Level9 l Mein Papierloses Büro Hilfe

Transkript

1 Level9 l Mein Papierloses Büro Hilfe 1. Installationsvoraussetzung 1 2. Installationsanleitung 1 3. Benutzeroberfläche Kontakt Auswahl Dokument Informationen/ Suche 5 4. Menüstruktur Kontakte Dokumente Termine Ansicht Beenden ? 6 5. Kontakte verwalten 7 6. Dokumente verwalten Dokumente hinzufügen Dokumente bearbeiten Dokumente löschen 8

2 1. Installationsvoraussetzung Administratorenrechte Windows XP; Vista Home Basic oder besser Computer mit Intel- oder Pentium III-kompatiblem 500 MHz oder schnellerem Prozessor (1 GHz oder schneller wird empfohlen) Min. 192 MB RAM (512 MB oder mehr wird empfohlen) 600 MB verfügbarer Festplattenspeicher 2. Installationsanleitung PapierlosesBüro.zip aus dem Internet laden Datei endpacken, durch Rechtsklick: Dann die Setup im Ordner Papierloses Büro ausführen. oder: 1 oder: Weiterhin dem Extrahier- Assistenten folgen. Dann die Setup ausführen. oder: Unter Vista den Sicherheitshinweis bestätigen Der Installationsroutine bis Fertigstellung folgen Kurz vor Ende öffnet sich der Einrichtungsassistent Auf der ersten Seite sind Ihre persönlichen Zugangsdaten für das Papierlose Büro anzugeben. Vergeben Sie also einen Benutzernamen und ein Passwort. Diese

3 Daten werden zur Sicherheit Ihrer Dokumente bei jedem Programmstart abgefragt. Die Zugangsdaten sind nicht mehr veränderbar. Das Papierlose Büro hinterlegt Ihre Daten geschützt in einer Datenbank. Hierfür wird Microsoft SQL Server 2005 verwendet. Vergeben Sie ein Administrator Passwort für die Datenbank. Dieses Passwort ist für die Installation zwingend erforderlich. Es wird möglicherweise später benötigt, falls andere Programme mit dem Microsoft SQL Server 2005 arbeiten. Danach weiter und im nächsten Fenster Installation beginnen 2

4 3. Benutzeroberfläche 3.1. Kontakt Auswahl Aktiver Kontakt: Alle Dokumente dieses Kontaktes werden durch Auswahl der entsprechenden Ablage (8) in der grauen Box unten links angezeigt. 2 Datenanzeige des aktiven Kontaktes: In diesem Bereich werden alle angegebenen Daten des Aktiven Kontaktes (1) abgebildet. 3 Suche: Diese Schaltfläche für die Suche als erstes betätigen. In den Feldern PLZ, Ort und Name den Suchbegriff eingeben, und anschließend den Button Suche betätigen bzw. Enter drücken. Übereinstimmungen werden im Feld des Aktiven Kontaktes (1) angezeigt.

5 4 Aktiven Kontakt (1) bearbeiten 5 Aktiven Kontakt (1) löschen 6 Kontakt hinzufügen 7 Dokument hinzufügen 8 Dokument bearbeiten 9 Dokument löschen 10 Ablagen: Die Dokumente werden beim Anlegen unterschiedlichen Ablagen (Visitenkarten, Notizen, Schreiben, Rechnungen, Verträge) zugeordnet. Dieser Ablageort kann später nicht mehr verändert werden und ist daher unbedingt vorher zu wählen. 11 Wiedervorlage: Ermöglicht die Angabe eines Erinnerungstermins zur Wiedervorlage des Dokumentes (siehe auch Gliederungspunkt 2.3.). 12 Dokumentenzuordnung: Bewirkt das Verschieben oder Kopieren von Dokumenten zu einem anderen Kontakt (10) Druckmanager 15 Seitenanzeige: Ein Dokument kann aus mehreren Seiten bestehen. Auf der rechten Seite der Benutzeroberfläche wird das aktuelle Dokument angezeigt bzw. eine Seite des Dokumentes. Die Vorschau der vorherigen bzw. der folgenden Dokumentseite wird durch Klick auf die Pfeile ersichtlich. 13 Seite verschieben: Falls ein Dokument aus mehreren Seiten besteht, kann die Reihenfolge der Seiten durch die Pfeilbuttons verändert werden. 14 Vergrößerung der Seitendarstellung

6 3.2. Dokument Informationen/ Suche 5 Diese Suche ermöglicht eine Recherche in den Bemerkungstexten der Dokumente. Übereinstimmungen mit dem Suchtext werden in der grauen Fläche (unten links) angezeigt. 4. Menüstruktur Kontakte

