Fehler und Probleme bei Auswahl und Installation eines Dokumentenmanagement Systems

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1 Fehler und Probleme bei Auswahl und Installation eines Dokumentenmanagement Systems Name: Bruno Handler Funktion: Marketing/Vertrieb Organisation: AXAVIA Software GmbH Liebe Leserinnen und liebe Leser, ohne eine datenbankgestütze Dokumentenverwaltung geht in größeren Unternehmen nichts mehr. Der Markt aber will es, dass Unternehmen qualitativ und quantitativ sehr unterschiedliche Ansprüche an das Dokumentenmanagement System stellen. Leider werden Fehler und Mängel oft erst klar, wenn das System bereits installiert ist. Was ist zu tun um Fehler zu vermeiden? Viele Angebote einholen, oder doch lieber einen Berater beauftragen? Vielleicht sollte man Software generell nur mieten, um den Schaden gering zu halten? Das Leben bietet eben nicht immer Rückgängig: Eingabe... Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team Seite 1

2 Sehr geehrter Herr Handler, Frageblock 1: Welche Kriterien sollte ein Unternehmen bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement Systems beachten? Welche Rolle spielen hier Faktoren wie Wirtschaftlichkeit, Branche, Größe und organisatorische Aufstellung? Klassischerweise werden Dokumente jeder Art im Windows Explorer abgelegt. Hierbei besteht oft das Problem, dass jeder Mitarbeiter sein eigenes Ablagesystem verwendet und somit das Weiterarbeiten für andere Mitarbeiter sehr schwer wird. Dadurch werden wertvolle Ressourcen verschwendet was Effektivität und den Workflow hindert. Ein gut funktionierendes Dokumenetnmanagementsystem (DMS) steigert also die Produktivität eines Unternehmens und wirkt sich wirtschaftlich langfristig positiv aus. Mit der Größe eines Unternehmens wächst meistens auch der organisatorische Aufwand und einzelne Dokumente durchlaufen mehrere Stationen bis zur Ablage. Hier ist es wichtig, dass jedes Dokument schnell gefunden, bearbeitet und wieder abgelegt werden kann. Branchenunabhängig kann gesagt werden, dass sich ein gut geführtes Dokumentenmanagement nicht nur wirtschaftlich positiv bemerkbar macht sondern auch die interne Organisation abteilungsübergreifend positiv beeinflusst. Seite 2

3 Frageblock 2: Bitte beschreiben Sie ein fiktives Worst-Practice-Beispiel. Was kann alles schief gehen bei der Auswahl und Einrichtung eines Dokumentenmanagement Systems? Grundlegend kann gesagt werden, dass ein Dokumentenmanagement System zu einem Unternehmen passen muss. Wir bei AXAVIA Software haben ein sehr flexiebles und anpassungsfähiges System geschaffen das genau an den Worflow des jeweiligen Kunden angepasst werden kann. Ist ein System nicht in der Lage das zu tun, bewirkt die Einführung eines solchen Systemes das Gegenteil davon was man sich erhofft hat. Dieser Umstand führt dann dazu, dass die Produktivität des ganzen Unternehmens leidet. Wenn Mitarbeiter aller Abteilungen ständig damit beschäftigt sind die benötigten Dokumente zu suchen oder den richtigen Platz für die Ablage derer zu finden, leidet nicht nur die Produktivität sondern auch die Moral der Mitarbeiter und beides wirkt sich negativ auf das Unternehmen aus. Seite 3

4 Frageblock 3: Dokumentenmanagement Systeme unterscheidet sich fundamental von einander. Wo sehen Sie Ihr Produkt hier aufgestellt? Unser Produkt, AXAVIAdms, besticht durch seine fast uneingeschränkte Anpassbarkeit und Flexibilität. Wir haben uns zum Leitsatz gemacht, dass sich unser System an den (Workflow) des Kunden anpasst und nicht umgekehrt. In AXAVIAdms werden Dokumente aus verschiedensten Quellen gesammelt und, wenn gewünscht, automatisch am richtigen Ort abgelegt. Sie stehen dann automatisch überall dort wieder zur Verfügung wo man sie auch benötigt. Durch die AXAVIA Volltextsuche, die mittles eines Plug Ins sogar gescannte Dokumente durchsuchen kann, wird das Finden abgelegter Dokumente zusätzlich vereinfacht. Diese Eigenschaften erlauben uns, dass AXAVIAdms in jeder Branche eingesetzt werden kann. Da AXAVIAseries (ERP Lösung) modular aufgebaut ist, ist es auch jederzeit möglich das Dokumentenmanagement System um weitere Module zu erweitern und den Worflow zusätzlich zu verbessern. Seite 4

5 Frageblock 4: Wo sehen Sie Ihr Unternehmen in fünf Jahren? Welche großen Schritte kommen? Wir versuchen unsere Lösungen ständig weiterzuentwickeln und befinden uns dabei auf einem guten Weg welchen wir fortführen wollen. Natürlich hoffen wir, dass wir weiterhin stetig wachsen und immer mehr Kunden von unserer Software und unseren Dienstleistungen überzeugen können. Vielen Dank für das Interview! Seite 5