Praxisbericht: Dokumentenlauf automatisieren mit SAPERION

Transkript

1 Praxisbericht: Dokumentenlauf automatisieren mit SAPERION Gruppe Immobilienmanagement erstellt von Helmut Bayerl

2 Helmut Bayerl 21 Jahre in der Immobilienbranche Immobilientreuhänder Bau- und Immobilienmediator Ausbildner diplomierter Immobilienmanager dzt. in Ausbildung Masterstudium Unternehmensführung 2

3 HYPO NOE Real Consult umfassender Immobiliendienstleister Projektentwicklung Projektabwicklung Immobilienverwaltung Immobilienverwertung Unternehmensstruktur zwei Geschäftsführer vier Gruppenleiter 40 Mitarbeiter 3

4 Niederlassungen 4

5 Referenz öffentliche Hand, Konzern und Privat Wirtschaftskammer Österreich Niederösterreich Arena Ärztezentrum Danubemed Konzernzentrale HYPO NOE Group WEG Franz-Glaser-Gasse 28 Schloss Aspern an der Zaya 5

6 Ausgangssituation Hoher Personalaufwand Hoher Suchaufwand Keine Kontrollmöglichkeiten Keine Effizienz Hohe Kosten Keine Nachhaltigkeit 6

7 Ausgangssituation Dokumentenlauf Dokumenteneingang in Papier Erfassung des Belegs im Eingangsrechnungsbuch Rechnungsfreigabe durch händische Signatur Dokumentenablage in Ordnern Folgen viel Papier unübersichtlich lange andauernde Freigabe- und Arbeitsprozesse 7

8 Ist Situation Überblick Integration von KOFAX, SAPERION, REAL Data und REAL Kundenportal Stammdatenexport aus REAL Data Automatische Kopfdatenerkennung in KOFAX Vergabe der internen Eingangsrechnungsnummer Automatische Archivierung entsprechend Stammdaten aus REAL Data Automatischer Export aufs Kundenportal Vorteile durch Systematisierung weniger Papier Einsparung bei Druckkosten Zeitersparnis Transparente Prozesse 8

9 Ist Situation Beispiel Eingangsrechnung Eingang der Rechnung Auslesen und Vorbeschlagworten in KOFAX Kontrolle durch den Sachbearbeiter Export nach SAPERION Automatische Vergabe der Rechnungsnummer Speicherung im digitalen Archiv Digitaler Rechnungsfreigabeworkflows in SAPERION Export aufs REAL Kundenportal 9

10 Wirtschaftliche Vorteile Schnellere und kostengünstigere Verarbeitung Übersichtlichere Dokumentation der Arbeitsprozesse Übersichtliches Dokumentenarchiv (digital anstatt Papier) Steigende Produktivität Mehr Aufträge bei gleicher MA-Anzahl Zufriedene Kunden Zufriedene Mitarbeiter Einfachere Akten-/Dokumentenrecherche für alle Mitarbeiter Bessere Vertretungsmöglichkeiten für KollegenInnen 10

11 Soll Situation Überblick Schnittstellenerweiterung zwischen SAPERION und REAL Data Erfassung und Überleitung von Splittbuchungen Automatisierung der externen Freigaben Vollständige Umstellung auf digitale Eingangsrechnungen und Archivierung Digitale Archivierung sämtlicher Daten (Altbestand) Integration der Abteilungen Projektentwicklung, Projektabwicklung und Immobilienverwertung in das digitale Archiv 11

12 Soll Situation Beispiel Schnittstellenerweiterung Bestehende Schnittstelle ermöglicht nur die Überleitung von Rechnungskopfdaten von SAPERION an REAL Data Schnittstelle erfüllt nicht vollständig die Anforderungen an den Automatisierungsgrad Erweiterung der bestehenden Schnittstelle in Zusammenarbeit mit REAL Data Zukünftig direkte Verbuchung sämtlicher Belege via SAPERION in REAL Data inklusive Positionsdaten (Splittbuchungen) 12

13 Zeitablauf Start des Projektes mit Workshops Nov Digitalisierung sämtlicher Rechnungen ab Jänner 2014 Juli 2014 Kundenportal Dezember 2014 Rechnungsworkflow Schnittstellenerweiterung voraussichtlich bis Sommer 2015 Die Umsetzung der bisherigen Schritte erfolgte ohne eigens dafür abgestelltes Personal 13

14 SAPERION in der HYPO NOE Gruppe Vision Ablöse von bestehenden Insellösungen Ein zentrales System für dokumentbasierte Verwaltungsprozesse Weiterführende Standardisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse Integration von Stammdaten aus verschiedenen Drittsystemen Erhöhung der Transparenz und Messbarkeit der Prozesse Reduktion der Prozessrisiken 14

15 SAPERION in der HYPO NOE Gruppe HYPO NOE Leasing - Eingangsrechnungslauf mit Anbindung an in House System Rechnungsbuch Scannen und Kopfdatenerkennung mittels KOFAX Transformation Modules (KTM) Freigabelauf in SAPERION Workflow Datenaustausch mit Rechnungsbuch HYPO NOE Gruppe - Lotus Notes Mail Archiv Mailbox bezogene Langzeitarchivierung Entlastung der Notes Server Direktes Versenden von archivierten s aus SAPERION 15

16 SAPERION in der HYPO NOE Gruppe HYPO NOE Treasury Services - Archiv für Trade relevante Dokumente Stammdatenanbindung an PMS Manuelles Archivieren aller Trade relevanten Dokumente HYPO NOE Group Accounting Eingangsrechnungslauf und Weiterverrechnung mit Anbindung an SAP Eingangsrechnungslauf in SAPERION Kontierung in SAPERION Automatische Erzeugung von Ausgangsrechnungen Überleitung der Rechnungskopf- und Positionsdaten an SAP zur Verbuchung Rückmeldung der Zahlungslauf-Daten von SAP an SAPERION 16

17 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 17