Herzlich Willkommen. Handeln statt abwarten, aber wie? Wie beginne ich ein DMS Projekt. Hans Lemke. Agenda das digitale Dokument März 2015

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1 Agenda das digitale Dokument März 2015 Herzlich Willkommen Handeln statt abwarten, aber wie? Wie beginne ich ein DMS Projekt. Hans Lemke REV_ _AGENDA2015_HLE

2 Handeln statt abwarten! Warum betrifft es mich? Zunehmende Anforderung seitens des Staates / Behörden Geschäftspartner fordern den digitalen Dokumentenaustausch ( ) Was sollte ich tun? Aktive Vorbereitung auf den digitalen Daten/Dokumentenaustausch! Für Rechtssicherheit in meinen Geschäftsprozessen sorgen! Resouren-und Kosteneinsparungen digitaler Prozessen nutzen! Warum jetzt? Sofortige Nutzung der Wettbewerbsvorteile, es gibt keinen Grund zu warten! Es braucht Zeit alle System aufeinander abzustimmen Personal muss eingearbeitet werden und sich vertraut machen

3 Warum Jetzt! Warum Jetzt? Kein Unternehmen kommt ohne digitale Kommunikation und die damit verbundenen papierlosen Dokumente aus. Arbeitsabläufe sind zunehmend sowohl mit papiergestützten als auch papierlosen Informationen gleichzeitig konfrontiert. Gesetzliche Vorgaben ändern sich stetig, immer mehr digitale Belege werden zugelassen, integriert und sogar gefordert. Der Druck wächst täglich ob der Großkunde oder der Hauptlieferant alle gehen Richtung Automatisierung durch Digitalisierung. Und die Finanzbehörden gehen mit. Und was uns als Unternehmer wichtig ist: Durch digital basierende Prozesse können wir sichere Abläufe schaffen und dadurch Kosten senken und Erträge steigern.

4 Warum es uns alle betrifft! Warum es uns alle betrifft? Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchhaltung! Gelten für Papierdokumente wie für digitale Dokumente gleichermaßen. Keine Buchung ohne Beleg. Die Belegbarkeit der Buchung ist maßgeblich. Fazit: Alles, was einer Buchung zugrunde liegt, muss den sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einsehbar sein. Also alle Belege, die zu dieser Buchung gehören. Nicht nur die Rechnung selbst, sondern auch die Belege, die dazu führten oder die dieser Rechnung zugrunde liegen, gehören dazu. Das wird immer schwieriger, da in einem Vorgang unterschiedliche Belegtypen zusammenkommen also Angebot und AB per Mail, Lieferschein und Rechnung per Post. Frage: Wie sorge ich dafür, dass alle Belege zu einem Vorgang schnell und sicher gefunden werden können?

5 Wie beginne ich? Mitarbeiter informieren & motivieren! Warum führen wir ein DMS ein was sind die Vorteile! Welche Auswirkungen hat dies auf die zukünftige Arbeitsweise Durchforste das Unternehmen (SWOT)* Welche Abläufe (Prozesse) haben wir, wer kann diese beschreiben? Welche Dokumente haben wir, wo liegen diese vor wer arbeitet damit? Welche Drittsysteme / Partner gibt es die einzubeziehen sind? Wo entstehen Kosten wo überall ist die Ehda? Alte Zöpfe abschneiden! Das wurde schon immer so gemacht, wie und warum wurde es so gemacht? Was würden wir gerne machen, wenn wir nur könnten wie wir wollten? *SWOT-Analyse engl. für Strengths (Stärken), Weaknesses (Schwächen), Opportunities (Chancen) und Threats (Gefahren) ist ein Instrument der Strategischen Planung; sie dient der Positionsbestimmung und der Strategieentwicklung von Unternehmen und anderen Organisationen.

6 Wie beginne ich? Betriebliche Prozesse Welche Prozesse im Unternehmen sind von welchen Dokumenten(fluss) betroffen?

7 Wie beginne ich? Schnittstellen Wo tritt das Problem auf, wenn es nicht läuft beim Ablauf? An den Schnittstellen! Mitarbeiter 2 braucht von Mitarbeiter 1 Input. Aber das Dokument kommt Nicht automatisch, nicht das richtige Format, bleibt liegen.

8 Wie beginne ich? Bilde Teams! Bilde für die einzelnen Bereiche Teams mit klaren (kleinen) Aufgaben! Lege Termine und Verantwortlichkeiten fest. Beziehe externe Fachberater ein! Engagiere Fachberater für fest gelegte Aufgaben? Ergebnisse sollen in kompakter grafischer Form nach Standards geliefert werden? Nimm die Fachberater mit in die Verantwortung? In Projekten darf gelernt werden! Bestimme einen verantwortlichen Projektleiter! Mit dem Einsatz neuer Systeme lernt man dazu!? Änderungen der ursprünglichen Anforderungen sind erlaubt/gewünscht!

9 Beispiel Einsatz moderner Lösungen! Papierdokumente sollen eingelesen und revisionssicher abgelegt werden. Dabei sollen Informationen über den Eingang des Dokuments weitergeleitet werden. Das Dokument soll zu einem bereits vorhandenen hinzugefügt werden. Beispiel: Der Lieferschein einer Auslieferung soll mit einer bereits archivierten Rechnung verknüpft werden, damit der komplette Vorgang bei Rückfragen überprüft werden kann. Mit Scan des Lieferscheins erhält der Verkäufer eine über die Auslieferung, so dass er den Kunden anrufen kann.

10 Beispiel Einsatz moderner Lösungen! Papierdokumente sollen mit dem richtigen Briefpapier ausgedruckt werden. Dabei sollen Informationen aus dem Dokument in einen Barcode eingedruckt werden. Die ERP- Software kann den Barcode nicht drucken. Das Dokument soll zeitgleich revisionssicher archiviert werden. Aufgrund des Inhalts des Dokuments sollen Anlagen mit gedruckt werden. Beispiel: Beim Rechnungsdruck wird zusammen mit der Archivierung gleich eine Information mit beigelegt. Skontofristen werden farbig angedruckt, Briefpapier hinterlegt. Barcode ergänzt.

11 Kosten senken! Kosten senken, bedeutet in erster Linie Gemeinkosten senken Der Anteil der Gemeinkosten steigt stetig an. Wo noch sehr viele manuelle Prozesse ineinander greifen, wird weniger Arbeitszeit für die Leistungserstellung benötigt, aber immer mehr für die Unterstützungsprozesse.

12 Nutze die Möglichkeiten DMS Einführung Die Einführung eines DMS bietet zahlreiche neue Möglichkeiten, die es gilt zu nutzen. Umständliche, aufwändige oder teure papierbasierte Abläufe können eingespart oder optimiert werden. Die Einführung eines DMS bietet auch die Chance die Organisation neu zu gestalten und effektivere Abläufe zu schaffen. Der unvermeidliche Umstieg auf die digitalen Unterlagen muss einhergehen mit IT- Compliance.

13 Danke Zusammenfassung: Die Posteingangs /-ausgang Verarbeitung (Input/Output Management) kann individuell den Kundenwünschen angepasst werden. Druck- und Portokosten können durch die Umstellung auf elektronische Post eingespart werden. Portokosten können über externe Dienstleister optimiert werden. Sämtliche Post wird revisionssicher archiviert.