Einführung von DMS in 5 Schritten

Transkript

1 Einführung von DMS in 5 Schritten Vorgespräch 01 - Grundlagen Präsentation 02 - Nutzenermittlung Workshop 03 - Lösungsdetails Angebot 04 - Kalkulation Einrichtung/Schulung 05 - Einführung

2 Dokumentenmanagement mit DocuWare DocuWare ist eine umfassende Dokumentenmanagement-Software, die sich an Ihrer Arbeitsweise und an den Anforderungen in Ihrem Unternehmen orientiert. Sie haben damit immer alle Dokumente sofort im Zugriff. Schon mit der Basislösung erzielen Sie von Anfang an eine höhere Arbeitseffizienz und Produktivitätssteigerungen. Das Grundprinzip von DocuWare basiert auf der gewohnten Büroumgebung und den bekannten Arbeitsabläufen. Dokumente werden zunächst in elektronischen Briefkörben gesammelt, die dem Posteingang auf Ihrem Schreibtisch ähneln. Dann bearbeiten Sie sie wie gewohnt Sie sortieren die Dokumente, heften sie bei Bedarf zusammen und fügen Notizen, Kommentare, Signaturen oder Stempel hinzu. Aus den Briefkörben heraus werden die Dokumente nun in digitalen Archiven abgelegt. Die Archive bilden den sogenannten Dokumenten-Pool. Es steht Ihnen frei, wie viele Archive Sie erstellen möchten und wie diese organisiert sind Sie entscheiden, was für Ihre Firma sinnvoll ist. Durch die leistungsfähigen Index-Funktionen werden alle Dokumentarten immer am richtigen Ort archiviert Wiederholende Ablage- und Archivierungstätigkeiten werden automatisiert. Sie haben Zeit für das Kerngeschäft! Komfortables Management aller Informationen (strukturiert und unstrukturiert) über ihren ganzen Lebenszyklus hinweg Garantierte Einhaltung aller rechtlichen Vorschriften an Datenschutz, Datensicherheit und Revisionssicherheit. Nahtlose Integration in alle Unternehmens- Anwendungen, um Prozesse in allen Abteilungen deutlich zu vereinfachen.

3 Vorgespräch 01 - Grundlagen Vorgespräch In diesem ersten Gespräch mit unseren DocuWare-Consultant geht es um Ihre Vorstellungen und Erwartungen an ein Dokumentenmanagement-System. Mit Ihnen gemeinsam analysieren wir, in welcher Abteilung, bei welchen Dokumentenarten und welchen Vorgängen bei Ihnen das größte Verbesserungsund Einsparpotenzial besteht. Auf dieser Grundlage beginnen wir die Planung für die Einführung von Docu- Ware und vereinbaren einen Termin für den 2. Schritt - die Präsentation.

4 Präsentation 02 - Nutzenermittlung Präsentation Auf der Grundlage des Vorgesprächs führen wir Ihnen DocuWare in einer Live-Präsentation vor. Wir zeigen Ihnen die Funktionen und Möglichkeiten von DocuWare, die für Ihre Einführung relevant sind und geben Ihnen einen Ausblick auf weiteres Potenzial. Mit Ihren künftigen Anwendern und Entscheidungsträgern ermitteln wir den genauen Nutzen für Ihr Unternehmen und erstellen eine Kostenabschätzung. Vorgespräch und Präsentation sind kostenlos für Sie.

5 Workshop Lösungsworkshop (optional): Bei etwas umfangreicheren Anforderungen erarbeitet unser Consultant gemeinsam mit Ihnen die Details Ihrer künftigen Lösung und dokumentiert sie. Diese Dokumentation dient zukünftig auch als Grundlage für eine Verfahrensbeschreibung. Für diese Dienstleistung senden wir Ihnen ein Angebot. Workshop 03 - Lösungsdetails

6 Angebot 04 - Kalkulation Angebot Angebot und Kauf: Nach den vorherigen Schritten erhalten Sie nun ein detailliertes Angebot über DocuWare und die einzelnen Module, die für Ihre Einführung benötigt werden. Zusätzlich ermitteln wir für Sie den Dienstleistungsaufwand und die Kosten für die Schulung Ihres Teams. Jetzt entscheiden Sie, ob und wann Sie Ihr Dokumenten-Management einführen.

7 Einrichtung/Schulung 05 - Einführung Einrichtung und Schulung Nach der guten Vorarbeit kann Ihre DocuWare-Lösung in der Regel nach kürzester Zeit live gehen. Es erfolgt die Installation und Konfiguration der Software und Schulung Ihres Teams. Wir begleiten Sie vom 1. bis zum 5. Schritt bei der Einführung und stehen Ihnen auch im Anschluss jederzeit unterstützend zu Seite!

8 Ihre Kontaktdaten Bei der Einführung und der Arbeit mit DocuWare unterstützen wir Sie in allen Bereichen und von Anfang an bei der Planung bis zur Umsetzung. Damit reduzieren wir lange Ausfallzeiten. Und Sie können in kürzester Zeit die Vorteile und Funktionen des innovativen, effizienzsteigernden Dokumentenmanagement-Systems DocuWare nutzen. Peter Schmoranz DocuWare Junior-Application Consultant Angela Vogt DocuWare Application Consultant Cevat Mutaf DocuWare System Consultant Unsere Leistungen im Web per Telefon! per ! Adresse TEUTODATA GmbH Stieghorster Str Bielefeld