Informationen zum Gutschriftverfahren

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1 Informationen zum Gutschriftverfahren KERN AG IKL GmbH & Co KG Stand Inhalt 1. Definition Gutschriftverfahren 2. Vorteile durch das Gutschriftverfahren 3. Informationen zur Abrechnung 4. Steuerliche Aspekte

2 1. Definition Gutschriftverfahren Verfahren zur automatischen Abrechnung von Trainingsleistungen und damit im Zusammenhang stehenden Kosten wie Reisekosten. Bei der automatischen Leistungseingangsabrechnung (ERS = Evaluated Receipt Settlement) wird mit dem Lieferanten (Kreditor) vereinbart, dass dieser zu einem Leistungsanspruch keine Rechnung erstellt. Stattdessen wird ein Gutschriftbeleg automatisch auf der Grundlage der Daten aus (Trainer)Bestellung und Leistungsnachweisen (Teilnehmerlisten & von KERN genehmigten Rückmeldungen in Semco) gebucht. Der Gutschriftbeleg wird dem Lieferanten per übermittelt und ist zusätzlich jederzeit im Semco einsehbar und steht dem Lieferanten (Kreditor) uneingeschränkt zum Download bereit.

3 2. Vorteile durch das Gutschriftverfahren Vorteile für den Lieferanten (Trainer) Wegfall der Erstellung von Rechnungen Einsparung von Papier- und Portokosten Schnellere zeitnahe Information über Differenzen Wegfall der Rechnungskorrekturen Termingerechte Zahlung der Leistungsansprüche Grundsätzliche Vorteile des Gutschriftverfahrens Reduzierte Prüfzeiten Übermittlungsfehler werden vermieden Mengen- und Preisabweichungen in der Rechnungsprüfung werden minimiert Der Gutschriftbeleg ist ein ordnungsgemäßer Buchungsbeleg und muss nicht unterzeichnet werden

4 3. Informationen zur Abrechnung Layout und Inhalte der Gutschrift Der Dateninhalt der Gutschrift entspricht den Anforderungen an einen ordnungsgemäßen Buchungsbeleg und kann daher die bisherige Trainerrechnung ersetzen. Vorhanden sind: Adresse des Lieferanten Laufende Nummer der Gutschrift Lieferantennummer Erstellungsdatum Hinweis auf die Mehrwertsteuer Befreiung Umsatzsteuerliche Angaben KERN + Lieferant Rückmeldenummer (entspricht dem Lieferschein) Rückmeldezeitraum Kennnummer des Trainings Honorar pro Rückmeldung Gesamtbetrag Bankverbindung des Trainers

5 3. Informationen zur Abrechnung Der Lieferant (Trainer) gleicht anhand der Gutschrift seine Daten ab und wendet sich bei Rückfragen zu einzelnen Posten an seinen zuständigen Projektmanager. Die Gutschrift stellt den Einnahmen-Nachweis für die Buchführung des Lieferanten dar, somit sind keine weiteren Belege über eine Gesamtjahreseinnahme zu erbringen. Voraussetzung zur Teilnahme am Gutschriftverfahren ist die Unterzeichnung der Teilnahme-Erklärung (letzte Seite); Beginn-Datum ist der Upload der unterzeichneten Dokumente durch KERN-Mitarbeiter im Semco. Dabei ist zu beachten, dass aus technischen Gründen nur diejenigen Leistungsansprüche für das Gutschriftverfahren berücksichtigt werden können, die nach dem zur Prüfung vorgelegt und damit im Semco auf den Status genehmigt gesetzt werden. Dies kann aber durchaus Trainingsdaten betreffen, die vor diesem Datum liegen, jedoch am Stichtag noch nicht im System erfasst waren.

6 4. Steuerliche Aspekte Die gesetzliche Grundlage für den Ersatz einer Rechnung durch eine Gutschrift basiert auf dem 14(2) S. 2 UStG i.v. mit Abschnitt R184 UStR Die Rechnung des Lieferanten kann durch eine Gutschrift des Leistungsempfängers ersetzt werden, wenn der Empfänger der Gutschrift zum gesonderten Ausweis der Steuer berechtigt ist, die Abrechnungslast vertraglich auf den Leistungsempfänger (KERN AG IKL) übertragen wird, die Gutschrift die in 14 (1) S. 2 UStG geforderten Unterlagen enthält und dem Lieferanten zugesandt wird. Sowohl der Lieferant als auch die KERN AG IKL müssen aufgrund eigener Geschäftsunterlagen abrechnen können. Der Lieferant kann im Rahmen seiner gesetzlichen Bestimmungen ausschließlich aufgrund seiner Leistungsansprüche (Trainingsnachweis Teilnehmerliste bzw. Erfassung und Genehmigung im Semco) seine Umsätze ermitteln und seiner Steuererklärung zugrunde legen. Statt eigener Rechnungen verwendet er die Gutschriften der KERN AG IKL, diese Gutschriften unterliegen wie bisher die Rechnungen den gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften, da sie Teil der Lieferantenbuchführung sind.