Light Erste Schritte

Transkript

1 Light Erste Schritte Einstellungen und Standardwerte für winmedio.netlight.

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3 Inhaltsverzeichnis 1. Standardeinstellungen vornehmen Allgemeine Einstellungen Barcodes: Druckvorlagen Korrespondenz Mandant Katalogisieren Allgemein Antolin Ausleihen Druckvorlagen Fristen Gebühren: Grenzwerte: Mahnsystem Teil Mahnsystem Teil Öffnungstage Validierungen und Plausibilitäten Benutzer Register: Standardeinstellungen vornehmen Modul Katalog Erfassungsmaske Monographie Erfassungsmaske Exemplare (Exemplar hinzufügen) Erweiterte Katalog- / Benutzersuche Modul Ausleihe Modul Benutzer Predata AG Seite 3 von 22

4 1. Standardeinstellungen vornehmen Damit winmedio.net Light bereits von Beginn an optimal genutzt werden kann, ist es notwendig, das Programm an seine eigenen Bedürfnisse anzupassen. Dafür öffnen Sie bitte das Einstellungsmodul auf der linken Seite. 1.1 Allgemeine Einstellungen Barcodes: Beim Drucken von Etiketten (Benutzerausweise und Exemplaretiketten) können Sie zwischen zwei Möglichkeiten auswählen: Vordruck (vorgedruckte Barcodes): Beim Vordruck wird bereits vor dem Katalogisieren mindestens ein Etikettenbogen mit Barcodes ausgedruckt, welcher z.b. durch den Bibliotheksnamen ergänzt wird. Dies bietet den Vorteil, dass der Barcode sofort beim Erfassen der Exemplardaten eingescannt werden kann. Voraussetzungen für den Vordruck ist die Option Barcode Exemplare manuell zuweisen (vorgedruckte Barcodes), diese finden Sie im Modul Einstellungen unter Allgemeine Einstellungen / Barcodes. Sammeldruck (automatisch zuweisen): Beim Sammeldruck wird zuerst das Medium katalogisiert und erst im Anschluss die Etiketten ausgedruckt. Während dieses Druckvorganges erfolgt die automatische Befüllung des Feldes Barcode. Voraussetzungen für den Sammeldruck ist die Einstellung Barcode Exemplare automatisch zuweisen, diese finden Sie im Modul Einstellungen unter Allgemeine Einstellungen / Barcodes. Predata AG Seite 4 von 22

5 Barcodetyp: Code 39 (Standardwert) Aktivierung, wenn sich der Barcode aus einer Buchstaben-Zahlen-Kombination zusammensetzt. Code 2/5 IL (keine Buchstaben) Aktivierung, wenn der Barcode keine Buchstaben enthält. Code 2/5 IL ist nur mit gerader Ziffernanzahl (z.b. 10 Ziffern Präfix: Nächster Barcode: 00001) verwendbar Druckvorlagen Es werden verschiedene Standardvorlagen bei der Auslieferung mitgeliefert. Die nicht verwendeten Vorlagen können entfernt werden. Unsere Standardvorlagen sind Avery Zweckform 3657 oder Avery Zweckform Diese Etiketten können in jeder Papeterie gekauft werden. Benutzerausweise: Wählen Sie bei der Art der Vorlage Benutzerausweise und löschen Sie die Vorlagen welche Sie nicht verwenden. Predata AG Seite 5 von 22

6 Exemplaretiketten: Wählen Sie nun bei der Art der Vorlage Exemplaretiketten aus und löschen die Vorlagen welche nicht verwendet werden Korrespondenz Wenn Sie eine Grundgebühr für Mahnungen sowie für die Reservationsbriefe verwenden (z.b. Portokosten welche nicht in der Mahngebühr integriert sind) können Sie diese unter Brief eintragen. Möchten Sie gerne Ihre Mahnungen oder Reservationen per Mail versenden, müssen Sie Ihre Angaben des Mailservers hinterlegen. Diese Angaben erhalten Sie entweder von Ihrem Anbieter oder Sie können sich auch gerne an den technischen Support der Predata AG wenden. Predata AG Seite 6 von 22

