cobra connect to DocuWare die cobra Schnittstelle zu DocuWare Kombinieren Sie die Vorteile von CRM und DMS!

Transkript

1 cobra connect to DocuWare die cobra Schnittstelle zu DocuWare Kombinieren Sie die Vorteile von CRM und DMS! cobra-schnittstelle zu DocuWare Kombinieren Sie die Vorteile von CRM und DMS!

2 Adressmanagement & Korrespondenz Digitale Archivierung aller Dokumente Adress und Kontaktmanagement mit bedienerfreundlicher Eingabe, Pflege und Recherche von Kundendaten Alle Kontaktdaten als Kontakthistorie auf einen Blick In cobra erzeugte Dokumente wie E Mails, Briefe oder Faxe werden je nach Konfiguration automatisch in DocuWare archiviert Schnelles Bearbeiten, Ablegen und Wiederfinden der Dokumente Rechnungen, Belege, Lieferscheine, Serviceberichte oder sämtliche Kundeninformationen papierlos aufbewahren Dokumente werden bei der Aufnahme in das DMS System automatisch mit Feldinhalten von cobra indexiert Einfache, automatische Ablage

3 Sofortiger Zugriff Sichere Aufbewahrung Alle CRM und DMS Vorgänge auf einen Blick unabhängig von der Herkunft Die Anwender greifen in Sekundenschnelle auf die aktuellsten Dokumente zu Alle notwendigen Dokumente können in der gewohnten cobraoder DocuWare Umgebung aufgerufen werden Revisionssichere digitale Aufbewahrung der Dokumente Langzeitarchivierung Schutz vor Missbrauch nur autorisierte Personen können auf die Dokumente zugreifen Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können Daten automatisch und sicher gelöscht werden Einheitliche Ablagestruktur für alle Akten Unternehmensweiter Zugriff via Web Client, iphone und Blackberry

4 Zufriedene Kunden Kostenersparnis Alle CRM und DMS Vorgänge sofort griffbereit Schnelle Bearbeitung von Kundenanfragen Mehr Kompetenz durch transparente Vorgänge Vermeidung unnötiger Kopien Keine Ausgaben mehr für Ordner, Aktenschränke und Archivräume Reduzierung der Portokosten Externer Zugriff für autorisierte Lieferanten, Partner oder Kunden auf bestimmte Dokumente

5 Ablage von Dokumenten Dokumente, die in cobra per Drag & Drop oder über einen Kontakteintrag hinzugefügt werden, werden gleichzeitig im DocuWare Archiv gespeichert: Belegart Belegdatum Betreff

6 Dokumente finden direkt aus cobra An mehreren Stellen im CRM System befinden sich Suchaufrufe, welche die zugehörigen Dokumente zum Kunden oder dem Projekt im DocuWare Web Client anzeigen:

7 Technische Voraussetzungen Einrichten der Schnittstelle in vier Schritten cobra 2011 und höher Docuware 5.1b und höher Nach der Installation wird die Schnittstelle in vier Schritten eingerichtet: Betriebssysteme Windows 7 32 bit Windows 7 64 bit Server 2003 Server 2008 Server 2008 R2 1. Auswahl des Dokumentenverwaltungssystems 2. Dokumenten Optionen einstellen 3. Schlagwörter für die Indexierung 4. Verbindungseinstellungen

8 1. Auswahl des Dokumentenverwaltungssystems 2. Dokumenten Optionen einstellen Öffnen Sie die Einstellungen des Dokumentenverwaltungsystems in cobra. Hier wählen Sie das Dokumentenverwaltungssystem DocuWare Provider (tutum) aus. immer es wird automatisch ein Kontakt angelegt, der später aus der Kontaktübersicht heraus bearbeitet wird. jeweils nachfragen Dialog, ob ein Kontakt zu den jeweiligen Dokumenten angelegt werden soll. nie es wird kein Kontakt zu dieser Dokumentenart angelegt. Dialog für neuen Kontakt anzeigen Kontaktfenster öffnet sich, ehe der Kontakt angelegt wird. Kontakt kann sofort bearbeitet werden, z.b. Zuweisung zu einem Projekt.

9 Ansicht Optionen 3. Schlagwörter für die Indexierung Serienbrief Dokumente können archiviert werden Über die Schaltfläche Schlagwörter öffnet sich die Dialogbox: Auswahl der Felder aus der cobra Datenbank, die für die Indexierung der Dokumente verwendet werden sollen. Feldhinhalte Felder der ausgewählten Tabelle Benutzerattribute Attribute des Benutzers, der in cobra angemeldet ist Text und Eingabe freie Felder anlegen Sonstige Sonstige Felder wie Datenbankname, Datum, Benutzername etc.

10 4. Verbindungseinstellungen Über die Schaltfläche Einstellungen werden die DocuWare Verbindungseinstellungen und die Zuweisung der Indexierung zur Ablage vorgenommen. Einbinden des DocuWare Web Clients in die cobra Ansicht Im cobra Editor kann der Anwender an einer gewünschten Stelle den Systembaustein BrowserControl einfügen:

11 Preisliste Vollversion AGV pro Monat Schnittstelle cobra zu DocuWare Business für kleine Unternehmen bis 5 User 290,00 Euro 5,83 Euro Schnittstelle cobra zu DocuWare Business für mittlere Unternehmen bis 10 User 490,00 Euro 9,17 Euro Schnittstelle cobra zu DocuWare Professional 1.990,00 Euro 32,50 Euro Schnittstelle cobra zu DocuWare Enterprise 3.490,00 Euro 57,50 Euro Empfohlene Netto Verkaufspreise (UVP) Hersteller: tutum GmbH, Autorisierter Distributor: cobra computer's brainware GmbH,