E-Invoicing / E-Procurement bei Swisscom. Nils Kernen, Leiter Accounting Payables Marco Magnaguagno, Projektmanager

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1 E-Invoicing / E-Procurement bei Swisscom Nils Kernen, Leiter Accounting Payables Marco Magnaguagno, Projektmanager

2 Agenda Agenda Übersicht Organisation und E-Procurement/E-Invoicing Entwicklung Business-Modell E-Invoice/E-Procurement Prozess Rechnungsverarbeitung Kreditoren Einführung von neuen Verfahren Vorgehen bei der Anbindung von Lieferanten

3 Organisation und Entwicklung E-Invoice/E- Procurement 3 Swisscom AG und Swisscom (Schweiz) AG erhält jährlich über Kreditoren- Rechnungen. Im Oktober 2013 haben wir erstmals eine E-Invoice Quote von 60% erreicht. Unser Beschaffungsvolumen beträgt 3.9 Mia, dieses verteilt sich auf Bestellpositionen, davon erfolgen 80% mittels e- Procurement E-Invoicing/E-Procurement ist ein Fokus-Thema und wird seit Ende 2011 als strategische Initiative (Projektorganisation) geführt. +13% E-Invoice +23% E-Invoice

4 Business Modell e-invoice & e-procurement 6 Prozess-Varianten 4 Invoice- Anteil Process 40% 35% 15% 10% neu neu Classic Peer-to-Peer Roundtrip Portal ERS- Verfahren Kreditkarten- Abrechnung Partner all Key Suppliers Catalogue Suppl. Suppliers Suppliers Suppliers Order / Orderresponse Invoice Other Exp. Forecast Suppliers neu neu Full Integration Invoice with PO reference Full integration Invoice with PO reference Web Sign-on Invoice without PO reference Invoice with PO reference Invoice without PO reference

5 Strategie-Umsetzung e-procurement: Delegation an Linie mit Katalogbestellung 5 Mit e-procurement schaffen wir die Möglichkeit, standardisierte Beschaffungsgeschäfte voll-automatisiert und einfachst an die Linie zu delegieren: ww Purchasing & Supply Chain Mgmt. Self Service SAP SRM SAP R/3 www Handelsplatz Conextrade Catalogue Suppliers Peer-to-Peer Suppliers Suppliers

6 Der Handelsplatz Conextrade in Kürze 6 Der Handelsplatz Conextrade ist die Drehscheibe für die Beschaffung von Produktions- und Verbrauchsgütern sowie für Rechnungsprozesse. Mit einem einzigen Anschluss erreichen sie weit über 1400 Handelspartner. Statt mit jedem Handelspartner individuelle Verbindungen aufzubauen oder einkäuferspezifische Lösungen zu nutzen, unterhält jeder Partner lediglich eine Verbindung zum Handelsplatz. Dadurch werden sowohl Kosten, als auch Komplexität reduziert. Die Prozesse und die verwendeten Applikationen sind für alle Partner dieselben. Vielfältige Anbindungsmöglichkeiten ermöglichen eine einfache und kostengünstige Teilnahme Internet-Zugang und Browser genügen. Aktuell sind 600 Unternehmen direkt angeschlossen. Weitere 800 Handelspartner sind über Interkonnektionen zu Partner-Netzwerken erreichbar. Weitere Unternehmen können einfach und schnell aufgeschaltet oder angebunden werden, so dass die Prozesse auch mit weiteren Handelspartnern elektronisch abgewickelt werden können.

7 Prozess Rechnungsverarbeitung Kreditorenbeleg 7 Rückweisung Scanning Vorerfassung Freigabe Zahlung Zahlung Scancenter: Erfassen und Validieren der Lieferantenrechnungen inkl. Kreditor und Bestellnummer Payables: Plausibilisierun g Kreditor & Betrag Erfassung Sachkonto & Buchungstext Linie: Fachliche & finanzielle Freigabe gemäss Erfassung Kostengefäss Payables: Aufbereitung Zahlungsvorschlag Treasury: Kontrolle Zahlungslauf & Auslösen Zahlung Prozess Papier-Rechnung Prozess einvoice

8 Scanning-Prozess Scanning Vorerfassung Freigabe Zahlung 8 Einlieferung Papierrechnung direkt beim Scanning Center Übermittlung der formell geprüften (insb. MWST-Konformität), gescannten Rechnungen ins SAP

9 Prozess Rechnungsverarbeitung Kreditorenbeleg 9 Rückweisung Scanning Vorerfassung Freigabe Zahlung Zahlung Scancenter: Erfassen und Validieren der Lieferantenrechnungen inkl. Kreditor und Bestellnummer Payables: Plausibilisierun g Kreditor & Betrag Erfassung Sachkonto & Buchungstext Linie: Fachliche & finanzielle Freigabe gemäss Erfassung Kostengefäss Payables: Aufbereitung Zahlungsvorschlag Treasury: Kontrolle Zahlungslauf & Auslösen Zahlung Prozess Papier-Rechnung Prozess einvoice

