Zusatzmodule: Inventur

Transkript

1 Inhalt: 1. Wichtige Hinweise Voraussetzungen Installieren der Scanner-Software Scannen der Exemplare Übertragen der gescannten Daten in den PC Löschen der eingelesenen Buchungsnummern Wichtige Hinweise Lesen Sie bitte diese Anleitung vollständig durch. Fertigen Sie vor der Installation des Inventurmoduls eine komplette Datensicherung an. Beenden Sie alle laufenden Programme, die nicht für die Installation notwendig sind (z.b. Word, Outlook etc.). Stellen Sie sicher, dass Sie über ausreichende Systemrechte (Administrator) verfügen. Aktuelle Hinweise, Anleitungen, sowie Tipps und Tricks finden Sie in unserem Kundencenter im Internet über die Adresse 2. Voraussetzungen Bei der Verwendung von Windows NT 4.0 empfehlen wir das Servicepack 4 oder höher. Wenn Sie Windows 95/98 verwenden, sollten Sie aktuelle Patches sowie Euro-Updates eingespielt haben. Es muss eine aktuelle BIBLIOTHECA2000-Version installiert sein (mindestens Version 4.0/4.0). Hinweis: Die Version können Sie feststellen, indem Sie das Einstellungsmodul starten. Dort wird die Version angezeigt.. Auf dem Server (bei Einzelplatz-Version auf dem Rechner, auf dem BIBLIOTHECA2000 installiert ist) muss auf der Festplattenpartition, auf der BIBLIOTHECA2000 installiert ist, mindestens 300 MB freier Festplattenspeicher zur Verfügung stehen. Sie benötigen einen mobilen Barcodescanner. Wir empfehlen den Scanner Zebex PDL Installieren der Scanner-Software 1. Legen Sie die CD, die die Scanner-Software WinTaskGen enthält, in das CD- Laufwerk. Die Datei install.bat auf der CD wird automatisch gestartet. Bei der Installation der Scanner-Software werden Sie nach Ihrem Namen und Namen Ihrer Firma, sowie nach Installationspfad für die Scannersoftware gefragt. Seite 1 von 6

2 2. Ändern Sie den Pfad auf den Taskgenerator-Pfad. Wir empfehlen die Angabe C:\WinTaskGen. Die Installationsroutine sorgt dafür, dass die Scannersoftware (Taskgenerator) auf Ihr Laufwerk C: installiert wird. Die installierte Software (WinTaskGen.exe) finden Sie dann unter C:\WinTaskGen. 3. Schließen Sie das Fenster der Eingabeaufforderung, nachdem die Installation beendet ist Scannen der Exemplare Im Scanner ist eine so genannte Scan-Routine (exemplar_scannen.tsf) gespeichert. Dies ist der Fall, wenn das Gerät bei der Firma BOND Bibliothekssysteme ausgeliehen oder gekauft wurde. In unserem Beispiel beschreiben wir die Vorgehensweise für die Ermittlung des fehlenden Bestandes einer Bibliothek in der Systematikgruppe wbr. 1. Stellen Sie zunächst sicher, dass der Akku des Scanners geladen ist. Dazu schließen Sie den Scanner ans Stromnetz an. Wird der Scanner von BOND geliefert, ist der Akku geladen. Weitere Hinweise zum Laden des Scanners finden Sie auf der Mini-Disk, die dem Scanner beiliegt. Diese enthält ein Benutzerhandbuch zum Scanner. 2. Zum Laden des Akkus schließen Sie zunächst die Basisstation ans Stromnetz an. Am Datenkabel der Basisstation befindet sich eine kleine Buchse, in die sich das Netzkabel stecken lässt. Während des Ladens befindet sich der Scanner in der Basisstation. Ist der Akku aufgeladen, schaltet sich das rote Lämpchen am Scanner ab. 3. Drücken Sie die PW-Taste, um das Gerät einzuschalten. Es erscheint folgender Text im Display: PD - (Modellnummer) VER. (Versionsnummer) Memory 512 KB Free 507 KB Wait Remote 4. Drücken Sie auf die Taste M2. 5. Wählen Sie Run Task mit der E-Taste oder der Nummerntaste 1 aus. Sie sehen nun den Text Exemplar scannen in der Anzeige des Scanners und befinden sich im Einleseprogramm. Sie können sofort mit dem Einlesen der Exemplare beginnen. Seite 2 von 6

3 6. Lesen Sie die Barcodes aller Exemplare ein, die der Systematikgruppe wbr angehören. 7. Halten Sie während des Einlesens mit dem Scanner die SCAN-Taste am Gerät gedrückt. Hinweise: Die SCAN-Taste ist orangefarben und im oberen Bereich der Scanner- Tastatur unter den Menütasten M1 und M2 zu finden. Die Buchungsnummern dürfen 4-15 Stellen enthalten. Blinkt nach dem Scannen das grüne Lämpchen am Gerät kurz auf, war das Einlesen erfolgreich und Sie können zum nächsten Exemplar übergehen. Halten Sie die SCAN-Taste während des Einlesens noch kurz gedrückt, können Sie den eingelesenen Barcode im Display ablesen. Der Barcodescanner speichert alle eingelesenen Barcodes in einem internen Speicher, der einige tausend Barcodes beinhalten kann Übertragen der gescannten Daten in den PC Nachdem Sie alle gewünschten Barcodes der Exemplare der Systematikgruppe wbr eingelesen haben, übertragen Sie im nächsten Schritt diese Buchungsnummern auf den PC. 1. Schalten Sie das Gerät mit der PW-Taste ein. 2. Verbinden Sie den Scanner über das mitgelieferte Kabel mit der RS-232 (COM1) Schnittstelle des PCs. Folgender Text erscheint im Display PD - (Modellnummer) VER. (Versionsnummer) Memory 512 KB Free 507 KB Wait Remote Erscheint dieser Text nicht, drücken Sie bitte die Taste M1 (ggf. mehrfach). Hinweis: Während des Übertragens der Daten muss der Scanner auch am Stromnetz angeschlossen sein und sich im Ladegerät befinden. 3. Starten Sie den Taskgenerator auf Ihrem PC z.b. über Start / Programme / WinTaskGen / WinTaskGen. Das Fenster des Taskgenerators öffnet sich (Abbildung 1). Seite 3 von 6

