Installation und Bedienung

Transkript

1 Inhalt: 1. Wichtige Hinweise Inhalt dieser Anleitung Voraussetzungen Arbeitsweise des s Installation Bedienung Selektieren der fehlenden Exemplare Drucken der Inventurliste Kennzeichnen des Fehlbestandes Löschen der eingelesenen Buchungsnummern Wichtige Hinweise Lesen Sie bitte vor der Installation diese Anleitung vollständig durch. Halten Sie Ihre aktuelle Lizenzkontrollnummer bereit. Sollten Sie Fragen zur Bedienung haben, finden Sie aktuelle Hinweise, Anleitungen, sowie Tipps und Tricks in unserem Kundencenter im Internet über die Adresse 2. Inhalt dieser Anleitung Diese Anleitung beschreibt, wie Sie das von BIBLIOTHECA2000 einrichten und bedienen. Das dient zum Bestandsabgleich einer Bibliothek. Sie können damit den tatsächlichen Bestand der Bibliothek feststellen und unter Berücksichtigung des Exemplarstatus den fehlenden Bestand herausfiltern. 3. Voraussetzungen Stellen Sie sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind: Sie benötigen einen mobilen Barcode-Scanner einschließlich installierter Scanner-Software (siehe Anleitung zur Installation der Scanner-Software). Einen solchen Scanner können Sie über die Firma BOND ausleihen oder käuflich erwerben. Weitere Informationen erhalten Sie bei unserer Vertriebsabteilung, Tel. +49 (0) Es muss die aktuelle BIBLIOTHECA2000-Version eingespielt sein. 4. Arbeitsweise des s Die in der Bibliothek vorhandenen Exemplare werden mit Hilfe eines mobilen Barcodescanners eingelesen, über ein Datenkabel zum PC gesendet und im PC über die Scanner-Software in einer Datei gespeichert. Diese eingelesenen Barcodes, die in der Datei gespeichert sind, werden mit der Datenbank verglichen und die fehlenden Exemplare am Bildschirm angezeigt. Sie haben während der Inventur die Möglichkeit, den Abgleich durch verschiedene Kriterien einzugrenzen, z.b. nur den fehlenden Bestand einer bestimmten Zweigstelle, eines bestimmten Standorts oder eines bestimmten Medienkennzeichens usw. zu untersuchen. Seite 1 von 9

2 Diese Kriterien können folgende sein: Systematik Interessenkreis Exemplarstatus Standort Standort2 Mediengruppe Medienkennzeichen Zweigstelle Mediennummer von/bis Signaturfarbe. Bei der Inventur kann also z.b. nach Systematik-Stellen vorgegangen werden. Das baut einen Anschluss an die Datenbanken auf und gleicht den gescannten Bestand mit dem Datenbankbestand ab. Bei dieser Selektion werden die Exemplarstatus berücksichtigt, d.h. dass Medien, die momentan ausgeliehen sind, in der Trefferliste des fehlenden Bestandes nicht aufgeführt werden. Vor der Ausführung der Selektion geben Sie den von Ihnen bearbeiteten Bereich in einer Dialogbox an. Den herausselektierten Fehlbestand können Sie nach Wunsch auch kennzeichnen. Sie können den Fehlbestand markieren, indem Sie den fehlenden Exemplaren einen bestimmten Exemplarstatus (z.b. M für makuliert), ein bestimmtes Abgangsdatum und/oder eine Bemerkung (z.b. nicht gefunden ) zuweisen. Sie können die Kennzeichnung für den gesamten Fehlbestand oder aber nur für bestimmte Exemplare durchführen. 5. Installation Das ist standardmäßig mit jeder BIBLIOTHECA2000-Installation vorhanden. Zur Nutzung ist eine eigene Lizenznummer erforderlich. Damit Sie die Schnittstelle nutzen können, müssen Sie einmalig die neue Lizenznummer im Einstellungsmodul von BIBLIOTHECA2000 eintragen. So gehen Sie vor: 1. Starten Sie das Einstellungsmodul von BIBLIOTHECA Klicken Sie in der Menüleiste auf Systempflege / Lizenzieren. 3. Tragen Sie Ihre Lizenznummer für die Schnittstelle ein. 4. Klicken Sie auf OK. 5. Beenden Sie das Einstellungsmodul (z.b. über Datei / Beenden). 6. Bedienung Die Bedienung des s wird Ihnen in diesem Kapitel an einem Beispiel erläutert. Seite 2 von 9

3 Sie können den mobilen Barcodescanner entweder selbst erwerben, ihn bei BOND ausleihen oder kaufen. Im Falle der Ausleihe und des Kaufes über die Firma BOND Bibliothekssysteme befindet sich die Scanroutine, die das Scannen der Buchungsnummern ermöglicht, bereits im Scanner und Sie können sofort mit dem Einscannen der Barcodes Ihres Bestandes beginnen. Die Handhabung der Scanner-Software, das Scannen der Exemplare sowie die Übertragung auf den PC werden in einer gesonderten Anleitung erläutert, die Sie über BOND beziehen können Selektieren der fehlenden Exemplare Vor dem Scannen der Barcodes und deren Übertragung auf den PC haben Sie sich für einen Teil des Bestandes entschieden, den Sie aktuell mit Ihrem Bestand abgleichen möchten, also z.b. eine bestimmte Systematikgruppe, einen bestimmten Regalbestand etc. Beispielhaft beschreiben wir den Abgleich mit dem Bestand der Systematikgruppe wbr. Gehen Sie dabei wie folgt vor: 1. Starten Sie das durch Doppelklick auf die Datei wb_inven.exe in Ihrem Biblio-Verzeichnis (bei einer Mehrplatzversion befindet sich das Verzeichnis auf Ihrem Server, bei einer Einzelplatzversion auf Ihrem BIBLIOTHECA-Rechner). Das Fenster Inventurabgleich öffnet sich (siehe Abbildung 1). Abbildung 1: Fenster Inventurabgleich 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Daten lesen. Das Fenster : Daten lesen öffnet sich (siehe Abbildung 2). Seite 3 von 9