7 1.1.4 Mandant Die Mandanteinstellungen müssen mit Ihren Angaben ergänz werden. Diese werden als Absender für alle Korrespondenzarten (Mahn- Reservationsbrief, Benutzerausweise, Exemplaretiketten) verwendet. Predata AG Seite 7 von 22

8 1.2 Katalogisieren Um das Modul Katalog besser an die eigenen Bedürfnisse anzupassen, können Sie folgende Einstellungen vornehmen Allgemein Verfügbare Titeldaten aus dem Internet übernehmen aktivieren. Beispiel Beim katalogisieren, nach Eingabe der ISBN Nummer, werden die Titeldaten (Urheber, Titel Kollation etc.) im Internet gesucht. Wenn diese im Internet vorhanden sind werden die Angaben direkt in die Katalogmaske übernommen. Predata AG Seite 8 von 22

9 1.2.2 Antolin Aktivieren Sie die Antolin-Funktion und speichern Sie die Einstellung. Weitere Informationen zu Antolin erhalten Sie unter Wichtiger Hinweis Bevor Sie den nächsten Schritt ausführen, planen Sie bitte genügend Zeit ein. Der erste Antolin-Abgleich kann je nach Datenbankgrösse und Internetzugang mehrere Stunden dauern und darf nicht unterbrochen werden. Unsere Empfehlung: Starten Sie den Abgleich zu einer Zeit, in der die Bibliothek für die Benutzer geschlossen ist. In Antolin neu hinzugefügte Medien beim Systemstart automatisch mit dem Katalog abgleichen. Alle Medien aus Ihrem Katalog, die in der Antolin-Liste enthalten sind, werden automatisch mit der entsprechenden Klassenempfehlung gekennzeichnet. Tipp Der Antolinrabe kann auch im Ausleihmodul hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu in der Ausleihe auf das Spaltensymbol und setzen Sie das Gutzeichen bei der gewünschten Information (z.b. Antolin). Damit die Änderung gespeichert wird, tätigen Sie bitte anschliessend einen rechten Mausklick und klicken auf Layout speichern. Predata AG Seite 9 von 22

10 1.3 Ausleihen Hier können die allgemeinen Ausleihbedingungen auf Ihre Bedürfnisse angepasst werden Druckvorlagen Wenn Sie eine Anpassung an Ihren Vorlagen vornehmen möchten, wenden Sie sich bitte an den Predata Support Fristen Die Standardfristen welche für die meisten Mediengruppen gelten können Sie direkt im oberen Bereich bei den Ausleihen, Verlängerungen, Abholfrist Reservationen und Terminierte Reservationen eintragen. Sind verschiedene Medienarten vorhanden welche dieselben Ausleihkonditionen haben, diese jedoch nicht identisch mit den Standardfristen sind, können Sie diese zu einer Gruppe zusammenfassen. Dafür klicken Sie unterhalb von Erweitert auf den Button <Neue Gruppe>. Predata AG Seite 10 von 22

11 Vergeben Sie einen gewünschten Namen (z.b. DVD) und klicken auf <OK>. Markieren Sie die neu erstellte Mediengruppe und klicken unten bei Mitglieder einer anderen Gruppe auf Ihre gewünschten Medienarten und schieben diese mit dem blauen Pfeil auf die linke Seite zu Mitglieder dieser Gruppe. Speichern Sie dies über ab. Predata AG Seite 11 von 22

12 Um die Einstellungen für alle neu erstellten Gruppen zu definieren, klicken Sie auf den Button <Erweitert>. Erste Schritte Passen Sie nun bei der neuen Mediengruppe die Fristen (Beispiel DVD dürfen 14 Tage ausgeliehen werden) an. Schliessen Sie das Fenster mit dem roten Kreuz und speichern dies anschliessend ab. Predata AG Seite 12 von 22