4 Abbildung 1: Fenster WinTaskGen 4. Wählen Sie in der Menüleiste des Taskgenerators Upload Data (das dritte Symbol von links), um die Daten vom Scanner zum PC zu übertragen. Das Fenster Upload Data Form öffnet sich (Abbildung 2). Abbildung 2: Fenster Upload DataForm Seite 4 von 6

5 5. Bitte vergleichen Sie die Einstellungen (Kontrollkästchen) und prüfen Sie, ob Sie den Einstellungen in Abbildung 2 entsprechen: 6. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen Upload & Delete Data und Show Data. 7. Wählen Sie unter Field Delimiter den Eintrag,(2CH) und unter Rec. Delimiter den Eintrag CR/LF. 8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Connect, um die Verbindung für das Einlesen der Daten herzustellen. Im Feld Form Name erscheint das korrekte Formular EXEMPLAR und die Anzahl der einzulesenden Exemplare. Klicken Sie auf die Schaltfläche Upload. Die erfassten Daten werden jetzt auf dem Bildschirm angezeigt. 9. Bestätigen Sie Meldung Upload Finish mit OK. 10. Klicken Sie auf Save und geben Sie einen Dateinamen an, um die Daten zu speichern. Wir empfehlen, die Datei freetask.uld zu nennen. Sie kann in einem beliebigen Verzeichnis abgespeichert werden. Achtung! Falls Sie mehrere Scan-Dateien erzeugen, ist es sinnvoll, die Datei freetask.uld vor einer erneuten Abspeicherung umzubenennen oder in ein (Sicherungs-)verzeichnis zu kopieren. Werden erneut Daten von einem weiteren Scan-Vorgang eingelesen und wiederum in die Datei freetask.uld abgespeichert, wird der Dateiinhalt überschrieben. Dies ist in den meisten Fällen nicht gewünscht! Wir möchten dies an einem Beispiel erläutern: Sie haben die Buchungsnummern der Systematikgruppe wbr in den Scanner eingelesen und anschließend in die Datei freetask.uld abgelegt. Die eingelesenen Buchungsnummern werden anschließend im Scanner gelöscht, damit die Buchungsnummern der nächsten Systematikgruppe eingelesen werden können. Auch diese Buchungsnummern des zweiten Scan-Vorgangs übertragen Sie nun auf den PC und speichern Sie standardmäßig wieder in die Datei freetask.uld ab. Diese Datei ist aber bereits vorhanden. Sie enthält die Buchungsnummern der Systematikgruppe wbr. Um nun zu verhindern, dass Sie die Daten des ersten Scan-Vorgangs mit denen des zweiten überschreiben, ist es deshalb sinnvoll, die erste Datei VORHER umzubenennen oder in ein anderes Verzeichnis zu kopieren. 11. Beenden Sie das Programm WinTaskGen über das Schließkreuz in der rechten oberen Ecke des Bildschirms. 12. Schalten Sie den Barcodescanner über die PW-Taste aus. Sie haben den Vorgang erfolgreich abgeschlossen. Sie können nun mit dem eigentlichen Inventurabgleich beginnen. Bitte beachten Sie dazu die Anleitung zur Arbeitsweise des Inventurmoduls. Seite 5 von 6

6 2.4. Löschen der eingelesenen Buchungsnummern Nachdem Sie die eingelesenen Exemplare ausgewertet haben, sollten Sie diese aus dem Scanner löschen, damit Sie bei der nächsten Inventur diese nicht erneut bearbeiten. 1. Schalten Sie den Scanner PW-Taste ein. Im Display erscheint folgender Text: PD - (Modellnummer) VER. (Versionsnummer) Memory 512 KB Free 507 KB Wait Remote Erscheint dieser Text nicht, drücken Sie bitte die Taste M1 (ggf. mehrfach). 2. Drücken Sie die M2-Taste. 3. Wählen Sie den Menüpunkt 2 Task Utility aus. Benutzen Sie dazu die Pfeil- Taste (rechts der Taste M2) und drücken Sie auf die E-Taste. 4. Wählen Sie den Menüpunkt 3 Delete Data aus. Benutzen Sie dazu die Pfeil- Taste (rechts der Taste M2) und drücken Sie auf die E-Taste. 5. Bestätigen Sie die Abfrage im Display, ob sie die Daten wirklich löschen wollen, mit der M2-Taste. Die Angabe N für Nicht-Löschen ändert sich dann auf Y für Löschen. Die Eingabe bestätigen Sie mit der E-Taste. 6. Drücken Sie die ENTER-Taste. Sie haben die Daten gelöscht und können den Scanner nun wieder über die PW-Taste ausschalten. Seite 6 von 6