WICHTIGE INFORMATION: Änderung der Anforderungen an die Rechnungsstellung gegenüber den deutschen Gesellschaften der KAEFER Gruppe

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1 <Lieferantenname> <Straße Hausnummer> <Postleitzahl> <Ort> Abteilung: DFI Kontakt: Herr Emde Tel.: Fax: Alexander.Emde@kaefer.com Datum: Bremen, 24. Februar 2017 WICHTIGE INFORMATION: Änderung der Anforderungen an die Rechnungsstellung gegenüber den deutschen Gesellschaften der KAEFER Gruppe Sehr geehrte Damen und Herren, wir möchten Sie bitten die im Folgenden genannten Anforderungen in Bezug auf Ihre Rechnungsstellung an die KAEFER Gruppe zukünftig zu beachten: 1. Bitte senden Sie Ihre Rechnungen und Gutschriften für die deutschen Gesellschaften der KAEFER Gruppe mit Zustellung dieses Schreibens ausschließlich an nachfolgende Rechnungsadresse. Bitte beachten Sie, dass die KAEFER-interne Gesellschaftsnummer (KAEXXXX) zwingend mit anzugeben ist. KAEXXXX Eine Übersicht der relevanten KAEFER Gesellschaften inklusive der jeweiligen Nummer (KAEXXXX) entnehmen Sie bitte Anlage 1 zu diesem Schreiben. Die Ihnen bekannten Adressen für sonstige Korrespondenz (bspw. Auftragsbestätigungen, Mahnungen, Verträge, Infopost) ist von dieser Änderung nicht betroffen. 2. Bitte fügen Sie den Rechnungen nicht die originären Ergebnisse Ihrer Dienstleistung (wie zum Beispiel Aufmaßunterlagen, Gutachten oder Wartungsnachweise) bei, sondern senden Sie diese inklusive einer Kopie der Rechnung direkt an Ihren Auftraggeber. 3. Wir bieten unseren Lieferanten nunmehr an, Rechnungen in elektronischer Form an ein Postfach zu schicken. Senden Sie dazu bitte die Rechnung als PDF-Datei an ap.de@kaefer.com. Bitte stellen Sie sicher, dass pro nur eine PDF-Datei angehängt ist.

2 4. Bitte stellen Sie sicher, dass neben der Rechnungsanschrift immer der richtige Leistungsempfänger auf der Rechnung ausgewiesen wird. Beispiel: Leistungsempfänger: KAEFER Schiffsausbau GmbH KAEDT36 Des Weiteren möchten wir Sie erneut auf die generellen Rechnungsanforderungen aufmerksam machen, die Sie bereits mit einem separaten Schreiben erhalten haben sollten: 1. Jede Rechnung kann nur einer KAEFER Gesellschaft zugeordnet werden. Bitte versenden Sie daher keine Rechnungen mit mehreren Leistungsempfängern. 2. Beachten Sie bitte auch, dass der Lieferort vom Leistungsempfänger abweichen kann. Den Lieferort entnehmen Sie bitte der entsprechenden KAEFER Bestellung. 3. Bitte geben Sie auf der Rechnung immer die Bestellnummer an, die Ihnen mit der KAEFER Bestellung übermittelt wurde bzw. erfragen sie diese bei Ihrem Auftraggeber. 4. Sollte Ihnen keine Bestellnummer genannt werden können, da der Rechnungsstellung kein Bestellprozess vorausgegangen ist, geben Sie bitte die Adresse Ihres KAEFER Auftragsgebers sowie ein zugehöriges PSP-Element oder die Kostenstelle des Auftraggebers an. Diese Informationen gewährleisten bei Rechnungen ohne Bestellnummer eine zügige Bearbeitung durch unsere Mitarbeiter. 5. Bitte erstellen Sie pro Bestellnummer eine Rechnung. Für jede weitere Bestellnummer ist eine neue Rechnung erforderlich. 6. Bitte geben Sie auch die Bestellpositionsnummern gemäß KAEFER Bestellung an. 7. Stellen Sie bitte sicher, dass auf Ihren Rechnungen eindeutige Schlüsselwörter (Überschriften) vor Nummern und Texten genannt werden (bspw. Rechnungsnummer, Lieferdatum, Bestellnummer). 8. Bitte tackern oder heften Sie Rechnungen und Anhänge zukünftig nicht mehr. 9. Lassen Sie uns bitte zukünftig keine beidseitig bedruckten Rechnungen zukommen. AGBs können allerdings weiterhin auf die Rückseite der Rechnungen gedruckt werden. 10. Senden Sie uns Rechnungen bitte ausschließlich im DINA4-Format und nicht auf farbigem Papier. Aufmaßunterlagen (erklärende Skizzen, Tabellen etc.), die mit Rechnungskopie direkt an den Leistungsempfänger geschickt werden, können jedoch auch weiterhin in größeren Papierformaten versandt werden. 11. Außerdem möchten wir Sie aus Gründen der Vollständigkeit bitten sicherzustellen, dass die Rechnungen neben den hier genannten KAEFER spezifischen Anforderungen auch alle rechtlichen Anforderungen (bspw. 14 UStG) entsprechen. Bitte leiten Sie dieses Schreiben an die zuständigen Stellen in Ihrem Haus weiter. Seite 2 von 5, Schreiben vom 24. Februar 2017

3 Bei Rückfragen zu diesen Änderungen kommen Sie gerne auf uns zu. Als Ansprechpartner stehen Ihnen Herr Heeren ( , Frau Gnech ( , Frau Drabner ( , und Frau Franck ( , zur Verfügung. Vielen Dank für Ihre Kooperation. Mit freundlichen Grüßen aus Bremen Katrin Jeschke Leitung DFI Alexander Emde Leitung Buchhaltung Seite 3 von 5, Schreiben vom 24. Februar 2017

4 Anlage 1: Übersicht der relevanten KAEFER Gesellschaften (in alphabetischer Reihenfolge) Leistungsempfänger: 1. Projektgesellschaft Fischereihafen GmbH BTS Blechtechnik und Service GmbH KAEFER Construction GmbH KAEFER ESG GmbH Müllereiweg Büttel KAEFER Foundation ggmbh KAEFER GmbH KAEFER Immobilien Beteiligungs GmbH KAEFER Immobilien GmbH & Co. KG KAEFER Industrie GmbH KAEFER Montage GmbH Ludwig-Erhard-Ring Dahlewitz KAEDT01 KAEDT29 KAEDT24 KAEDT39 KAEGT02 KAEGT01 KAEDT05 KAEDT10 KAEDT06 KAEDT38 KAEDT25 Seite 4 von 5, Schreiben vom 24. Februar 2017

5 Leistungsempfänger: KAEFER Products & Systems Sales GmbH KAEFER Schiffsausbau GmbH KAEFER Service GmbH KAEFER Service- und Wartungs-GmbH KAEFER Technik und Service GmbH Bretonischer Ring Grasbrunn SKM GmbH Am Kielsgraben Monheim KAEDT13 KAEDT36 KAEDT59 KAEDT23 KAEDT37 KAEDT03 Seite 5 von 5, Schreiben vom 24. Februar 2017