorrektur Dies führt meistens zum gewollten Ergebnis: Tippfehler werden vermieden komplizierte Fachausdrücke werden richtig geschrieben häufig wiederkehrende Phrasen werden automatisch eingefügt, ohne dass sich die Autorin / der Autor über Schreibweisen und (z. B. juristisch korrekte Formulierungen) Gedanken machen muss. Weniger leicht zugängliche Symbole oder Schreibweisen werden automatisch angewendet Funktionsweise Einschränkungen mit der AutoKorrektur Andererseits kommt es aber vor, dass diese Korrekturen auch zu ungewollten Ergebnissen führen: Vom System als «falsch» erkannte Begriffe werden korrigiert, obwohl wir genau diesen Begriff schreiben wollten. Beispiele: Richtige Korrektur Schreibe ich in einem Text «dei» statt «die», so wird mein Wort ohne weiteres Zutun automatisch korrigiert. Steht der Name der Stadt St. Gallen am Ende einer Zeile, so führt dies manchmal dazu, dass St. am Ende der Zeile steht und Gallen am Anfang der nächsten. Schöner wäre, wenn der automatische Zeilenumbruch das Leerzeichen zwischen St. und Gallen ignorieren und der ganze Begriff St. Gallen immer auf der gleichen Zeile schrieben würde. Möchte ich ein Sonderzeichen, wie z. B. das «Copyright» Zeichen in einen Text einfügen, so kann ich einfach (c) eintippen und die Microsoft Standard- Einstellung macht daraus automatisch ein. Gegenbeispiel: Ungewollte Korrektur In St. Gallen gibt es ein Quartier: St. Fiden. Die von Microsoft als Standard mitgelieferte AutoKorrektur-Tabelle geht davon aus, dass es sich dabei um einen Tippfehler handelt und dass es statt «Fiden» «Finden» heissen müsste.

3 3/10 Aufrufen der AutoKorrektur Optionen in Word 2007 Gehen Sie in Word 2007 wie folgt vor, um die AutoKorrektur Optionen aufzurufen: Schritt 1: Klicken Sie in Word auf die Office Schaltfläche und dann auf die Schaltfläche «Word Optionen» Schritt 2: Klicken Sie auf «Dokumentenprüfung» und dann auf «AutoKorrektur Optionen» Ergebnis Das Fenster «Autokorrektur» wird geöffnet und Sie haben die Möglichkeit, die Einstellungen anzupassen.

4 4/10 Aufrufen der AutoKorrektur Optionen in Outlook 2007 Gehen Sie in Outlook 2007 wie folgt vor, um die AutoKorrektur Optionen aufzurufen: Vorgehen Stellen Sie sicher, dass Sie in der / Posteingang Ansicht von Outlook stehen. 1. Klicken Sie im Menü Extras auf den Befehl «Optionen» 2. Klicken Sie in der Registerkarte «Rechtschreibung» auf die Schaltfläche «Rechtschreibung und AutoKorrektur» Ergebnis Das Fenster «Autokorrektur» wird geöffnet und Sie haben die Möglichkeit, die Einstellungen anzupassen.

5 5/10 Konfigurieren der AutoKorrektur Tabelle Die AutoKorrektur-Funktion kann sehr nützlich und hilfreich sein. Sie kann aber auch «nervig» sein, wenn sie sich nicht so verhält, wie Sie sich dies wünschen. Über die in diesem Abschnitt beschriebenen Einstellungen lässt sich das Verhalten der Funktion auf die eigenen Bedürfnisse anpassen: Stellschrauben für die Anpassung Während der Eingabe ersetzen Ausnahmen Liste korrigieren Wichtigste «Stellschrauben» Die zwei wichtigsten «Stellschrauben» für die Einstellung an Ihre Bedürfnisse sind: «Während der Eingabe ersetzen» und «Ausnahmen» Während der Eingabe ersetzen Ist die Option «Während der Eingabe ersetzen» aktiviert, so wird der Text aus der Spalte «Ersetzen» nach dessen Eingabe vom Programm automatisch ersetzt. Beispiel: Die Eingabe der Zeichenfolge (c) wird automatisch in das Sonderzeichen umgewandelt, nachdem Sie die Klammer schliessen. Oder der Begriff ikrk wird umgewandelt in Int. Komitee des Roten Kreuzes, nachdem Sie den Leerschlag nach ikrk eingegeben haben (so Sie die Autokorrektur so eingerichtet haben, dass ikrk sollte heissen «Int. Komitee des Roten Kreuzes». Fortsetzung nächste Seite

6 6/10 Ausnahmen Verwenden Sie Ausnahmen, um «unsinnige» Korrekturen zu verhindern. Beispiel: Wenn Sie «Frei» eingeben, schlägt das System standardmässig aus einer Liste von Kalenderbegriffen mit Wochentagen und Monaten «Freitag» vor und ersetzt auch gleich so, falls Sie anschliessend die Enteroder die Leerschlag-Taste drücken. Setzen Sie den Begriff, der jeweils nicht ersetzt werden soll auf die Liste der Ausnahmen. Liste korrigieren Beispiel: Das Quartier «St. Fiden» in St. Gallen wird durch die standardmässige AutoKorrektur automatisch in «St. Finden» umgewandelt, was den meisten Anwendenden wohl helfen soll, einen dummen Tippfehler zu vermeiden. Wenn Sie aber häufig Ortsangaben mit dem Begriff «St. Fiden» machen müssen, so möchten Sie das Verhalten des Programms entsprechend ändern. Sie haben dazu zwei Möglichkeiten: Erstellen Sie eine Ausnahme mit dem Begriff «Fiden» oder Löschen Sie die vorgegebene Ersetzen «fiden» durch «finden» aus der Autokorrektur-Tabelle: Schaltfläche für Auto- Korrektur Die Option «Schaltfläche für AutoKorrektur anzeigen» ermöglicht Ihnen im bearbeiteten Schriftstück mit Hilfe eines «SmartTags» rasch die Auto- Korrektur zu beeinflussen.