10 Erfassungsmaske Payables (Psinova) Scanning Vorerfassung Freigabe Zahlung 10

11 Prozess Rechnungsverarbeitung Kreditorenbeleg 11 Rückweisung Scanning Vorerfassung Freigabe Zahlung Zahlung Scancenter: Erfassen und Validieren der Lieferantenrechnungen inkl. Kreditor und Bestellnummer Payables: Plausibilisierun g Kreditor & Betrag Erfassung Sachkonto & Buchungstext Linie: Fachliche & finanzielle Freigabe gemäss Erfassung Kostengefäss Payables: Aufbereitung Zahlungsvorschlag Treasury: Kontrolle Zahlungslauf & Auslösen Zahlung Prozess Papier-Rechnung Prozess einvoice

12 Workflow Freigabemaske fachliche Prüfung Scanning Vorerfassung Freigabe Zahlung 12

13 Workflow Freigabemaske finanzielle Prüfung Scanning Vorerfassung Freigabe Zahlung 13

14 Prozess Rechnungsverarbeitung Kreditorenbeleg 14 Rückweisung Scanning Vorerfassung Freigabe Zahlung Zahlung Scancenter: Erfassen und Validieren der Lieferantenrechnungen inkl. Kreditor und Bestellnummer Payables: Plausibilisierun g Kreditor & Betrag Erfassung Sachkonto & Buchungstext Linie: Fachliche & finanzielle Freigabe gemäss Erfassung Kostengefäss Payables: Aufbereitung Zahlungsvorschlag Treasury: Kontrolle Zahlungslauf & Auslösen Zahlung Prozess Papier-Rechnung Prozess einvoice

15 E-Invoicing: Prozessablauf 15 Supplier Transactions Services Buyer 1 3 Invoice Data Signed Invoice 2 Signing and Validation Service Conextrade Portal Audit Page 4 Schritt 1 Der Rechnungssteller sendet die Rechnungsdaten an den Handelsplatz Conextrade. Schritt 2 Die Rechnungsdaten werden geprüft, in das Format des Empfängers konvertiert und mit einer elektronischen Signatur versehen. Schritt 3 Der elektronische Urbeleg wird zusammen mit weiteren Daten (z.b. PDF und Prüfprotokolle) an den Empfänger ausgeliefert und archiviert. Schritt 4 Für Revisionszwecke stehen auf dem Portal diverse Services wie ein Online-Archiv und Validierungstools zur Verfügung.

16 ERS-Verfahren (ERS = Evaluated Receipt Settlement) automatische Wareneingangs-abrechnung Vereinbarung mit Lieferant, dass er zu einem Bestellvorgang keine Rechnung erstellt Statt dessen wird ein Gutschriftsbeleg automatisch auf Grundlage der Daten aus Bestellung und Wareneingängen gebucht Der Gutschriftsbeleg wird dem Lieferant elektronisch übermittelt 16 Vorteile: Bestellvorgänge werden schneller abgeschlossen Mengen- und Preisabweichungen in der Rechnungsprüfung werden minimiert Termingerechte Zahlung > Skontoverluste und Mahnungen werden vermieden ERS-Lauf Idoc-Typ: GSVERV01 Lieferung Wareneingang Rechnungsbeleg) Gutschriftsanzeige Zahlung

17 Reduktion von Papier-Rechnungen Verlagerung auf die elektronische Kreditkarten-Abrechnung 17 Die Kreditkarten-Abrechnungen werden an das ERP-System übermittelt Die Kreditkarten-Transaktionen werden dem Kartenhalter im Spesentool zur Bearbeitung bereit gestellt Die Prüfung und Freigabe der Transaktionen erfolgt analog der übrigen Spesen Vorteile: Durch die Abgabe von Geschäfts-Kreditkarten reduzieren sich die Einmal-Kreditoren und Papier-Rechnungen (Restaurant, Hotel, Blumengeschäft etc.) Die Kreditkarten-Abrechnung ist in der Spesenabrechnung integriert Swisscard AECS AG Daten-Transfer Kartenhalter, Spesenverursacher

18 Zusammenspiel in der Umsetzung Was sind unsere Learnings Bei der Anbindung eines Lieferanten stellt die Wahl der Anbindungsart die zentrale Herausforderung dar. Unser Weg basiert auf einem Standardvorgehen in drei Schritten. 18 Schritt 1: Variante evaluieren Im Kreis aller beteiligten Partien werden die möglichen Varianten evaluiert und bewertet. Ziel ist, die Geschäftsprozesse für beide Parteien durch die Schnittstelle zu optimieren. Schritt 2: Entwickeln der Schnittstelle Die technischen Projektleiter setzen gemäss den vereinbarten Spezifikationen die Entwicklung der Schnittstelle um. Es werden alle technischen Tests durchgeführt. Schritt 3: Vorbereiten zur Produktion In Zusammenarbeit mit den fachlich verantwortlichen Personen werden die Schnittstelle und die neuen Abläufe End-to-End getestet. Anschliessend wird der GoLive eingeleitet und die erste Produktionsphase überwacht.

19 Contact information 19 Swisscom (Schweiz) AG Marco Magnaguagno Porjektmanager Alte Tiefenaustrasse 6 CH-3048 Worblaufen Phone Mail marco.magnaguagno@swisscom.com Swisscom (Schweiz) AG Nils Kernen Leiter Accounting Payable Alte Tiefenaustrasse 6 CH-3048 Worblaufen Phone Mail nils.kernen@swisscom.com

20 Backup

21 Vorerfassungs-Prozess SAP Scanning Vorerfassung Freigabe Zahlung 21