4 Abbildung 2: : Daten lesen, Registerkarte Erklärung 3. Klicken Sie auf Weiter. 4. Geben Sie auf der Registerkarte Verzeichnis die Datei an, in die Sie die eingescannten Daten gespeichert haben (siehe Abbildung 3). Verwenden Sie die vollständige Pfadangabe, z.b. C:\freetask.txt. Nutzen Sie ggf. das gelbe Öffnen-Symbol rechts neben dem Eingabefeld, um die Datei manuell auszuwählen. Abbildung 3: : Daten lesen, Registerkarte Verzeichnis 5. Klicken Sie auf Weiter. 6. Geben Sie auf der Registerkarte Selektion den Bereich an, in dem Sie die Inventur durchführen wollen, in unserem Beispiel wbr (siehe Abbildung 4). Hinweis: Beachten Sie, dass Einträge im Feld Systematik automatisch immer rechts trunkiert werden. Seite 4 von 9

5 Abbildung 4: : Daten lesen, Registerkarte Selektion 7. Klicken Sie auf OK. Der Abgleich der eingelesenen Daten mit der Datenbank wird nun durchgeführt. Die fehlenden Exemplare werden im Fenster Inventurabgleich in der Tabelle der Registerkarte Fehlender Bestand angezeigt. Hinweis: Auf der Registerkarte Gescannter Bestand können Sie sich auch Ihre gescannten Buchungsnummern anzeigen lassen. Wenn Sie auf die Schaltfläche Exemplarsätze klicken, werden Ihnen nicht nur die Buchungsnummern, sondern auch die dazugehörigen Daten angezeigt (Abbildung 5). Seite 5 von 9

6 Abbildung 5: Fenster Inventurabgleich, Registerkarte Gescannter Bestand In dieser Tabelle werden die Exemplare, die der Datenbank nicht bekannt sind, grau dargestellt und im Titel erscheint der Hinweistext Exemplar nicht in der DB. Die Gesamtzahl dieser Exemplare wird im rechten Fensterbereich unter dem Punkt Nicht in der DB aufgeführt (Abbildung 5). Die Exemplare, die sich nicht im ausgewählten Bereich befinden, werden in dieser Tabelle blau dargestellt und die Summe dieser Exemplare auch im rechten Festerbereich unter Anzahl der Exemplare nicht im Inventurbereich aufgeführt. Auf der Registerkarte Falscher Bestand werden alle Buchungsnummern angezeigt, die Sie mit dem Barcodescanner eingelesen haben, die sich aber datentechnisch an einer anderen Stelle befinden müssen. Das heißt, dass diese Exemplare an falscher Stelle eingeordnet sind. Auch zu diesen Buchungsnummern können Sie sich die Exemplarsätze anzeigen lassen (Abbildung 6). Seite 6 von 9

7 Abbildung 6: Fenster Inventurabgleich, Registerkarte Falscher Bestand 6.2. Drucken der Inventurliste Sie haben die Möglichkeit, die fehlenden Exemplare als Report auszudrucken. So gehen Sie vor: 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Fehlender Bestand. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Daten drucken (siehe Abbildung 7). Seite 7 von 9

8 Abbildung 7: Fenster Inventurabgleich, Registerkarte Fehlender Bestand mit Drucken / Kopieren-Fenster 3. Wählen Sie im Fenster Drucken / Kopieren eine der drei angebotenen Inventurlisten aus. 4. Klicken Sie auf OK Kennzeichnen des Fehlbestandes In der Tabelle Fehlender Bestand (siehe Abbildung 1) haben Sie die Möglichkeit, die fehlenden Exemplare in der Datenbank zu kennzeichnen. So gehen Sie vor: 1. Markieren Sie in der Tabelle einen oder mehrere Exemplare Ihrer Wahl. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kennzeichnung. Das Fenster Kennzeichnung des Fehlbestandes öffnet sich (siehe Abbildung 8). Seite 8 von 9

9 Abbildung 8: Fenster Kennzeichnung des Fehlbestandes Hinweis: Hier haben Sie die Möglichkeit, dem fehlenden Bestand einen bestimmten Exemplarstatus, ein Abgangsdatum oder eine Bemerkung zur Kennzeichnung zuzuweisen. Die Markierung der Exemplare können Sie entweder auf alle oder nur auf markierte Exemplare anwenden, indem Sie die entsprechende Option anklicken. 3. Klicken Sie auf OK, um Ihre Kennzeichnung zu bestätigen Löschen der eingelesenen Buchungsnummern Nachdem Sie die eingelesenen Exemplare ausgewertet haben, sollten Sie diese aus dem Scanner löschen, damit Sie bei der nächsten Inventur diese nicht erneut bearbeiten. Die Beschreibung zur Vorgehensweise finden Sie in der Anleitung zur Scanner-Software. Seite 9 von 9