7 7/10 Neue AutoKorrektur Objekte erfassen Wenn Sie selber häufig verwendete Begriffe in der AutoKorrektur anwenden möchten, dann finden Sie in diesem Abschnitt folgende Beispiele: Abkürzung für langen und/oder komplexen Begriff Spezielle Formatierung Häufig verwendete Sonderzeichen Das Prinzip Gehen Sie wie folgt vor, um einen neuen Begriff in der AutoKorrektur Tabelle aufzunehmen: Schritt Vorgehen 1 Schreiben Sie den Begriff, wie der PC diesen künftig schreiben soll im Word Dokument und markieren Sie den ganzen Begriff mit der Maus. 2 Rufen Sie die AutoKorrektur Optionen auf. Ergebnis: Der von Ihnen markierte Text im Word Dokument steht bereits in der Spalte «Durch» in der AutoKorrektur Tabelle. 3 Schreiben Sie in der Spalte den zu ersetzenden Begriff in der Spalte «Ersetzen». 4 Klicken Sie auf die Schaltfläche «Hinzufügen» 5 Klicken Sie auf die Schaltfläche «O.K.» um zum Dokument zurückzukehren. Ergebnis: Wenn Sie den zu ersetzenden Begriff ab jetzt in einem Word Dokument oder in einer Outlook schreiben, wird dieser durch die AutoKorrektur Funktion ersetzt durch den gewünschten Begriff. Beispiel: Abkürzung Von einer echten «Abkürzung» können wir sprechen, wenn wir z. B. nur die Abkürzung schreiben möchten aber den Ganzen Begriff vom PC schreiben lassen wollen: Wenn ich ikrk eingebe, soll der PC Int. Komitee des Roten Kreuzes schreiben. Fortsetzung nächste Seite

8 8/10 Beispiel: Formatierung Der Fliesstext mit automatischem Zeilenumbruch führt in modernen Textverarbeitungsprogrammen manchmal dazu, dass wegen eines Leerzeichens zwei Bestandteile eines Begriffes getrennt werden, die zusammengehören. Bei der Ortsbezeichnung St. Gallen möchte ich vermeiden, dass St. am Ende einer Zeile steht und Gallen am Anfang der nächsten. Dazu verwende ich bei der Texteingabe in Word einen geschützten Leerschritt (Tastenkombination [Umschalttaste]-[Ctrl]-[Leerschlag]). Wenn ich nun sg eintippe, wird daraus St.<geschützter Leerschritt>Gallen und der ganze Begriff wird auf eine neue Zeile gesetzt, falls auf der davorliegenden kein Platz mehr dafür da ist. Fortsetzung nächste Seite

9 9/10 Beispiel Sonderzeichen Wenn Sie häufig Sonderzeichen (z. B. als Anführungs- und Schlusszeichen) verwenden, kann Ihnen die AutoKorrektur eine Erleichterung bieten: Im Beispiel wird die Zeichenkombination lr (links/rechts) verwendet, um gleich beide Zeichen aufzurufen.

10 10/10 Verhalten von AutoKorrektur mit «SmartTags» steuern Die Option «Schaltfläche für AutoKorrektur anzeigen» ermöglicht Ihnen direkt im bearbeiteten Schriftstück mit Hilfe eines «SmartTags» rasch die Auto- Korrektur zu beeinflussen. Voraussetzung In den AutoKorrektur Optionen muss die Option «Schaltfläche für AutoKorrektur anzeigen» eingeschaltet sein. SmartTag erkennen Die folgenden 3 Stufen zeigen das Verhalten von SmartTags in Word 2007, nachdem der Tippfehler «dei» durch das Wort «die» ersetzt wurde: Stufe Funktion 1 Wird mit dem Mauszeiger auf den korrigierten Begriff «die» gezeigt, erscheint ein kleiner Strich als Hinweis auf einen SmartTag. 2 Wird mit dem Mauszeiger auf diesen Strich gezeigt, erscheint der Hinweis auf den SmartTag «AutoKorrektur-Optionen». 3 Ein Mausklick auf den «Dropdown-Pfeil» (kleines, nach unten gerichtetes Dreieck) zeigt ein Menü mit 3 Optionen an. AutoKorrektur SmartTag Die drei angebotenen Optionen bieten folgende Varianten zum weiteren Vorgehen: Option Zurück nach dei ändern Automatische Korrektur von dei deaktivieren. AutoKorrektur-Optionen steuern Variante Automatische Korrektur rückgängig machen (z. B. nur diesmal). Diese automatische Korrektur künftig ganz unterlassen (Begriff wird aus der Korrekturliste entfernt). Optionen direkt aufrufen. Hinweis: Wurde die Korrektur zu Recht ausgeführt, so können Sie den SmartTag einfach ignorieren.