UpToNet DMS Posteingang

Transkript

1 UpToNet DMS Posteingang Das papierlose Büro wird Realität

2 Der UpToNet DMS Posteingang Frisch aus unserer Entwicklungsabteilung bekommt unser UpToNet ein neues Modul zur Seite gestellt, den UpToNet Posteingang. Der Ansatz bei der Realisierung war es, die Teilbereiche Digitalisierung, Dokumentenumlauf und Dokumentenarchivierung innerhalb eines Moduls abzubilden und somit das papierlose Büro mit einfacher Bedienung für jedermann möglich zu machen. Bestehende Systeme die diese drei Teilfunktionen anbieten haben den Nachteil dass sie meist auf große Unternehmen zugeschnitten sind, große Anforderungen an die Systemumgebung stellen (was mit hohen Kosten verbunden ist) und sich häufig nur kompliziert bedienen lassen. Dies entspricht nicht unserem Verständnis von anwenderfreundlicher Software, weshalb wir unser System so konzipiert haben, dass es von jedermann genutzt werden kann. Jedes Unternehmen hat mit dem neuen Modul die Möglichkeit Dokumente zu digitalisieren, diese auf einfachste Art und Weise für den das spätere Wiederauffinden zu beschreiben, die Dokumente an andere Mitarbeiter weiterzuleiten (virtueller Dokumentenumlauf) und sie am Ende der Bearbeitung im Dokumentenmanagementsystem von UpToNet sicher zu archivieren. 2

3 Schauen wir und als Beispiel zum papierlosen Büro die Digitalisierung, Verteilung und Archivierung der Tagespost an: Die Tagespost trifft ein, zu archivierende Papiere werden aussortiert. Die Dokumente können mit einem handelsüblichen Scanner oder einer Dokumentenkamera in ein Verzeichnis auf dem Dateisystem gescannt werden. Dieses Verzeichnis ist mit unserem DMS-Modul verknüpft. Das Verzeichnis wird von UpToNet DMS überwacht. Mittels OCR wird aus den gescannten Dokumenten der Volltext ausgelesen und die Dokumente stehen sofort im Posteingang von UpToNet zum Verteilen und Archivieren bereit. 3

4 Von hier aus können die Dokumente mit Schlagwörtern versehen werden und an weitere Mitarbeiter ( Adressaten ) weitergeleitet werden. Der adressierte Mitarbeiter findet das Dokument innerhalb weniger Sekunden in seinem Eigenen Posteingang vor und kann damit arbeiten. Von hier aus kann das Dokument an weitere Mitarbeiter oder Gruppen weitergeleitet werden oder nach Abschluss der Bearbeitung dem DMS-System zugeführt und damit archiviert werden. 4

5 Die Archivierung geschieht nach zuvor definierten Regeln. Der Ablageordner muss somit nicht manuell ausgewählt werden, sondern das Programm entscheidet selbstständig, je nach Dokumentenart und Verschlagwortung, in welchem Ordner das Dokument archiviert wird. Da die revisionssichere Archivierung einen immer höheren Stellenwert einnimmt und teilweise vom Gesetzgeber sogar explizit gefordert wird, bieten wir im Zusammenhang mit dem Posteingang natürlich auch die Möglichkeit zur rechtssicheren Archivierung der Dokumente (Revisionssicherheit bedeutet, dass Dokumente bis zu einem festgelegten Zeitraum wieder auffindbar sein müssen und in ihrer Ursprungsform nicht verändert werden dürfen). Dokumente können anhand ihrer Verschlagwortung, dem Volltext oder der verknüpften Adressen in Windeseile wieder aufgefunden werden. Das spart Arbeit, erhöht dank virtuellem Dokumentenumlauf die Effizienz und spart immensen Platz im Unternehmen ein, da die Papierdokumente nicht mehr archiviert werden müssen. Der UpToNet DMS Posteingang bringt das papierlose Büro auch in Ihr Unternehmen! 5

6 Ansprechpartner UpToNet DMS Herr Nico Hofmann Software Consultant Tel.: nico.hofmann@prisma-net.de Kontakt Über UpToNet gibt es viel zu berichten. Erfahren Sie mehr über das PRISMA -Team und die Produkte - unsere Mitarbeiter haben stets ein offenes Ohr für Sie. info@prisma-net.de Tel.: Web: Prisma Gesellschaft für angewandte Informatik mbh Marktplatz Weilburg Tel.: Fax: Web: info@prisma-net.de