13 1.3.3 Gebühren: Die Standardgebühren welche für die meisten Mediengruppen gelten können Sie direkt im oberen Bereich bei den Ausleihen, Verlängerungen, Abholfrist Reservationen und Terminierte Reservationen eintragen. Sind verschiedene Medienarten vorhanden welche identische Gebühren haben, jedoch nicht dem Standard entsprechen können Sie diese zu einer Gruppe zusammenfassen. Klicken Sie dafür unterhalb von Erweiterte Einstellungen auf den Button <Neue Gruppe>. Vergeben Sie einen gewünschten Namen (z.b. DVD) und klicken auf <OK>. Predata AG Seite 13 von 22

14 Markieren Sie die neu erstellte Gruppe und klicken unten bei Mitglieder einer anderen Gruppe auf Ihre gewünschten Medienarten und schieben diese mit dem blauen Pfeil auf die linke Seite zu Mitglieder dieser Gruppe. Speichern Sie dies über ab. Predata AG Seite 14 von 22

15 Um die Gebühr zu verändern, klicken Sie auf den Button <Erweitert> und passen die Gebühren (z.b Franken für eine Ausleihe von einem DVD) an. Schliessen Sie das Fenster mit dem roten Kreuz und speichern dies anschliessend ab Grenzwerte: Bei den Grenzwerten wird eingestellt, wie viele Medien ausgeliehen, verlängert, reserviert oder werden dürfen. Als Gesamtanzahl ist standardmässig 99 definiert. Sind verschiedene Medienarten vorhanden welche dieselben Grenzwerte haben, können Sie diese zu einer Gruppe zusammenfassen. Vergeben Sie einen gewünschten Namen (z.b. DVD) und klicken auf <OK>. Predata AG Seite 15 von 22

16 Markieren Sie die neu erstellte Gruppe und klicken unten bei Mitglieder einer anderen Gruppe auf Ihre gewünschten Medienarten und schieben diese mit dem blauen Pfeil auf die linke Seite zu Mitglieder dieser Gruppe. Speichern Sie dies über ab. Um die Grenzwerte anzupassen, klicken Sie auf den Button <Erweitert> und passen die Anzahl (z.b. 2 für eine maximale Ausleihe von 2 DVD) an. Schliessen Sie das Fenster mit dem roten Kreuz und speichern dies anschliessend ab. Predata AG Seite 16 von 22

17 1.3.5 Mahnsystem Teil 1 Die Standardeinstellungen für das Mahnsystem im oberen Fensterbereich gelten für die Mitglieder der Mediengruppe <Standard>. Um weitere Mediengruppen zu definieren, können Sie analog zu den Fristen, Gebühren oder Grenzwerte vorgehen. Mahntyp: Wählen Sie aus, ob die Mahnung pauschal für alle Medien einer Gruppe (eine Mahngebühr unabhängig von der Anzahl Medien), pro Medium oder pro Medium / Woche erfolgen soll. Wird eine Säumnisgebühr (pro Medium und Überschreitungstag) erhoben, wählen Sie den Mahntyp pro Medium. Anzahl Mahnstufen: Geben Sie die Anzahl Mahnstufen an, die Sie verarbeiten wollen. Wartefrist: Wie viele Tage soll nach Leihfristende abgewartet werden, bis die Verrechnung einer Säumnisgebühr beginnt? Gebühr: Welche Gebühr soll pro Medium und Überschreitungstag bei der Medienrückgabe erhoben werden? Max. Gebühr: Damit die Säumnisgebühren nicht bis ins Unermessliche laufen, können die Säumnisgebühren begrenzt werden. Die maximale Gebühr wird pro Medium berücksichtigt. Mahnstufe: Einstellungen für die jeweilige Mahnstufe. Wartefrist: Wie viele Tage soll nach Leihfristende abgewartet werden, bevor die jeweilige Mahnstufe verarbeitet wird? Mahnfrist: Wie viele Tage hat der Benutzer Zeit, auf diese Mahnung zu reagieren, bevor die nächste Mahnstufe verarbeitet wird? Mahngebühr: Definieren Sie pro Mahnstufe eine Gebühr. Dabei gilt zu beachten, dass bei einer Mahnung die Gebühren der vorangehenden Mahnstufen automatisch zum bestehenden Betrag addiert werden. Beispiel 1. Mahnstufe = Fr Mahnstufe = Fr (+ Fr aus 1. Mahnstufe ergibt Fr. 5.00). Grundgebühr: Pauschalgebühren für den aktuellen Mahnlauf. Dieser werden zusätzlich zu den bereits hinterlegten Gebühren berechnet. Wird z.b. für eine Berechnung eines Portos berechnet. Predata AG Seite 17 von 22