7 Die Einordnung der Dokumente erfolgt über die jeweiligen Kontakte. Der Menüpunkt Kontakte ermöglicht das Anlegen und bearbeiten von Kontaktdaten, denen dann anschließend Dokumente zugeordnet werden können. Der Menüpunkt gliedert sich in Neuen Kontakt anlegen, Kontakt bearbeiten und Kontakt löschen weitere Ausführungen zu diesen Punkten in Gliederungspunkt Dokumente Über den Menüpunkt Dokumente werden Dateien bzw. Belege hinzugefügt, aktualisiert oder gelöscht. Es besteht auch die Möglichkeit zum Druck. (siehe auch Gliederungspunkt 4) 4.3. Termine Für die Dokumente können Erinnerungstermine vergeben werden. Diese Wiedervorlagen werden unter dem Menüpunkt Termine erfasst. Die Erinnerungstermine können über die jeweiligen Buttons verschoben oder gelöscht werden. Das Dokument zu dem Termin kann eingesehen werden. Für diese Bearbeitungsmöglichkeiten ist das Dokument vorher durch Klick zu markieren. Die Termine können beim Anlegen des Dokumentes (siehe Gliederungspunkt 4.1) hinterlegt werden. Nachträglich werden sie nach Markierung des Dokumentes auf folgender Weise vergeben: 6 über das Menü Dokumente bearbeiten oder über die Schaltfläche - Dokument bearbeiten (8) oder über die Schaltfläche - Wiedervorlage (11) Ansicht Durch diesen Menüpunkt kann zwischen einer Listenansicht (Liste) oder der Dokumentvorschau (Vorschau) gewählt werden Beenden Dieser Menüpunkt schließt das Programm. 4.6.? Unter diesem Menüpunkt wird die Programminformation angezeigt.

8 5. Kontakte verwalten Kontakte werden durch den Menüpunkt Kontakte angelegt, überarbeitet und gelöscht. Weiterhin besteht die Option Kontakte über die folgenden Schaltflächen der Benutzeroberfläche zu bearbeiten: Kontakt bearbeiten (4) Kontakt löschen (5) Kontakt hinzufügen (6) Beim Anlegen eines neuen Kontaktes müssen Angaben zu den Feldern Firma/Name, Straße/ Nr. sowie PLZ getätigt werden. Die Felder Ref. Nr. und Beschreibung und die Angaben zum Ansprechpartner sind keine Pflichtangaben. Es wird immer der Aktive Kontakt (1) bearbeitet Dokumente verwalten 6.1 Dokumente hinzufügen Dokumente werden über Kontakte gespeichert, d.h. sie werden beim Anlegen dem Aktiven Kontakt (1) zugeordnet. Nachträglich kann ein markiertes Objekt auch anderen Kontakten zugeordnet werden. Dafür ist die Dokumenten-Zuordnung (12) zu verwenden. Zum Anlegen der Dokumente kann der Menüpunkt Dokumente oder der folgende Button der Benutzeroberfläche genutzt werden: Dokument hinzufügen (7) Zum Anlegen Ihrer Belege und Dateien öffnet sich dann der Scan Assistent (unabhängig ob die Variante über den Button oder über das Menü gewählt wurde): Dokumente können durch Einscannen oder durch Angabe des Speicherpfades von Ihrem Server hinzugefügt werden. Änderungen werden nach den folgenden Eingaben/Einstellungen über Dokument ablegen gespeichert.

9 Als erstes ist immer der Name des Dokumentes anzugeben. Wird kein Name angegeben, wird automatisch einer generiert, der jedoch nicht mehr veränderbar ist. Dann kann der Ablageort (Verträge, Rechnung, Schreiben, Notizen oder Visitenkarten) ausgewählt werden. Außerdem kann ein Erinnerungstermin zur Wiedervorlage hinterlegt werden (siehe auch Gliederungspunkt 2.3.). Scannen von Dokumenten: Zum Scannen eines Dokumentes den Button Seite(n) scannen auswählen und anschließend der Scanoberfläche Ihres Scanners folgen. Dokument von Ihrem Rechner übernehmen: Durch den Button Suchen, können auf dem Computer gespeicherte Grafikdateien in das papierlose Büro übernommen werden. Außerdem können Sie per Drag & Drop Dokumente in das System einbinden, d.h. Sie ziehen das gewünschte Dokument in die Oberfläche des papierlosen Büros. 6.2 Dokumente bearbeiten Das zu aktualisierende Dokument muss als erstes durch Klick markiert werden. Die Bearbeitung erfolgt dann entweder über den Menüpunkt Dokumente oder über die folgende Schaltfläche der Benutzeroberfläche: 8 Dokument bearbeiten (8). Es öffnet sich bei beiden Varianten der Scan Assistent. Somit können weitere Seiten eines Dokumentes gescannt bzw. im papierlosen Büro hinzugefügt werden. Außerdem werden die Erinnerungstermine über den Scan Assistent aktualisiert. Änderungen werden über Dokument ablegen gespeichert. 6.3 Dokumente löschen Ein markiertes Dokument kann über das Menü (Dokumente bzw. Dokument löschen) oder über den folgenden Button gelöscht werden: Dokument löschen (9).