18 Kein Mahnbrief: Bei Aktivierung dieser Option erfolgt in der Mahnliste (Modul Reports) bei den betroffenen Mahnfällen die Zuweisung der Aktion Keine. Dies bewirkt, dass während der Mahnverarbeitung die Mahnstufe erhöht, jedoch keine Gebühren erhoben werden. Wählen Sie abschliessend aus, ob sich die angegebenen Fristen auf Kalender- oder Öffnungstage beziehen. Für Mahnfälle, die vom Standard abweichen, definieren Sie unter Erweiterte Einstellungen neue Medien- bzw. Benutzergruppen und weisen die gewünschten Mitglieder zu Mahnsystem Teil 2 Hier kann ausgewählt werde, ob mehrere Mahnstufen in einem Brief gedruckt werden möchten oder für jede Mahnstufe einen separaten Mahnbrief gedruckt wird Öffnungstage Anhand der definierten Öffnungstage werden die einzelnen Fristen für Ausleihen, Verlängerungen, Mahnungen und Reservationsanzeigen berechnet. Fällt das errechnete Rückgabedatum auf einen Schliesstag, wird automatisch der nächste Öffnungstag ermittelt und zugewiesen. Der Kalender bietet eine Übersicht zu allen Öffnungstagen (schwarz) und Schliesstagen (grau) des aktuellen Jahres. Das aktuelle Tagesdatum wird rot dargestellt. Wenn Sie Feiertage eintragen möchten, markieren Sie bitte den gewünschten Tag und klicken auf den Button geschlossen. Predata AG Seite 18 von 22

19 1.3.8 Validierungen und Plausibilitäten Anzeige: Definieren Sie hier, welche Felder in den Benutzerangaben in der Ausleihe angezeigt werden sollen. Sie können bis zu 5 Felder auswählen. Als 6. Zeile wird automatisch der Benutzername angezeigt. Benutzer: Hinweis, wenn offene Gebühren vorhanden sind. Rücknahmen: Wenn gewünscht, kann der Hinweis Hinweis, wenn Medium verspätet ist (Mahnung, Säumnisgebühr) eingeschaltet werden. Es erscheint bei einer Rückgabe von verspäteten oder gemahnten Medien zu jedem Medium ein Hinweisfenster. Predata AG Seite 19 von 22

20 Verlängerungen: Hier kann angegeben werden, nach wie vielen Verlängerungen ein Hinweis erscheinen soll, dass das Medium bereits verlängert wurde. 1.4 Benutzer Register: Mitgliederkategorie: Hier können Sie Ihre Benutzer in unterschiedliche Kategorien unterteilen. Weitere Mitgliederkategorien, die noch nicht vorhanden sind, können hinzugefügt werden. Die hier erfassten Angaben stehen beim Erfassen eines Benutzers als Werteauswahl zur Verfügung. Predata AG Seite 20 von 22

21 2. Standardeinstellungen vornehmen Definition von Standardwerten (über Rechtsklick in Felder) muss für alle winmedio.net-benutzer (z.b. admin und biblio) vorgenommen werden. 2.1 Modul Katalog Erfassungsmaske Monographie Art des Werkes: Sprache: Originaltitel: Verfasserschrift Deutsch Origtit.: Erfassungsmaske Exemplare (Exemplar hinzufügen) Zugangsart: Kauf; Standort: Bibliothek Predata AG Seite 21 von 22

22 2.1.3 Erweiterte Katalog- / Benutzersuche Suche nach folgende Werte als Standard definieren: 2.2 Modul Ausleihe Folgende Felder als Standard hinzufügen: Transaktionen Mahnstufe (aktuell vorhanden) Benutzerkonto: Antolin Reservationen: Brief hinzufügen und die beiden Häckli bei von und bis entfernen. 2.3 Modul Benutzer Die Standardwerte CH und Deutsch definieren. Predata AG Seite 22 von 22